โลกของการประมวลผลการชำระเงินเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว และแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่สุดก็เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่นเดียวกับการทำธุรกิจในแง่มุมอื่นๆ การประมวลผลการชำระเงินกำลังอยู่ระหว่างการปรับปรุงครั้งใหญ่ด้วยเทคโนโลยีใหม่, ความคาดหวังของลูกค้าที่เปลี่ยนไป และการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานของการชำระเงินแบบ B2B ตัวอย่างเช่น FedNow กำลังกำหนดวิธีการเคลื่อนย้ายเงินในสหรัฐอเมริกา, การโอนเงินผ่านธนาคารทันทีแบบ SEPA ทำให้ธุรกรรม "ข้ามพรมแดน" ภายในยุโรปให้ความรู้สึกเหมือนเป็นธุรกรรมในประเทศ และ Unified Payments Interface (UPI) ของอินเดียก็รองรับธุรกรรมมากกว่า 500 ล้านครั้งต่อวัน ทีมการเงินอาจต้องทบทวนความหมายของคำว่า "การประมวลผล" ใหม่ เมื่อระบบอัตโนมัติเข้ามาทำงานด้านการออกใบแจ้งหนี้, การอนุมัติ และการกระทบยอด แทน

การไม่ปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจหมายถึงค่าธรรมเนียมที่สูงขึ้น, อัตราข้อผิดพลาดที่เพิ่มขึ้น และการพลาดโอกาสที่จะทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่ากระแสเงินสดหมุนเวียนในธุรกิจของคุณอย่างไร แต่การรักษาระบบประมวลผลการชำระเงินของคุณให้ล้ำสมัยอยู่เสมอจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มหาศาล พร้อมทั้งเป็นการเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจสำหรับอนาคต

ในส่วนต่อไปนี้ เราจะมาเจาะลึกแนวโน้มปัจจุบันของการชำระเงินแบบ B2B, เทคโนโลยีที่กำลังเข้ามาปรับเปลี่ยนวงการ และแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยให้ทีมการเงินก้าวทันอยู่เสมอ

เนื้อหาหลักในบทความ

• วิธีการชำระเงินแบบ B2B ที่ใช้บ่อยที่สุดมีอะไรบ้าง
  
• การประมวลผลการชำระเงินมีหลักการทำงานอย่างไร
  
• ระบบอัตโนมัติช่วยให้การชำระเงินเร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างไร
  
• ธุรกิจควรให้ความสนใจแนวโน้มการชำระเงินดิจิทัลใดบ้างในขณะนี้
  
• วิธีลดค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่าย Interchange ที่ชาญฉลาดที่สุด
  
• เหตุใดการวิเคราะห์และการรายงานแบบเรียลไทม์จึงสำคัญต่อการจัดการการชำระเงิน
  
• กระเป๋าเงินดิจิทัลหรือตัวเลือก BNPL คุ้มค่าที่จะนำมาใช้กับการชำระเงินแบบ B2B หรือไม่
  
• คุณจะลดการฉ้อโกงในการชำระเงินสำหรับธุรกรรมแบบ B2B ได้อย่างไร
  
• วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการการชำระเงินแบบ B2B ระหว่างประเทศ
  
• คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลการชำระเงินสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ ได้อย่างไร
  
• ระบบ ERP ต้องมีการผสานการทำงานด้านการประมวลผลการชำระเงินแบบใดบ้าง
  
• คุณจะเพิ่มอัตราการอนุมัติการชำระเงินได้อย่างไร
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกระทบยอดการชำระเงินมีอะไรบ้าง
  
• คุณควรจัดการการชำระเงินบางส่วนและแผนการชำระเงินอย่างไร
  
• คุณควรติดตามข้อมูลการชำระเงินใดบ้างสำหรับธุรกรรมแบบ B2B
  
• วิธีเลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
  
• คุณควรตรวจสอบสแต็กการชำระเงินปัจจุบันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• Stripe Payments ช่วยได้อย่างไร
  

วิธีการชำระเงินแบบ B2B ที่ใช้บ่อยที่สุดมีอะไรบ้าง

เมื่อธุรกิจชำระเงินระหว่างกัน จะอาศัยวิธีการชำระเงินที่ยอมรับกันโดยทั่วไปไม่กี่วิธี โดยแต่ละวิธีก็มีกลไกและกรณีการใช้งานที่ดีที่สุดของตนเอง ต่อไปนี้คือวิธีการชำระเงินที่พบบ่อยที่สุดและประโยชน์ของแต่ละวิธี

เช็ค

เช็คกระดาษคือคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรที่สั่งให้ธนาคารโอนเงินจำนวนหนึ่งจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง เช็คมีความล่าช้าและต้องดำเนินการด้วยตนเอง แต่ยังคงมีการใช้งานอยู่ ในปี 2024 มีการประมวลผลการชำระเงินผ่านเช็คเชิงพาณิชย์มูลค่า 8.17 ล้านล้านดอลลาร์ ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว

การหักบัญชีอัตโนมัติ

การหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งเป็นการโอนเงินระหว่างธนาคารที่ผู้รับเงินเป็นฝ่ายถอนเงินตามกำหนดการ เป็นวิธีที่นิยมใช้สำหรับการชำระเงินแบบ B2B ที่เกิดขึ้นประจำ เช่น การชำระเงินตามรอบบิลหรือค่าสาธารณูปโภค วิธีนี้มีค่าใช้จ่ายไม่สูงและโดยทั่วไปจะตัดบัญชีเสร็จสิ้นภายใน 2-3 วันทำการ โดยในยุโรป การหักบัญชีอัตโนมัติในเขตพื้นที่การชำระเงินเดียวของยูโร (SEPA) จะช่วยอำนวยความสะดวกในการชำระเงินสกุลยูโรระหว่างประเทศในยุโรป ส่วนในสหรัฐอเมริกา การชำระเงินผ่าน Automated Clearing House (ACH) จะใช้สำหรับการโอนเงินระหว่างธนาคารในสกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ

การโอนเงินระหว่างธนาคาร

การโอนเงินผ่านธนาคารคือการโอนเงินโดยตรงระหว่างธนาคาร ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้เวลาเร็วกว่าการหักบัญชีอัตโนมัติ โดยมักจะเสร็จสิ้นภายใน 1 วันทำการสำหรับธุรกรรมในประเทศ เนื่องจากมีความรวดเร็วและเสร็จสมบูรณ์ การโอนเงินผ่านธนาคารจึงมักเป็นมาตรฐานสำหรับการชำระเงินมูลค่าสูงหรือที่ต้องคำนึงถึงเวลาเป็นพิเศษ วิธีนี้มีค่าธรรมเนียมสูงกว่า ดังนั้นธุรกิจจึงมักจะเก็บไว้ใช้ในสถานการณ์ที่ความเร็วและความแน่นอนมีความสำคัญกว่าค่าใช้จ่าย

