การรับเงินควรจะเป็นเรื่องง่าย แค่คุณทำงาน ส่งใบแจ้งหนี้ แล้วรับเงินเข้าบัญชี แต่มันไม่ได้ง่ายแบบนั้นเสมอไป ลูกค้าลืมชําระเงิน การละเลยเงื่อนไขการชําระเงิน ความผิดพลาดในใบแจ้งหนี้เล็กๆ น้อยๆ อาจทําให้เกิดความล่าช้าได้มาก กระแสเงินสดขึ้นอยู่กับงานด้านใบแจ้งหนี้ของคุณ ดังนั้นคุณควรทําให้ชัดเจน เรียบร้อย และชําระเงินได้ง่าย การปรับเปลี่ยนที่คิดอย่างรอบคอบเพียงไม่กี่อย่างสร้างความแตกต่างได้มาก

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์ เช่น สิ่งที่ควรจะมีในใบแจ้งหนี้ วิธีออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ และวิธีจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• องค์ประกอบหลักของใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง
  
• ข้อผิดพลาดที่มักพบในการออกใบแจ้งหนี้ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงินมีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะป้องกันและจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร
  
• ข้อพิจารณาทางกฎหมายและภาษีสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง
  
• Stripe ช่วยลดความซับซ้อนในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์ได้อย่างไร
  

องค์ประกอบหลักของใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ที่ัจัดทำโครงสร้างเป็นอย่างดีจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นและทำให้คุณปฏิบัติได้สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับด้านการออกใบแจ้งหนี้และภาษีสินค้าและบริการ (GST)ของนิวซีแลนด์ ใบแจ้งหนี้ทุกใบควรที่จะตรงไปตรงมา สมบูรณ์ และประมวลผลได้ง่ายทั้งสําหรับลูกค้าและการบันทึกข้อมูลของคุณเอง โดยต่อไปนี้คือรายละเอียดที่ต้องมี:

• รายละเอียดธุรกิจของคุณ (ชื่อธุรกิจหรือชื่อทางการค้า ที่อยู่จริง อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และหมายเลข GST)

• รายละเอียดลูกค้า ซึ่งเป็นข้อกําหนดของ GST หากใบแจ้งหนี้มีมูลค่า 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ (NZD) ขึ้นไป

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ําและวันที่ออกใบแจ้งหนี้

• คําอธิบายระบุสินค้าหรือบริการ

• จํานวนเงินและยอดรวม (รวม GST 15% ถ้ามี)

• เงื่อนไขการชําระเงินและวันที่ครบกําหนดชําระในภาษาเข้าใจง่าย

• GST และองค์ประกอบที่เป็นไปตามข้อกําหนด (กล่าวคือ คําว่า "ใบกํากับภาษี" และระบุอัตราแลกเปลี่ยนหากใช้สกุลเงินต่างประเทศ)

ข้อผิดพลาดที่มักพบในการออกใบแจ้งหนี้ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในการชําระเงินมีอะไรบ้าง

แม้ว่าคุณจะมีลูกค้าที่เชื่อถือ แต่ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้เล็กๆ น้อยๆ ก็อาจทําให้การชําระเงินช้าลงได้ หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่ชัดเจน ไม่สมบูรณ์ หรือล่าช้า ลูกค้าอาจไม่ให้ความสําคัญ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดที่มักพบในการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจทําให้การชําระเงินล่าช้า

ใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้า

การไม่ส่งใบแจ้งหนี้ทันที เป็นการทำให้การชำระเงินล่าช้าออกไป กำหนดให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของงานที่ต้องทำประจำ ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือกําหนดเวลาประจำอย่างมีแบบแผน (เช่น ส่งใบแจ้งหนี้งานที่เสร็จแล้วทุกวันศุกร์) ระเบียบข้อบังคับบางอย่างในนิวซีแลนด์ช่วยกระตุ้นให้มีการออกใบแจ้งหนี้ทันที ตัวอย่างเช่น กรมสรรพากรภายในประเทศ (IRD) กําหนดให้ธุรกิจต้องออกใบกํากับภาษีสินค้าสินค้าและบริการ (GST) แก่ผู้ซื้อที่จดทะเบียน GST ภายใน 28 วันหลังจากได้รับคําขอ (หรือในวันที่ตามที่คู่สัญญาตกลงกัน) สำหรับการซื้อสินค้ามูลค่าสูงกว่า 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์

