收款本应简单：您完成工作，发送发票，然后款项就会进入您的账户。但事情并不总是那么容易实现。客户忘记付款，付款条款被忽视，小的发票开具错误可能会导致严重的付款延迟。您的现金流取决于您的发票质量，因此您应该让它们清晰、精美且易于支付。只需一些周全的调整就能带来显著改善。

下文将讨论新西兰企业发票开具的最佳实践，例如发票应包含的内容、如何实现发票自动化以及如何管理未付发票。

本文内容

• 新西兰商业发票的主要组成部分有哪些？
  
• 导致付款延迟的一些常见发票开具错误有哪些？
  
• 企业如何有效地预防和管理未付发票？
  
• 自动发票开具解决方案如何提高效率？
  
• 在新西兰开具发票时，有哪些法律和税务方面的注意事项？
  
• Stripe 如何简化新西兰企业的发票开具流程？
  

新西兰商业发票的主要组成部分有哪些？

结构合理的发票可以帮助您更快收到款项，并确保符合新西兰的发票开具规则以及商品和服务税 (GST)。每张发票都应该简单、完整且易于处理，既适合您的客户，也适用于您自己的记录保存。以下是需要包括的内容：

• 您的企业详细信息（企业名称或商号、实际地址、电子邮件、电话号码和商品及服务税编号）

• 客户详细信息 — 如果发票金额为 1,000 新西兰元 (NZD) 及以上，这是一项商品及服务税 (GST) 要求

• 唯一的发票编号和开具日期

• 商品或服务的具体描述

• 金额和总额（如果适用，包括 15% 的商品及服务税）

• 通俗易懂的付款条件和到期日

• 商品及服务税和合规要素（即“税务发票”字样，以及如果使用外币时的汇率）

导致付款延迟的一些常见发票开具错误有哪些？

即使您有可靠的客户，小的发票开具错误也可能会减慢付款速度。如果您的发票不清晰、不完整或开具延迟，客户可能不会优先处理这些发票。以下是一些可能导致付款延迟的常见发票开具错误。

发票开具延迟

如果您不及时开具发票，就是在延迟自己收款。将开具发票纳入您的日常工作流程。在交付产品或服务后立即发送发票，或者设置一个定期的时间表（例如，每周五为已完成的工作开具发票）。新西兰的一些法规有助于鼓励及时开具发票。例如，新西兰税务局 (IRD) 要求企业在收到请求后的 28 天内（如果双方另有约定，则按约定日期）向已注册商品及服务税的买家开具商品及服务税发票，用于金额超过 200 新西兰元的采购。

信息缺失或不正确

在发送发票之前，仔细检查所有细节 — 尤其是您的商品及服务税编号和税务计算。如果发票缺少必要的信息，客户可能无法处理它。常见问题包括：

• 没有采购订单号（如果客户要求）

• 向错误的人或部门开具账单（尤其是在大型组织中）

• 拼写错误或计算错误，可能导致争议

描述含糊不清

像“咨询服务 — 2,000 新西兰元”这样的项目行并没有向客户传达太多信息。如果他们不认可这笔费用，可能会在要求澄清时延迟付款。相反，要具体说明这笔费用的用途。例如：

• 营销策略咨询 — 5 小时，2025 年 1 月 10 日

• 网站重新设计 – 50% 预付款

未提及付款条件或滞纳金

如果发票未注明到期日，部分客户可能不会认为付款紧急。避免使用“净 30 天”等模糊术语，而是明确写出“付款截止日期为 2025 年 3 月 15 日”或“发票日期后 14 天内付款”。

如果您收取滞纳金或利息，确保在合同和发票上都提及。透明的政策能让客户承担起责任。新西兰法律规定，只有在事先达成一致的情况下才允许收取滞纳金，所以可以写上类似“逾期超过 30 天的发票将产生 5% 的滞纳金”的内容。

付款流程繁琐

如果支付您的发票需要额外的步骤，那么收款就会花费更长时间。尽可能在发票中包含“立即支付”按钮或在线支付链接。常见错误可能包括：

• 未列出用于直接转账的银行详细信息

• 未提供在线支付选项

• 要求支票支付，这种方式缓慢且过时

对逾期付款缺乏跟进

一些企业可能会把发票发送出去后就立刻抛诸脑后。如果企业不跟进，客户可能会认为逾期付款不是什么大事。企业应该设置提醒，并在发票逾期后立即联系客户。一封简单的邮件，如“温馨提示：发票 #123 昨天就到期了。果您在处理付款时需要任何详细信息，请告知我们”，可以促使客户采取行动。

