Att få betalt ska vara enkelt: du gör jobbet, skickar en faktura och får pengar på ditt konto. Men det är inte alltid så lätt. Kunder glömmer att betala, betalningsvillkor ignoreras och små faktureringsfel kan skapa stora förseningar. Ditt kassaflöde beror på hur bra du fakturerar, så du bör göra dina fakturor tydliga, snygga och lätta att betala. Bara några genomtänkta justeringar kan göra stor skillnad.

Nedan diskuterar vi de bästa metoderna för fakturering för företag i Nya Zeeland, till exempel vad som ska ingå i fakturor, hur man automatiserar fakturering och hur man hanterar obetalda fakturor.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är huvudkomponenterna i en handelsfaktura i Nya Zeeland?
  
• Vilka är några vanliga faktureringsfel som leder till betalningsförseningar?
  
• Hur kan företag förebygga och hantera obetalda fakturor på ett effektivt sätt?
  
• Hur förbättrar automatiserade faktureringslösningar effektiviteten?
  
• Vilka är de juridiska och skattemässiga övervägandena för fakturering i Nya Zeeland?
  
• Hur förenklar Stripe fakturering för företag i Nya Zeeland?
  

Vilka är huvudkomponenterna i en handelsfaktura i Nya Zeeland?

En välstrukturerad faktura kan hjälpa dig att få betalt snabbare och säkerställa efterlevnad av Nya Zeelands regler för fakturering och moms på varor och tjänster (GST). Varje faktura ska vara okomplicerad, komplett och lätt att behandla – både för din kund och för din egen bokföring. Här är vad du ska inkludera:

• Dina företagsuppgifter (ditt företags- eller handelsnamn, fysisk adress, e-postadress, telefonnummer och GST-nummer)

• Kunduppgifter är ett GST-krav om fakturan är på 1 000 nyzeeländska dollar (NZD) eller mer

• Unikt fakturanummer och utfärdandedatum

• Särskild beskrivning av varor eller tjänster

• Belopp och totalsumma (inklusive 15 % GST, om tillämpligt)

• Betalningsvillkor och förfallodag i klartext

• GST och efterlevnadselement (dvs. orden ”skattefaktura" och en växelkurs om utländsk valuta används)

Kan du ge några exempel på faktureringsfel som leder till försenade betalningar?

Även om du har pålitliga kunder kan små faktureringsfel fördröja betalningarna. Om dina fakturor är otydliga, ofullständiga eller försenade kan det hända att kunderna inte prioriterar dem. Här är några vanliga faktureringsfel som kan orsaka betalningsförseningar.

Försenade fakturor

Om du inte fakturerar i tid försenar du din egen betalning. Gör fakturering till en del av din rutin. Skicka fakturor direkt efter att du har levererat en produkt eller tjänst eller ställ in ett återkommande schema (t.ex. varje fredag för det arbete som har utförts under veckan). Vissa bestämmelser i Nya Zeeland uppmuntrar till snabb fakturering. Till exempel kräver Inland Revenue Department (IRD) att företag utfärdar GST-fakturor till registrerade GST-köpare inom 28 dagar efter en begäran (eller ett annat datum om parterna har kommit överens om det) för köp över 200 NZD.

Information saknas eller är felaktig

Innan du skickar en faktura ska du dubbelkolla alla uppgifter, särskilt ditt GST-nummer och skatteberäkningar. Om en faktura saknar nödvändig information kan det hända att kunden inte kan behandla den. Vanliga problem är:

• Inget inköpsordernummer (om det krävs av kunden)

• Fakturering till fel person eller avdelning (särskilt i stora organisationer)

• Felskrivningar eller felaktiga beräkningar, vilket kan leda till tvister

Vaga beskrivningar

En post som "Konsulttjänster – 2 000 NZD" säger inte kunden så mycket. Om de inte känner igen debiteringen kan de vänta med betalningen eftersom de ber om ett förtydligande. Var istället specifik om vad avgiften är till för. Här är några exempel:

• Konsultation om marknadsföringsstrategi – 5 timmar, 10 januari 2025

• Omdesign av webbplats – 50 % handpenning

Inga betalningsvillkor eller förseningsavgifter nämns

Om förfallodatumet inte anges på fakturan ser vissa kunder inte betalningen som brådskande. Undvik vaga termer som "30 netto" och skriv i stället något i stil med "Betalning senast 15 mars 2025" eller "Betalning krävs inom 14 dagar från fakturadatum".