ข้อมูลตกหล่นหรือไม่ถูกต้อง

ให้ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมด โดยเฉพาะหมายเลข GST และการคํานวณภาษีก่อนส่งใบแจ้งหนี้ หากใบแจ้งหนี้ขาดข้อมูลที่จําเป็น ลูกค้าอาจนำไปดำเนินการต่อไม่ได้ ปัญหาที่พบบ่อยได้แก่:

• ไม่มีหมายเลขใบสั่งซื้อ (ถ้าลูกค้ากําหนดให้มี)

• เรียกเก็บเงินจากบุคคลหรือแผนกที่ไม่ถูกต้อง (โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่)

• ตัวสะกดหรือการคํานวณไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทําให้เกิดการโต้แย้งการชําระเงิน

คําอธิบายที่คลุมเครือ

บรรทัดรายการเช่น "บริการให้คําปรึกษา 2,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์" ไม่ได้ให้ข้อมูลลูกค้ามากนัก หากลูกค้าจําค่าใช้จ่ายรายการนี้ไม่ได้ ก็อาจจะชะลอการชําระเงินเนื่องจากต้องการคําชี้แจง ให้อธิบายอย่างเฉพาะเจาะจงว่าเป็นการเรียกเก็บเงินค่าอะไร ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน

• การให้คําปรึกษาด้านกลยุทธ์การตลาด – 5 ชั่วโมง วันที่ 10 มกราคม 2025

• การออกแบบเว็บไซต์ใหม่ – มัดจำ 50%

ไม่มีการระบุเงื่อนไขการชำระเงินหรือค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า

หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่ระบุวันครบกําหนดชําระ ลูกค้าบางรายจะไม่เห็นว่าการชําระเงินเป็นเรื่องเร่งด่วน หลีกเลี่ยงเงื่อนไขการชำระเงินที่คลุมเครือ เช่น "สุทธิ 30" แต่ให้เขียนข้อความ เช่น "ชําระเงินภายในวันที่ 15 มีนาคม 2025" หรือ "ต้องชําระเงินภายใน 14 วันหลังจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้" แทน

หากคุณเรียกเก็บค่าธรรมเนียมหรือดอกเบี้ยกรณีชำระเงินล่าช้า ให้ระบุอย่างชัดเจนในสัญญาและในใบแจ้งหนี้ นโยบายที่โปร่งใสทําให้ลูกค้าต้องรับผิดชอบ กฎหมายของนิวซีแลนด์ อนุญาตให้เก็บค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าในกรณีที่มีการตกลงล่วงหน้าเท่านั้น ดังนั้น ให้ระบุข้อความ เช่น "ใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระเกิน 30 วันจะมีค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า 5%"

ขั้นตอนการชําระเงินที่ยาก

หากการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม ระบบอาจใช้เวลานานขึ้นกว่าจะได้รับเงิน ถ้าเป็นไปได้ ให้ใส่ปุ่ม "ชําระตอนนี้" หรือลิงก์สําหรับการชําระเงินออนไลน์ด้วย ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยอาจรวมถึง

• การไม่มีรายละเอียดธนาคารสําหรับการโอนเงินโดยตรง

• ไม่มีตัวเลือกการชําระเงินออนไลน์

• ต้องใช้เช็ค ซึ่งช้าและล้าสมัย

ขาดการติดตามการชําระเงินที่ล่าช้า

ธุรกิจบางแห่งอาจมองว่าใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่ต้องส่งแล้วลืมได้ทันที แต่หากธุรกิจไม่มีการติดตาม ลูกค้าอาจคิดว่าการชําระเงินล่าช้าไม่ใช่เรื่องใหญ่ ธุรกิจควรตั้งค่าการแจ้งเตือนและติดต่อลูกค้าทันทีที่ใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ อีเมลง่ายๆ ที่มีข้อความ "แค่มาทักทาย ใบแจ้งหนี้หมายเลข 123 ครบกําหนดชําระเมื่อวาน หากคุณต้องการรายละเอียดใดๆ เพื่อดำเนินการชําระเงิน" ก็ช่วยให้อีกฝ่ายขยับได้ทันที