以下是发票逾期时的应对示例：

• 逾期 7 天： 再次发送提醒。

• 逾期超过 14 天： 紧急致电或发电子邮件给客户。

• 逾期超过 30 天： 考虑暂停服务或加大催款力度。

企业如何有效地预防和管理未付款的发票？

即使有完善的发票开具流程，仍有一些发票会延迟付款或者无法支付。尽可能预防逾期发票，并制定应对计划。以下是解决该问题的方法。

审核客户并设定严格的信用条款

在延长付款期限之前，先调查一下您合作的对象 — 尤其是新客户或大客户。查看他们的信誉，索要贸易参考信息，或者要求预付定金。对付款记录不佳的客户采用更严格的付款条款（如预付 50%，缩短期限），而对长期可靠的客户提供更多灵活性，这是合理的。

以书面形式确定付款条款

简单的合同、聘书或接受的报价可以减少后续争议。书面记录这些条款有助于在付款延迟时追究客户责任。每份协议应明确：

• 付款截止日期（例如，“发票应在 14 天内付款”）

• 滞纳金或利息费用（如果适用，这些必须事先明确规定，以便在新西兰具有可执行性）

• 不付款的后果（例如，暂停服务，停止未来的工作）

及时开具发票并跟踪未付款项

在交付产品或服务后尽快发送发票；等待数周才发票开具只会进一步延迟收款。一旦发票逾期就立即跟进，可以增加您收到款项的机会。使用 Stripe Invoicing 等发票服务工具来监控未结发票，并按到期日对其进行分类：

• 当前（尚未到期）

• 逾期 30 天

• 逾期 60 天

• 逾期超过 90 天（这是一个重要阶段）

尽早礼貌地跟进

当发票逾期时，第一步是发送礼貌的提醒。客户常常可能会忘记，所以一个小小的提醒可以帮助解决许多逾期付款的问题。可以尝试发送如下信息：

• 逾期 1-3 天： “只是快速提醒一下，发票 #123 将于 [日期] 到期。如果您在处理付款时需要任何详细信息，请告知我们。”

• 逾期 7-14 天：“发票 #123 现已逾期 [X] 天。请安排付款，如果有问题请联系我们。”

• 逾期 30 天以上： 发送一份坚定但礼貌的信息，如“这是在我们就 123 号发票采取进一步行动之前的最后提醒。”

如果电子邮件提醒不起作用，直接给客户打电话。电话沟通比邮件更难被忽视。

对不付款行为实施相应后果

一旦有了实际的后果，许多企业会迅速付款，尤其是涉及额外费用时。如果多次提醒都没有得到回应，可以考虑：

• 暂停服务，直到收到付款

• 重新发送发票，并加上滞纳金（如果这在您的合同中有规定）

• 发送一份列出所有未付款发票的对账单，特别是对于有多个未付款项的企业客户

对于长期逾期的发票，考虑采取法律措施或委托收账机构

如果发票逾期超过 60 天仍未付款，可以考虑：

• 聘请催收机构（它会收取一定比例的费用，但您仍可能收回一些款项）

• 向新西兰争议法庭提出索赔

• 正式通知客户将采取法律行动 — 仅提及升级可能促成解决

谨慎使用这些措施，因为它们可能会损害客户关系。但如果客户就是不付款，收回您的款项才是首要任务。

自动付款提醒

自动化发票开具软件可以发送并逐步加强提醒，这样您就不必手动催款，也不必手动重试失败的付款。您还可以设置内部提醒（例如，设置日历提醒，对于逾期 15 天或更长时间的发票，致电相关客户）。

自动发票开具解决方案如何提高效率？

手动创建发票、发送提醒和跟踪付款需要时间，并且容易出错。自动化发票开具软件可以处理这些流程，减少错误并改善现金流。以下是自动化如何改变您的发票开具工作流程的方式。

节省时间并保持计费一致性

自动化工具无需从头起草发票，而是可以使用模板或定期账单计划即时生成发票。您可以按时发送发票，降低忘记发票开具的风险。实现发票开具自动化的企业往往能更快收到款项，仅仅是因为它们更一致地发送发票。

减少人为错误

手动开具发票可能会导致错误，如拼写错误、重复的发票编号和错误的税务计算。自动化可以减少这些错误，并检查每张发票是否包含正确的详细信息、价格和税率。这可能意味着更少的争议、更正和付款延迟。

加快支付速度

许多发票平台允许您在发票中添加“立即付款”按钮。这样一来，客户就可以通过信用卡或银行转账即时付款。一些系统还提供直接借记或数字钱包集成。

自动跟进和付款跟踪

自动化系统可以实时跟踪付款情况，并自动发送提醒，所以您不必手动检查哪些发票逾期了。您可以安排跟进邮件 — 到期前、到期当天及逾期后各一封 — 确保无发票遗漏。Stripe Invoicing 自动重试失败交易。

与会计软件同步

现代发票工具与 Xero、MYOB、QuickBooks 和其他会计平台集成，因此您的记录会在收到付款时自动更新。这可以防止重复数据输入，并让您实时了解您的收入、未结发票和现金流。