บัตรเครดิต

บัตรเครดิตสำหรับธุรกิจจะทำงานเหมือนกับบัตรของผู้บริโภค กล่าวคือ ผู้ชำระเงินจะเป็นผู้เรียกเก็บค่าใช้จ่าย เครือข่ายบัตรจะเป็นผู้กำหนดเส้นทางธุรกรรม และธนาคารผู้ออกบัตรจะเรียกเก็บเงินจากผู้ชำระเงินในภายหลัง โดยบัตรองค์กรและบัตรจัดซื้อนั้นมีการใช้งานอย่างแพร่หลายสำหรับการชำระใบแจ้งหนี้ขนาดย่อม การชำระเงินตามรอบบิล และการชำระค่าเดินทาง

กระเป๋าเงินดิจิทัล

กระเป๋าเงินดิจิทัล (เช่น Apple Pay หรือ Google Pay) ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ อนุมัติการชำระเงินได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง รายละเอียดการชำระเงินจะถูกแปลงเป็นโทเค็นเพื่อความปลอดภัย ในแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซและการจัดซื้อแบบ B2B กระเป๋าเงินดิจิทัลจะช่วยลดขั้นตอนการชำระเงินและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

การชำระเงินแบบเรียลไทม์

การชำระเงินแบบเรียลไทม์จะโอนเงินระหว่างบัญชีธนาคารในทันที หลายประเทศมีระบบการชำระเงินแบบเรียลไทม์ของตนเอง เช่น FedNow ในสหรัฐอเมริกา, Unified Payments Interface (UPI) ในอินเดีย, Pix ในบราซิล และ Swish ในสวีเดน โดยระบบเหล่านี้ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและตัดบัญชีเงินทุนภายในไม่กี่วินาที จึงมีประโยชน์สำหรับธุรกรรม B2B ที่ต้องคำนึงถึงเวลาเป็นพิเศษ

การเสนอทางเลือกที่หลากหลายเหล่านี้ช่วยให้คุณและลูกค้ามีความยืดหยุ่นมากขึ้น ผู้ให้บริการชำระเงินอย่าง Stripe สามารถช่วยให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นด้วยการนำเสนอวิธีการชำระเงินมากมายผ่านการผสานการทำงานอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน(API) เดียว

การประมวลผลการชำระเงินมีหลักการทำงานอย่างไร

การชำระเงินแบบ B2B จะผ่านขั้นตอนต่างๆ หลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินที่ถูกต้องจะถูกส่งเข้าบัญชีที่ถูกต้องพร้อมทั้งมีบันทึกที่เหมาะสมแนบไปด้วย

โดยทั่วไป ขั้นตอนการทำงานจะมีลักษณะดังนี้

• ข้อตกลงหรือคำสั่งซื้อ: สัญญาหรือคำสั่งซื้อ (PO) จะระบุรายละเอียดสิ่งที่สั่งซื้อ, ราคา และวันครบกำหนดชำระเงิน

• การจัดส่ง: ผู้ขายส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ ซึ่งการจัดส่งนี้จะเป็นการเริ่มสิทธิ์ในการเรียกขอการชำระเงิน

• การออกใบแจ้งหนี้: ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งปัจจุบันมักจะออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยดึงข้อมูลโดยตรงจากระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) หรือระบบการออกใบแจ้งหนี้

• การอนุมัติ: ในฝั่งผู้ซื้อ ใบแจ้งหนี้มักจะต้องผ่านการอนุมัติหลายระดับ (เช่น หัวหน้าแผนก, ฝ่ายจัดซื้อ, แผนกบัญชีเจ้าหนี้) ซึ่งขั้นตอนการอนุมัติอัตโนมัติจะช่วยป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้ค้างอยู่ในกล่องอีเมลเป็นเวลานาน

• การชำระเงิน: เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว การชำระเงินจะถูกส่งผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร, บัตรเครดิต หรือวิธีการอื่นใดที่ตกลงกันไว้

• การตรวจสอบความปลอดภัย: ระบบประมวลผลการชำระเงินที่ทันสมัยจะมีการควบคุมการฉ้อโกงในขั้นตอนนี้ ซึ่งรวมถึงการยืนยันตัวตนลูกค้า, การตรวจสอบข้อมูลธนาคาร และอัลกอริทึมตรวจจับการฉ้อโกงเพื่อค้นหาสิ่งผิดปกติ

• การกระทบยอด: หลังจากได้รับเงินแล้ว ทั้งสองฝ่ายจะจับคู่รายการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง เครื่องมือกระทบยอดอัตโนมัติสามารถจับคู่การชำระเงินและใบแจ้งหนี้ได้แบบเรียลไทม์โดยใช้ข้อมูลอ้างอิง เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้หรือยอดรวมที่ตรงกัน

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการเก็บบันทึก: ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี, การป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน (AML) และการรายงานต่างๆ และยังคงรักษาเส้นทางการตรวจสอบได้ ปัจจุบันหลายแพลตฟอร์มจะบันทึกข้อมูลเหล่านี้โดยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติช่วยให้การชำระเงินเร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างไร

กระบวนการชำระเงินด้วยตนเองจะช้ากว่าเนื่องจากต้องมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องในทุกขั้นตอน พนักงานต้องพิมพ์รายละเอียดใบแจ้งหนี้ ส่งอีเมลให้ผู้จัดการอนุมัติ ตรวจสอบหมายเลขบัญชีซ้ำ และกระทบยอดบัญชี ระบบอัตโนมัติจะปรับเปลี่ยนวงจรทั้งหมดโดยให้ความเร็วและความแม่นยำเป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งมีประโยชน์ดังนี้

การออกใบแจ้งหนี้

ระบบอัตโนมัติอย่าง Stripe Invoicing สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ทันทีที่จัดส่งสินค้าหรือเมื่อบริการดำเนินไปถึงเป้าหมายสำคัญ แทนที่จะต้องร่างเอกสารด้วยตนเอง ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้จะดึงข้อมูล (เช่น รายการ, ราคา, ลูกค้า, วันครบกำหนด) จากระบบ ERP หรือระบบการสั่งซื้อของคุณโดยตรง ความสอดคล้องดังกล่าวหมายถึงข้อผิดพลาดที่น้อยลง และใบแจ้งหนี้จะออกจากระบบของคุณภายในไม่กี่นาทีหลังการจัดส่ง นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดเวลาการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ส่งไปถึงก่อนและหลังวันครบกำหนดได้ด้วย

การอนุมัติ

ขั้นตอนการอนุมัติมักเป็นจุดที่ทำให้ใบแจ้งหนี้เกิดความล่าช้า ด้วยระบบอัตโนมัติ กฎการกำหนดเส้นทางจะตัดสินว่าใครต้องตรวจสอบรายการใด (เช่น หัวหน้าแผนกสำหรับยอดเงินที่ต่ำกว่า 10,000 ดอลลาร์สหรัฐ และ CFO สำหรับยอดเงินที่สูงกว่าเกณฑ์ดังกล่าว) ผู้อนุมัติจะได้รับแจ้งทันทีและสามารถอนุมัติจากโทรศัพท์ของตนเพื่อให้กระบวนการดำเนินต่อไปได้

