Die Welt der Zahlungsabwicklung ist schnelllebig und die Best Practices für Unternehmen ändern sich kontinuierlich.Wie viele andere Geschäftsbereiche befindet sich auch die Zahlungsabwicklung durch neue Technologien, veränderter Kundenerwartungen und die Umgestaltung von B2B-Zahlungen im Wandel. Um nur einige Beispiele zu nennen: FedNow verändert die Art und Weise, wie Geld in den USA bewegt wird, SEPA Instant Credit Transfers lassen grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas wie inländische erscheinen und Indiens Unified Payments Interface (UPI) verarbeitet täglich mehr als 500 Millionen Transaktionen. Finanzteams überdenken möglicherweise, was „Zahlungsabwicklung“ überhaupt bedeutet, während Automatisierung die Arbeit von Rechnungsstellung, Genehmigungen und Abgleich übernimmt.

Wenn Sie diese Veränderungen nicht berücksichtigen, kann das höhere Gebühren, mehr Fehler und verpasste Chancen zur genauen Analyse des Cashflows Ihres Unternehmens bedeuten. Halten Sie Ihr Zahlungssystem jedoch am Puls der Zeit, profitieren Sie von erheblichen Vorteilen und machen Ihr Unternehmen gleichzeitig zukunftssicher.

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Analyse der aktuellen B2B-Zahlungstrends, der Technologien, die sie verändern und der Praktiken, die Finanzteams helfen, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die gängigsten B2B-Zahlungsmethoden?
  
• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
  
• Wie kann Automatisierung Zahlungen beschleunigen und menschliche Fehler reduzieren?
  
• Auf welche digitalen Zahlungstrends sollten Unternehmen derzeit achten?
  
• Wie lassen sich Gebühren und Verrechnungskosten am effizientesten senken?
  
• Warum sind Echtzeit-Analysen und -Berichte für das Zahlungsmanagement so wichtig?
  
• Sind digitale Wallets oder BNPL-Optionen für B2B-Zahlungen lohnenswert?
  
• Wie lässt sich Betrug bei B2B-Zahlungen reduzieren?
  
• Wie lassen sich internationale B2B-Zahlungen am besten abwickeln?
  
• Wie können Sie die Zahlungsabwicklung für verschiedene Branchen optimieren?
  
• Welche Integrationen für Zahlungsabwicklung benötigt ein ERP-System?
  
• Wie können Sie die Genehmigungsraten von Zahlungen verbessern?
  
• Was sind die Best Practices für den Zahlungsabgleich?
  
• Wie sollten Teilzahlungen und Zahlungspläne gehandhabt werden?
  
• Welche Zahlungsdaten sollten Sie für B2B-Transaktionen verfolgen?
  
• So wählen Sie die richtigen Zahlungsmethoden für Ihr Unternehmen
  
• Wie führen Sie eine effektive Prüfung Ihres aktuellen Zahlungssystems durch?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was sind die gängigsten B2B-Zahlungsmethoden?

Wenn Unternehmen einander bezahlen, greifen sie auf eine Handvoll etablierter Zahlungsmethoden zurück, die jeweils ihre eigenen Abläufe und Anwendungsfälle haben. Hier sind die gängigsten Zahlungsmethoden und wo sie sinnvoll sind.

Schecks

Ein Papiercheck ist ein schriftlicher Auftrag an eine Bank, einen bestimmten Betrag von einem Konto auf ein anderes zu übertragen. Schecks sind langsam und manuell, werden aber weiterhin genutzt. Im Jahr 2024 wurden allein in den USA kommerzielle Scheckzahlungen im Wert von 8,17 Billionen USD abgewickelt.

Lastschriftverfahren

Lastschriftverfahren – Überweisungen von Bank zu Bank, bei denen die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger Gelder nach einem festen Zeitplan einzieht – sind üblich für wiederkehrende B2B-Zahlungen wie Abos oder Versorgungsleistungen. Sie sind kostengünstig und werden in der Regel innerhalb von zwei bis drei Werktagen abgewickelt. In Europa ermöglichen SEPA-Lastschriften Euro-Zahlungen zwischen europäischen Ländern. In den USA erlauben Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen Bank-zu-Bank-Überweisungen in US-Dollar.