Om du tar ut förseningsavgifter eller dröjsmålsränta, se till att du nämner det i ditt kontrakt och på fakturan. Transparenta policyer håller kunderna ansvariga. Nyzeeländsk lag tillåter förseningsavgifter endast om de överenskommits i förväg, så inkludera något i stil med: "Fakturor som förfaller med mer än 30 dagar kan medföra en förseningsavgift på 5 %."

Svår betalningsprocess

Om det krävs extra steg för att betala din faktura kommer det att ta längre tid att få betalt. När det är möjligt, inkludera en "betala nu"-knapp eller en länk för onlinebetalningar. Vanliga misstag kan vara:

• Att inte ange bankuppgifter för direktöverföringar

• Att inte erbjuda betalningsalternativ online

• Att de kräver kontroller som är långsamma och föråldrade

Utebliven uppföljning av sena betalningar

Vissa företag kan behandla fakturor som något som ska skickas och sedan omedelbart glöms bort. Om ett företag inte följer upp kan dess kunder anta att sena betalningar inte är en stor sak. Företag bör ställa in påminnelser och kontakta kunder så snart en faktura förfaller. T.ex. ett enkelt e-postmeddelande där det står: ”Det här är en påminnelse om att Faktura #123 har förfallit till betalning. Meddela oss om du behöver några uppgifter för att behandla betalningen” kan underlätta.

Här är ett exempel på hur du agerar när en faktura förfaller:

• 7 dagar för sent: Skicka en ny påminnelse.

• Mer än 14 dagar försenad: Ring eller skicka omedelbart ett mejl till kunden.

• Mer än 30 dagar försenad: Överväg att pausa tjänster eller eskalera inkasseringsförsöken.

Hur kan företag förebygga och hantera obetalda fakturor på ett effektivt sätt?

Även med goda faktureringsrutiner kommer vissa fakturor att betalas för sent – eller inte alls. Försök att förhindra förfallna fakturor där det är möjligt och ha en plan för att hantera dem när de dyker upp. Så här åtgärdar du problemet.

Granska kunder i förväg och fastställ fasta kreditvillkor

Innan du förlänger betalningsvillkoren bör du ta reda på vem du arbetar med, särskilt nya eller stora kunder. Kontrollera deras rykte, be om handelsreferenser eller begär en handpenning. Det är rimligt att ha striktare betalningsvillkor för kunder med dålig betalningshistorik (t.ex. 50 % i förskott, kortare tidsfrister) samtidigt som man erbjuder mer flexibilitet till långvariga, pålitliga kunder.

Skriv ner betalningsvillkoren

Ett enkelt kontrakt, förbindelsebrev eller accepterad offert kan minska tvister senare. Att dokumentera dessa villkor kan göra det lättare att hålla kunderna ansvariga om betalningarna är försenade. Varje avtal bör innehålla följande uppgifter:

• Betalningsfrister (t.ex. "Fakturor förfaller inom 14 dagar")

• Förseningsavgifter eller räntekostnader, om tillämpligt (dessa måste anges i förväg för att vara verkställbara i Nya Zeeland)

• Konsekvenser vid utebliven betalning (t.ex. tjänster pausade, framtida arbete stoppat)