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการรับมือเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ

• ช้า 7 วัน: ส่งการแจ้งเตือนอีกครั้ง

• ช้ากว่า 14 วัน: โทรติดต่อหรือส่งอีเมลแจ้งลูกค้าอย่างเร่งด่วน

• ช้ากว่า 30 วัน: พิจารณาระงับบริการหรือยกระดับการติดตามเรียกเก็บ

ธุรกิจจะป้องกันและจัดการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

แม้จะมีแนวทางการออกใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจน แต่ใบแจ้งหนี้บางใบก็อาจยังได้รับชําระล่าช้าหรือไม่ได้รับชำระเลย พยายามป้องกันไม่ให้มีใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระเท่าที่ทำได้ และวางแผนจัดการในกรณีที่มีใบแจ้งหนี้เลยกำหนด วิธีการแก้ไขปัญหามีดังนี้

ตรวจสอบประวัติลูกค้าและกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่หนักแน่น

ก่อนที่จะขยายระยะเวลาการชําระเงิน ให้หาข้อมูลว่าคุณกำลังร่วมงานกับใคร โดยเฉพาะถ้าเป็นลูกค้าใหม่หรือลูกค้ารายใหญ่ ตรวจสอบชื่อเสียง ขอบุคคลอ้างอิงทางการค้า หรือขอเงินมัดจำล่วงหน้า การตั้งเงื่อนไขการชำระเงินที่เข้มงวดกว่าสำหรับลูกค้าที่มีประวัติการชำระเงินไม่ดี (เช่น ชำระล่วงหน้า 50% หรือให้เวลาชำระที่สั้นกว่า) และให้เงื่อนไขที่ยืดหยุ่นกว่ากับลูกค้าที่ทำธุรกิจกันมานานและมีความน่าเชื่อถือนับเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

ระบุเงื่อนไขการชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษร

สัญญาที่ตรงไปตรงมา จดหมายตอบรับ หรือใบเสนอราคาที่ได้รับการตอบรับจะช่วยลดการโต้แย้งการชําระเงินได้ในภายหลัง การระบุเงื่อนไขเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรทำให้ลูกค้าต้องรับผิดชอบหากเกิดการชำระเงินล่าช้า โดยข้อตกลงทุกฉบับควรระบุสิ่งเหล่านี้

• วันครบกําหนดการชําระเงิน (เช่น "ใบแจ้งหนี้จะครบกําหนดชําระภายใน 14 วัน")

• ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือดอกเบี้ย ถ้ามี (ต้องระบุไว้ล่วงหน้าเพื่อให้มีผลบังคับใช้ในนิวซีแลนด์)

• บทลงโทษหากไม่ชำระ (เช่น การระงับบริการ การหยุดงานที่จะทำในอนาคต)

ออกใบแจ้งหนี้ทันทีและติดตามการชําระเงินที่ค้างชําระ

ออกใบแจ้งหนี้โดยเร็วที่สุดหลังจากจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ ยิ่งทิ้งเวลาไว้หลายสัปดาห์ก่อนจะเรียกเก็บก็จะยิ่งทำให้การชำระเงินล่าช้ามากขึ้นอีก การติดตามการชำระเงินทันทีที่ใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระจะช่วยเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับเงิน ใช้บริการระบบใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing เพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระและจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ตามวันครบกําหนดชําระ

• ปัจจุบัน (ยังไม่ครบกําหนด)

• เลยกําหนดชําระ 30 วัน

• เลยกําหนดชําระ 60 วัน

• เลยกําหนดชําระเกิน 90 วัน (ซึ่งเป็นระยะที่สําคัญ)