Banküberweisungen

Eine Überweisung ist eine direkte Bank-zu-Bank-Transaktion, die Geld schneller bewegt als eine Lastschrift – in der Regel innerhalb eines Werktages bei inländischen Zahlungen. Da Überweisungen schnell und endgültig sind, werden sie häufig für hochvolumige oder zeitkritische Zahlungen verwendet. Die Gebühren sind höher, daher setzen Unternehmen sie in der Regel nur dann ein, wenn Geschwindigkeit und Sicherheit wichtiger sind als Kosten.

Kreditkarte

Geschäftskreditkarten funktionieren genauso wie Verbraucherkarten: Die zahlende Partei belastet die Ausgabe, das Kartennetzwerk leitet die Transaktion weiter und die ausstellende Bank zieht den Betrag später von der zahlenden Partei ein. Firmen- und Einkaufskarten werden häufig für kleinere Rechnungen, Abos und Reisen verwendet.

Digital Wallets

Digital Wallets (z. B. Apple Pay oder Google Pay) ermöglichen es Unternehmen, Zahlungen mit nur wenigen Klicks zu autorisieren. Die Zahlungsdaten werden zur Sicherheit tokenisiert. Im B2B-E-Commerce und auf Beschaffungsplattformen helfen Digital Wallets, den Bezahlvorgang zu verkürzen und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.

Echtzeitzahlungen

Zahlungen in Echtzeit übertragen Gelder sofort zwischen Bankkonten. Viele Länder haben eigene Echtzeitzahlungssysteme, darunter FedNow in den USA, Unified Payments Interface (UPI) in Indien, Pix in Brasilien und Swish in Schweden. Sie sind rund um die Uhr verfügbar und begleichen Gelder innerhalb von Sekunden, was sie für zeitkritische B2B-Transaktionen nützlich macht.

Die Bereitstellung einer Mischung dieser Optionen bietet Ihnen und Ihren Kundinnen und Kunden mehr Flexibilität. Zahlungsdienstleister wie Stripe können dies vereinfachen, indem sie Dutzende von Zahlungsmethoden über eine einzige API-Integration bereitstellen.

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?

Eine B2B-Zahlung durchläuft mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass der richtige Betrag auf dem richtigen Konto mit den passenden Aufzeichnungen landet.

So sieht der Ablauf typischerweise aus:

• Vertrag oder Bestellung:Ein Vertrag oder eine Bestellung (PO) legt fest, was gekauft wird, zu welchem Preis und wann die Zahlung fällig ist.

• Lieferung: Die Verkäuferin oder der Verkäufer stellt das Produkt oder die Dienstleistung bereit. Die Lieferung löst das Recht aus, die Zahlung zu verlangen.

• Rechnungsstellung: Die Verkäuferin oder der Verkäufer erstellt eine Rechnung. Rechnungen werden heutzutage häufig elektronisch erstellt und direkt aus einem ERP- oder Rechnungsstellungssystem übernommen.

• Genehmigungen: Auf der Käuferseite durchlaufen Rechnungen in der Regel mehrere Ebenen (z. B. Abteilungsleiterinnen und -leiter, Einkauf, Verbindlichkeiten), bevor sie freigegeben werden. Automatisierte Genehmigungsabläufe verhindern, dass Rechnungen unbegrenzt im Posteingang hängen bleiben.

• Zahlung: Nach der Genehmigung wird die Zahlung per Überweisung, Kreditkarte oder der vereinbarten Methode ausgeführt.

• Sicherheitsprüfungen: Moderne Zahlungsabwicklungssysteme integrieren an diesem Schritt Betrugskontrollen, einschließlich Kundenauthentifizierung, Bankverifizierung und Algorithmen zur Betrugserkennung, um Anomalien zu erkennen.

• Abgleich: Nach dem Zahlungseingang stimmen beide Seiten die Zahlung mit der richtigen Rechnung ab. Automatisierte Abgleich-Tools können Zahlungen und Rechnungen in Echtzeit anhand von Referenzen wie Rechnungsnummern oder exakten Beträgen abgleichen.

• Compliance und Protokollierung: Die letzte Ebene stellt sicher, dass die Anforderungen in Bezug auf Steuern, Geldwäschebekämpfung (AML) und Berichterstattung erfüllt werden und sorgt für eine nachvollziehbare Dokumentation. Viele Plattformen protokollieren diese Daten mittlerweile automatisch.

Wie kann Automatisierung Zahlungen beschleunigen und menschliche Fehler reduzieren?

