Aceitar pagamentos deve ser simples: você faz o trabalho, envia uma fatura e recebe o dinheiro na sua conta. Mas nem sempre é tão fácil assim. Os clientes se esquecem de pagar, os termos de pagamento são ignorados e pequenos erros de faturamento podem gerar grandes atrasos. Seu fluxo de caixa depende de quão bem você fatura, por isso, você deve torná-las claras, refinadas e fáceis de pagar. Apenas alguns ajustes cuidadosos podem fazer uma grande diferença.

Abaixo, discutiremos algumas práticas recomendadas de faturamento para empresas na Nova Zelândia, como o que incluir nas faturas, como automatizar o faturamento e como gerenciar faturas não pagas.

Neste artigo:

• Quais são os principais componentes de uma fatura comercial na Nova Zelândia?
  
• Quais são alguns erros comuns de faturamento que causam atrasos no pagamento?
  
• Como as empresas podem prevenir e gerenciar faturas não pagas de forma eficaz?
  
• Como as soluções de faturamento automatizado melhoram a eficiência?
  
• Quais são as considerações legais e fiscais para faturamento na Nova Zelândia?
  
• Como a Stripe simplifica o faturamento para empresas da Nova Zelândia?
  

Quais são os principais componentes de uma fatura comercial na Nova Zelândia?

Uma fatura bem estruturada pode ajudar você a receber mais rápido e garantir conformidade com as regras da Nova Zelândia para faturamento e imposto sobre bens e serviços (GST). Todas as faturas devem ser simples, completas e fáceis de processar, tanto para o cliente quanto para o seu próprio registro. Veja o que incluir:

• Os dados da empresa (nome comercial, endereço físico, e-mail, telefone e GST)

• Detalhes do cliente: este é um requisito do GST se a fatura for de 1.000 dólares neozelandeses (NZD) ou mais

• Número único da fatura e data de emissão

• Descrição específica dos bens ou serviços

• Valores e totais (incluindo 15% de GST, se houver)

• Termos de pagamento e data de vencimento em linguagem simples

• GST e elementos de conformidade (ou seja, as palavras "fatura fiscal" e uma taxa de câmbio, se for usada moeda estrangeira)

Quais são alguns erros comuns de faturamento que causam atrasos nos pagamentos?

Mesmo quando você tem clientes confiáveis, pequenos erros de faturamento podem atrasar os pagamentos. Se suas faturas estiverem confusas, incompletas ou atrasadas, talvez os clientes não as priorizem. Veja a seguir alguns erros comuns de faturamento que podem atrasar o pagamento.

Faturas atrasadas

Se você não faturar prontamente, estará atrasando seu próprio pagamento. Torne o faturamento parte da sua rotina. Envie faturas imediatamente após a entrega de um produto ou serviço ou defina um cronograma recorrente (por exemplo, todas as sextas-feiras para o trabalho concluído). Alguns regulamentos na Nova Zelândia ajudam a incentivar o faturamento rápido. Por exemplo, o Inland Revenue Department (IRD) exige que as empresas emitam faturas de GST para compradores de GST registrados dentro de 28 dias após uma solicitação (ou em uma data diferente, se as partes concordarem) para compras acima de NZD 200.

Informações ausentes ou incorretas

Antes de enviar uma fatura, verifique todos os detalhes, especialmente o número do GST e os cálculos fiscais. Se faltarem dados necessários em uma fatura, o cliente pode não conseguir processá-la. Problemas comuns:

• Sem número de ordem de compra (se exigido pelo cliente)

• Cobrar a pessoa ou departamento errado (especialmente em grandes organizações)

• Erros de digitação ou cálculos incorretos, que podem levar a contestações

Descrições vagas

Um item de linha como "Serviços de consultoria – NZD 2.000" não diz muito ao cliente. Se não reconhecerem a cobrança, eles podem atrasar o pagamento, enquanto pedem por esclarecimentos. Em vez disso, seja específico sobre o motivo da cobrança. Veja alguns exemplos:

• Consultoria de estratégia de marketing – 5 horas, 10 de janeiro de 2025

• Reformulação de site – depósito de 50%

Falta de menção de termos de pagamento ou tarifas por atraso

Se sua fatura não informar a data de vencimento, alguns clientes não considerarão o pagamento como urgente. Evite termos vagos como "net 30" e escreva algo como "O pagamento vence em 15 de março de 2025" ou "Pagamento obrigatório dentro de 14 dias da data da fatura".

