Se faire payer devrait être simple : vous faites le travail, vous envoyez une facture et vous recevez de l'argent sur votre compte. Mais les choses ne sont pas toujours aussi évidentes. Les clients oublient de payer, les conditions de paiement sont ignorées et de petites erreurs de facturation peuvent entraîner de gros retards. Votre flux de trésorerie dépend de la qualité de vos factures, vous devez donc les rendre claires, soignées et faciles à payer. Quelques ajustements bien sentis peuvent vous changer la vie.

Nous allons aborder quelques-unes des bonnes pratiques de facturation pour les entreprises néozélandaises, notamment les éléments à inclure dans les factures, l'automatisation de la facturation et la gestion des factures impayées.

Sommaire

• Principaux composants d'une facture commerciale en Nouvelle-Zélande
  
• Erreurs de facturation courantes qui entraînent des retards de paiement
  
• Comment les entreprises peuvent-elles prévenir et bien gérer les factures impayées ?
  
• Comment les solutions de facturation automatisée font-elles gagner en efficacité ?
  
• Quels sont les aspects juridiques et fiscaux de la facturation en Nouvelle-Zélande ?
  
• Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation pour les entreprises néozélandaises ?
  

Principaux composants d'une facture commerciale en Nouvelle-Zélande

Une facture bien structurée peut vous aider à vous faire payer plus rapidement et à vous conformer à la réglementation néozélandaise en matière de facturation et de taxe sur les produits et services (TPS). Chaque facture doit être simple, complète et facile à traiter, tant pour votre client que pour la tenue de vos dossiers. Voici les éléments à inclure :

• Informations sur votre entreprise (dénomination sociale ou commerciale, adresse physique, adresse e-mail, numéro de téléphone et numéro d'immatriculation à la TPS)

• Coordonnées du client : c'est une exigence liée à la TPS si la facture est supérieure ou égale à 1 000 dollars néozélandais (NZD)

• Numéro de facture unique et date d'émission

• Description précise des biens ou services

• Montants et totaux (comprenant la TPS de 15 %, le cas échéant)

• Modalités de paiement et date d'échéance indiquées avec clarté

• Informations sur la TPS et mentions légales (les termes « facture avec taxe » et un taux de change, le cas échéant)

Erreurs de facturation courantes qui entraînent des retards de paiement

Même lorsque vos clients sont fiables, de petites erreurs de facturation peuvent ralentir les paiements. Si vos factures ne sont pas claires ou sont incomplètes ou en retard, il est possible que les clients ne les considèrent pas comme prioritaires. Voici quelques erreurs de facturation courantes qui peuvent entraîner des retards de paiement.

Factures en retard

Si vous ne facturez pas rapidement, vous retardez le moment où vous serez payé. Intégrez la facturation à vos habitudes. Envoyez des factures immédiatement après la livraison d'un produit ou d'un service ou fixez une date précise de facturation (p. ex., tous les vendredis pour les travaux terminés). Certaines réglementations de Nouvelle-Zélande favorisent une facturation rapide. Par exemple, l'administration fiscale néozélandaise (IRD) demande aux entreprises d'émettre des factures avec TPS aux acheteurs immatriculés à la TPS dans les 28 jours suivant une demande (ou à une autre date fixée d'un commun accord entre les parties) pour les achats supérieurs à 200 NZD.

Informations manquantes ou incorrectes

Avant d'envoyer une facture, vérifiez tous les détails, en particulier votre numéro de TPS et le calcul des taxes. Si une facture ne contient pas toutes les informations nécessaires, le client ne sera peut-être pas en mesure de la traiter. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants :

• Pas de numéro de bon de commande (si le client l'exige)

• Facturation de la mauvaise personne ou du mauvais service (en particulier dans les grandes organisations)

• Fautes de frappe ou erreurs de calcul pouvant entraîner des litiges

Descriptions vagues

Un poste indiquant « Services de conseil – 2 000 NZD » n'est pas très clair aux yeux du client. S'ils ne reconnaissent pas ce service, ils risquent de retarder le paiement le temps de demander des éclaircissements. Pour éviter cela, décrivez avec précision le produit ou service facturé. Voici quelques exemples :

• Consultation en stratégie marketing – 5 heures, 10 janvier 2025

• Refonte du site web – 50 % d'acompte

Aucune mention des modalités de paiement ou des frais de retard

Si votre facture n'indique pas la date d'échéance, certains clients ne considéreront pas le paiement comme urgent. Évitez les termes vagues comme « 30 nets » et privilégiez une formulation de type « Paiement dû le 15 mars 2025 au plus tard » ou « Paiement dû dans les 14 jours suivant la date de facturation ».