Manuelle Zahlungsprozesse sind langsamer, da Menschen in jedem Schritt involviert sind. Jemand muss Rechnungsdetails eingeben, eine Managerin oder einen Manager zur Freigabe kontaktieren, Kontonummern überprüfen und die Bücher abgleichen. Automatisierung verändert den gesamten Zyklus, sodass Geschwindigkeit und Genauigkeit zum Standard werden. So kann sie helfen.

Rechnungsstellung

Ein automatisiertes System wie Stripe Invoicing kann eine Rechnung ausstellen, sobald Waren versendet oder ein Service-Meilenstein erreicht wird. Statt Dokumente manuell zu erstellen, zieht die Rechnungssoftware Daten (z. B. Artikel, Preis, Kundin/Kunde, Fälligkeitsdatum) direkt aus Ihrem ERP- oder Bestellsystem. Diese Konsistenz führt zu weniger Fehlern und Rechnungen verlassen Ihr System wenige Minuten nach der Lieferung. Sie können zudem automatisierte Erinnerungen planen, die vor und nach dem Fälligkeitsdatum versendet werden.

Genehmigungen

Genehmigungsketten sind häufig der Punkt, an dem Rechnungen ins Stocken geraten. Mit Automatisierung legen Routing-Regeln fest, wer was sehen muss (z. B. Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter bei Beträgen unter 10.000 USD, CFO-Freigabe über diesem Schwellenwert). Genehmigende werden sofort benachrichtigt und können direkt von ihrem Telefon aus freigeben, um den Prozess voranzutreiben.

Dateneingabe

Zahlungsfehler treten häufig auf, wenn Daten erneut eingegeben werden. Automatisierung kann Fehler reduzieren, indem eine einzige Datenquelle genutzt wird. Systeme übergeben die Daten ohne erneute Eingabe, sodass Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen übereinstimmen. Automatisierte Abgleich-Tools gehen noch einen Schritt weiter, indem sie eingehende Zahlungen in Echtzeit mit offenen Rechnungen abgleichen und Unterzahlungen, Überzahlungen oder Duplikate sofort kennzeichnen.

Zahlungen

Automatisierung schafft Konsistenz über das gesamte Hauptbuch hinweg. Zahlungserinnerungen stoßen Kundinnen und Kunden an, bevor Rechnungen überfällig werden, Kartenaktualisierer (CAUs) aktualisieren abgelaufene Daten automatisch und intelligente Wiederholungslogik verteilt erneute Versuche bei fehlgeschlagenen Abbuchungen, anstatt das Netzwerk zu überlasten. Das Ergebnis ist ein gleichmäßigerer Rhythmus bei den Zahlungseingängen und weniger Überraschungen am Monatsende.

Skalierbarkeit

Mit steigendem Volumen können automatisierte Workflows dieses Wachstum bewältigen, ohne zusätzliches Personal einzusetzen. Wiederkehrende Zahlungen laufen planmäßig, Genehmigungen folgen definierten Regeln und nur Ausnahmen werden zur manuellen Prüfung vorgelegt.

Der Effekt ist kumulativ: schnellere Rechnungsstellung, sauberere Genehmigungen, weniger Fehler, stabilerer Cashflow und Prozesse, die ohne zusätzlichen Aufwand skalieren können.

Auf welche digitalen Zahlungstrends sollten Unternehmen derzeit achten?

B2B-Zahlungen unterliegen aufgrund der sich verändernden Kundenpräferenzen und technologischen Entwicklungen einem ständigen Wandel. Hier sind die wichtigsten Trends, die Ihnen jetzt strategische Vorteile bringen können.

Echtzeit-Zahlungsnetzwerke

Unternehmen erkennen, dass es kostspielig ist, Tage auf Geld zu warten und Echtzeitsysteme gewinnen in vielen Märkten an Bedeutung. Die Europäische Union verabschiedete 2024 Vorschriften, die SEPA Instant Credit Transfers innerhalb von 10 Sekunden vorschreiben. Banken in den USA setzen zunehmend auf FedNow; im zweiten Quartal 2025 wurden 2,13 Millionen Zahlungen im Wert von über 245 Milliarden USD abgewickelt. Die Unterstützung dieser schnellen Zahlungsmethoden wird zunehmend erwartet.

