Betaald worden moet eenvoudig zijn: jij doet het werk, stuurt een factuur en ontvangt geld op je rekening. Maar het gaat niet altijd zo gemakkelijk. Klanten vergeten te betalen, betaaltermijnen worden genegeerd en kleine fouten in de facturatie kunnen voor grote vertragingen zorgen. Je cashflow hangt af van hoe goed je factureert, dus zorg dat alles duidelijk, netjes en gemakkelijk te betalen is. Met maar een paar slimme aanpassingen kun je een groot verschil maken.

Hieronder bespreken we een aantal aanbevolen werkwijzen voor facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland, zoals wat je in facturen moet opnemen, hoe je facturatie automatiseert en hoe je onbetaalde facturen beheert.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een handelsfactuur in Nieuw-Zeeland?
  
• Wat zijn enkele veelvoorkomende fouten in de facturatie die tot betaalachterstanden leiden?
  
• Hoe kunnen ondernemingen onbetaalde facturen effectief voorkomen en beheren?
  
• Hoe verbeteren geautomatiseerde facturatieoplossingen de efficiëntie?
  
• Wat zijn de juridische en fiscale overwegingen bij facturatie in Nieuw-Zeeland?
  
• Hoe vereenvoudigt Stripe de facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland?
  

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een handelsfactuur in Nieuw-Zeeland?

Met een goed gestructureerde factuur word je sneller betaald en voldoe je aan de Nieuw-Zeelandse regels voor facturatie en Goods and Services Tax (GST). Elke factuur moet duidelijk, volledig en gemakkelijk te verwerken zijn, zowel voor je klant als voor je eigen administratie. Voeg het volgende toe:

• Je bedrijfsgegevens (je bedrijfs- of handelsnaam, fysiek adres, e-mailadres, telefoonnummer en GST-nummer)

• Klantgegevens: dit is een GST-vereiste als de factuur 1000 Nieuw-Zeelandse dollar (NZD) of meer bedraagt

• Uniek factuurnummer en uitgiftedatum

• Specifieke beschrijving van goederen of diensten

• Bedragen en totalen (inclusief 15% GST, indien van toepassing)

• Betaalvoorwaarden en vervaldatum in begrijpelijke taal

• GST en compliance-elementen (de woorden 'btw-factuur' en een wisselkoers, als vreemde valuta wordt gebruikt)

Wat zijn veelgemaakte facturatiefouten die leiden tot betaalachterstanden?

Zelfs als je betrouwbare klanten hebt, kunnen kleine fouten in de facturatie betalingen vertragen. Als je facturen onduidelijk, onvolledig of te laat zijn, geven klanten er mogelijk geen prioriteit aan. Hier volgen enkele veelvoorkomende facturatiefouten die betaalvertragingen kunnen veroorzaken.

Achterstallige facturen

Als je niet op tijd factureert, vertraag je je eigen betaling. Maak facturatie onderdeel van je routine. Stuur facturen direct na het leveren van een product of dienst, of stel een terugkerend schema in (bijvoorbeeld elke vrijdag voor voltooid werk). Sommige voorschriften in Nieuw-Zeeland helpen snelle facturatie te bevorderen. De Inland Revenue Department (IRD) verplicht ondernemingen bijvoorbeeld om GST-facturen uit te reiken aan geregistreerde GST-kopers binnen 28 dagen na een aanvraag (of een andere datum als partijen dit zijn overeengekomen) voor aankopen van meer dan $ 200 NZD.

Ontbrekende of onjuiste informatie

Controleer voordat je een factuur verstuurt alle gegevens, met name je GST-nummer en belastingberekeningen. Als er noodzakelijke informatie ontbreekt in een factuur, kan de klant deze mogelijk niet verwerken. Veelvoorkomende problemen zijn onder meer:

• Geen inkoopordernummer (indien vereist door de klant)

• Het factureren van de verkeerde persoon of afdeling (vooral in grote organisaties)

• Tikfouten of onjuiste berekeningen, wat kan leiden tot geschillen

Vage beschrijvingen

Een regelitem als 'Adviesdiensten - $ 2000 NZD' vertelt de klant niet veel. Als ze de betaling niet herkennen, kunnen ze de betaling uitstellen omdat ze om opheldering vragen. Wees in plaats daarvan specifiek over waar de afschrijving voor is. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Consultatie marketingstrategie – 5 uur, 10 januari 2025

• Herontwerp van de website - 50% aanbetaling

Geen betaalvoorwaarden of kosten voor te late betaling vermeld

Als de vervaldatum niet op je factuur wordt vermeld, zullen sommige klanten de betaling niet als urgent ervaren. Vermijd vage termen zoals 'Netto 30' en schrijf in plaats daarvan iets als 'Betaling verschuldigd op 15 maart 2025' of 'Betaling vereist binnen 14 dagen na factuurdatum'.