Si vous facturez des frais de retard ou des intérêts, prenez soin de le mentionner dans votre contrat et sur la facture. Les politiques transparentes permettent de responsabiliser les clients. La législation néozélandaise autorise les frais de retard uniquement s'ils ont été convenus à l'avance. Ajoutez donc une mention de ce type : « Les factures en retard de plus de 30 jours peuvent être soumises à des intérêts de retard de 5 %. »

Procédure de paiement complexe

Si le paiement de votre facture s'effectue en plusieurs étapes, le paiement prendra plus de temps. Dans la mesure du possible, ajoutez un bouton ou un lien « Payer maintenant » pour les paiements en ligne. Voici quelques-unes des erreurs courantes :

• Ne pas mentionner les coordonnées bancaires pour les virements instantanés

• Ne pas proposer d'options de paiement en ligne

• Imposer des vérifications, qui sont lentes et obsolètes

Surveillance insuffisante des retards de paiement

Certaines entreprises considèrent l'envoi d'une facture comme une finalité. Si une entreprise ne fait pas de suivi, ses clients peuvent supposer que les retards de paiement ne sont pas un problème. Les entreprises ont tout intérêt à définir des rappels et à contacter les clients dès qu'une facture est en retard. Un simple e-mail de ce type peut vous aider à accélérer le paiement : « Nous faisons une petite vérification de routine. La facture n° 123 est échue depuis hier. Veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'informations pour traiter le paiement ».

Voici quelques exemples de réaction à avoir lorsqu'une facture est impayée :

• 7 jours de retard : envoyez un autre rappel.

• Plus de 14 jours de retard : passez un coup de fil au client ou envoyez-lui un e-mail marqué comme urgent.

• Plus de 30 jours de retard : envisagez une suspension des services ou une intensification des efforts de recouvrement.

Comment les entreprises peuvent-elles prévenir et bien gérer les factures impayées ?

Même avec de bonnes pratiques de facturation, certaines factures seront payées en retard, voire pas du tout. Faites de votre mieux pour éviter les factures en retard, et établissez un plan pour les gérer le cas échéant. Voici comment traiter ce problème.

Examiner les clients et établir des conditions de crédit fermes

Avant de communiquer les conditions de paiement, renseignez-vous sur les personnes avec lesquelles vous travaillez, en particulier pour les clients nouveaux ou de grande envergure. Vérifiez leur réputation, demandez-leur des références professionnelles ou un acompte. Il vaut mieux appliquer des conditions de paiement plus strictes aux clients ayant de mauvais antécédents de paiement (p. ex., acompte de 50 %, délais plus courts) tout en offrant plus de flexibilité aux clients fiables et de longue date.

Mettre les conditions de paiement par écrit

Un contrat, une lettre de mission ou un devis accepté clair et concis(e) peut réduire le risque de litige. Le fait d'établir ces conditions par écrit permet d'engager plus facilement la responsabilité des clients en cas de retard de paiement. Chaque accord doit préciser :

• les délais de paiement (p. ex., « Les factures doivent être réglées dans un délai de 14 jours »)

• les frais ou les intérêts de retard, le cas échéant (ceux-ci doivent être précisés à l'avance pour être applicables en Nouvelle-Zélande)

• les conséquences d'un défaut de paiement (p. ex., interruption des services, arrêt des travaux futurs)

Facturer rapidement et suivre les paiements en retard

Envoyer les factures dès que possible après la livraison d'un produit ou d'un service ; attendre des semaines avant de facturer ne fait que retarder le paiement. Le fait de surveiller chaque facture en retard peut augmenter vos chances d'être payé. Utilisez une solution de facturation comme Stripe Invoicing pour surveiller les factures impayées et les classer par date d'échéance :

