Se faire payer devrait être simple : vous faites le travail, vous envoyez une facture et vous recevez de l'argent sur votre compte. Mais ce n'est pas toujours aussi facile. Les clients oublient de payer, les conditions de paiement sont ignorées et de petites erreurs de facturation peuvent entraîner de gros retards. Votre flux de trésorerie dépend de la qualité de vos factures, vous devez donc les rédiger de façon claire et soignée pour qu'elles soient faciles à payer. Quelques ajustements réfléchis peuvent changer la donne.

Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques en matière de facturation pour les entreprises néo-zélandaises, telles que les éléments à inclure dans les factures, l'automatisation de la facturation et la gestion des factures impayées.

Contenu de cet article

• Quels sont les principaux composants d'une facture commerciale en Nouvelle-Zélande?
  
• Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui entraînent des retards de paiement?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles prévenir et gérer efficacement les factures impayées?
  
• Comment les solutions de facturation automatisée améliorent-elles l'efficacité?
  
• Quelles sont les considérations juridiques et fiscales à prendre en compte pour la facturation en Nouvelle-Zélande?
  
• Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation pour les entreprises néo-zélandaises?
  

Quels sont les principaux composants d'une facture commerciale en Nouvelle-Zélande?

Une facture bien structurée peut vous aider à vous faire payer plus rapidement et à garantir la conformité avec les règles néo-zélandaises en matière de facturation et de taxe sur les produits et services (TPS). Chaque facture doit être simple, complète et facile à traiter, tant pour votre client que pour votre propre tenue des comptes. Voici une liste de ce qu'il faut inclure :

• Les informations relatives à votre entreprise (votre nom d'entreprise ou dénomination commerciale, votre adresse physique, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre numéro de TPS)

• Les coordonnées du client : il s'agit d'une exigence liée à la TPS si la facture est supérieure ou égale à 1 000 dollars néo-zélandais (NZD)

• Numéro de facture unique et date d'émission

• Description précise des biens ou services

• Montants et totaux (y compris la TPS de 15 %, le cas échéant)

• Les modalités de paiement et la date d'échéance dans un langage simple

• La TPS et les éléments de conformité (c.-à-d. les mots « tax invoice » pour facture fiscale et un taux de change en cas d'application d'une monnaie étrangère)

Quelles sont les erreurs de facturation courantes qui entraînent des retards de paiement?

Même lorsque vous avez des clients fiables, de petites erreurs de facturation peuvent ralentir les paiements. Si vos factures manquent de clarté, sont incomplètes ou en retard, il est possible que les clients ne les considèrent pas comme prioritaires. Voici quelques erreurs de facturation courantes qui peuvent entraîner des retards de paiement.

Factures en retard

Si vous ne facturez pas rapidement, vous retardez votre propre paiement. Intégrez la facturation à votre routine. Envoyez des factures immédiatement après la livraison d'un produit ou d'un service ou définissez un calendrier récurrent (par exemple, tous les vendredis pour les travaux terminés). Certaines réglementations en Nouvelle-Zélande permettent d'encourager une facturation rapide. Par exemple, le ministère du Revenu néo-zélandais « Inland Revenue Department » (IRD) exige des entreprises qu'elles émettent des factures de TPS aux acheteurs inscrits à la TPS dans les 28 jours suivant une demande (ou à une date différente si les parties en ont convenu) pour les achats supérieurs à 200 NZD.

Informations manquantes ou incorrectes

Avant d'envoyer une facture, vérifiez tous les détails, en particulier votre numéro de TPS et le calcul des taxes. S'il manque des informations nécessaires sur une facture, le client peut ne pas être en mesure de la traiter. Les problèmes les plus courants sont les suivants :

• Pas de numéro de bon de commande (si le client l'exige)

• Facturation à la mauvaise personne ou au mauvais service (en particulier dans les grandes organisations)

• Des fautes de frappe ou des calculs incorrects, qui peuvent entraîner des litiges

Descriptions vagues

Une ligne de facturation telle que « Services de conseil – 2 000 NZD » n'indique pas grand-chose au client. Si le client ne reconnait pas le montant figurant sur la facture, il risque de retarder le paiement pendant qu'il demande des éclaircissements. Au lieu de cela, précisez bien la raison pour laquelle les frais sont facturés. Voici quelques exemples :

