Ricevere i pagamenti dovrebbe essere semplice: completi il lavoro, invii una fattura e ricevi il denaro sul tuo conto. Ma non sempre è così semplice. I clienti dimenticano di pagare, i termini di pagamento vengono ignorati e piccoli errori di fatturazione possono creare grandi ritardi. Il flusso di cassa dipende dall'efficacia delle fatture, quindi è necessario renderle chiare, eleganti e facili da pagare. Bastano pochi accorgimenti ponderati per fare una grande differenza.

Di seguito illustriamo alcune best practice per le attività in Nuova Zelanda relative alla fatturazione, ad esempio cosa includere nelle fatture, come automatizzare la fatturazione e come gestire le fatture non pagate.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i componenti principali di una fattura commerciale in Nuova Zelanda?
  
• Quali sono alcuni errori comuni di fatturazione che causano ritardi nei pagamenti?
  
• In che modo le attività possono evitare e gestire in modo efficace il mancato pagamento delle fatture?
  
• In che modo le soluzioni automatizzate per la fatturazione migliorano l'efficienza?
  
• Quali sono le considerazioni legali e fiscali per la fatturazione in Nuova Zelanda?
  
• In che modo Stripe semplifica la fatturazione per le attività neozelandesi?
  

Quali sono i componenti principali di una fattura commerciale in Nuova Zelanda?

Una fattura ben strutturata può aiutarti a ricevere i pagamenti più rapidamente e a garantire la conformità alle normative neozelandesi in materia di fatturazione e imposta sui beni e servizi (GST). Ogni fattura deve essere semplice, completa e facile da elaborare, sia per il cliente sia per la gestione dei registri. Ecco cosa includere:

• I dati della tua attività (ragione sociale o commerciale, indirizzo fisico, indirizzo email, numero di telefono e numero GST)

• Dati del cliente: è un requisito GST se la fattura è pari o superiore a 1.000 dollari neozelandesi (NZD)

• Numero di fattura e data di emissione univoci

• Descrizione specifica di beni o servizi

• Importi e totali (inclusa la GST al 15%, se applicabile)

• Termini di pagamento e data di scadenza in un linguaggio semplice

• Elementi relativi alla GST e alla conformità (ad esempio, la dicitura "fattura fiscale" e un tasso di cambio, se viene utilizzata una valuta estera)

Quali sono alcuni errori comuni di fatturazione che causano ritardi nei pagamenti?

Anche quando hai clienti affidabili, piccoli errori di fatturazione possono rallentare i pagamenti. Se le tue fatture non sono chiare, incomplete o in ritardo, i clienti potrebbero non dare loro la priorità. Ecco alcuni errori di fatturazione comuni che possono causare ritardi nei pagamenti.

Fatture in ritardo

Se non emetti la fattura tempestivamente, stai ritardando il tuo pagamento. Fai in modo che la fatturazione diventi parte della tua routine. Invia le fatture subito dopo la consegna di un prodotto o servizio oppure imposta una programmazione ricorrente (ad esempio, ogni venerdì per i lavori completati). Alcune normative in Nuova Zelanda incoraggiano la fatturazione tempestiva. Ad esempio, l'IRD (Inland Revenue Department) impone alle attività di emettere fatture GST agli acquirenti registrati entro 28 giorni dalla richiesta (o in una data diversa se concordata tra le parti) per acquisti superiori a 200 NZD.

Informazioni mancanti o errate

Prima di inviare una fattura, controlla tutti i dettagli, in particolare il tuo numero GST e il calcolo delle imposte. Se una fattura non contiene le informazioni necessarie, il cliente potrebbe non essere in grado di elaborarla. I problemi più comuni includono:

• Nessun numero d'ordine di acquisto (se richiesto dal cliente)

• Fatturazione alla persona o al reparto sbagliato (in particolare nelle grandi organizzazioni)

• Errori di battitura o calcoli errati, che possono portare a contestazioni

Descrizioni vaghe

Una voce come "Servizi di consulenza: 2.000 NZD" non dice molto al cliente. Il mancato riconoscimento dell'addebito potrebbe ritardare il pagamento, poiché il cliente deve chiedere chiarimenti. Piuttosto, indica la causale dell'addebito in modo specifico. Ecco alcuni esempi:

• Consulenza strategica per il marketing (5 ore, 10 gennaio 2025)

• Riprogettazione del sito web (anticipo del 50%)

Termini di pagamento o penali per ritardato pagamento non menzionati

Se la fattura non indica la data di scadenza, alcuni clienti non vedranno il pagamento come urgente. Evita termini vaghi come "30 netti" e indica piuttosto "Pagamento dovuto entro il 15 marzo 2025" o "Pagamento richiesto entro 14 giorni dalla data della fattura".