ติดตามแต่เนิ่นๆ ด้วยความสุภาพ

เมื่อใบแจ้งหนี้เลยกําหนดชําระ ขั้นตอนแรกที่ควรทำคือการส่งการแจ้งเตือนอย่างสุภาพ ส่วนใหญ่ลูกค้ามักจะลืม ดังนั้นการเตือนอย่างเร็วๆ ช่วยแก้ปัญหาการชำระเงินล่าช้าได้มาก ลองส่งข้อความดังนี้

• เลยกําหนดชําระ 1-3 วัน: "ขอแจ้งเตือนว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข 123 ครบกําหนดชําระในวันที่ [date] โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการรายละเอียดใดๆ เพื่อดําเนินการชําระเงิน"

• เลยกําหนดชําระ 7-14 วัน: "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 123 เลยกําหนดชําระแล้ว [X] วัน โปรดดำเนินการชำระเงิน หรือติดต่อเราหากติดขัดเรื่องใด"

• เลยกําหนดชําระเกิน 30 วัน: ยกระดับการติดตามด้วยความหนักแน่นแต่ยังคงสุภาพ เช่น "นี่เป็นการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายก่อนที่เราจะดําเนินการขั้นต่อไปเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หมายเลข 123"

หากการแจ้งเตือนทางอีเมลไม่ได้ผล ให้โทรติดต่อลูกค้าโดยตรง ลูกค้าอาจเพิกเฉยต่อการสนทนาทางโทรศัพท์ได้ยากกว่าการติดต่อทางอีเมล

บังคับใช้บทลงโทษกรณีที่ไม่ชำระเงิน

ธุรกิจหลายแห่งชําระเงินอย่างรวดเร็วทันทีที่เกิดผลกระทบขึ้นจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หากแจ้งเตือนหลายครั้งแล้วยังไม่ได้รับการตอบสนอง ให้พิจารณา

• หยุดให้บริการชั่วคราวจนกว่าจะได้รับการชําระเงิน

• ส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำโดยบวกค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าไปด้วย (หากเงื่อนไขนี้มีระบุไว้ในสัญญา)

• ส่งใบรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระทั้งหมด โดยเฉพาะกับลูกค้าธุรกิจที่ค้างชําระเงินหลายรายการ

พิจารณาขั้นตอนทางกฎหมายหรือใช้ตัวแทนเรียกเก็บเงินสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระเป็นเวลานาน

หากใบแจ้งหนี้ยังคงไม่มีการชําระเงินหลังจากเกิน 60 วัน ให้ลองดําเนินการต่อไปนี้

• จ้างตัวแทนเรียกเก็บหนี้ (ซึ่งจะหักเปอร์เซ็นต์จากยอดชำระ แต่อย่างน้อยคุณก็ยังได้เงินกลับมา)

• ยื่นคําร้องต่อศาลอนุญาโตตุลาการของนิวซีแลนด์

• แจ้งลูกค้าเรื่องการดําเนินการทางกฎหมายอย่างเป็นทางการ ซึ่งเพียงแค่แจ้งว่าจะยกระดับการดำเนินการก็อาจจะได้ผล

ใช้มาตรการเหล่านี้อย่างระมัดระวังเนื่องจากอาจทําให้เกิดความเสียหายต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ถ้าลูกค้าไม่ชําระเงิน การดำเนินการให้ได้เงินคืนย่อมสำคัญกว่า

การแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถส่งและยกระดับการแจ้งเตือนได้ คุณจึงไม่ต้องติดตามการชำระเงินและเรียกเก็บเงินซ้ำหากไม่มีการชำระเงินด้วยตัวเอง นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การแจ้งเตือนภายใน (เช่น การแจ้งเตือนในปฏิทินให้โทรหาลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ 15 วันขึ้นไป)

โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร

การสร้างใบแจ้งหนี้ การส่งการแจ้งเตือน และการติดตามการชําระเงินด้วยตนเองทั้งใช้เวลาและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะช่วยจัดการกระบวนการนี้ ทําให้ลดความผิดพลาดและปรับปรุงกระแสเงินสดได้ ระบบอัตโนมัติสามารถพลิกโฉมขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้ดังนี้