• Consultation en stratégie marketing : 5 heures, 10 janvier 2025

• Refonte du site Web : 50 % d'acompte

Aucune mention concernant les modalités de paiement ou les frais de retard

Si votre facture n'indique pas la date d'échéance, certains clients ne verront pas le paiement comme étant urgent. Évitez les termes vagues tels que « 30 nets » et écrivez plutôt quelque chose comme « Paiement dû au plus tard le 15 mars 2025 » ou « Paiement requis dans les 14 jours suivant la date de facturation ».

Si vous facturez des frais de retard ou des intérêts, assurez-vous de le mentionner dans votre contrat et sur la facture. Des politiques transparentes permettent aux clients de rendre des comptes. La législation néo-zélandaise n'autorise les frais de retard que s'ils ont été convenus à l'avance, alors incluez quelque chose comme : « Les factures en retard de plus de 30 jours peuvent entraîner des frais de retard de 5 %. »

Processus de paiement difficile

Si le paiement de votre facture nécessite des étapes supplémentaires, le paiement prendra plus de temps. Dans la mesure du possible, incluez un bouton ou un lien « Payer maintenant » pour les paiements en ligne. Voici quelques erreurs parmi les plus courantes :

• Ne pas mentionner les coordonnées bancaires pour les virements directs

• Ne pas proposer d'options de paiement en ligne

• Exiger des chèques, un mode de paiement lent et obsolète

Manque de suivi des retards de paiement

Certaines entreprises peuvent traiter les factures comme quelque chose à envoyer et à oublier immédiatement. Si une entreprise ne fait pas de suivi, ses clients peuvent supposer que les retards de paiement ne sont pas un problème. Les entreprises doivent définir des rappels et contacter les clients dès qu'une facture est en retard. Un simple courriel précisant : « Nous nous permettons de vous envoyer une relance. La facture n° 123 était due hier. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'informations pour traiter le paiement », peut vous aider à agir rapidement.

Voici un exemple de réponse lorsqu'une facture est en souffrance :

• 7 jours de retard : Envoyez un autre rappel.

• Plus de 14 jours de retard : Appelez ou envoyez un courriel au client en cas d'urgence.

• Plus de 30 jours de retard : Envisagez de suspendre les services ou d'intensifier les efforts de recouvrement.

Comment les entreprises peuvent-elles prévenir et gérer efficacement les factures impayées?

Même avec de bonnes pratiques de facturation, certaines factures seront payées en retard, voire pas du tout. Essayez d'éviter les factures en retard dans la mesure du possible et mettez en œuvre un plan pour les gérer dès que cette situation se produit. Voici comment résoudre ce problème.

Vérifiez les clients et établissez des conditions de crédit fermes

Avant de prolonger les conditions de paiement, renseignez-vous sur les personnes avec lesquelles vous travaillez, en particulier les nouveaux clients ou les gros clients. Vérifiez leur réputation, demandez des références commerciales ou demandez un acompte au préalable. Il est raisonnable d'avoir des conditions de paiement plus strictes pour les clients ayant de mauvais antécédents de paiement (par exemple, 50 % d'acompte, des délais plus courts) tout en offrant plus de flexibilité aux clients fiables et de longue date.

Fixez les conditions de paiement par écrit

Un simple contrat, une lettre de mission ou un devis accepté peut réduire les litiges par la suite. En documentant ces modalités, il peut être plus facile de demander aux clients de tenir leurs engagements en cas de retard de paiement. Chaque accord doit préciser les éléments suivants :

• Délais de paiement (par exemple, « Les factures sont dues dans les 14 jours »)

• Les frais de retard ou les frais d'intérêt, le cas échéant (ceux-ci doivent être établis à l'avance pour être applicables en Nouvelle-Zélande)

• Conséquences en cas de non-paiement (p. ex., interruption des services, arrêt des travaux futurs)