Se você cobra tarifas de atraso ou juros, certifique-se de mencioná-los em seu contrato e na fatura. Políticas transparentes responsabilizam os clientes. A legislação da Nova Zelândia permite tarifas por atraso somente se tiverem sido acordadas antecipadamente. Por isso, inclua algo como "Faturas vencidas há mais de 30 dias podem incorrer em uma tarifa de atraso de 5%".

Processo de pagamento difícil

Se o pagamento da sua fatura exigir etapas adicionais, ela demorará mais para ser paga. Sempre que possível, inclua um botão ou link "pagar agora" para pagamentos online. Os erros comuns podem incluir:

• Não listar dados bancários para transferências diretas

• Não oferecer opções de pagamento online

• Exigir cheques, que são lentos e desatualizados

Falta de acompanhamento dos pagamentos atrasados

Algumas empresas podem tratar as faturas como algo para enviar e esquecer imediatamente. Se uma empresa não fizer o acompanhamento, os clientes podem presumir que os pagamentos atrasados não são um grande problema. As empresas devem definir lembretes e entrar em contato com os clientes assim que uma fatura estiver vencida. Um e-mail simples que diz: "Gostaríamos de deixar um lembrete. A fatura #123 venceu ontem. Fale conosco se precisar de algum detalhe para processar o pagamento", pode ajudar a acelerar a tomada de providências.

Veja um exemplo de como reagir quando uma fatura vence:

• 7 dias de atraso: envie outro lembrete.

• Mais de 14 dias de atraso: ligue ou envie um e-mail para o cliente com urgência.

• Mais de 30 dias de atraso: considere a suspensão de serviços ou o aumento dos esforços de cobrança.

Como as empresas podem prevenir e gerenciar faturas não pagas de forma eficaz?

Mesmo com práticas sólidas de faturamento, algumas faturas são pagas com atraso ou nem sequer são pagas. Tente evitar faturas vencidas sempre que possível e tenha um plano para gerenciá-las quando elas aparecerem. Veja como resolver o problema.

Avalie os clientes e defina condições de crédito firmes

Antes de ampliar os termos de pagamento, pesquise com quem você está trabalhando, especialmente clientes novos ou grandes. Verifique sua reputação, peça referências comerciais ou solicite um depósito antecipadamente. É razoável ter condições de pagamento mais rígidas para clientes com histórico de pagamentos insatisfatório (por exemplo, 50% antecipados, prazos mais curtos) e oferecer mais flexibilidade a clientes confiáveis e de longa data.

Defina os termos de pagamento por escrito

Um contrato simples, uma carta de compromisso ou uma cotação aceita podem reduzir contestações posteriormente. A documentação desses termos pode facilitar a responsabilização dos clientes em caso de atraso nos pagamentos. Todo acordo deve descrever:

• Prazos de pagamento (por exemplo, "as faturas vencem em 14 dias")

• Tarifas de atraso ou encargos de juros, se aplicáveis (devem ser descritos com antecedência para que possam ser aplicados na Nova Zelândia)

• Consequências por falta de pagamento (por exemplo, pausa nos serviços, interrupção de trabalhos futuros)