การป้อนข้อมูล

ข้อผิดพลาดในการชำระเงินมักเกิดขึ้นเมื่อมีการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ระบบอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาดได้โดยการเก็บรักษาแหล่งข้อมูลเดียว ระบบจะส่งข้อมูลต่อโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ดังนั้นใบแจ้งหนี้, การอนุมัติ และการชำระเงินทั้งหมดจึงตรงกัน เครื่องมือกระทบยอดอัตโนมัติยังทำได้มากกว่านั้น โดยจะจับคู่การชำระเงินขาเข้ากับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่แบบเรียลไทม์ และแจ้งเตือนเมื่อมีการชำระเงินขาด, ชำระเงินเกิน หรือชำระเงินซ้ำซ้อนในทันที

การชำระเงิน

ระบบอัตโนมัติจะสร้างความสอดคล้องกันทั่วทั้งบัญชีแยกประเภท การแจ้งเตือนการชำระเงินจะช่วยกระตุ้นลูกค้าก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถึงกำหนดชำระล่าช้า ระบบอัปเดตข้อมูลบัญชีบัตร (CAU) จะรีเฟรชรายละเอียดที่หมดอายุโดยอัตโนมัติ และกลไกการลองซ้ำอัจฉริยะจะเว้นระยะการพยายามเรียกเก็บเงินซ้ำที่ไม่สำเร็จ เพื่อไม่ให้กระทบต่อเครือข่าย ผลลัพธ์ที่ได้คือจังหวะการเก็บเงินที่สม่ำเสมอขึ้น และมีเรื่องไม่คาดคิดน้อยลงเมื่อสิ้นเดือน

ความสามารถในการขยาย

เมื่อปริมาณธุรกรรมเพิ่มขึ้น ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติจะสามารถรองรับการเติบโตดังกล่าวได้โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน การชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำจะดำเนินไปตามกำหนดการ การอนุมัติเป็นไปตามกฎ และมีเพียงรายการที่เป็นข้อยกเว้นเท่านั้นที่จะแสดงขึ้นมาเพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ

ผลลัพธ์ที่ได้จะเกิดขึ้นสะสมกัน คือมีการออกใบแจ้งหนี้ที่เร็วขึ้น, ขั้นตอนการอนุมัติที่ราบรื่นขึ้น, มีข้อผิดพลาดน้อยลง, กระแสเงินสดที่สม่ำเสมอขึ้น และมีกระบวนการที่สามารถเติบโตได้โดยไม่สร้างอุปสรรค

ธุรกิจควรให้ความสนใจแนวโน้มการชำระเงินดิจิทัลใดบ้างในขณะนี้

การชำระเงินแบบ B2B เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอตามความต้องการของลูกค้าและการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ต่อไปนี้คือแนวโน้มหลักที่สามารถสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ได้ในปัจจุบัน

เครือข่ายการชำระเงินทันที

ธุรกิจต่างๆ กำลังเรียนรู้ว่าการที่ต้องรอเงินนานหลายวันทำให้เกิดต้นทุน และระบบแบบเรียลไทม์ก็กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในตลาดต่างๆ สหภาพยุโรปได้นำกฎระเบียบมาใช้ในปี 2024 ซึ่งกำหนดให้การโอนเงินผ่านธนาคารทันทีแบบ SEPA ต้องไปถึงภายใน 10 วินาที ธนาคารในสหรัฐอเมริกาก็หันมาใช้ FedNow มากขึ้นเรื่อยๆ โดยในไตรมาสที่ 2 ของปี 2025 ระบบได้ตัดบัญชีการชำระเงินไปแล้ว 2.13 ล้านรายการ คิดเป็นมูลค่ามากกว่า 2.45 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐ การรองรับวิธีการชำระเงินที่รวดเร็วเหล่านี้กำลังกลายเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวัง

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ประเทศต่างๆ เช่น ฝรั่งเศส, อิตาลี, เยอรมนี, เม็กซิโก และบราซิลกำหนดให้ต้องใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรมบางรายการ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยเร่งการเรียกเก็บเงิน, ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความโปร่งใส วิธีนี้ยังให้ข้อมูลการโอนเงินที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น (คือใครจ่าย, จ่ายสำหรับอะไร และจ่ายเมื่อใด) ทั้งหมดนี้ส่งผลให้บัญชีลูกหนี้การค้า (AR) มีประสิทธิภาพมากขึ้น, มีเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจนขึ้น และมองเห็นกระแสเงินสดได้ดีขึ้น

AI และการตรวจจับการฉ้อโกง

เมื่อความเร็วและการเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลเพิ่มขึ้น ความเสี่ยงก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน นี่คือจุดที่การตรวจจับการฉ้อโกงที่ขับเคลื่อนด้วย AI เข้ามามีบทบาท อัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิงจะระบุรูปแบบที่ผิดปกติ เช่น การชำระใบแจ้งหนี้สองครั้งหรือการสร้างบัญชีผู้ค้าใหม่กลางรอบบิล ทั้งยังคาดการณ์ได้ว่าการชำระเงินอาจล้มเหลวเมื่อใด และช่วยให้สามารถลองเรียกเก็บเงินซ้ำได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น เมื่อใช้ร่วมกับฟีเจอร์การแปลงเป็นโทเค็นและการอัปเดตบัญชี ระบบของคุณก็จะมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

BNPL และข้อตกลงทางการเงินที่ยืดหยุ่น

ซื้อตอนนี้ จ่ายทีหลัง (BNPL) เป็นที่นิยมในตลาดผู้บริโภค และปัจจุบันกำลังขยายสู่ตลาด B2B ธุรกิจที่เสนอการชำระเงินที่ยืดหยุ่น (เช่น การแบ่งชำระ, สินเชื่อการค้า, เงื่อนไขการชำระเงินภายหลัง) จะสามารถปิดการขายที่มีมูลค่าสูงขึ้นหรือมีความเสี่ยงมากขึ้นได้โดยไม่กระทบกระแสเงินสดทั้งหมดในคราวเดียว แม้ว่า BNPL จะยังไม่เป็นที่แพร่หลายในตลาด B2B แต่ก็กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ

กระเป๋าเงินดิจิทัลและการให้ความสำคัญกับอุปกรณ์เคลื่อนที่

กระเป๋าเงินดิจิทัลและพอร์ทัลที่รองรับอุปกรณ์เคลื่อนที่มอบความรวดเร็วและความเรียบง่ายในการชำระเงินด้วยคลิกเดียว หากผู้ซื้อแบบ B2B ต้องการเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรก การรับชำระเงินผ่านกระเป๋าเงินทันทีจะช่วยให้การซื้อซ้ำและการต่ออายุบริการที่มีค่าใช้จ่ายไม่สูงทำได้ง่ายขึ้น