• En cours (pas encore échue)

• 30 jours de retard

• 60 jours de retard

• Plus de 90 jours de retard (une étape importante)

Assurer un suivi précoce et courtois

Lorsqu'une facture est en retard, la première étape consiste à envoyer un rappel courtois. Comme il n'est pas rare que les clients oublient, un petit coup de pouce peut aider à résoudre de nombreux retards de paiement. Essayez d'envoyer un message de ce type :

• Entre 1 et 3 jours de retard : « Je tiens juste à vous rappeler que la facture n° 123 est échue depuis le [date]. Veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'informations pour traiter le paiement.

• Entre 7 et 14 jours de retard : « La facture n° 123 est maintenant en retard de [X] jours. Veuillez procéder à son règlement, ou contactez-nous en cas de problème."

• Plus de 30 jours de retard : Intensifiez vos efforts avec un message à la fois ferme et courtois, dans ce genre : « Ce message est un dernier rappel avant que nous ne prenions d'autres mesures concernant la facture n° 123. »

Si les rappels par e-mail ne fonctionnent pas, appelez directement le client. Ils auront peut-être plus de mal à ignorer une conversation téléphonique qu'un e-mail.

Prendre les mesures prévues en cas de non-paiement

De nombreuses entreprises paient rapidement lorsque les conséquences sont concrètes, en particulier s'il s'agit de frais supplémentaires. Si plusieurs rappels restent sans réponse, envisagez l'une des mesures suivantes :

• Suspension des services jusqu'à réception du paiement

• Renvoi de la facture majorée de frais de retard (s'ils sont prévus par votre contrat)

• Envoi d'un relevé de toutes les factures impayées, notamment pour les clients de grande envergure qui accumulent les impayés

Envisager d'engager des démarches judiciaires ou de faire appel à une agence de recouvrement pour les factures qui accusent un long retard de paiement

Si la facture reste impayée plus de 60 jours, plusieurs options s'offrent à vous :

• Faire appel à une agence de recouvrement (qui prélèvera un pourcentage, mais vous recevrez au moins une partie du paiement)

• Dépôt d'une réclamation auprès du Tribunal des litiges (Disputes Tribunal) de Nouvelle-Zélande

• Annoncer formellement au client votre intention d'ester en justice ; le simple fait de mentionner cette intention peut s'avérer efficace.

Utilisez ces mesures avec précaution, car elles peuvent nuire aux relations avec les clients. Mais si un client ne paie pas, le recouvrement doit devenir une priorité.

Automatiser les rappels de paiement

Un logiciel de facturation automatisée permet d'envoyer des rappels et d'escalader les dossiers, vous n'avez donc plus besoin de courir après les paiements un à un et de relancer les paiements ayant échoué. Vous pouvez également mettre en place des alertes internes (p. ex., ajout d'un rappel au calendrier pour appeler tout client dont la facture est en retard d'au moins 15 jours).

Comment les solutions de facturation automatisée font-elles gagner en efficacité ?

La création de factures, l'envoi de rappels et le suivi des paiements de manière manuelle prennent du temps et augmentent le risque d'erreur. Les logiciels de facturation automatisée gèrent ce processus, ce qui réduit les erreurs et améliore les flux de trésorerie. Voici comment l'automatisation peut transformer votre flux de facturation.

Gain de temps et cohérence de la facturation

Au lieu de rédiger des factures de A à Z, les outils automatisés permettent de les générer instantanément à l'aide de modèles ou de calendriers de facturation récurrente. Vous pouvez envoyer les factures à temps et réduire le risque d'oubli de facturation. En règle générale, les entreprises qui automatisent la facturation se font payer plus rapidement, tout simplement parce qu'elles envoient des factures avec plus de constance.

Réduction des erreurs humaines

La facturation manuelle peut entraîner des erreurs comme les fautes de frappe, les numéros de facture en double et les erreurs de calcul des taxes. L'automatisation réduit ces erreurs et vérifie que les informations, les tarifs et les taux de taxe de chaque facture sont corrects. Cela permet de réduire les litiges, les corrections et les retards de paiement.