Als je kosten voor te late betaling of rente in rekening brengt, vermeld dit dan in je contract en op de factuur. Transparant beleid houdt klanten verantwoordelijk. Nieuw-Zeelandse wetgeving staat kosten voor te late betaling alleen toe als deze vooraf zijn overeengekomen. Dus neem iets op als: "Voor facturen die meer dan 30 dagen achterstallig zijn, kunnen kosten voor te late betaling van 5% in rekening worden gebracht."

Moeilijk betaalproces

Als het betalen van je factuur extra stappen vereist, duurt het langer voordat je betaald krijgt. Voeg waar mogelijk een knop 'Nu betalen' of een link voor online betalingen toe. Veelgemaakte fouten kunnen zijn:

• Geen vermelding van bankgegevens voor directe overschrijvingen

• Geen online betaalmogelijkheden aanbieden

• Vereisen van cheques, die traag en verouderd zijn

Gebrekkige opvolging van betaalachterstanden

Sommige ondernemingen beschouwen facturen als iets om te versturen en vergeten ze meteen. Als een onderneming geen follow-up doet, kunnen de klanten ervan uitgaan dat late betalingen geen probleem zijn. Ondernemingen moeten herinneringen instellen en contact opnemen met klanten zodra een factuur achterstallig is. Een eenvoudige e-mail die zegt: "Hallo! Ik wilde even inchecken. Factuur #123 moest gisteren worden betaald. Laat het ons weten als je gegevens nodig hebt om de betaling te verwerken" kan helpen om actie te ondernemen.

Hier is een voorbeeld van hoe je kunt reageren wanneer een factuur achterstallig is:

• 7 dagen te laat: Stuur nog een herinnering.

• Meer dan 14 dagen te laat: Bel of mail de klant met spoed.

• Meer dan 30 dagen te laat: Overweeg om diensten tijdelijk stop te zetten of de incasso-inspanningen te escaleren.

Hoe kunnen ondernemingen onbetaalde facturen effectief voorkomen en beheren?

Zelfs met degelijke facturatiepraktijken worden sommige facturen te laat of helemaal niet betaald. Probeer achterstallige facturen waar mogelijk te vermijden en zorg dat je ze kunt beheren als ze optreden. Hier lees je hoe je het probleem kunt aanpakken.

Controleer klanten en stel vaste kredietvoorwaarden in

Voordat je betaaltermijnen verlengt, moet je nagaan met wie je samenwerkt, met name nieuwe of grote klanten. Controleer hun reputatie, vraag om referenties of vraag vooraf om een aanbetaling. Het is redelijk om strengere betaalvoorwaarden te hanteren voor klanten met een slechte betaalgeschiedenis (bijv. 50% vooraf, kortere deadlines), terwijl je meer flexibiliteit biedt aan klanten met een lange historie.

Betaalvoorwaarden schriftelijk vastleggen

Een eenvoudig contract, een opdrachtbevestiging of een geaccepteerde offerte kan het aantal chargebacks later verminderen. Door deze voorwaarden vast te leggen, wordt het eenvoudiger om klanten aansprakelijk te houden bij te late betalingen. Elke overeenkomst moet het volgende bevatten:

• Betaaltermijnen (bijv. 'Facturen moeten binnen 14 dagen worden betaald')

• Kosten voor late betaling of rente, indien van toepassing (deze moeten vooraf worden aangegeven om afdwingbaar te zijn in Nieuw-Zeeland)

• Gevolgen voor niet-betaling (bijv. diensten gepauzeerd, toekomstig werk stopgezet)