Elektronische Rechnungsstellung

Länder wie Frankreich, Italien, Deutschland, Mexiko und Brasilien verlangen für bestimmte Transaktionen E-Rechnungen. E-Rechnungen beschleunigen die Abrechnung, verringern die Fehlerquote und verbessern die Transparenz. Diese Methode liefert auch umfangreichere Überweisungsdaten (d. h. wer bezahlt hat, wofür und wann). Dies alles führt zu einer effizienteren Debitorenbuchhaltung, klareren Prüfpfaden und einer besseren Transparenz des Cashflows.

KI und Betrugserkennung

Mit zunehmender Geschwindigkeit und Digitalisierung steigt auch das Risiko. Hier kommt die KI-gestützte Betrugserkennung ins Spiel. Machine-Learning-Algorithmen erkennen atypische Muster, wie doppelte Rechnungszahlungen oder neue Lieferantenkonten mitten im Zyklus, prognostizieren potenzielle Zahlungsausfälle und ermöglichen intelligentere Wiederholungsversuche. In Kombination mit Tokenisierung und Kontoaktualisierungsfunktionen wird Ihr System deutlich sicherer.

BNPL und flexible Finanzierungsmodelle

Jetzt kaufen, später bezahlen (BNPL) ist im Konsumentenmarkt beliebt und hält nun auch im B2B-Bereich Einzug. Unternehmen, die flexible Zahlungen anbieten (z. B. Ratenzahlungen, Handelskredit, aufgeschobene Zahlungsfristen), können größere oder risikoreichere Geschäfte abschließen, ohne sofort den gesamten Cashflow belasten zu müssen. BNPL ist im B2B noch nicht Mainstream, gewinnt aber zunehmend an Bedeutung.

Digitale Wallets und Mobile-First

Digital Wallets und mobilfähige Portale bieten die Geschwindigkeit und Einfachheit von Ein-Klick-Zahlungen. Wenn B2B-Kundinnen und -Kunden mobilen Zugriff bevorzugen, kann die Akzeptanz von sofortigen Wallet-Zahlungen wiederholte Käufe und kleine Erneuerungen erleichtern.

Blockchain und Tokenisierung

Blockchain, Stablecoins und tokenisierte Vermögenswerte sind noch nicht Mainstream, gewinnen aber an Popularität. Die durchschnittliche Menge an zirkulierenden Stablecoins ist Jahr für Jahr kontinuierlich gewachsen, mit 5,67 Billionen USD bereinigtem Transaktionsvolumen im Jahr 2024. Diese digitalen Assets können Sicherheit, Abwicklungsgeschwindigkeit und Transparenz über Grenzen hinweg verbessern.

Wie lassen sich Gebühren und Verrechnungskosten am effizientesten senken?

Transaktionsgebühren schmälern die Gewinnspanne Ihres Unternehmens bei jeder Zahlung. Um sie zu begrenzen, sollten Sie Zahlungen auf kostengünstigere Methoden lenken, sich für niedrigere Kartengebühren qualifizieren und mit Anbietern verhandeln.

Ziehen Sie diese Strategien in Betracht:

• Bevorzugen Sie Lastschriften oder Echtzeitüberweisungen bei großen Rechnungen: Die Gebühren für diese Methoden sind in der Regel niedriger als bei Kreditkarten.

• Kartendaten optimieren: Die Erfassung der Postleitzahl von Kundinnen und Kunden und deren Einbeziehung in die Transaktionsdaten kann die Transaktion für eine niedrigere Verrechnungsgebühr qualifizieren.

• Preise verhandeln: Bei größeren Volumina ist Interchange-Plus oft günstiger und transparenter als Pauschalpreise.

• Grenzüberschreitende Zahlungen lokalisieren: Sie können Gebühren für grenzüberschreitende Zahlungen einsparen, indem Karten innerhalb der Heimatregion der Kundinnen und Kunden über einen lokalen Acquirer abgewickelt werden. Diese Methode kann auch die Genehmigungsprozesse verbessern.

Kleine Anpassungen, wie das Erfassen von Postleitzahlen und die monatliche Prüfung der Abwicklerabrechnungen, können jährlich zu Einsparungen in Höhe von mehreren Tausend Dollar führen.

Warum sind Echtzeit-Analysen und -Berichte für das Zahlungsmanagement so wichtig?