บล็อกเชนและการแปลงเป็นโทเค็น

บล็อกเชน, สเตเบิลคอยน์ และสินทรัพย์ดิจิทัลยังไม่เป็นที่แพร่หลายนัก แต่กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ อุปทานเฉลี่ยของสเตเบิลคอยน์หมุนเวียนในระบบได้เติบโตขึ้นอย่างต่อเนื่องทุกปี โดยมี ปริมาณธุรกรรมที่ปรับปรุงแล้วมูลค่า 5.67 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024 สินทรัพย์ดิจิทัลเหล่านี้สามารถช่วยเพิ่มความปลอดภัย, ความเร็วในการตัดบัญชี และความโปร่งใสในการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนได้

วิธีที่ชาญฉลาดที่สุดในการลดค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่าย Interchange คืออะไร

ค่าธรรมเนียมจะค่อยๆ ลดส่วนต่างกำไรของธุรกิจคุณลงทุกครั้งที่การชำระเงินได้รับการตัดบัญชี หากต้องการจำกัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ ให้มุ่งเน้นไปที่การนำธุรกรรมไปสู่วิธีการที่ประหยัดกว่า, การทำให้เข้าเกณฑ์ที่จะได้รับอัตราค่าธรรมเนียมบัตรที่ต่ำลง และการเจรจาต่อรองกับผู้ให้บริการ

ลองพิจารณากลยุทธ์เหล่านี้:

• เลือกใช้การหักบัญชีอัตโนมัติหรือการโอนเงินแบบเรียลไทม์สำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าสูง: โดยทั่วไปค่าธรรมเนียมสำหรับวิธีการเหล่านี้จะต่ำกว่าค่าธรรมเนียมการประมวลผลบัตรเครดิต

• เพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลบัตร: การรวบรวมรหัสไปรษณีย์ของลูกค้าและรวมไว้ในข้อมูลธุรกรรมจะทำให้ธุรกรรมนั้นเข้าเกณฑ์ที่จะได้รับอัตราค่าธรรมเนียม Interchange ที่ต่ำลง

• การเจรจาต่อรองราคา: เมื่อธุรกิจขยายตัว ราคาแบบ Interchange Plus มักจะถูกกว่าและโปร่งใสกว่าราคาแบบอัตราคงที่

• ปรับการชำระเงินข้ามพรมแดนให้เข้ากับท้องถิ่น: คุณสามารถประหยัดค่าธรรมเนียมข้ามพรมแดนได้โดยการประมวลผลบัตรภายในประเทศในภูมิภาคของลูกค้าโดยใช้ผู้รับทำธุรกรรมในพื้นที่ วิธีนี้ยังช่วยปรับปรุงกระบวนการอนุมัติของคุณได้อีกด้วย

การปรับเปลี่ยนเล็กน้อย เช่น การรวบรวมรหัสไปรษณีย์และการตรวจสอบใบแจ้งยอดรายเดือนจากผู้ประมวลผล สามารถเปลี่ยนเป็นส่วนต่างกำไรที่ได้คืนมาหลายพันดอลลาร์ในแต่ละปี

เหตุใดการวิเคราะห์และการรายงานแบบเรียลไทม์จึงสำคัญต่อการจัดการการชำระเงิน

การรายงานแบบเรียลไทม์หมายถึงการทราบว่าใบแจ้งหนี้ฉบับใดที่เคลียร์แล้ว, ฉบับใดที่ไม่สำเร็จ และลูกค้ารายใดเลยกำหนดชำระแล้ว โดยไม่ต้องรอจนสิ้นเดือน

การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์มีประโยชน์ดังนี้

• ความโปร่งใสของข้อมูล: แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ช่วยให้ทีมการเงินสามารถติดตามการเรียกเก็บเงินได้ในขณะที่เกิดขึ้นจริง คุณจึงทราบได้ทันทีหากผู้ชำระเงินที่ปกติเชื่อถือได้เกิดการชำระล่าช้า

• การตรวจจับปัญหา: อัตราการอนุมัติที่ลดลงอย่างกะทันหันหรือการดึงเงินคืนที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วจะแสดงขึ้นมาทันที ทำให้ทีมสามารถเริ่มตรวจสอบได้ในวันเดียวกัน

• ความโปร่งใสสำหรับลูกค้า: ข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณแจ้งลูกค้าได้ทันทีว่าการชำระเงินของพวกเขาสำเร็จหรือไม่ ความโปร่งใสนี้จะช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าได้

• ข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์: เมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลแบบเรียลไทม์จะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น แนวโน้มของระยะเวลาเรียกเก็บหนี้ (DSO), ความล่าช้าในระดับภูมิภาค และประสิทธิภาพของวิธีการชำระเงินล้วนเป็นเมตริกที่ควรค่าแก่การติดตาม

กระเป๋าเงินดิจิทัลหรือตัวเลือก BNPL คุ้มค่าที่จะนำมาใช้กับการชำระเงินแบบ B2B หรือไม่

ทั้งกระเป๋าเงินดิจิทัลและ BNPL อาจขยายการใช้งานจากลูกค้ารายย่อยไปสู่ภาคธุรกิจ แต่ในรูปแบบที่แตกต่างกัน

หากกระเป๋าเงินดิจิทัลเข้ามามีบทบาทในการจัดซื้อแบบ B2B และอีคอมเมิร์ซ ก็จะช่วยให้ผู้ซื้ออนุมัติการชำระเงินได้โดยใช้ข้อมูลที่บันทึกไว้ และทำให้การซื้อซ้ำหรือการซื้อผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นอันดับแรกทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น แม้ว่าอาจจะใช้แทนที่การหักบัญชีอัตโนมัติหรือการโอนเงินผ่านธนาคารสำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงไม่ได้ แต่ก็มีประโยชน์สำหรับธุรกรรมขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการความเร็วและความสะดวกสบาย

BNPL สำหรับธุรกิจคือการให้สินเชื่อการค้าผ่านบุคคลที่สาม โดยผู้ขายจะได้รับเงินล่วงหน้า ส่วนผู้ซื้อจะได้รับระยะเวลาชำระเงิน 30–90 วันหรือเลือกผ่อนชำระตามโครงสร้างที่กำหนด ตลาด B2B BNPL ทั่วโลกมีมูลค่าถึง 14 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ ในปี 2023 และคาดว่าจะเติบโตอย่างต่อเนื่องเนื่องจากบริษัทต่างๆ มองหาตัวเลือกสินเชื่อที่ยืดหยุ่น วิธีนี้มีประโยชน์ที่สุดในอุตสาหกรรมที่มีมูลค่าธุรกรรมสูง (เช่น การผลิต, การค้าส่ง และซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ หรือ SaaS) ซึ่งเงื่อนไขการชำระเงินภายหลังจะช่วยให้ปิดการขายได้โดยที่ผู้ขายไม่ต้องรับความเสี่ยงด้านเครดิต