Factureer stipt en volg openstaande betalingen

Verstuur facturen zo snel mogelijk na het leveren van een product of dienst: Weken wachten om te factureren vertraagt de betaling alleen maar verder. Door meteen op te volgen wanneer een factuur achterstallig is, vergroot je de kans om betaald te worden. Gebruik een factuurservice zoals Stripe Invoicing om uitstaande facturen te controleren en te categoriseren op betaaldatum:

• Actueel (nog niet verschuldigd)

• 30 dagen achterstallig

• 60 dagen achterstallig

• Meer dan 90 dagen achterstallig (een belangrijke fase)

Een vroege en beleefde follow-up

Wanneer een factuur achterstallig is, is de eerste stap het sturen van een beleefde herinnering. Klanten vergeten vaak te betalen, dus een snel duwtje in de rug kan helpen om veel achterstallige betalingen op te lossen. Probeer een bericht te sturen zoals het volgende:

• 1-3 dagen achterstallig: "Even een korte herinnering dat factuur #123 op [datum] moest worden betaald. Laat het ons weten als je gegevens nodig hebt om de betaling te verwerken."

• 7 tot 14 dagen achterstallig: "Factuur #123 is nu [X] dagen te laat. Regel de betaling of neem contact met ons op als er een probleem is."

• Meer dan 30 dagen achterstallig: Escaleer met een vastberaden, maar beleefd bericht, zoals: "Dit is een laatste herinnering voordat we verdere actie ondernemen met betrekking tot factuur #123."

Als e-mailherinneringen niet werken, bel dan rechtstreeks met de klant. Het kan moeilijker zijn om een telefoongesprek te negeren dan een e-mail.

Consequenties als klanten niet betalen

Veel ondernemingen betalen snel als er echte gevolgen zijn, vooral als er extra kosten aan verbonden zijn. Als meerdere herinneringen onbeantwoord blijven, overweeg dan:

• Diensten tijdelijk stopzetten totdat de betaling is ontvangen

• Het opnieuw versturen van de factuur met een toeslag voor te late betaling (als dit in je contract was opgenomen)

• Het versturen van een afschrift met alle onbetaalde facturen, met name voor zakelijke klanten met meerdere openstaande betalingen

Overweeg juridische stappen of een incassobureau in te schakelen voor achterstallige facturen

Als de factuur na meer dan 60 dagen onbetaald blijft, denk dan aan:

• Het inhuren van een incassobureau (je moet dan een percentage afdragen, maar misschien krijg je nog iets terug)

• Een claim indienen bij het geschillentribunaal van Nieuw-Zeeland

• De cliënt formeel op de hoogte stellen van juridische stappen: alleen al de vermelding van escalatie kan resultaten opleveren

Gebruik deze maatregelen zorgvuldig, omdat ze de klantrelaties kunnen schaden. Maar als een klant niet wil betalen, heeft het terugvorderen van je geld prioriteit.

Automatiseer de betalingsherinneringen

Software voor geautomatiseerde facturatie kan herinneringen versturen en escaleren, zodat je niet handmatig achter betalingen aan hoeft te gaan en mislukte betalingen niet opnieuw hoeft te proberen. Je kunt ook interne waarschuwingen implementeren (bijvoorbeeld een agendaherinnering om klanten te bellen met facturen die 15 of meer dagen achterstallig zijn).

Hoe verbeteren geautomatiseerde facturatieoplossingen de efficiëntie?

Het handmatig maken van facturen, het versturen van herinneringen en het bijhouden van betalingen kosten tijd en laten ruimte voor fouten. Software voor automatische facturatie handelt dit proces af, waardoor fouten worden verminderd en de cashflow verbetert. Hier lees je hoe automatisering je facturatieworkflow kan transformeren.

Bespaart tijd en zorgt voor consistente facturatie

In plaats van facturen helemaal zelf op te stellen, genereren geautomatiseerde tools deze direct met behulp van sjablonen of terugkerende facturatieschema's. Je kunt facturen op tijd versturen en het risico verkleinen dat je een klant vergeet te factureren. Ondernemingen die facturatie automatiseren, worden over het algemeen sneller betaald, simpelweg omdat ze facturen consistenter versturen.

Vermindert menselijke fouten

Handmatige facturatie kan tikfouten, dubbele factuurnummers en onjuiste belastingberekeningen tot gevolg hebben. Automatisering vermindert deze fouten en controleert of elke factuur de juiste gegevens, tarieven en belastingpercentages bevat. Dat kan leiden tot minder chargebacks, correcties en betaalachterstanden.