Facturez rapidement et suivez les paiements impayées

Envoyez les factures dès que possible après la livraison d'un produit ou d'un service. Le fait d'attendre des semaines avant de facturer ne fait que retarder davantage le paiement. Assurer un suivi dès qu'une facture est en retard peut augmenter vos chances d'être payé. Utilisez un service de facturation tel que Stripe Invoicing pour surveiller les factures impayées et les classer par date d'échéance :

• En cours (pas encore dû)

• 30 jours de retard

• 60 jours de retard

• Plus de 90 jours de retard (une étape importante)

Faites un suivi de façon précoce et polie

Lorsqu'une facture est en retard, la première étape consiste à envoyer un rappel poli. Les clients oublient souvent, alors une simple notification peut aider à résoudre de nombreux retards de paiement. Essayez d'envoyer un message comme suit :

• 1 à 3 jours de retard : « Nous vous rappelons simplement que la facture n° 123 était due le [date]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'informations pour traiter le paiement. »

• De 7 à 14 jours de retard : « La facture n° 123 est maintenant en retard de [X] jours. Veuillez procéder au paiement, ou contactez-nous s'il y a un problème. »

• Plus de 30 jours de retard : Insistez en envoyant un message ferme mais poli tel que : « Ceci est un dernier rappel avant que nous ne prenions d'autres mesures concernant la facture n° 123. »

Si les rappels par courriel ne fonctionnent pas, appelez directement le client. Il peut être plus difficile pour eux d'ignorer une conversation téléphonique qu'un courriel.

Appliquez les conséquences en cas de non-paiement

De nombreuses entreprises paient rapidement lorsqu'il y a des conséquences réelles, surtout si des frais supplémentaires sont en jeu. Si plusieurs rappels restent sans réponse, pensez à :

• Suspendre les services jusqu'à réception du paiement

• Renvoyer la facture en ajoutant les frais de retard (si cela était inclus dans votre contrat)

• Envoyer un relevé répertoriant toutes les factures impayées, notamment pour les entreprises clientes ayant plusieurs paiements arriérés

Envisagez d'entamer des démarches juridiques ou de solliciter une agence de recouvrement pour les factures impayées de longue date

Si la facture reste impayée après plus de 60 jours, envisagez de :

• Faire appel à une agence de recouvrement (elle prendra un pourcentage, mais vous pourriez quand même récupérer quelque chose)

• Soumettre une réclamation auprès du Tribunal des litiges de Nouvelle-Zélande

• Aviser officiellement le client de l'action en justice : la simple mention d'une escalade peut donner des résultats

Déployez ces mesures avec précaution, car elles peuvent nuire aux relations avec les clients. Mais si un client ne paie pas, la récupération de votre argent est prioritaire.

Automatisez les rappels de paiement

Un logiciel de facturation automatisée peut envoyer des rappels de différents niveaux, de sorte que vous n'avez pas à courir après les paiements manuellement et à relancer les paiements n'ayant pas abouti. Vous pouvez également mettre en place des alertes internes (par exemple, un rappel du calendrier pour appeler tout client dont les factures sont en retard de 15 jours ou plus).

Comment les solutions de facturation automatisée améliorent-elles l'efficacité?

La création manuelle de factures, l'envoi de rappels et le suivi des paiements prennent du temps et laissent place à l'erreur. Les logiciels de facturation automatisée gèrent ce processus, réduisant ainsi les erreurs et améliorant les flux de trésorerie. Voici comment l'automatisation peut transformer votre flux de facturation.

Gain de temps et cohérence de la facturation

Au lieu de rédiger des factures à partir de zéro, des outils automatisés les génèrent instantanément à l'aide de modèles ou de calendriers pour la facturation récurrente. Vous pouvez envoyer les factures à temps et réduire le risque d'oublier de facturer un client. Les entreprises qui automatisent la facturation ont tendance à se faire payer plus rapidement, tout simplement parce qu'elles envoient des factures de manière plus constante.

Réduction des erreurs humaines

La facturation manuelle peut entraîner des erreurs telles que des fautes de frappe, des numéros de facture en double et des calculs de taxe incorrects. L'automatisation réduit ces erreurs et vérifie que chaque facture inclut les informations, les prix et les taux de taxe corrects. Cela permet de réduire les litiges, les corrections et les retards de paiement.