Fature imediatamente e acompanhe os pagamentos pendentes

Envie faturas o mais rápido possível após a entrega de um produto ou serviço, pois esperar semanas para faturar só atrasa ainda mais o pagamento. Fazer o acompanhamento no momento em que uma fatura vence pode aumentar sua chance de receber pagamentos. Use um serviço de fatura, como o Stripe Invoicing, para monitorar faturas pendentes e categorizá-las por data de vencimento:

• Atual (ainda não vencida)

• Vencida há 30 dias

• Vencida há 60 dias

• Vencida há mais de 90 dias (um estágio significativo)

Faça o acompanhamento cedo e educadamente

Quando uma fatura vence, o primeiro passo é enviar um lembrete educado. Muitas vezes, os clientes podem esquecer, então um pequeno empurrão pode ajudar a resolver muitos pagamentos atrasados. Tente enviar uma mensagem como as seguintes:

• Vencida há 1 a 3 dias: "Apenas um lembrete rápido de que a fatura #123 venceu em [data]. Fale conosco se precisar de algum detalhe para processar o pagamento."

• Vencida há 7 a 14 dias: "A fatura #123 está com [X] dias de atraso. Providencie o pagamento ou entre em contato conosco se houver algum problema."

• Vencidos há mais de 30 dias: Encaminhe com uma mensagem firme e educada, como: "Este é um lembrete final antes de tomarmos mais medidas em relação à Fatura #123".

Se os lembretes de e-mail não estiverem funcionando, ligue diretamente para o cliente. Pode ser mais difícil para eles ignorar uma conversa telefônica do que um e-mail.

Aplique consequências por falta de pagamento

Muitas empresas pagam rapidamente quando há consequências reais, especialmente se houver tarifas adicionais. Se vários lembretes ficarem sem resposta, considere:

• Suspender os serviços até o recebimento do pagamento

• Reenviar a fatura com acréscimo de multa por atraso (caso isso tenha sido incluído no contrato)

• Enviar um extrato que relaciona todas as faturas não pagas, especialmente para clientes comerciais com vários pagamentos pendentes

Considere medidas legais ou uma agência de cobrança para faturas vencidas há muito tempo

Se a fatura não for paga após mais de 60 dias, considere:

• Contratar uma agência de cobrança (ela cobrará uma porcentagem, mas você ainda poderá recuperar alguma coisa)

• Apresentar uma reclamação no Tribunal de Litígios da Nova Zelândia

• Notificar formalmente o cliente de uma ação legal — apenas a menção de escalonamento pode ser capaz de obter resultados

Use essas medidas com cuidado, pois elas podem prejudicar o relacionamento com o cliente. Mas se um cliente não pagar, a recuperação do seu dinheiro tem prioridade.

Automatize lembretes de pagamento

O software de faturamento automático pode enviar e encaminhar lembretes para que você não precise correr atrás de pagamentos manualmente e tentar novamente pagamentos com falha. Também é possível implementar alertas internos (por exemplo, um lembrete de calendário para ligar para qualquer cliente com faturas vencidas há 15 dias ou mais).

Como as soluções de faturamento automatizado melhoram a eficiência?

Criar faturas, enviar lembretes e rastrear pagamentos manualmente leva tempo e deixa margem para erros. Os softwares de faturamento automatizado gerenciam esse processo, reduzindo erros e melhorando o fluxo de caixa. Veja como a automação pode transformar seu fluxo de trabalho de faturamento.

Economiza tempo e mantém a cobrança consistente

Em vez de elaborar faturas do zero, ferramentas automatizadas as geram instantaneamente usando modelos ou cronogramas de cobrança recorrente. Você pode enviar faturas no prazo e diminuir o risco de esquecer de faturar um cliente. Empresas que automatizam o faturamento tendem a receber mais rápido simplesmente porque enviam faturas de forma mais consistente.

Reduz erros humanos

O faturamento manual pode gerar erros de digitação, duplicidade de números de fatura e cálculos fiscais incorretos. A automação reduz esses erros e verifica se cada fatura inclui os detalhes, preços e alíquotas corretas. Isso pode significar menos contestações, correções e atrasos no pagamento.