Se addebiti penali o interessi di mora, assicurati di menzionarlo nel contratto e nella fattura. Politiche trasparenti responsabilizzano i clienti. Le leggi neozelandesi consentono penali per ritardato pagamento solo se sono state concordate in anticipo, quindi includi qualcosa del tipo: "Le fatture scadute da più di 30 giorni possono essere soggette a una penale del 5%".

Procedura di pagamento complessa

Se il pagamento della fattura richiede passaggi aggiuntivi, i tempi di pagamento richiesto saranno più lunghi. Se possibile, includi un pulsante o un link per pagare online. Gli errori più comuni possono includere:

• Non elencare le coordinate bancarie per i bonifici diretti

• Non offrire opzioni di pagamento online

• Imporre controlli, lenti e obsoleti

Mancanza di follow-up in caso di ritardi di pagamento

Alcune attività potrebbero considerare le ricevute come qualcosa da inviare e dimenticare immediatamente, ma il fatto che un'attività non dia seguito a una fattura non pagata potrebbe far pensare ai clienti che i pagamenti in ritardo non siano un grosso problema. Le attività devono impostare promemoria e contattare i clienti non appena una fattura è scaduta. Una semplice email che dice: "Durante alcuni controlli, risulta che la fattura n. 123 era in scadenza ieri. Mi faccia sapere se ha bisogno di dati per elaborare il pagamento", può essere utile a intervenire tempestivamente.

Ecco un esempio di come gestire una fattura scaduta:

• 7 giorni di ritardo: invia un altro promemoria.

• Oltre 14 giorni di ritardo: chiama o invia un'email al cliente con urgenza.

• Oltre 30 giorni di ritardo: prendi in considerazione la possibilità di sospendere i servizi o di intensificare gli sforzi di riscossione.

In che modo le attività possono evitare e gestire in modo efficace il mancato pagamento delle fatture?

Anche in presenza di solide pratiche di fatturazione, alcune fatture verranno pagate in ritardo o non verranno pagate affatto. Cerca di evitare fatture scadute, ove possibile, e predisponi un piano per gestirle non appena vengono rilevate. Ecco come risolvere il problema.

Controlla i clienti e indica condizioni di credito irremovibili

Prima di estendere i termini di pagamento, informati sui clienti, in particolare se sono nuovi o attività di grandi dimensioni. Controlla la loro reputazione, chiedi referenze commerciali o richiedi un anticipo. È ragionevole prevedere termini di pagamento più rigidi per i clienti con una situazione finanziaria non stabile (ad esempio, 50% di anticipo, scadenze più brevi), offrendo al contempo maggiore flessibilità ai clienti affidabili e di lunga data.

Metti per iscritto i termini di pagamento

Un semplice contratto, una lettera di incarico o un preventivo accettato possono ridurre le contestazioni in seguito. Documentare questi termini può aiutare a rendere più facile fidelizzare i clienti responsabili in caso di ritardo nei pagamenti. Ogni accordo dovrebbe prevedere:

• Scadenze di pagamento (ad es. "Le fatture scadono entro 14 giorni")

• Penali o interessi di mora, se applicabili (devono essere indicati in anticipo per essere applicabili in Nuova Zelanda)

• Conseguenze in caso di mancato pagamento (ad esempio, sospensione dei servizi, interruzione dei lavori futuri)

Emetti le fatture tempestivamente e tieni traccia dei pagamenti insoluti

Invia le fatture il prima possibile dopo aver consegnato un prodotto o un servizio; aspettare settimane per fatturare non fa altro che ritardare ulteriormente il pagamento. Fare un adeguato follow-up quando una fattura scade può aumentare le tue possibilità di ricevere il pagamento. Utilizza un servizio di fatturazione come Stripe Invoicing per monitorare le fatture in sospeso e classificarle in base alla scadenza:

• Corrente (non ancora scaduta)

• Scaduta da 30 giorni

• Scaduta da 60 giorni

• Scaduta da oltre 90 giorni (una fase significativa)

Follow-up tempestivo ed educato

Quando una fattura è scaduta, il primo passo è inviare un sollecito educato. I clienti spesso se ne dimenticano, quindi una rapida spinta può aiutare a risolvere molti pagamenti in ritardo. Prova a inviare un messaggio simile al seguente:

• Scaduta da 1 a 3 giorni: "Desidero ricordarle che la fattura n. 123 era in scadenza il giorno [data]. Mi faccia sapere se ha bisogno di dati per elaborare il pagamento" può essere utile a intervenire tempestivamente.

• Scaduta da 7 a 14 giorni: "La fattura n. 123 è scaduta da [X] giorni. Si prega di procedere con il pagamento o di contattarci se c'è un problema."

• Scaduta da oltre 30 giorni: scrivi un messaggio deciso ma educato come: "Questo è l'ultimo promemoria prima di adire le vie legali in merito alla fattura n. 123".

Se i promemoria via email non funzionano, chiama direttamente il cliente. Potrebbe essere più difficile per loro ignorare una conversazione telefonica piuttosto che un'email.

Applica conseguenze in caso di mancato pagamento

Molte attività pagano rapidamente quando ci sono conseguenze reali, in particolare se sono coinvolte commissioni aggiuntive. Se più promemoria rimangono senza risposta, considera:

• Sospensione dei servizi fino alla ricezione del pagamento

• Nuovo invio della fattura con l'aggiunta di una penale per il ritardo (se inclusa nel contratto)

• Invio di un estratto conto in cui sono indicate tutte le fatture non pagate, in particolare per i clienti aziendali con più pagamenti in sospeso

Prendi in considerazione azioni legali o rivolgerti a un'agenzia di riscossione per le fatture scadute da tempo

Se la fattura rimane insoluta dopo più di 60 giorni, considera quanto segue:

• Assumi un'agenzia di riscossione (ci vorrà una percentuale, ma potresti comunque recuperare qualcosa)

• Presenta un reclamo presso il Tribunale per le controversie della Nuova Zelanda

• Notifica formalmente al cliente l'azione giudiziaria: a volte basta solo menzionare il rischio di un'escalation per ottenere risultati

Usa queste misure con attenzione in quanto possono danneggiare le relazioni con i clienti. Ma se un cliente non paga, il recupero dei tuoi soldi ha la priorità.

Automatizza i promemoria di pagamento

Un software per l'emissione automatica di ricevute è in grado di inviare e inoltrare promemoria in modo tale da non dover ricorrere manualmente ai pagamenti né ritentare quelli non riusciti. Puoi anche implementare avvisi interni (ad esempio, un promemoria sul calendario per chiamare tutti i clienti con fatture scadute da 15 o più giorni).

In che modo le soluzioni automatizzate per la fatturazione migliorano l'efficienza?

La creazione manuale di ricevute, l'invio di promemoria e il monitoraggio dei pagamenti richiedono tempo e lasciano spazio a errori. La fatturazione automatizzata consente di gestire questo processo, riducendo gli errori e migliorando il flusso di cassa. Ecco come l'automazione può trasformare il flusso di lavoro dell'emissione di ricevute.

Risparmia tempo e mantiene la coerenza degli addebiti

Invece di redigere fatture da zero, gli strumenti automatici le generano istantaneamente utilizzando modelli o frequenze di addebito ricorrenti. Puoi inviare le fatture in tempo e ridurre il rischio di dimenticare di fatturare a un cliente. Le attività che automatizzano la fatturazione tendono a essere pagate più velocemente semplicemente perché inviano le fatture in modo più coerente.

Riduce gli errori umani

La fatturazione manuale può portare a errori come errori di battitura, numeri di ricevuta duplicati e calcoli fiscali errati. L'automazione riduce questi errori e verifica che ogni fattura includa i dettagli, i prezzi e le aliquote fiscali corretti. Questo può significare meno contestazioni, correzioni e ritardi nei pagamenti.