วิธีการเหล่านี้ล้วนเป็นสัญญาณที่บ่งบอกถึงการเปลี่ยนแปลงไปสู่ความยืดหยุ่นและความสะดวกสบายของการชำระเงินแบบ B2B ซึ่งคล้ายคลึงกับธุรกรรมแบบ B2C

คุณจะลดการฉ้อโกงในการชำระเงินสำหรับธุรกรรม B2B ได้อย่างไร

การฉ้อโกงในการชำระเงินเป็นความท้าทายที่พบได้ทั่วไปสำหรับบริษัท B2B และมีความเสี่ยงสูงเนื่องจากธุรกรรมมักมีขนาดใหญ่และซับซ้อนกว่า

ต่อไปนี้คือวิธีหลักๆ ในการรับมือกับความเสี่ยงของการฉ้อโกง

• เทคโนโลยี: การแปลงเป็นโทเค็นจะช่วยปกป้องรายละเอียดบัตรที่จัดเก็บไว้ ในขณะที่บริการอัปเดตข้อมูลบัญชีจะช่วยลดการชำระเงินที่ไม่สำเร็จซึ่งอาจแฝงการฉ้อโกงไว้ได้ การตรวจจับการฉ้อโกงที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Stripe Radar สามารถแจ้งเตือนความผิดปกติได้แบบเรียลไทม์ โดยจะสแกนหารูปแบบการชำระเงินที่ผิดปกติได้มีประสิทธิภาพกว่าการใช้กฎที่ตายตัว

• การควบคุมกระบวนการ: การอนุมัติแบบสองขั้นตอนสำหรับการโอนเงินจำนวนมาก และการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA) สำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ค้า สามารถช่วยหยุดแผนการที่พบบ่อยได้ เช่น การใช้ประโยชน์จากอีเมลธุรกิจที่ถูกเจาะหรือใบแจ้งหนี้ผู้ค้าปลอม

• บุคลากรและการเฝ้าระวัง: ผู้ไม่หวังดีมักใช้ประโยชน์จากข้อผิดพลาดของมนุษย์ นโยบายต่างๆ เช่น การยืนยันการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคารผ่านทางโทรศัพท์ หรือการกำหนดเส้นทางการชำระเงินจำนวนมากให้ผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอนจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เป้าหมายคือการป้องกันแบบหลายชั้น: ใช้เครื่องมือขั้นสูง, การควบคุมภายในที่รัดกุม และพนักงานที่ได้รับการอบรมมาอย่างดีทำงานร่วมกันเพื่อตรวจจับการพยายามฉ้อโกง

วิธีจัดการการชำระเงิน B2B ระหว่างประเทศที่ดีที่สุดคืออะไร

การชำระเงินข้ามพรมแดนมีความซับซ้อนในตัวเอง ทั้งในเรื่องการแปลงสกุลเงิน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเร็ว

เมื่อพิจารณากลยุทธ์ระหว่างประเทศ โปรดจัดลำดับความสำคัญของเรื่องต่อไปนี้

• วิธีการชำระเงินในท้องถิ่น: ในยุโรป โดยทั่วไปแล้วการโอนเงินผ่านธนาคารแบบ SEPA จะใช้เวลาชำระเงิน 1 วันทำการ ในขณะที่การโอนเงินผ่านธนาคารทันทีแบบ SEPA จะเสร็จสิ้นภายในไม่กี่วินาที ในสหรัฐอเมริกา การชำระเงินแบบเรียลไทม์กำลังขยายตัว แต่การชำระเงินข้ามพรมแดนยังคงอาศัยการโอนเงินผ่านธนาคาร ซึ่งเชื่อถือได้ แต่ช้าและมีค่าธรรมเนียมสูงกว่า

• กลยุทธ์หลายสกุลเงิน: ลองพิจารณาการถือยอดคงเหลือในสกุลเงินหลักเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงการแปลงสกุลเงินซ้ำๆ การใช้แพลตฟอร์มที่รองรับการรับชำระเงินในท้องถิ่นยังช่วยลดค่าธรรมเนียม Interchange ข้ามพรมแดนพร้อมทั้งเพิ่มอัตราการอนุมัติได้ Stripe รองรับการจัดการหลายสกุลเงินในกว่า 135 สกุลเงิน

• มาตรการป้องกันเชิงข้อบังคับ: การโอนเงินทั่วโลกต้องผ่านการตรวจสอบ AML, การคว่ำบาตร และการรายงานภาษี ลดความเสี่ยงที่เงินจะล่าช้าหรือถูกอายัดโดยร่วมมือกับผู้ให้บริการที่มีการคัดกรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดในตัว

คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลการชำระเงินสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ ได้อย่างไร

มาตรฐานอุตสาหกรรมเป็นตัวกำหนดวิธีการเคลื่อนย้ายเงินระหว่างธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพการชำระเงินของคุณจึงหมายถึงการปรับวิธีการและขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับความเป็นจริงเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น

• SaaS และการชำระเงินตามรอบบิล: ธุรกิจเหล่านี้อาศัยการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นประจำ การเรียกเก็บเงินผ่านบัตรอัตโนมัติและการหักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้การต่ออายุรวดเร็วและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่บริการอัปเดตข้อมูลบัญชีจะช่วยลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจ การออกใบแจ้งหนี้พร้อมเงื่อนไขการชำระเงิน (Net Terms) ถือเป็นมาตรฐานสำหรับ SaaS ระดับองค์กร ดังนั้นการผสานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เข้ากับระบบ AR อัตโนมัติจึงเป็นสิ่งสำคัญ

• อีคอมเมิร์ซและค้าปลีก: ความสามารถในการชำระเงินอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญในอุตสาหกรรมเหล่านี้ กระเป๋าเงินดิจิทัล, การชำระเงินในคลิกเดียว และการคัดกรองการฉ้อโกงที่รัดกุมจึงเป็นเรื่องสำคัญ การเพิ่มวิธีการชำระเงินที่หลากหลายสำหรับมาร์เก็ตเพลสแบบ B2B จะช่วยขยายการเข้าถึงของคุณและสามารถเพิ่มอัตราการสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์ได้

• บริการระดับมืออาชีพ: ธุรกิจที่เน้นการให้บริการต้องอาศัยการออกใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและการชำระเงินบางส่วน พอร์ทัลออนไลน์ที่ให้ลูกค้าชำระเงินผ่านกระเป๋าเงินดิจิทัลหรือบัตรโดยตรงจากใบแจ้งหนี้จะช่วยลดระยะเวลาเรียกเก็บหนี้ (DSO) และลดความยุ่งยากในการติดตามทวงถามได้