Acelera os pagamentos

Várias plataformas de faturamento permitem adicionar um botão "pagar agora" às faturas. Isso permite que os clientes paguem instantaneamente usando cartão de crédito ou transferência bancária. Alguns sistemas também oferecem integração de débito automático ou carteira digital.

Automatiza acompanhamentos e rastreamento de pagamentos

Sistemas automatizados acompanham pagamentos em tempo real e enviam lembretes automaticamente, para que você não precise verificar manualmente quais faturas estão vencidas. Você pode agendar e-mails de acompanhamento, um antes da data de vencimento, outro na data de vencimento e outro se o pagamento estiver atrasado, para que nenhuma fatura seja perdida. O Stripe Invoicing, por exemplo, pode repetir automaticamente pagamentos com falha.

Sincroniza com um software de contabilidade

As ferramentas modernas de faturamento se integram a Xero, MYOB, Quickbooks e outras plataformas de contabilidade, para que seus registros sejam atualizados automaticamente quando os pagamentos chegarem. Isso pode evitar a dupla inserção de dados e fornecer informações em tempo real sobre sua receita, faturas pendentes e fluxo de caixa.

Prepara sua empresa para o faturamento eletrônico

A Nova Zelândia está migrando para o faturamento eletrônico, em que as faturas são trocadas diretamente entre os sistemas contábeis das empresas usando formatos padronizados, como XML. Atualmente, isso é obrigatório apenas para alguns órgãos governamentais, mas 10.000 empresas foram cadastradas para receber faturas eletrônicas em 2023. As ferramentas de faturamento automatizado que aceitam faturamento eletrônico garantem que você esteja pronto para essa mudança, reduzindo o trabalho administrativo e os atrasos nos pagamentos.

Simplifica a manutenção de registros e a conformidade fiscal

Com o faturamento digital, todos os registros são armazenados com segurança e o backup é feito automaticamente, o que é uma grande vantagem durante a temporada fiscal. Na Nova Zelândia, as empresas precisam manter faturas por pelo menos sete anos. A automação ajuda ao arquivar tudo em um só lugar. Algumas plataformas também geram relatórios de GST, o que simplifica as declarações de impostos.

Quais são as considerações legais e fiscais para faturamento na Nova Zelândia?

Suas faturas também precisam cumprir requisitos legais e fiscais, especialmente se você tiver uma empresa registrada no GST. Veja o que você precisa saber para manter a conformidade.

Requisitos de faturas do GST

Se sua empresa fatura mais de NZD 60.000 por ano, você precisa se cadastrar no GST e cobrar 15% de GST sobre a maioria dos bens e serviços. As faturas devem incluir:

• nome, endereço e número de GST da sua empresa

• Nome e endereço do cliente (se o valor for de NZD 1.000 ou mais)

• Data da fatura

• Uma descrição dos bens ou serviços fornecidos

• Valor tributável, GST adicionado e valor total

• A expressão "fatura fiscal"

• Uma taxa de câmbio, se for usada moeda estrangeira

O nível de detalhamento exigido depende do valor da fatura:

• NZD 50 (sem GST) ou menos: não é necessária a fatura fiscal

• NZD 51 a NZD 999: você precisa de uma fatura básica (por exemplo, dados comerciais, data, descrição, valor total).

• NZD 1.000 ou mais: são necessários detalhes completos, incluindo o nome e endereço do comprador e um cálculo detalhado do GST.

Regras de manutenção de registros

As empresas devem manter faturas por pelo menos sete anos. O armazenamento digital é aceitável: não há necessidade de cópias em papel, mas os registros devem ser facilmente recuperáveis se o IRD os solicitar. O backup de faturas em sistemas baseados em nuvem pode evitar a perda de registros financeiros importantes.