Accelera i pagamenti

Molte piattaforme di fatturazione consentono di aggiungere un pulsante "paga ora" sulle fatture. In questo modo i clienti possono pagare istantaneamente tramite carta di credito o bonifico bancario. Alcuni sistemi offrono anche l'addebito diretto o l'integrazione di wallet.

Automatizza il follow-up e il monitoraggio dei pagamenti

I sistemi automatizzati tracciano i pagamenti in tempo reale e inviano promemoria automaticamente, in modo che non sia necessario controllare manualmente le fatture scadute. Puoi programmare email di follow-up, una prima della data di scadenza, una alla data di scadenza e un'altra se il pagamento è in ritardo, in modo che nessuna fattura vada persa. Stripe Invoicing, ad esempio, può ritentare automaticamente i pagamenti non riusciti.

Si sincronizza con il software di contabilità

I moderni strumenti per le ricevute si integrano con Xero, MYOB, QuickBooks e altre piattaforme di contabilità, così i tuoi registri vengono aggiornati automaticamente al momento dell'arrivo dei pagamenti. In questo modo è possibile evitare il doppio inserimento dei dati e ottenere informazioni in tempo reale sulle entrate, sulle fatture in sospeso e sul flusso di cassa.

Prepara la tua attività per la fatturazione elettronica

La Nuova Zelanda si sta muovendo verso la fatturazione elettronica, in cui le fatture vengono scambiate direttamente tra i sistemi contabili delle aziende utilizzando formati standardizzati come XML. Anche se attualmente è obbligatorio solo per alcune agenzie governative, nel 2023 10.000 attività si sono registrate per ricevere fatture elettroniche. Gli strumenti di fatturazione automatica che supportano la fatturazione elettronica ti consentono di prepararti a questo cambiamento riducendo il carico amministrativo e i ritardi nei pagamenti.

Semplifica la tenuta dei registri e la conformità fiscale

Con la fatturazione digitale, tutti i record vengono archiviati in modo sicuro e sottoposti a backup automatico, il che è un grande vantaggio durante la stagione fiscale. In Nuova Zelanda, le attività devono conservare le fatture per almeno sette anni e l'automazione aiuta archiviando tutto in un unico posto. Alcune piattaforme generano anche report GST, il che semplifica le dichiarazioni fiscali.

Quali sono le considerazioni legali e fiscali per la fatturazione in Nuova Zelanda?

Le fatture devono anche soddisfare i requisiti legali e fiscali, soprattutto se hai un'attività con numero GST. Ecco tutto quello che devi sapere per garantire la conformità.

Requisiti per le fatture GST

Se la tua attività guadagna più di 60.000 NZD all'anno, devi registrarti per la GST e applicare l'imposta GST del 15% sulla maggior parte dei beni e servizi. Le fatture devono includere quanto segue:

• Ragione sociale, indirizzo e numero GST della tua attività

• Nome e indirizzo del cliente (se l'importo è pari o superiore a 1.000 NZD)

• Data della fattura

• Descrizione di beni o servizi forniti

• Importo imponibile, imposta GST aggiunta e importo totale

• Dicitura "fattura fiscale"

• Tasso di cambio, se viene utilizzata una valuta estera

Il livello di dettaglio richiesto dipende dall'importo della fattura:

• 50 NZD (GST esclusa) e meno: non è richiesta alcuna fattura fiscale.

• 51-999 NZD: hai bisogno di una fattura di base (ovvero dettagli dell'attività, data, descrizione, importo totale).

• 1.000 NZD e oltre: sono necessari tutti i dettagli, tra cui il nome e l'indirizzo dell'acquirente e un calcolo dettagliato della GST.

Regole di conservazione dei registri

Le attività devono conservare le fatture per almeno sette anni. L'archiviazione digitale va bene, non c'è bisogno di copie cartacee, ma i documenti devono essere facilmente recuperabili se l'IRD lo richiede. Il backup delle fatture nei sistemi basati su cloud può prevenire la perdita di importanti documenti finanziari.