Fakturera snabbt och spåra utestående betalningar

Skicka fakturor så snart som möjligt efter att en produkt eller tjänst har levererats. Att vänta flera veckor med att fakturera försenar bara betalningen ytterligare. Att följa upp när en faktura är förfallen kan öka din chans att få betalt. Använd en fakturatjänst som Stripe Invoicing för att övervaka utestående fakturor och kategorisera dem efter förfallodatum:

• Nuvarande (ännu inte förfallen)

• 30 dagar försenad

• 60 dagar försenad

• Över 90 dagar försenad (ett viktigt steg)

Följ upp tidigt och artigt

När en faktura har förfallit är det första steget att skicka en artig påminnelse. Kunder kan ofta glömma, så en snabb knuff kan hjälpa till att lösa många sena betalningar. Prova att skicka ett meddelande som liknar följande:

• 1–3 dagar försenad: ”Jag vill bara påminna om att faktura #123 förfaller den [datum]. Meddela oss om du behöver några uppgifter för att behandla betalningen."

• 7–14 dagar försenad: "Faktura #123 är nu [X] dagar försenad. Genomför betalningen eller kontakta oss vid eventuella problem."

• Över 30 dagar försenad: Eskalera med ett bestämt men artigt meddelande som: "Det här är en sista påminnelse innan vi vidtar ytterligare åtgärder angående faktura #123."

Om e-postpåminnelser inte fungerar bör du ringa kunden direkt. Det kan vara svårare för dem att ignorera ett telefonsamtal än ett e-postmeddelande.

Verkställ konsekvenser vid utebliven betalning

Många företag betalar snabbt när det finns verkliga konsekvenser, särskilt om ytterligare avgifter är inblandade. Om flera påminnelser förblir obesvarade kan du överväga att:

• Pausa tjänster tills betalning har mottagits

• Skicka om fakturan med en förseningsavgift tillagd (om detta ingick i ditt kontrakt)

• Skicka ett kontoutdrag som listar alla obetalda fakturor, särskilt för företagskunder med flera utestående betalningar

Överväga rättsliga åtgärder eller en inkassobyrå för äldre förfallna fakturor

Om fakturan fortfarande är obetald efter mer än 60 dagar bör du överväga följande:

• Anlita ett inkassoföretag (det kommer att ta en procentsats, men du kan fortfarande få tillbaka något)

• Lämna in ett krav till Nya Zeelands tvistedomstol

• Formellt meddela klienten om rättsliga åtgärder – bara omnämnandet av en eskalering kan ge resultat.

Använd dock dessa åtgärder med försiktighet eftersom de kan skada kundrelationer. Men om en kund inte vill betala, prioriteras återvinning av dina pengar.

Automatisera betalningspåminnelser

Programvara för automatiserad fakturering kan skicka och eskalera påminnelser så att du inte manuellt behöver jaga betalningar och försöka genomföra misslyckade betalningar igen. Du kan också implementera interna varningar (t.ex. en kalenderpåminnelse om att ringa alla kunder med fakturor som är försenade med 15 eller fler dagar).

Hur effektiviseras automatiserade faktureringslösningar?

Att manuellt skapa fakturor, skicka påminnelser och spåra betalningar tar tid och lämnar utrymme för fel. Automatiserade faktureringsprogram hanterar denna process, minskar misstag och förbättrar kassaflödet. Så här kan automatisering förändra ditt faktureringsarbetsflöde.

Sparar tid och ser till att faktureringen förblir konsekvent

Istället för att skriva fakturor från grunden genererar automatiserade verktyg dem direkt med hjälp av mallar eller återkommande faktureringsscheman. Du kan skicka fakturor i tid och minska risken för att glömma att fakturera en kund. Företag som automatiserar fakturering tenderar att få betalt snabbare helt enkelt för att de skickar fakturor på ett mer konsekvent sätt.

Minskar risken för mänskliga fel

Manuell fakturering kan leda till misstag som stavfel, dubbla fakturanummer och felaktiga momsberäkningar. Automatisering minskar dessa fel och kontrollerar att varje faktura innehåller rätt uppgifter, priser och skattesatser. Det kan innebära färre tvister, korrigeringar och betalningsförseningar.