ประหยัดเวลาและทําให้การเรียกเก็บเงินเสมอต้นเสมอปลาย

เครื่องมืออัตโนมัติสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติได้ทันทีโดยใช้เทมเพลตหรือตารางการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าแทนที่จะต้องร่างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ตรงเวลาและลดความเสี่ยงที่จะลืมเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติมักจะได้รับเงินรวดเร็วขึ้น เนื่องจากส่งใบแจ้งหนี้ได้สม่ําเสมอมากขึ้น

ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดอย่างการพิมพ์ผิด หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ํา และการคํานวณภาษีที่ไม่ถูกต้อง ระบบอัตโนมัติจะลดข้อผิดพลาดเหล่านี้และตรวจสอบว่าใบแจ้งหนี้ทุกใบมีรายละเอียด ค่าบริการ และอัตราภาษีที่ถูกต้อง ซึ่งหมายถึงการโต้แย้งการชําระเงิน การแก้ไข และความล่าช้าในการชําระเงินที่น้อยลงด้วย

เร่งความเร็วในการชําระเงิน

แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากช่วยให้คุณเพิ่มปุ่ม "ชําระเลย" ลงในใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าชําระเงินผ่านบัตรเครดิตหรือการโอนเงินผ่านธนาคารได้ทันที และบางระบบยังให้บริการหักบัญชีอัตโนมัติหรือผสานการทํางานกับกระเป๋าเงินดิจิทัลด้วย

มีระบบติดตามผลและการติดตามการชำระเงินอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติจะติดตามการชําระเงินแบบเรียลไทม์และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องคอยตรวจสอบเองว่าใบแจ้งหนี้รายการใดเลยกําหนดชําระแล้ว คุณสามารถกําหนดเวลาส่งอีเมลติดตามการชำระเงินได้ เช่น ส่งหนึ่งฉบับก่อนวันครบกําหนด วันที่ครบกําหนด และส่งอีกฉบับหากเกิดการชําระเงินล่าช้า ทำให้ไม่มีใบแจ้งหนีใบไหนตกหล่น ตัวอย่างเช่น Stripe Invoicing ซึ่งสามารถเรียกเก็บเงินที่ชําระไม่สําเร็จซ้ำโดยอัตโนมัติได้

ซิงก์กับซอฟต์แวร์บัญชี

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้สมัยใหม่จะผสานการทำงานกับ Xero, MYOB, QuickBooks และแพลตฟอร์มการทําบัญชีอื่นๆ เพื่อให้รายการข้อมูลของคุณอัปเดตได้อัตโนมัติเมื่อมีการชําระเงินเข้ามา วิธีนี้สามารถป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำ และให้คุณได้เห็นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรายรับ ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ และกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์

เตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

นิวซีแลนด์กําลังเปลี่ยนไปใช้การออกใบกํากับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยตรงระหว่างระบบบัญชีของธุรกิจโดยใช้รูปแบบไฟล์มาตรฐาน เช่น XML แม้ว่าปัจจุบันจะบังคับใช้กับหน่วยงานรัฐบางแห่งเท่านั้น แต่ก็มีธุรกิจกว่า 10,000 รายที่ลงทะเบียนเพื่อรับใบกํากับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2023 เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้คุณพร้อมสําหรับการเปลี่ยนแปลงนี้โดยลดภาระงานด้านธุรการและความล่าช้าในการชําระเงิน

ลดความยุ่งยากในการเก็บบันทึกและการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

ด้วยการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัล รายการข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยและสํารองโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นข้อดีอย่างมากในฤดูกาลยื่นภาษี ในนิวซีแลนด์ ธุรกิจจะต้องเก็บใบแจ้งหนี้ไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปี ซึ่งระบบอัตโนมัติช่วยได้โดยจัดเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว นอกจากนี้ บางแพลตฟอร์มยังสร้างรายงาน GST ที่ช่วยให้ยื่นภาษีได้ง่ายขึ้น