Regole di tempistica per le fatture GST

Se un cliente registrato con GST richiede una fattura, devi fornirla entro 28 giorni per acquisti superiori a 200 NZD. La maggior parte delle attività emette fatture immediatamente dopo il completamento di una vendita o di un servizio per essere conforme e accelerare i pagamenti.

Fatturazione elettronica e conformità

Entro il 2026 un numero maggiore di agenzie governative in Nuova Zelanda sarà tenuto a inviare e ricevere fatture elettroniche. Se hai intenzione di lavorare con le agenzie governative, la fatturazione elettronica potrebbe diventare una necessità.

Privacy e sicurezza dei dati

Le fatture contengono dati aziendali e personali sensibili, pertanto è necessario proteggerli. Se invii una fattura tramite email, ricontrolla l'indirizzo del destinatario per evitare violazioni della privacy. Alcune attività utilizzano PDF protetti da password o piattaforme di fatturazione con portali sicuri. Ai sensi della legge sulla privacy della Nuova Zelanda, le attività sono tenute ad adottare misure ragionevoli per proteggere le informazioni dei clienti.

In che modo Stripe semplifica la fatturazione per le attività neozelandesi?

Stripe offre un'ampia gamma di servizi, tra cui l'elaborazione dei pagamenti e la fatturazione, e aiuta le attività a creare, inviare e monitorare le fatture. Ecco come Stripe può semplificare e velocizzare la riscossione dei pagamenti e la conformità alla GST.

Creazione semplificata di fatture

Con Stripe Invoicing puoi generare e inviare fatture in pochi minuti. Stripe fornisce modelli personalizzabili per cui non devi creare fatture da zero. Puoi aggiungere il tuo logo, addebiti dettagliati e termini di pagamento in modo tale che ogni documento appaia coerente ed esauriente.

Conformità GST integrata

Stripe può aiutare a semplificare la conformità alla GST. Aggiunge automaticamente il numero GST neozelandese alle fatture. E se un cliente ha un numero GST salvato nel proprio profilo, Stripe etichetta il PDF come "fattura fiscale", in base ai requisiti dell'IRD. Stripe può anche calcolare e visualizzare automaticamente gli importi della GST, riducendo così il rischio di errori.

Molteplici opzioni di pagamento per transazioni più veloci

Le fatture di Stripe sono dotate di un pulsante di pagamento che semplifica i pagamenti online per i clienti. Puoi accettare carte di credito, bonifici bancari, wallet e addebiti diretti, per ridurre le complessità del pagamento e velocizzare l'elaborazione. Poiché Stripe supporta i pagamenti multivaluta, può essere un'opzione efficace se hai clienti internazionali.

Promemoria automatici e ripetizione dei tentativi di pagamento

I ritardi nei pagamenti rallentano la movimentazione dei fondi. Con Stripe puoi automatizzare i promemoria a intervalli prestabiliti (ad esempio, tre giorni prima della data di scadenza, alla data di scadenza e successivamente). Se hai fatture ricorrenti, la funzione Smart Retries di Stripe tenta automaticamente di riscuotere il pagamento secondo scadenze ottimali se una transazione non va a buon fine.

Monitoraggio delle fatture in tempo reale

La Dashboard di Stripe ti offre una vista in diretta delle tue fatture, mostrando quali sono state pagate e quali sono ancora in sospeso. Puoi impostare filtri, esportare report e integrare Xero o QuickBooks con app tramite Stripe App Marketplace per sincronizzare automaticamente i pagamenti e i record contabili.

Fatturazione ricorrente per i progetti in corso

Se emetti fatture regolari ai tuoi clienti, ad esempio per abbonamenti o acconti, Stripe puoi pianificare fatture ricorrenti o stabilire un addebito automatico. In questo modo, puoi inviare le fatture in tempo, ridurre gli oneri amministrativi e rendere i ricavi più prevedibili.

Elaborazione sicura dei pagamenti

I clienti possono affidarsi alla procedura di pagamento sicura di Stripe. Stripe è conforme alle norme PCI e gestisce i dati di pagamento sensibili con attenzione. In questo modo i tuoi clienti possono stare tranquilli e ridurre i ritardi nei pagamenti causati da problemi di sicurezza.