• การผลิตและการค้าส่ง: ในการค้าประเภทนี้ ธุรกิจมักจะจัดการกับเงินก้อนใหญ่และการผ่อนชำระ การหักบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงินผ่านธนาคารจึงเป็นวิธีที่นิยมใช้ แต่การใช้แพลตฟอร์ม BNPL และสินเชื่อการค้าอาจขยายตัวขึ้นเนื่องจากผู้ขายต้องการมอบความยืดหยุ่นโดยไม่ต้องรับความเสี่ยงด้านงบดุล

• การดูแลสุขภาพและภาคส่วนที่มีการกำกับดูแล: ธุรกิจเหล่านี้มีชั้นของข้อกำหนดให้ต้องปฏิบัติตามเพิ่มเติม ระบบการชำระเงินต้องผสานการทำงานกับ ERP เฉพาะทางของอุตสาหกรรม และเก็บรักษาบันทึกที่ตรวจสอบได้เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานกำกับดูแล

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ใช้ได้กับทุกอุตสาหกรรมคือ เลือกวิธีการชำระเงินที่พาร์ทเนอร์ของคุณคาดหวัง, ใช้ระบบอัตโนมัติให้มากที่สุด และฝังการชำระเงินไว้ในระบบที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว การใช้ผู้ให้บริการอย่าง Stripe ซึ่งพิสูจน์แล้วว่าสามารถประมวลผลการชำระเงินด้วยระยะเวลาพร้อมใช้งาน 99.999% ก็สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการชำระเงินของธุรกิจทุกประเภทได้เช่นกัน

ระบบ ERP ต้องมีการผสานการทำงานด้านการประมวลผลการชำระเงินแบบใดบ้าง

ระบบ ERP มักเป็นระบบบันทึกสำหรับใบแจ้งหนี้, ลูกหนี้การค้า และเจ้าหนี้การค้า การผสานการทำงานที่เหมาะสมจะช่วยให้การชำระเงินไหลเวียนได้โดยไม่มีความล่าช้าจากการป้อนข้อมูลหรือการกระทบยอดด้วยตนเอง

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรวางแผนเพื่อผสานการทำงาน

• ลูกหนี้การค้า: การผสานการทำงานควรเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างใบแจ้งหนี้กับการชำระเงินที่เข้ามา เมื่อลูกค้าชำระเงิน ข้อมูลการชำระเงินควรจะไหลเข้าสู่ระบบ ERP โดยตรง และล้างข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

• เจ้าหนี้การค้า: การผสานการทำงานขาออกจะช่วยให้คุณกำหนดเวลาและดำเนินการชำระเงินให้ผู้ค้าได้โดยตรงจากซอฟต์แวร์ ERP จากนั้นการอนุมัติ การดำเนินการ และการอัปเดตสถานะจะถูกส่งกลับเข้าบัญชีแยกประเภท เพื่อให้ปิดรายการใบเรียกเก็บเงินได้สอดคล้องกับกระแสเงินสดขาออก

• การกระทบยอดทางธนาคาร: การป้อนข้อมูลธนาคารเข้าสู่ระบบ ERP โดยตรงจะช่วยให้จับคู่ธุรกรรมกับใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินได้ในแต่ละวัน ซึ่งจะช่วยลดเวลาปิดบัญชีสิ้นเดือนได้อย่างมีนัยสำคัญ

• การเชื่อมต่อข้ามแพลตฟอร์ม: หากคุณใช้งานอีคอมเมิร์ซ การเรียกเก็บเงินตามรอบบิล หรือพอร์ทัลการจัดซื้อด้วย ให้ผสานการทำงานของระบบเหล่านั้นเข้ากับทั้งเกตเวย์การชำระเงินและ ERP ของคุณ การรวมระบบเช่นนี้จะช่วยให้วงจรตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงการรับชำระเงิน (order-to-cash) และวงจรตั้งแต่การจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน (procure-to-pay) มีความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ และมีรายการที่ต้องตรวจสอบน้อยลง

คุณจะเพิ่มอัตราการอนุมัติการชำระเงินได้อย่างไร

ทุกครั้งที่การชำระเงินถูกปฏิเสธหมายถึงรายรับที่สูญเสียไป ในธุรกิจแบบ B2B จำนวนเงินมักจะสูงกว่า ดังนั้นแม้อัตราการอนุมัติจะลดลงเพียงเล็กน้อยก็อาจส่งผลกระทบอย่างมหาศาลได้

คุณสามารถเพิ่มอัตราการอนุมัติได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

• รักษาข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ: ข้อมูลบัตรที่ไม่เป็นปัจจุบันเป็นสาเหตุของการปฏิเสธ บริการอัปเดตข้อมูลบัญชีจะรีเฟรชข้อมูลบัตรโดยอัตโนมัติเมื่อมีการออกบัตรใหม่หรือเมื่อบัตรหมดอายุ เพื่อลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจ

• ส่งข้อมูลที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น: การแนบข้อมูลธุรกรรม เช่น รหัสไปรษณีย์ สามารถช่วยลดค่าธรรมเนียม Interchange และเพิ่มอัตราการอนุมัติได้โดยเป็นการส่งสัญญาณความน่าเชื่อถือไปยังผู้ออกบัตร

• ใช้การลองซ้ำอัจฉริยะ: การถูกปฏิเสธจำนวนมากเป็นเพียงเรื่องชั่วคราว กลไกการลองซ้ำที่ปรับเปลี่ยนได้ (คือการเว้นระยะการพยายามเรียกเก็บเงินตามพฤติกรรมของผู้ออกบัตร) จะช่วยให้เรียกเก็บเงินที่ค้างชำระได้โดยไม่สร้างความรำคาญให้ลูกค้าหรือทำให้เกิดค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

• การกำหนดเส้นทางในพื้นที่: การประมวลผลธุรกรรมข้ามพรมแดนผ่านผู้รับทำธุรกรรมในพื้นที่สามารถช่วยเพิ่มอัตราการอนุมัติพร้อมทั้งลดค่าธรรมเนียมได้

• ปรับสมดุลกฎการป้องกันการฉ้อโกง: ตัวกรองที่เข้มงวดสามารถช่วยป้องกันความเสี่ยงได้ แต่การตรวจจับที่ผิดพลาดก็อาจนำไปสู่การปฏิเสธที่ไม่ถูกต้องได้เช่นกัน คุณควรปรับแต่งการตั้งค่าการป้องกันการฉ้อโกงเพื่อให้กรณีที่ก้ำกึ่งได้รับการตรวจสอบ แทนที่จะถูกปฏิเสธไปในทันที

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกระทบยอดการชำระเงินมีอะไรบ้าง

การกระทบยอดการชำระเงินคือกระบวนการทางการเงินในการจับคู่เงินในธนาคารกับบันทึกทางบัญชี ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