ข้อพิจารณาทางกฎหมายและภาษีสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายและภาษีด้วย โดยเฉพาะหากคุณมีธุรกิจที่จดทะเบียน GST นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อปฏิบัติตามข้อกําหนด

ข้อกําหนดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ GST

หากธุรกิจของคุณมีรายได้ มากกว่า 60,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ ต่อปี คุณต้องจดทะเบียนภาษีสินค้าและบริการ (GST) และเรียกเก็บ GST 15% สําหรับสินค้าและบริการส่วนใหญ่ ใบแจ้งหนี้ต้องประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และหมายเลข GST ของคุณ

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า (หากเป็นยอดตั้งแต่ 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ขึ้นไป)

• วันที่ในใบแจ้งหนี้

• คําอธิบายสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้

• จํานวนเงินที่ต้องเสียภาษี ภาษีสินค้าและบริการที่บวกเข้ามา และยอดรวม

• คําว่า "ใบกํากับภาษี"

• อัตราแลกเปลี่ยน หากมีการใช้สกุลเงินต่างประเทศ

ระดับของรายละเอียดที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับจํานวนเงินในใบแจ้งหนี้

• 50 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ (ไม่รวม GST) และต่ํากว่า: ไม่ต้องใช้ใบกํากับภาษี

• 51-999 ดอลลาร์นิวซีแลนด์: คุณต้องมีใบแจ้งหนี้พื้นฐาน (เช่น รายละเอียดของธุรกิจ วันที่ คําอธิบาย จํานวนเงินทั้งหมด)

• 1,000 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ ขึ้นไป: ต้องระบุรายละเอียดที่ครบถ้วน รวมถึงชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อและการคํานวณ GST โดยละเอียด

กฎการเก็บบันทึก

ธุรกิจจะต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้ไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อย 7 ปี สามารถใช้พื้นที่เก็บข้อมูลแบบดิจิทัลได้โดยไม่จําเป็นต้องใช้สําเนากระดาษ แต่ต้องเรียกดูข้อมูลได้ง่ายหาก IRD ร้องขอเอกสาร การสํารองข้อมูลใบแจ้งหนี้ในระบบคลาวด์สามารถป้องกันการสูญเสียบันทึกทางการเงินที่สําคัญได้

กฎเกี่ยวกับกําหนดเวลาสําหรับใบแจ้งหนี้ GST

หากลูกค้าที่จดทะเบียน GST ขอใบแจ้งหนี้ คุณต้องจัดทำให้ภายใน 28 วันในกรณีที่การซื้อมีมูลค่ามากกว่า 200 ดอลลาร์นิวซีแลนด์ ธุรกิจส่วนใหญ่จะออกใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากที่ขายหรือให้บริการเสร็จเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดและเร่งการชำระเงินให้เร็วขึ้น

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติตามข้อกําหนด

หน่วยงานรัฐในนิวซีแลนด์เพิ่มเติมจะต้องส่งและรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ภายในปี 2026 หากคุณวางแผนจะทํางานร่วมกับหน่วยงานรัฐ การออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งจําเป็น

ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ใบแจ้งหนี้ มีข้อมูลรายละเอียดธุรกิจและข้อมูลส่วนตัวที่ละเอียดอ่อน คุณจึงต้องปกป้องข้อมูลเหล่านี้ หากคุณส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ทางอีเมล ให้ตรวจสอบที่อยู่ผู้รับให้ดีเพื่อป้องกันการละเมิดความเป็นส่วนตัว ธุรกิจบางแห่งใช้ไฟล์ PDF แบบมีรหัสผ่านหรือใช้หรือแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ของพอร์ทัลที่ปลอดภัย ภายใต้กฎหมายความเป็นส่วนตัวของนิวซีแลนด์ ธุรกิจต่างๆ ต้องดําเนินการตามสมควรเพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้า

Stripe ช่วยลดความซับซ้อนในการออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์ได้อย่างไร

Stripe มอบบริการที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงการประมวลผลการชําระเงินและการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ได้ ต่อไปนี้คือวิธีที่ Stripe ช่วยให้การรับชําระเงินและการปฏิบัติตาม GST ทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