Accélération des paiements

De nombreuses plateformes de facturation vous permettent d'ajouter un bouton « Payer maintenant » aux factures. Cela permet aux clients de payer instantanément par carte de crédit ou virement bancaire. Certains systèmes proposent également l'intégration de prélèvements automatiques ou de portefeuilles numériques.

Automatisation des suivis et du contrôle des paiements

Des systèmes automatisés suivent les paiements en temps réel et envoient automatiquement des rappels, de sorte que vous n'avez pas à contrôler manuellement quelles factures sont en retard. Vous pouvez programmer des courriels de suivi, un avant la date d'échéance, un à la date d'échéance et un autre en cas de retard de paiement, afin qu'aucune facture ne soit perdue. Stripe Invoicing, par exemple, peut relancer automatiquement les paiements n'ayant pas abouti.

Synchronisation avec le logiciel de comptabilité

Les outils de facturation modernes s'intègrent à Xero, MYOB, QuickBooks et à d'autres plateformes comptables, de sorte que vos registres sont automatiquement mis à jour lorsque vous recevez des paiements. Cela permet d'éviter la double saisie de données et de vous donner un aperçu en temps réel de vos revenus, de vos factures impayées et de votre flux de trésorerie.

Préparez votre entreprise à la facturation électronique

La Nouvelle-Zélande s'oriente vers la facturation électronique, un système où les factures sont échangées directement entre les systèmes comptables des entreprises à l'aide de formats standardisés tels que XML. Bien que la facturation électronique ne soit actuellement obligatoire que pour certains organismes publics, 10 000 entreprises ont été inscrites afin de recevoir des factures électroniques en 2023. Les outils de facturation automatisée qui prennent en charge la facturation électronique vous permettent d'être prêt pour ce changement en réduisant le travail administratif et les retards de paiement.

Simplification de la tenue des registres et de la conformité fiscale

Avec la facturation numérique, tous les registres sont stockés en toute sécurité et automatiquement sauvegardés, ce qui est un énorme avantage pendant la période de déclaration fiscale. En Nouvelle-Zélande, les entreprises doivent conserver leurs factures pendant au moins sept ans, et l'automatisation permet de tout archiver en un seul endroit. Certaines plateformes génèrent également des déclarations de TPS, ce qui simplifie les déclarations fiscales.

Quelles sont les considérations juridiques et fiscales à prendre en compte pour la facturation en Nouvelle-Zélande?

Vos factures doivent également respecter des obligations légales et fiscales, en particulier si votre entreprise est inscrite à la TPS. Voici ce que vous devez savoir pour rester en conformité.

Exigences relatives à la facture de la TPS

Si votre entreprise gagne plus de 60 000 NZD par an, vous devez vous inscrire à la TPS et facturer une TPS de 15 % sur la plupart des biens et services. Les factures doivent comporter les éléments suivants :

• Le nom, l'adresse et le numéro de TPS de votre entreprise

• Le nom et l'adresse du client (si le montant est supérieur ou égal à 1 000 NZD)

• La date de la facture

• Une description des biens ou services fournis

• Le montant taxable, la TPS ajoutée et le montant total

• La mention « tax invoice » (facture fiscale)

• Un taux de change, si une monnaie étrangère est appliquée

Le niveau de détail requis dépend du montant de la facture :

• 50 NZD (hors TPS) ou moins : Aucune facture fiscale n'est requise.

• De 51 à 999 NZD : Vous avez besoin d'une facture de base (c'est-à-dire les détails de l'entreprise, la date, la description, le montant total).

• 1 000 NZD et plus : Tous les détails sont requis, y compris le nom et l'adresse de l'acheteur et un calcul détaillé de la TPS.

Règles en matière de tenue des registres

Les entreprises doivent conserver leurs factures pendant au moins sept ans. Le stockage numérique est acceptable, car il n'y a pas besoin de copies papier, mais les documents doivent être facilement récupérables si l'IRD en fait la demande. La sauvegarde des factures dans des systèmes infonuagiques peut éviter la perte de documents financiers importants.