Accélération des paiements

De nombreuses plateformes de facturation vous permettent d'ajouter un bouton « payer maintenant » aux factures. Les clients peuvent ainsi payer instantanément par carte bancaire ou virement bancaire. Certains systèmes proposent également l'intégration des prélèvements automatiques ou des wallets.

Automatisation des suivis et de la surveillance des paiements

Les systèmes automatisés suivent les paiements en temps réel et envoient des rappels automatiques, vous n'avez donc pas besoin de vérifier manuellement quelles factures sont en retard. Vous pouvez programmer des e-mails de suivi : un avant la date d'échéance, un à la date d'échéance et un autre en cas de retard de paiement, afin de ne perdre aucune facture. Stripe Invoicing, p. ex., peut relancer automatiquement les paiements ayant échoué.

Synchronisation avec le logiciel de comptabilité

Les outils de facturation modernes s'intègrent à Xero, à MYOB, à QuickBooks et à d'autres plateformes comptables, de sorte que vos dossiers sont automatiquement mis à jour lorsque vous recevez des paiements. Ainsi, vous évitez de saisir des données en double et bénéficiez d'une vue en temps réel de vos revenus, de vos factures impayées et de vos flux de trésorerie.

Préparation de votre entreprise à la facturation électronique

La Nouvelle-Zélande s'oriente vers la facturation électronique, qui permet aux systèmes comptables des entreprises de s'échanger directement des factures aux formats standardisés, p. ex. XML. Même si ce type de facturation est imposé uniquement à certains organismes publics pour le moment, 10 000 entreprises se sont inscrites pour recevoir des factures électroniques en 2023. Les outils de facturation automatisée qui prennent en charge la facturation électronique vous permettent de vous préparer à ce changement en réduisant le travail administratif et les retards de paiement.

Simplification de la tenue des dossiers et de la conformité fiscale

Avec la facturation électronique, tous les dossiers sont stockés en toute sécurité et automatiquement sauvegardés, ce qui est très utile pour les déclarations fiscales. En Nouvelle-Zélande, les entreprises doivent conserver leurs factures pendant au moins sept ans, et l'automatisation permet de tout archiver en un seul endroit. Certaines plateformes génèrent également des déclarations de TPS, ce qui simplifie les démarches fiscales.

Quels sont les aspects juridiques et fiscaux de la facturation en Nouvelle-Zélande ?

Vos factures doivent également répondre à des critères juridiques et fiscaux, en particulier si votre entreprise est immatriculée à la TPS. Voici ce que vous devez savoir pour rester en règle.

Exigences applicables aux factures avec TPS

Si le chiffre d'affaires annuel de votre entreprise est supérieur à 60 000 NZD, vous devez vous immatriculer à la TPS et facturer une TPS de 15 % sur la plupart des biens et services. Les factures doivent comporter les éléments suivants :

• Nom, adresse et numéro de TPS de votre entreprise

• Nom et adresse du client (si le montant est supérieur ou égal à 1 000 NZD)

• Date de la facture

• Description des biens ou services fournis

• Montant taxable, TPS ajoutée et montant total

• Mention « facture avec taxe »

• Taux de change, si une devise étrangère est utilisée

Le niveau de détail exigé dépend du montant de la facture :

• Égal ou inférieur à 50 NZD (hors TPS) : aucune facture avec taxe n'est requise.

• Entre 51 et 999 NZD : vous avez besoin d'une facture de base (comprenant des informations sur l'entreprise, la date, la description et le montant total).

• Égal ou supérieur à 1 000 NZD : toutes les informations sont requises, y compris le nom et l'adresse de l'acheteur et un calcul détaillé de la TPS.

Règles de conservation

Les entreprises doivent conserver leurs factures pendant au moins sept ans. Le stockage numérique est pratique (pas besoin d'exemplaires papier), mais les documents doivent être facilement récupérables si l'IRD en fait la demande. La sauvegarde des factures dans des systèmes basés sur le cloud peut éviter la perte de documents financiers importants.