การสร้างใบแจ้งหนี้ที่ง่ายขึ้น

Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ในไม่กี่นาที Stripe มีเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ คุณจึงไม่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ตั้งแต่ต้น โดยคุณสามารถเพิ่มแบรนด์ รายละเอียดการเรียกเก็บเงินแบบแยกรายการ และเงื่อนไขการชำระเงินได้ เพื่อให้เอกสารทุกรายการดูสอดคล้องกันและครบถ้วนทุกประการ

การปฏิบัติตามข้อกําหนด GST ในตัว

Stripe ช่วยให้การปฏิบัติตามข้อกําหนดของ GST ง่ายขึ้น ระบบจะเพิ่มหมายเลข GST ในนิวซีแลนด์ลงในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ และหากลูกค้ามีหมายเลขประจําตัว GST บันทึกไว้ในโปรไฟล์ Stripe จะบันทึกไฟล์ PDF เป็น "ใบกํากับภาษี" ตามข้อกําหนดของ IRD Stripe ยังสามารถคํานวณและแสดงจํานวน GST โดยอัตโนมัติซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาดได้

ตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายเพื่อธุรกรรมที่รวดเร็วขึ้น

ใบแจ้งหนี้ Stripe มาพร้อมกับปุ่มชําระเงิน ซึ่งช่วยให้ลูกค้าชําระเงินออนไลน์ได้ง่าย คุณสามารถรับบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร กระเป๋าเงินดิจิทัล และการหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการชําระเงินและเร่งกระบวนการประมวลผลให้เร็วขึ้น เนื่องจาก Stripe รองรับการชําระเงินหลายสกุลเงิน จึงเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพหากคุณมีลูกค้าต่างประเทศ

การแจ้งเตือนอัตโนมัติและการเรียกเก็บเงินซ้ํา

การชําระเงินที่ล่าช้าทําให้เงินทุนเคลื่อนไหวช้าลง เมื่อใช้ Stripe คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้ตามรอบเวลาที่กําหนด (เช่น สามวันก่อนวันครบกําหนด ในวันที่ครบกําหนด หรือหลังจากนั้น) หากคุณมีใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บตามแบบแผน ฟีเจอร์ Smart Retries ของ Stripe จะพยายามเรียกเก็บเงินซ้ำอัตโนมัติตามเวลาที่เหมาะสมหากธุรกรรมดําเนินการไม่สําเร็จ

การติดตามใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์

แดชบอร์ด Stripe จะแสดงมุมมองใบแจ้งหนี้ในโหมดปัจจุบัน โดยแสดงข้อมูลว่ารายการใดชำระเงินแล้วและรายการใดที่ค้างชำระอยู่ คุณสามารถตั้งค่าตัวกรอง ส่งออกรายงาน และผสานการทำงานกับ Xero หรือ QuickBooks ด้วยแอปได้ผ่านStripe App Marketplaceเพื่อซิงก์ข้อมูลการชําระเงินและรายการบัญชีโดยอัตโนมัติ

การออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าสำหรับโครงการต่อเนื่อง

หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นประจํา เช่น การเรียกเก็บเงินตามรอบบิล หรือบริการต่อเนื่อง Stripe ให้คุณกําหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าหรือสร้างการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถส่งออกใบแจ้งหนี้ได้ตรงเวลา ลดงานด้านธุรการ และคาดการณ์รับรับได้ดีขึ้น

การประมวลผลการชําระเงินที่ปลอดภัย

ลูกค้ามั่นใจได้กับขั้นตอนการชําระเงินที่ปลอดภัยของ Stripe เพราะ Stripe ปฏิบัติตามข้อกําหนดของ PCI และจัดการข้อมูลการชําระเงินที่ละเอียดอ่อนอย่างระมัดระวัง ซึ่งช่วยให้ลูกค้าของคุณสบายใจ และช่วยลดการชำระเงินล่าช้าเนื่องจากข้อกังวลด้านความปลอดภัย