Die Echtzeit-Berichterstattung beinhaltet, dass Sie wissen, welche Rechnungen beglichen wurden, welche fehlgeschlagen sind und ob Kundinnen und Kunden in Zahlungsverzug geraten – ohne bis zum Monatsende warten zu müssen.

Echtzeit-Analysen helfen bei:

• Transparenz: Live-Dashboards ermöglichen es den Finanzteams, Zahlungseingänge sofort zu verfolgen. Sie erkennen sofort, wenn ein normalerweise zuverlässiger Zahler verspätet ist.

• Erkennung von Problemen: Plötzliche Rückgänge bei Genehmigungsraten oder Anstiege bei Rückbuchungen werden sofort sichtbar. Teams können noch am selben Tag mit der Untersuchung beginnen.

• Kundentransparenz: Echtzeitdaten erlauben es, Kundinnen und Kunden sofort mitzuteilen, ob ihre Zahlung erfolgreich war oder nicht. Diese Transparenz kann das Kundenerlebnis verbessern.

• Strategische Erkenntnisse: Langfristig ermöglichen die Live-Daten weitere Analysen. Trends bei den Außenstandszeiten (Days Sales Outstanding, DSO), regionale Verzögerungen und die Performance der Zahlungsmethoden sind allesamt wertvolle Kennzahlen zur Nachverfolgung.

Sind digitale Wallets oder BNPL-Optionen für B2B-Zahlungen lohnenswert?

Sowohl Digital Wallets als auch „Jetzt kaufen, später bezahlen“ könnten von der privaten zur geschäftlichen Nutzung übergehen, jedoch auf unterschiedliche Weise.

Wenn Digital Wallets im B2B-Beschaffungswesen und E‑Commerce eingesetzt werden, ermöglichen sie Käuferinnen und Käufern, Zahlungen mit gespeicherten Zugangsdaten zu autorisieren und wiederkehrende oder mobilbasierte Käufe zu beschleunigen. Sie werden voraussichtlich nicht Lastschriften oder Überweisungen für große Rechnungen ersetzen, können aber bei kleinen und mittleren Transaktionen nützlich sein, bei denen Geschwindigkeit und Komfort eine Rolle spielen.

„Jetzt kaufen, später bezahlen“ (BNPL) für Unternehmen ist im Wesentlichen Handelskredit, der an einen Drittanbieter ausgelagert wird. Verkäuferinnen und Verkäufer erhalten die Zahlung sofort, während Käuferinnen und Käufer erhalten 30 bis 90 Tage Zahlungsziel oder strukturierte Ratenzahlungen. Der globale B2B-BNPL-Markt erreichte 2023 14 Milliarden US-Dollar und wird voraussichtlich weiter wachsen, da Unternehmen nach flexiblen Kreditoptionen suchen. Am nützlichsten ist BNPL in Branchen mit hohen Transaktionsvolumina (z. B. Fertigung, Großhandel und Software-as-a-Service, SaaS), in denen aufgeschobene Zahlungsbedingungen Abschlüsse ermöglichen, ohne das Kreditrisiko für Verkäuferinnen und Verkäufer zu erhöhen.

Zusammen signalisieren diese Methoden eine Verlagerung hin zu Flexibilität und Einfachheit, ähnlich wie bei B2C-Transaktionen, für B2B-Zahlungen.

Wie lässt sich Betrug bei B2B-Zahlungen reduzieren?

Zahlungsbetrug ist eine universelle Herausforderung für B2B-Unternehmen und die Einsätze sind hoch, da Transaktionen größer und komplexer sind.

Hier sind die wichtigsten Ansätze zur Minimierung des Betrugsrisikos:

• Technologie: Tokenisierung schützt gespeicherte Kartendaten, während Kontoaktualisierungsdienste fehlgeschlagene Zahlungen reduzieren, die Betrug verschleiern könnten. KI-gestützte Betrugserkennung, wie Stripe Radar, erkennt Anomalien in Echtzeit. Sie analysiert ungewöhnliche Zahlungsmuster deutlich effektiver als statische Regeln.

• Prozesskontrollen: Zweifache Genehmigungen bei großen Überweisungen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bei Lieferantenwechsel können gängige Betrugsmaschen verhindern, wie kompromittierte Geschäfts-E-Mails oder gefälschte Lieferantenrechnungen.

• Personal und Wachsamkeit: Betrüger nutzen häufig menschliche Fehler aus. Richtlinien wie die telefonische Überprüfung von Bankdatenänderungen oder die Weiterleitung großer Zahlungen über mehrere Freigaben sind entscheidend.