为企业适应电子发票做好准备

新西兰正朝着电子发票方向发展，在这种模式下，发票是企业之间使用 XML 等标准化格式在会计系统之间直接交换的。虽然目前仅对一些政府机构强制要求，但在 2023 年，已有 10000 家企业注册接收电子发票。支持电子发票的自动化工具通过减少行政工作和付款延迟，助您为这一转变做好准备。

简化记录保存和税务合规

使用数字发票，所有记录都能安全存储并自动备份，这在报税季是一个很大的优势。在新西兰，企业必须将发票保存至少七年，自动化工具将所有记录归档于一处。一些平台还会生成商品及服务税报告，这简化了纳税申报流程。

在新西兰开具发票时，有哪些法律和税务方面的注意事项？

您的发票还需要满足法律和税务要求，特别是如果您有一家已注册商品及服务税的企业。以下是您需要了解的合规要点。

商品及服务税发票要求

如果您的企业年收入超过 60,000 新西兰元，您必须注册商品及服务税并对大多数商品和服务收取 15% 的商品及服务税。发票必须包括以下内容：

• 您的公司名称、地址和商品及服务税编号

• 客户的名称和地址（如果金额为 1,000 新西兰元或以上）

• 发票日期

• 对所提供商品或服务的描述

• 应税金额、添加的商品及服务税和总金额

• “税务发票”字样

• 如果使用外币，需注明汇率

所需的详细程度取决于发票金额：

• 50 新西兰元（不含商品及服务税）及以下： 无需税务发票。

• 51–999 新西兰元： 您需要一张基本发票（即企业详细信息、日期、描述、总金额）。

• 1,000 新西兰元及以上： 需要完整的详细信息，包括买家的名称和地址以及详细的商品及服务税计算。

记录保存规则

企业必须将发票保留至少七年。电子存储即可 — 无需纸质副本 — 但税务局要求时必须能轻松检索。在基于云的系统中备份发票可以防止重要财务记录丢失。

商品及服务税发票的时间规则

如果已注册商品及服务税的客户要求开具发票，对于金额超过 200 新西兰元的采购，您必须在 28 天内提供发票。大多数企业在销售或服务完成后立即开具发票，以遵守规定并加快收款速度。

电子发票与合规

到 2026 年，新西兰更多的政府机构将被要求收发电子发票。如果您计划与政府机构合作，电子发票可能会成为必要条件。

数据安全和隐私

发票包含敏感的企业和个人详细信息，所以您必须保护这些信息。如果您通过电子邮件发送发票，仔细检查收件人地址，以避免隐私泄露。一些企业使用受密码保护的 PDF 文件或带有安全门户的发票开具平台。根据新西兰的隐私法，企业有义务采取合理措施保护客户信息。

Stripe 如何简化新西兰商家的发票开具流程？

Stripe 提供广泛的服务，包括付款处理和发票，并帮助企业创建、发送和跟踪发票。以下是 Stripe 如何让收款变得更轻松快捷，并帮助企业遵守商品及服务税规定的方式。

更轻松的发票创建

借助 Stripe Invoicing，您可以在几分钟内生成并发送发票。Stripe 公司提供可定制的模板，所以您无需从头创建发票。您可以添加您的品牌标识、详细的费用项目和付款条款，这样每份文件看起来都一致且完整。

内置商品及服务税合规功能

Stripe 可以帮助企业更轻松地遵守商品及服务税规定。它会自动将您的新西兰商品及服务税编号添加到发票中。如果客户在其个人资料中保存了商品及服务税编号，Stripe 公司会将 PDF 文件标记为“税务发票”— 这是税务局的要求。Stripe 还可以自动计算和显示商品及服务税金额，从而降低出错的风险。

多种支付方式，加快交易速度

Stripe 发票带有支付按钮，方便客户在线支付。您可以接受信用卡、银行转账、数字钱包和直接借记，从而减少支付摩擦并加快处理速度。由于 Stripe 支持多币种支付，对有国际客户的企业尤为有效。

自动提醒和付款重试

延迟付款会延缓资金流动。使用 Stripe，您可以按设定间隔自动发送提醒（如到期前三天、到期当天及之后）。如果您有经常性发票，Stripe 的 Smart Retries 功能会在交易失败时自动选择最优时间再次尝试收款。

实时发票跟踪

Stripe 管理平台实时显示发票状态，区分已付和未付。您可设置筛选器、导出报告，并通过 Stripe App Marketplace 与 Xero 或 QuickBooks 集成，自动同步付款和会计记录。

为正在进行的项目开具定期发票

如果您定期向客户收费，例如订阅或保留费用，Stripe 允许您安排定期发票或建立自动计费。这有助于按时发送发票、减少行政工作并使收入更可预测。

安全的支付处理

客户可信任 Stripe 的安全结账流程。Stripe 符合 PCI 标准，谨慎处理敏感支付数据。这能让客户安心，减少因安全问题导致的付款延迟。