Règles chronologiques pour les factures avec TPS

Si un client immatriculé à la TPS demande une facture, vous devez la lui envoyer dans les 28 jours pour les achats supérieurs à 200 NZD. La plupart des entreprises émettent des factures immédiatement après la réalisation d'une vente ou la fourniture d'un service par souci de conformité et pour accélérer les paiements.

Facturation électronique et conformité

D'ici 2026, d'autres organismes publics de Nouvelle-Zélande seront tenus d'envoyer et de recevoir des factures électroniques. Si vous envisagez de travailler avec ce type d'entités, vous devrez peut-être adopter la facturation électronique.

Sécurité et confidentialité des données

Les dactures contiennent des données professionnelles et personnelles sensibles que vous devez protéger. Si vous envoyez un e-mail, vérifiez l'adresse du destinataire pour éviter toute atteinte à la vie privée. Certaines entreprises utilisent des fichiers PDF protégés par mot de passe ou des plateformes de facturation avec des portails sécurisés. En vertu de la loi néozélandaise sur la protection des données de la Nouvelle-Zélande, les entreprises sont tenues de prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations de leurs clients.

Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation pour les entreprises néozélandaises ?

Stripe offre une large gamme de services, notamment le traitement des paiements et la facturation, et aide les entreprises à créer, envoyer et suivre leurs factures. Voici comment Stripe peut vous aider à vous faire payer et à collecter la TPS avec simplicité et rapidité.

Simplification de la création de factures

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez générer et envoyer des factures en quelques minutes. Grâce aux modèles personnalisables de Stripe, vous n'avez pas besoin de créer des factures de A à Z. Vous pouvez ajouter les éléments de votre marque, le détail des paiements et vos conditions de paiement afin que chaque document soit cohérent et complet.

Gestion de la TPS intégrée

Stripe peut vous aider à collecter la TPS. Elle ajoute automatiquement votre numéro de TPS néozélandaise aux factures. En outre, si le numéro de TPS d'un client est indiqué dans son profil, Stripe marque le PDF comme « facture avec taxe », comme l'exige l'IRD. Stripe peut également calculer et afficher automatiquement les montants de TPS, ce qui réduit le risque d'erreurs.

Plusieurs options de paiement pour des transactions plus rapides

Les factures Stripe sont accompagnées d'un bouton de paiement qui permet aux clients de payer facilement en ligne. Vous pouvez accepter les cartes bancaires, les virements bancaires, les wallets et les prélèvements automatiques, ce qui facilite les paiements et accélère le traitement. Les paiements multidevises, pris en charge par Stripe, sont une option qui peut s'avérer efficace si vous avez des clients internationaux.

Automatisation des rappels et des relances de paiement

Les retards de paiement ralentissent les mouvements de fonds. Avec Stripe, vous pouvez définir des rappels automatiques aux dates de votre choix (trois jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance, à une date ultérieure, etc.). Si vous avez des factures récurrentes, la fonction Smart Retries de Stripe détermine le moment optimal pour tenter automatiquement de recouvrer un paiement en cas d'échec.

Surveillance des factures en temps réel

Le Dashboard Stripe vous permet de surveiller l'état de vos factures en temps réel, en indiquant celles qui sont payées et celles qui sont en souffrance. Vous pouvez définir des filtres, exporter des rapports et intégrer Xero ou QuickBooks à des applications via le Stripe App Marketplace pour synchroniser automatiquement les paiements et les dossiers comptables.

Facturation récurrente des projets en cours

Si vous facturez vos clients de manière régulière, p. ex. pour des abonnements ou des projets ou services continus, Stripe vous permet de planifier des factures récurrentes ou d'établir une facturation automatique. Cela vous permet d'envoyer des factures à temps, de réduire le travail administratif et de rendre vos revenus plus prévisibles.

Traitement sécurisé des paiements

Les clients peuvent se fier au processus de paiement sécurisé de Stripe. Stripe est conforme à la norme PCI et traite les données de paiement sensibles avec soin. Cela apporte de la sérénité à vos clients, ce qui peut réduire les retards de paiement causés par des inquiétudes liées à la sécurité.