Das Ziel ist eine mehrschichtige Verteidigung: moderne Tools, strikte interne Kontrollen und geschultes Personal arbeiten zusammen, um Betrugsversuche zu erkennen.

Wie lassen sich internationale B2B-Zahlungen am besten abwickeln?

Grenzüberschreitende Zahlungen bringen ihre eigenen Komplexitäten mit sich. Währungsumrechnung, Compliance und Geschwindigkeit sind allesamt von Bedeutung.

Bei der Planung Ihrer internationalen Strategie sollten Sie folgende Prioritäten berücksichtigen:

• Lokale Zahlungsmethoden: In Europa werden SEPA-Überweisungen in der Regel innerhalb eines Werktags abgewickelt, während SEPA-Sofortüberweisungen innerhalb von Sekunden ausgeführt werden. In den USA nehmen Echtzeit-Zahlungen zu, aber grenzüberschreitende Zahlungen basieren nach wie vor auf Überweisungen, die zwar zuverlässig, aber langsam und mit höheren Gebühren verbunden sind.

• Mehrwährungsstrategie: Erwägen Sie, Guthaben in wichtigen Währungen zu halten, um wiederholte Umrechnungen zu vermeiden. Die Verwendung von Plattformen, die lokale Akquisitionen unterstützen, kann ebenfalls grenzüberschreitende Verrechnungskosten reduzieren und gleichzeitig die Genehmigungsraten erhöhen. Stripe unterstützt beispielsweise die Verwaltung von mehr als 135 Währungen.

• Regulatorische Rahmenbedingungen: Globale Überweisungen müssen AML-, Sanktions- und Steuerberichtsprüfungen durchlaufen. Reduzieren Sie das Risiko von Verzögerungen oder Sperrungen von Geldern, indem Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der eine integrierte Compliance-Prüfung anbietet.

Wie können Sie die Zahlungsabwicklung für verschiedene Branchen optimieren?

Branchenstandards bestimmen, wie Geld zwischen Unternehmen fließt. Die Optimierung Ihrer Zahlungen bedeutet, Methoden und Workflows an diese Gegebenheiten anzupassen.

Beispiele:

• SaaS und Abos: Diese Unternehmen setzen auf wiederkehrende Abrechnung. Automatisierte Kartenbelastungen und Lastschriftabbuchungen halten Verlängerungen schnell und zuverlässig, während Kontoaktualisierungsdienste unfreiwillige Kündigungen reduzieren. Rechnungsstellung mit Zahlungszielen ist bei Enterprise-SaaS üblich, daher ist die Integration von E-Rechnungen mit AR-Automatisierung entscheidend.

• E-Commerce und Einzelhandel: Ein schneller Bezahlvorgang ist in diesen Branchen besonders wichtig. Digitale Wallets, Ein-Klick-Zahlungen und starke Betrugsprüfungen spielen eine zentrale Rolle. Die Einbindung mehrerer Zahlungsmethoden für B2B-Marktplätze erweitert Ihre Reichweite und kann die Abschlussraten erhöhen.

• Professionelle Dienstleistungen: Dienstleistungsunternehmen sind auf saubere Rechnungen und Teilzahlungen angewiesen. Online-Portale, die es Kundinnen und Kunden ermöglichen, direkt über Digital Wallets oder Karten von der Rechnung aus zu zahlen, können die DSO verkürzen und Rückfragen reduzieren.

• Fertigung und Großhandel: In diesen Branchen verwalten Unternehmen häufig große Summen und Ratenzahlungen. Lastschriften und Überweisungen dominieren, aber die Nutzung von BNPL und Handelsgutschrift-Plattformen könnte zunehmen, da Verkäuferinnen und Verkäufer Flexibilität bieten möchten, ohne Bilanzrisiken einzugehen.

• Gesundheitswesen und regulierte Sektoren: Diese Unternehmen haben zusätzliche Compliance-Ebenen. Zahlungssysteme müssen sich in branchenspezifische ERPs integrieren und auditierbare Aufzeichnungen führen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Einige Best Practices gelten branchenübergreifend: Wählen Sie die Zahlungsmethoden, die Ihre Partnerinnen und Partner erwarten, automatisieren Sie so viel wie möglich und binden Sie Zahlungen in die Systeme ein, die Ihre Teams bereits nutzen. Die Nutzung eines Anbieters wie Stripe, der nachweislich Zahlungen mit 99,999 % Verfügbarkeit abwickeln kann, kann ebenfalls dazu beitragen, die Zahlungsprozesse jedes Unternehmens zu optimieren.