Versnelt betalingen

Bij veel facturatieplatforms kun je een knop 'Nu betalen' toevoegen aan facturen. Hiermee kunnen klanten direct betalen met een creditcard of bankoverschrijving. Sommige systemen bieden ook automatische incasso of integratie van digitale wallets.

Automatiseert follow-ups en het volgen van betalingen

Geautomatiseerde systemen volgen betalingen in real time en sturen automatisch herinneringen, zodat je niet handmatig hoeft te controleren welke facturen achterstallig zijn. Je kunt vervolgmails inplannen (één voor de vervaldatum, één op de vervaldatum en één als de betaling te laat is), zodat er geen factuur verloren gaat. Stripe Invoicing kan bijvoorbeeld automatisch nieuwe pogingen doen om mislukte betalingen te innen.

Synchroniseert met boekhoudsoftware

Moderne facturatietools kunnen worden geïntegreerd met Xero, MYOB, QuickBooks en andere boekhoudsoftware, zodat je administratie automatisch wordt bijgewerkt als er betalingen binnenkomen. Zo voorkom je dubbele gegevensinvoer en krijg je inzicht in je actuele omzet, openstaande facturen en cashflow.

Bereidt je onderneming voor op e-facturatie

Nieuw-Zeeland stapt over op e-facturatie, waarbij facturen direct worden uitgewisseld tussen de boekhoudsystemen van ondernemingen via gestandaardiseerde indelingen zoals XML. Hoewel het momenteel alleen verplicht is voor bepaalde overheidsinstellingen, zijn er 10.000 ondernemingen geregistreerd om in 2023 e-facturen te ontvangen. Dankzij de geautomatiseerde facturatietools die elektronische facturatie ondersteunen, ben je klaar voor deze verschuiving door administratieve rompslomp en betaalvertragingen te verminderen.

Vereenvoudigt administratie en fiscale compliance

Met digitale facturatie worden alle gegevens veilig opgeslagen en wordt er automatisch een back-up van gemaakt, wat een groot voordeel is tijdens het belastingseizoen. In Nieuw-Zeeland moeten ondernemingen facturen minimaal zeven jaar bewaren. Automatisering helpt daarbij door alles op één plek te archiveren. Sommige platforms genereren ook GST-rapporten, waardoor belastingaangiften eenvoudiger worden.

Wat zijn de juridische en fiscale overwegingen bij facturatie in Nieuw-Zeeland?

Je facturen moeten ook voldoen aan wettelijke en fiscale vereisten, met name als je een onderneming hebt die is geregistreerd voor GST. Dit is wat je moet weten om aan de regels te blijven voldoen.

Vereisten voor GST-facturen

Als je onderneming jaarlijks meer dan $ 60.000 NZD verdient, moet je je registreren voor GST en 15% GST in rekening brengen op de meeste goederen en diensten. Facturen moeten de volgende gegevens bevatten:

• Je bedrijfsnaam, adres en GST-nummer

• De naam en het adres van de klant (als het bedrag $ 1000 NZD of meer is)

• Factuurdatum

• Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten

• Belastbaar bedrag, GST toegevoegd en totaalbedrag

• De woorden 'btw-factuur'

• Een wisselkoers, als er vreemde valuta wordt gebruikt

De mate van gedetailleerdheid die nodig is, is afhankelijk van het bedrag van de factuur:

• $ 50 NZD (exclusief GST) en minder: Er is geen btw-factuur vereist.

• $ 51 - $ 999 NZD: Je hebt een basisfactuur nodig (bedrijfsgegevens, datum, beschrijving, totaalbedrag).

• $ 1000 NZD en meer: Alle gegevens zijn vereist, waaronder de naam en het adres van de koper en een gedetailleerde GST-berekening.

Administratieve regels

Ondernemingen moeten facturen ten minste zeven jaar bewaren. Digitale opslag is prima (er zijn geen papieren kopieën nodig), maar records moeten gemakkelijk kunnen worden teruggevonden als de IRD daarom vraagt. Het maken van back-ups van facturen in cloudgebaseerde systemen kan voorkomen dat belangrijke financiële gegevens verloren gaan.