• ใช้ระบบอัตโนมัติหากทำได้: ระบบ ERP รวมถึงระบบลูกหนี้และเจ้าหนี้การค้าที่ทันสมัยสามารถจับคู่การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติโดยใช้หมายเลขอ้างอิง, วันที่ หรือจำนวนเงิน ซึ่งจะช่วยลดการตรวจสอบด้วยตนเองและช่วยให้ตรวจจับรายการที่ผิดปกติได้อย่างรวดเร็ว

• สร้างมาตรฐานข้อมูลอ้างอิง: กำหนด ID ที่ไม่ซ้ำกันให้กับใบแจ้งหนี้และกำหนดให้ลูกค้าระบุ ID ดังกล่าวไว้ในเอกสารแจ้งการโอนเงิน

• กระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ: การกระทบยอดรายวันหรือรายสัปดาห์จะช่วยจำกัดความคลาดเคลื่อนและแจ้งเตือนปัญหาต่างๆ เช่น การชำระซ้ำซ้อนหรือการชำระเงินขาด ก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม

• จัดการการชำระเงินบางส่วนและรายการที่รวมกันอย่างราบรื่น: บันทึกการชำระเงินบางส่วนโดยอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างอยู่ และแบ่งยอดเงินก้อนเพื่อชำระใบแจ้งหนี้หลายใบเพื่อให้ได้รายงานอายุหนี้ที่แม่นยำ

• ติดตามค่าธรรมเนียมและการดึงเงินคืน: เงินฝากสุทธิมักจะซ่อนค่าธรรมเนียมของผู้ประมวลผลหรือเงินคืนไว้ ควรรักษาบัญชีเพื่อการหักบัญชีเพื่อแยกรายรับขั้นต้น, ค่าธรรมเนียม และรายการปรับปรุงต่างๆ เพื่อให้ส่วนต่างกำไรมีความแม่นยำ

• รักษาเส้นทางการตรวจสอบ: จัดทำเอกสารการปรับปรุงและเก็บรายงานการกระทบยอดไว้ เนื่องจากทั้งผู้ตรวจสอบบัญชีและผู้จัดการต่างก็ต้องอาศัยหลักฐานที่ชัดเจนเป็นสำคัญ

คุณควรจัดการการชำระเงินบางส่วนและแผนการชำระเงินอย่างไร

การเสนอให้ชำระเงินบางส่วนและแผนการชำระเงินแบบมีโครงสร้างจำเป็นต้องมีระบบที่ออกแบบมาอย่างดี เนื่องจากวิธีที่คุณบันทึกข้อมูลจะส่งผลโดยตรงต่อการกระทบยอด, การรายงาน และการคาดการณ์กระแสเงินสด ต่อไปนี้คือวิธีจัดการกับเรื่องดังกล่าว

• กำหนดโครงสร้างการชำระเงิน: แบ่งภาระหนี้ออกเป็นงวดการผ่อนชำระตามกำหนดการหรือตามใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของงาน โดยต้องแสดงภาระหนี้ทั้งหมดให้เห็นและบันทึกการชำระเงินที่เกิดขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าการรายงานอายุลูกหนี้การค้าและประมาณการเงินสดมีความถูกต้อง

• จัดสรรตามกฎ: เมื่อผู้ซื้อส่งเงินก้อนมาเพื่อชำระใบแจ้งหนี้หลายใบ ให้ตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะจัดสรรเงินอย่างไร (เช่น ชำระใบที่เก่าที่สุดก่อน, ตามสัดส่วน หรือตามที่ผู้ซื้อระบุ) หากไม่มีความสอดคล้อง บัญชีของคุณอาจคลาดเคลื่อนและอาจเกิดข้อพิพาทได้

• แสดงยอดที่ชำระเกินและชำระขาด: เงินส่วนที่ชำระเกินมา 200 ดอลลาร์ไม่ควรถูกบันทึกไว้ในหมวดหมู่ "เบ็ดเตล็ด" แต่ให้บันทึกเป็นใบลดหนี้หรือเงินสดรอตัดบัญชีเพื่อให้แสดงในรายงานลูกหนี้การค้า ในทำนองเดียวกันกับการชำระเงินขาด ให้บันทึกส่วนต่างไว้เพื่อให้ฝ่ายการเงินทราบว่าเป็นข้อโต้แย้ง, ส่วนลด หรือข้อผิดพลาด

• เรียกเก็บเงินตามรอบโดยอัตโนมัติหากทำได้: สำหรับแผนการชำระเงินแบบมีโครงสร้าง ให้ตั้งค่าการหักบัญชีอัตโนมัติหรือการเรียกเก็บเงินจากบัตรตามกำหนดเวลา การชำระเงินอัตโนมัติจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายจัดการได้ตรงกัน

คุณควรติดตามข้อมูลการชำระเงินใดบ้างสำหรับธุรกรรมแบบ B2B

ทีมการเงินที่มีประสิทธิภาพจะปฏิบัติต่อข้อมูลการชำระเงินเสมือนเป็นฟีดข้อมูลสดที่แสดงให้เห็นว่าเงินเคลื่อนไหวในธุรกิจอย่างไร มาดูกันว่ามีหมวดหมู่ใดบ้างที่ควรค่าแก่การติดตาม

สัญญาณสภาพคล่อง

ดูที่ระยะเวลาเรียกเก็บหนี้ (DSO) และกลุ่มของอายุลูกหนี้การค้า (เช่น ปัจจุบัน, 30, 60, 90 วัน และมากกว่านั้น) หาก DSO เริ่มสูงขึ้น นั่นเป็นสัญญาณแรกว่ากระแสเงินสดเริ่มติดขัด

สถานะธุรกรรม

ติดตามอัตราการอนุมัติการชำระเงิน เมื่อมีปริมาณธุรกรรมสูง อัตราการอนุมัติที่ลดลงเพียง 1% อาจหมายถึงรายรับที่หายไปหลายล้านได้ นำข้อมูลนี้ไปเทียบกับรหัสการส่งคืนของการหักบัญชีอัตโนมัติและสาเหตุของการปฏิเสธบัตร ซึ่งจะบอกได้ว่าคุณกำลังเผชิญกับปัญหาเงินทุนไม่เพียงพอ, ข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือตัวกรองการฉ้อโกงที่เข้มงวดเกินไป

การรั่วไหลของต้นทุน

แยกค่าธรรมเนียมการประมวลผลตามวิธีการ หากปริมาณการใช้บัตรเพิ่มขึ้นแต่ส่วนต่างกำไรของคุณน้อย คุณจะเห็นได้จากข้อมูลนี้ การดึงเงินคืนก็อยู่ในหมวดหมู่นี้เช่นกัน ให้บันทึกทั้งยอดรวมและระยะเวลาที่ใช้ในการแก้ไขปัญหา

การแทรกแซงโดยพนักงาน

วัดจำนวนการชำระเงินที่กระทบยอดโดยอัตโนมัติเทียบกับจำนวนที่ต้องใช้เจ้าหน้าที่จัดการ อัตราการไม่ตรงกันที่สูงมักหมายความว่าข้อมูลอ้างอิงในใบแจ้งหนี้หรือคำแนะนำของลูกค้าไม่สอดคล้องกับระบบของคุณ