Snabbar upp betalningar

Många faktureringsplattformar låter dig lägga till en "Betala nu"-knapp på fakturor. På så sätt kan kunderna betala direkt via kreditkort eller banköverföring. Vissa system erbjuder även integration av autogiro eller digital plånbok.

Automatiserar uppföljning och betalningsspårning

Automatiserade system spårar betalningar i realtid och skickar påminnelser automatiskt, så att du inte manuellt behöver kontrollera vilka fakturor som är förfallna. Du kan schemalägga uppföljningsmejl – ett före förfallodatumet, ett på förfallodagen och ännu ett om betalningen försenas – så att ingen faktura hamnar på villovägar. Stripe Invoicing kan t.ex. göra nya försök att genomföra misslyckade betalningar automatiskt.

Synkroniseras med bokföringsprogram

Moderna faktureringsverktyg integreras med Xero, MYOB, QuickBooks och andra redovisningsplattformar, så att dina register uppdateras automatiskt när betalningar kommer in. Det kan förhindra dubbel datainmatning och ge dig insikter i realtid om dina intäkter, utestående fakturor och kassaflöde.

Förbereder ditt företag för e-fakturering

Nya Zeeland går mot e-fakturering, där fakturor utbyts direkt mellan företagens bokföringssystem med hjälp av standardiserade format som XML. Även om det för närvarande endast är obligatoriskt för vissa myndigheter, registrerades trots allt 10 000 företag för att kunna ta emot e-fakturor under 2023. Automatiserade faktureringsverktyg som stödjer e-fakturering ser till att du är redo för övergången genom att minska det administrativa arbetet och betalningsförseningarna.

Förenklar registrering och efterlevnad av skatteregler

Med digital fakturering lagras alla poster säkert och säkerhetskopieras automatiskt, vilket är en stor fördel under deklarationssäsongen. I Nya Zeeland måste företag behålla fakturor i minst sju år, och automatisering hjälper till genom att arkivera allt på ett ställe. Vissa plattformar genererar även GST-rapporter, vilket förenklar skattedeklarationer.

Vilka är de juridiska och skattemässiga övervägandena vid fakturering i Nya Zeeland?

Dina fakturor måste också uppfylla juridiska och skattemässiga krav, särskilt om du har ett GST-registrerat företag. Här är vad du behöver veta för att uppfylla efterlevnadskraven.

Krav för GST-fakturor

Om ditt företag tjänar mer än 60 000 NZD per år måste du registrera dig för GST och ta ut 15 % GST på de flesta varor och tjänster. Fakturorna ska innehålla följande:

• Ditt företagsnamn, adress och GST-nummer

• Kundens namn och adress (om beloppet är 1 000 NZD eller mer)

• Fakturadatum

• En beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahållits

• Skattepliktigt belopp, tillagd GST-skatt och totalt belopp

• Ordet "skattefaktura"

• En växelkurs, om utländsk valuta används

Vilken detaljnivå som krävs beror på fakturabeloppet:

• 50 NZD (exklusive GST) och under: Ingen skattefaktura krävs.

• 51–999 NZD: Du behöver en grundfaktura (dvs. företagsuppgifter, datum, beskrivning, totalbelopp).

• 1 000 NZD och över: Fullständiga uppgifter krävs, inklusive köparens namn och adress samt en detaljerad GST-beräkning.

Regler för journalföring

Företag måste behålla fakturor i minst sju år. Digital lagring är bra – det finns inget behov av papperskopior – men register måste vara lätta att hämta om IRD begär dem. Säkerhetskopiering av fakturor i molnbaserade system kan förhindra förlust av viktiga ekonomiska poster.