Timingregels voor GST-facturen

Als een klant met een GST-registratie om een factuur vraagt, moet je deze binnen 28 dagen verstrekken voor aankopen van meer dan $ 200 NZD. De meeste ondernemingen maken facturen direct nadat een verkoop of dienst is voltooid, om te voldoen en betalingen te versnellen.

E-facturatie en compliance

Vanaf 2026 zijn meer overheidsinstanties in Nieuw-Zeeland verplicht om e-facturen te versturen en ontvangen. Als je van plan bent om met overheidsinstanties samen te werken, kan e-facturatie een noodzaak worden.

Gegevensbeveiliging en privacy

Facturen bevatten gevoelige zakelijke en persoonlijke gegevens, dus je moet ze beschermen. Als je er een e-mailt, controleer dan het adres van de ontvanger om privacyschendingen te voorkomen. Sommige ondernemingen gebruiken pdf-bestanden die met een wachtwoord zijn beveiligd of facturatieplatforms met beveiligde portals. Op grond van de privacywet van Nieuw-Zeeland moeten ondernemingen redelijke maatregelen nemen om klantgegevens te beschermen.

Hoe vereenvoudigt Stripe de facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland?

Stripe biedt een breed scala aan diensten, waaronder betalingsverwerking en facturatie, en helpt ondernemingen bij het maken, verzenden en volgen van facturen. Hier lees je hoe je met Stripe gemakkelijker en sneller betalingen ontvangt en aan de GST-vereisten voldoet.

Makkelijker facturen maken

Met Stripe Invoicing kun je binnen enkele minuten facturen genereren en versturen. Stripe biedt sjablonen die je helemaal zelf kunt aanpassen, zodat je facturen niet helemaal zelf hoeft op te bouwen. Je kunt je branding, gespecificeerde kosten en betaalvoorwaarden toevoegen, zodat elk document er consistent en volledig uitziet.

Geïntegreerde GST-compliance

Stripe kan de naleving van GST-regels eenvoudiger maken. Je GST-nummer uit Nieuw-Zeeland wordt automatisch toegevoegd aan facturen. En als een klant een GST-ID in zijn profiel heeft opgeslagen, bestempelt Stripe de pdf als een 'btw-factuur', een IRD-vereiste. Stripe kan ook automatisch GST-bedragen berekenen en weergeven, wat de kans op fouten verkleint.

Meerdere betaalopties voor snellere transacties

Stripe-facturen worden geleverd met een betaalknop, waardoor klanten eenvoudig online kunnen betalen. Je kunt creditcards, bankoverschrijvingen, digitale wallets en automatische incasso's accepteren. Dit vermindert de betalingsfrictie en versnelt de verwerking. Aangezien Stripe betalingen in meerdere valuta's ondersteunt, kan het een effectieve optie zijn als je internationale klanten hebt.

Geautomatiseerde herinneringen en nieuwe pogingen om betalingen te doen

Achterstallige betalingen vertragen de geldstromen. Met Stripe kun je herinneringen automatiseren met vaste tussenpozen (bijvoorbeeld drie dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum, daarna). Als je terugkerende facturen hebt, probeert de functie Smart Retries van Stripe automatisch opnieuw betalingen te innen op optimale tijdstippen als een transactie mislukt.

Tracking in real time van facturen

Op het Stripe-dashboard vind je een live overzicht van je facturen en zie je welke zijn betaald en welke niet. Je kunt filters instellen, rapporten exporteren,en integreren met Xero of QuickBooks met apps via de Stripe App Marketplace om betalingen en boekhouding automatisch te synchroniseren.

Terugkerende facturatie voor lopende projecten

Als je klanten regelmatig factureert, bijvoorbeeld voor abonnementen of voorschotten, kun je met Stripe terugkerende facturen inplannen of automatische facturatie instellen. Hiermee verstuur je facturen op tijd, verminder je het administratieve werk en maak je de omzet voorspelbaarder.

Veilige verwerking van betalingen

Klanten kunnen vertrouwen op het veilige betaalproces van Stripe. Stripe is PCI-conform en gaat zorgvuldig om met gevoelige betaalgegevens. Dit geeft je klanten gemoedsrust, wat kan leiden tot minder betaalachterstanden als gevolg van veiligheidsoverwegingen.