Regras de prazo para faturas do GST

Se um cliente registrado no GST solicitar uma fatura, você deverá fornecê-la em até 28 dias para compras acima de NZD 200. A maioria das empresas emite faturas imediatamente após a conclusão de uma venda ou serviço para cumprir e acelerar os pagamentos.

Faturamento eletrônico e conformidade

Mais agências governamentais na Nova Zelândia serão obrigadas a enviar e receber faturas eletrônicas até 2026. Se você planeja trabalhar com agências governamentais, o faturamento eletrônico pode se tornar uma necessidade.

Segurança e privacidade de dados

As faturas contêm dados comerciais e pessoais confidenciais, portanto, você deve protegê-los. Se estiver enviando um e-mail, verifique novamente o endereço do destinatário para evitar violações de privacidade. Algumas empresas usam PDFs protegidos por senha ou plataformas de faturamento com portais seguros. De acordo com a Lei de Privacidade da Nova Zelândia, as empresas são obrigadas a tomar medidas razoáveis para proteger os dados dos clientes.

Como a Stripe simplifica o faturamento para empresas da Nova Zelândia?

A Stripe oferece uma ampla gama de serviços, incluindo processamento de pagamentos e faturamento, e ajuda as empresas a criar, enviar e acompanhar faturas. Veja como a Stripe pode facilitar e acelerar o recebimento de pagamentos e o cumprimento do GST.

Criação de faturas mais fácil

Com o Stripe Invoicing, é possível gerar e enviar faturas em minutos. A Stripe fornece modelos personalizáveis para que você não precise criar faturas do zero. Você pode adicionar sua marca, cobranças discriminadas e termos de pagamento para que cada documento seja consistente e completo.

Conformidade com o GST incorporada

A Stripe pode facilitar a conformidade com o GST. Ela adiciona automaticamente seu número de GST da Nova Zelândia às faturas. Se o cliente tem um ID do GST salvo no perfil, a Stripe rotula o PDF como "fatura fiscal", uma exigência do IRD. A Stripe também pode calcular e exibir valores do GST automaticamente, o que reduz o risco de erros.

Várias opções de pagamento para transações mais rápidas

As faturas da Stripe já vêm com um botão de pagamento, o que facilita o pagamento online para os clientes. Você pode aceitar cartões de crédito, transferências bancárias, carteiras digitais e débito automático, reduzindo as dificuldades de pagamento e acelerando o processamento. Como a Stripe aceita pagamentos em várias moedas, pode ser uma opção eficaz se você tiver clientes internacionais.

Lembretes automáticos e novas tentativas de pagamento

Os pagamentos atrasados retardam a movimentação de fundos. Com a Stripe, você pode automatizar lembretes em intervalos definidos (por exemplo, três dias antes da data de vencimento, na data de vencimento e depois). Se você tem faturas recorrentes, o recurso Smart Retries da Stripe tenta cobrar o pagamento novamente nos momentos mais propícios em caso de falha em uma transação.

Monitoramento de faturas em tempo real

O Stripe Dashboard fornece uma visualização dinâmica das suas faturas, mostrando quais estão pagas e quais estão pendentes. Você pode definir filtros, exportar relatórios e integrar com Xero ou QuickBooks com aplicativos via Stripe App Marketplace para sincronizar pagamentos e registros contábeis automaticamente.

Faturamento recorrente para projetos em andamento

Se você cobra clientes regularmente, como assinaturas ou retentores, a Stripe permite agendar faturas recorrentes ou estabelecer cobranças automáticas. Com isso, é possível enviar faturas no prazo, reduzir o trabalho administrativo e tornar a receita mais previsível.

Processamento seguro de pagamentos

Os clientes podem confiar no processo de checkout seguro da Stripe. A Stripe está em conformidade com o PCI e processa cuidadosamente os dados de pagamento confidenciais. Isso ajuda a dar tranquilidade aos seus clientes, o que pode reduzir atrasos de pagamento causados por preocupações de segurança.