Tidsregler för GST-fakturor

Om en GST-registrerad kund begär en faktura måste du tillhandahålla den inom 28 dagar för köp över 200 NZD. De flesta företag utfärdar fakturor direkt efter att en försäljning eller tjänst har slutförts för att uppfylla kraven och påskynda betalningarna.

E-fakturering och regelefterlevnad

Fler myndigheter i Nya Zeeland kommer att behöva skicka och ta emot e-fakturor senast 2026. Om du planerar att samarbeta med myndigheter kan e-fakturering bli en nödvändighet.

Datasäkerhet och integritet

Fakturor innehåller känsliga affärs- och personuppgifter, så du måste skydda dem. Om du skickar ett e-postmeddelande ska du dubbelkolla mottagarens adress för att undvika integritetsintrång. Vissa företag använder lösenordsskyddade PDF-filer eller faktureringsplattformar med säkra portaler. Enligt Nya Zeelands Privacy Act är företag skyldiga att vidta rimliga åtgärder för att skydda kundinformation.

Hur förenklar Stripe fakturering för företag i Nya Zeeland?

Stripe erbjuder ett brett utbud av tjänster, inklusive betalningshantering och fakturering, och hjälper företag att skapa, skicka och spåra fakturor. Så här kan Stripe göra det enklare och snabbare att få betalt och följa GST.

Enklare att skapa fakturor

Med Stripe Invoicing kan du generera och skicka fakturor på bara några minuter. Stripe tillhandahåller anpassningsbara mallar så att du slipper skapa fakturor från grunden. Du kan lägga till din varumärkesprofil, specificerade avgifter och betalningsvillkor så att varje dokument ser konsekvent och fullständigt ut.

Inbyggd GST-efterlevnad

Stripe kan hjälpa till att göra det enklare att efterleva GST. Det lägger automatiskt till ditt nyzeeländska GST-nummer i dina fakturor. Om en kund har ett GST-id sparat i sin profil märker Stripe dessutom PDF-filen som en "skattefaktura”, vilket är ett IRD-krav. Stripe kan också beräkna och visa GST-belopp automatiskt, vilket minskar risken för fel.

Flera betalningsalternativ för snabbare transaktioner

Stripe fakturor levereras med en betalningsknapp som gör det enkelt för kunderna att betala online. Du kan ta välja kreditkort, banköverföringar, digitala plånböcker och autogiro som betalmedel, vilket gör betalningsfriktionen smidigare och snabbar upp behandlingsprocessen. Eftersom Stripe stödjer betalningar i flera valutor kan det vara ett effektivt alternativ om du har internationella kunder.

Automatiska påminnelser och nya betalningsförsök

Sena betalningar gör att penningflödet blir långsammare. Med Stripe kan du automatisera påminnelser med bestämda intervall (t.ex. tre dagar före förfallodagen, på förfallodagen, efter). Om du har återkommande fakturor försöker Stripes funktion Smart Retries automatiskt att samla in betalningen igen vid optimala tidpunkter om en transaktion misslyckas.

Fakturaspårning i realtid

Stripe Dashboard ger dig en livevy över dina fakturor och visar vilka som är betalda och vilka som är utestående. Du kan ställa in filter, exportera rapporter och integrera med Xero eller QuickBooks med appar via Stripe App Marketplace för att synkronisera betalningar och bokföringsposter automatiskt.

Återkommande fakturering för pågående projekt

Om du fakturerar kunder regelbundet, t.ex. för abonnemang eller balanserad vinst, kan du med Stripe schemalägga återkommande fakturor eller upprätta automatisk fakturering. På så sätt kan du skicka ut fakturor i tid, minska det administrativa arbetet och göra intäkterna mer förutsägbara.

Säker betalningshantering

Kunderna kan lita på Stripes säkra kassaprocess. Stripe uppfyller PCI-kraven och hanterar känsliga betalningsuppgifter med försiktighet. På så sätt kan du ge kunderna sinnesro, vilket i sin tur kan minska betalningsfördröjningar som orsakas av oro för säkerheteten.