วิธีเลือกวิธีการชำระเงินที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ส่วนผสมของวิธีการชำระเงินที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับขนาดธุรกรรม, ความถี่, ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ และระบบที่คุณใช้อยู่แล้ว ต่อไปนี้คือวิธีเลือกส่วนผสมที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

เริ่มต้นจากขั้นตอนการทำงานของผู้ซื้อ

หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับองค์กรขนาดใหญ่ ก็ควรเตรียมรับการหักบัญชีอัตโนมัติและการโอนเงินผ่านธนาคาร ซึ่งโดยทั่วไปจะฝังอยู่ในขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า หากคุณขายผ่านหน้าร้านค้าดิจิทัล บัตรและกระเป๋าเงินดิจิทัลสามารถช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินง่ายขึ้น หากผู้ซื้อของคุณอยู่ทั่วโลก การรองรับวิธีการชำระเงินในท้องถิ่น เช่น SEPA หรือ UPI จะช่วยให้คุณก้าวทันคู่แข่งได้

คำนึงถึงปัจจัยทางเศรษฐศาสตร์ของธุรกรรม

สำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่า 100,000 ดอลลาร์สหรัฐ ค่าธรรมเนียมบัตรอาจเป็นปัญหาสำคัญ ดังนั้นการหักบัญชีอัตโนมัติหรือการโอนเงินผ่านธนาคารจึงสมเหตุสมผลกว่า สำหรับการชำระเงินตามรอบบิลมูลค่า 99 ดอลลาร์สหรัฐ ค่าธรรมเนียมนั้นถือว่าเล็กน้อยเมื่อเทียบกับความเสี่ยงที่จะเกิดการเลิกใช้บริการจากการไม่รับบัตร คุณควรจำแนกผลกระทบต่อส่วนต่างกำไรตามประเภทการชำระเงิน แทนที่จะใช้ค่าเฉลี่ย

พิจารณาโหมดความล้มเหลว

รหัสการส่งคืน, การปฏิเสธบัตร และความล้มเหลวในการทำธุรกรรมข้ามพรมแดนล้วนมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน หากรายรับของคุณขึ้นอยู่กับการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นประจำ วิธีการชำระเงินที่มีฟีเจอร์อัปเดตบัญชีอัตโนมัติจะช่วยลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจได้

สร้างความยืดหยุ่นในระบบ

การเสนอวิธีการชำระเงินทุกรูปแบบอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและไม่จำเป็น แต่ควรเสนอวิธีที่ตอบโจทย์กลุ่มลูกค้าที่ใหญ่ที่สุดของคุณก่อน แล้วค่อยเสริมด้วยวิธีอื่นๆ หากข้อมูลแสดงให้เห็นว่ามีอัตราการใช้งานสูง การทำงานร่วมกับผู้ให้บริการที่รองรับวิธีการชำระเงินพร้อมใช้งานหลายวิธีจะทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น

คุณควรตรวจสอบชุดเครื่องมือการชำระเงินปัจจุบันของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การตรวจสอบจะช่วยประเมินได้ว่าโครงสร้างพื้นฐานด้านการชำระเงินของคุณยังคงรองรับธุรกิจที่กำลังเติบโตได้หรือไม่ เป้าหมายคือการค้นหาว่ามีจุดที่ค่าใช้จ่ายรั่วไหล, ช่องโหว่ด้านความปลอดภัย หรือปัญหาในขั้นตอนการทำงานที่คุณอาจมองข้ามไปหรือไม่ ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการ

สำรวจรายการทั้งหมด

ทำแผนผังผู้ให้บริการที่คุณใช้จริงทั้งหมด ซึ่งได้แก่ เกตเวย์, ผู้ประมวลผล, ธนาคาร, ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้, ระบบ ERP และบริการป้องกันการฉ้อโกง บางครั้งบริษัทอาจค้นพบเครื่องมือหรือบัญชีที่ซ้ำซ้อนซึ่งไม่มีใครจัดการอยู่

ตรวจสอบความคุ้มค่าทางเศรษฐศาสตร์

ดึงใบแจ้งยอดจากผู้ประมวลผลล่าสุดและคำนวณต้นทุนที่แท้จริงในการเรียกเก็บเงิน ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียม Interchange, ค่าธรรมเนียมพิเศษสำหรับธุรกรรมข้ามพรมแดน, ค่าธรรมเนียมเกตเวย์ และการดึงเงินคืน คอยตรวจสอบธุรกรรมที่ "ถูกลดระดับ" อย่างใกล้ชิด ซึ่งเป็นกรณีที่ข้อมูลที่ขาดหายไปทำให้คุณต้องจ่ายค่าธรรมเนียม Interchange ในระดับที่สูงขึ้น

ตรวจสอบความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัยสำหรับการควบคุมการเข้าถึง, การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA) สำหรับการดำเนินการที่มีความเสี่ยงสูง และการครอบคลุมของ มาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลในอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS) และ AML ทีมการเงินหลายแห่งพบว่าการผสานการทำงานกับผู้ค้าที่ไม่รัดกุมเพียงรายเดียวก็เป็นการขยายขอบเขตการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่จำเป็น

ติดตามขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ

เลือกธุรกรรมมาจำนวนหนึ่งแล้วติดตามตั้งแต่ขั้นตอนการสั่งซื้อและการออกใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการชำระเงิน, การกระทบยอด และการรายงาน เพื่อหาว่ามีขั้นตอนไหนที่พนักงานต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน หรือขั้นตอนการอนุมัติเกิดความล่าช้าที่จุดใด

เปรียบเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานของวิธีการในปัจจุบัน

คุณได้ใช้วิธีการชำระเงินแบบทันที เช่น UPI หรือการโอนเงินผ่านธนาคารทันทีแบบ SEPA ในจุดที่จะเป็นประโยชน์แล้วหรือยัง หากยัง ไม่ได้ใช้เพราะเหตุใด ลองเปรียบเทียบชุดเครื่องมือของคุณกับสิ่งที่เป็นมาตรฐานในภูมิภาคที่คุณให้บริการ

จัดทำเอกสารและจัดลำดับความสำคัญในการแก้ไข

จัดลำดับปัญหาที่คุณพบ การรั่วไหลของค่าธรรมเนียม, การปฏิเสธที่ผิดพลาด และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดสมควรได้รับการแก้ไขในทันที ในขณะที่การปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ (UX) สามารถรอได้

Stripe Payments ช่วยคุณได้อย่างไร

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลก โดยรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายรับ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและฟังก์ชันขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูเพิ่มเติมว่า Stripe Payments ช่วยให้คุณสามารถรับการชำระเงินออนไลน์และการชำระเงินที่จุดขายได้อย่างไร หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้