Règles en matière de calendrier pour les factures de la TPS

Si un client inscrit à la TPS demande une facture, vous devez la lui envoyer dans les 28 jours pour les achats supérieurs à 200 NZD. La plupart des entreprises émettent des factures immédiatement après la conclusion d'une vente ou d'un service à des fins de conformité et d'accélération des paiements.

Facturation électronique et conformité

D'ici 2026, un plus grand nombre d'organismes publics en Nouvelle-Zélande seront tenues d'envoyer et de recevoir des factures électroniques. Si vous envisagez de travailler avec des organismes publics, la facturation électronique peut devenir une nécessité.

Sécurité et confidentialité des données

Les factures contiennent des données professionnelles et personnelles sensibles, vous devez donc les protéger. Si vous envoyez un courriel, vérifiez l'adresse du destinataire pour éviter toute atteinte à la vie privée. Certaines entreprises utilisent des fichiers PDF protégés par mot de passe ou des plateformes de facturation avec des portails sécurisés. En vertu de la loi sur la protection de la vie privée « Privacy Act » de la Nouvelle-Zélande, les entreprises sont tenues de prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations de leurs clients.

Comment Stripe simplifie-t-elle la facturation pour les entreprises néo-zélandaises?

Stripe offre une large gamme de services, notamment le traitement des paiements et la facturation, et aide les entreprises à créer, envoyer et suivre leurs factures. Voici comment Stripe peut vous aider en facilitant et en accélérant le paiement et le respect de la TPS.

Création de factures facilitée

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez générer et envoyer des factures en quelques minutes. Stripe fournit des modèles personnalisables pour que vous n'ayez pas à créer des factures à partir de zéro. Vous pouvez ajouter votre image de marque, vos frais détaillés et vos conditions de paiement afin que chaque document soit cohérent et complet.

Conformité intégrée avec les règles de la TPS

Stripe peut vous aider à vous conformer aux règles de la TPS. L'outil ajoute automatiquement votre numéro de TPS néo-zélandaise aux factures. De plus, si un client dispose d'un numéro GST enregistré dans son profil, Stripe qualifie le PDF de « facture fiscale », une exigence de l'IRD. Stripe peut également calculer et afficher automatiquement les montants de la TPS, ce qui réduit le risque d'erreurs.

Plusieurs options de paiement pour des transactions plus rapides

Les factures Stripe s'accompagnent d'un bouton de paiement qui permet aux clients de payer facilement en ligne. Vous pouvez accepter les cartes de crédit, les virements bancaires, les portefeuilles numériques et les prélèvements automatiques, ce qui facilite les paiements et accélère le traitement. Dans la mesure où Stripe prend en charge les paiements multidevises, cette option peut s'avérer efficace si vous avez des clients internationaux.

Rappels automatisés et relances de paiement

Les retards de paiement ralentissent les mouvements de fonds. Avec Stripe, vous pouvez automatiser des rappels à intervalles réguliers (par exemple, trois jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance et après la date d'échéance). Si vous avez des factures récurrentes, la fonction « Smart Retries » de Stripe tente automatiquement de recouvrer le paiement à des moments optimisés en cas d'échec d'une transaction.

Suivi des factures en temps réel

Le tableau de bord « Dashboard » de Stripe vous donne une vue en direct de vos factures, en indiquant celles qui sont payées et celles qui sont en souffrance. Vous pouvez définir des filtres, exporter des rapports et intégrer Xero ou QuickBooks à des applications par l'entremise de Stripe App Marketplace pour synchroniser automatiquement les paiements et les documents comptables.

Facturation récurrente des projets en cours

Si vous facturez vos clients de manière régulière, par exemple pour les abonnements ou les provisions, Stripe vous permet de planifier des factures récurrentes ou d'établir une facturation automatique. Cela vous permet d'envoyer des factures à temps, de réduire le travail administratif et de rendre les revenus plus prévisibles.

Traitement sécurisé des paiements

Les clients peuvent avoir confiance dans le processus de paiement sécurisé de Stripe. Stripe est conforme à la norme PCI et traite les données de paiement sensibles avec soin. Cela peut aider vos clients à avoir l'esprit tranquille, ce qui peut réduire les retards de paiement causés par des problèmes de sécurité.