Welche Integrationen für Zahlungsabwicklung benötigt ein ERP-System?

Ein ERP ist häufig das zentrale System für Rechnungen, Forderungen und Verbindlichkeiten. Die richtigen Integrationen sorgen dafür, dass Zahlungen ohne manuelle Eingaben oder Verzögerungen bei der Abstimmung ablaufen.

Folgendes sollten Sie für die Integration einplanen:

• Debitorenbuchhaltung: Die Integration sollte die Verbindung zwischen Rechnungen und eingehenden Zahlungen schließen. Wenn eine Kundin oder ein Kunde zahlt, sollten die Zahlungsdaten direkt ins ERP fließen und die Rechnung automatisch begleichen.

• Kreditorenbuchhaltung: Ausgangsseitige Integrationen ermöglichen es, Lieferantenzahlungen direkt aus der ERP-Software zu planen und auszuführen. Genehmigungen, Ausführung und Statusupdates fließen anschließend zurück ins Hauptbuch, sodass Rechnungen synchron mit den Geldabflüssen abgeschlossen werden.

• Bankauszahlungsabgleich: Direkte Bankfeeds ins ERP ermöglichen das tägliche Abgleichen von Transaktionen mit Rechnungen und Rechnungsbeträgen. Dies kann die Monatsabschlusszeit erheblich verkürzen.

• Plattformübergreifende Verbindungen: Wenn Sie außerdem E‑Commerce-, Abonnementabrechnungs- oder Beschaffungsportale betreiben, integrieren Sie diese Systeme sowohl mit Ihrem Payment Gateway als auch mit dem ERP. Diese Konsolidierung sorgt für volle Transparenz in den Order-to-Cash- und Procure-to-Pay-Zyklen und reduziert die Anzahl der nachzuverfolgenden Ausnahmen.

Wie können Sie die Genehmigungsraten von Zahlungen verbessern?

Jede Ablehnung bedeutet verlorene Einnahmen. Im B2B-Bereich sind die Beträge in der Regel höher, sodass selbst ein kleiner Rückgang der Genehmigungsraten große Auswirkungen haben kann.

Verbessern Sie Ihre Genehmigungsraten durch:

• Aktualität der Daten sicherstellen: Veraltete Karten führen zu Ablehnungen. Kontoaktualisierungsdienste aktualisieren Zugangsdaten automatisch, wenn Karten neu ausgegeben werden oder ablaufen und reduzieren so unfreiwillige Kündigungen.

• Umfassendere Daten senden: Die Angabe von Transaktionsdaten wie Postleitzahlen kann Verrechnungskosten senken und die Genehmigungen erhöhen, indem die Legitimität gegenüber den ausstellenden Banken signalisiert wird.

• Intelligente Wiederholungen nutzen: Viele Ablehnungen sind nur vorübergehend. Adaptive Wiederholungslogik (d. h. zeitlich gestaffelte Versuche basierend auf dem Verhalten der ausstellenden Bank) kann helfen, Zahlungen zurückzugewinnen, ohne Kundinnen und Kunden zu frustrieren oder zusätzliche Gebühren zu verursachen.

• Lokale routen: Die Abwicklung grenzüberschreitender Zahlungen über lokale Acquirer kann die Genehmigungsraten verbessern und gleichzeitig die Gebühren senken.

• Betrugsregeln ausbalancieren: Strikte Filter schützen vor Risiken, jedoch können Fehlalarme zu ungerechtfertigten Ablehnungen führen. Passen Sie Ihre Betrugseinstellungen so an, dass Grenzfälle überprüft und nicht sofort abgelehnt werden.

Was sind die Best Practices für den Zahlungsabgleich?

Der Zahlungsabgleich ist der finanzielle Prozess, bei dem Bankguthaben mit den Aufzeichnungen im Hauptbuch abgeglichen wird. So gehen Sie effektiv vor:

• Automatisieren, wo möglich: Moderne ERP-Systeme sowie Forderungs- und Verbindlichkeitssysteme können Zahlungen automatisch mit Rechnungen anhand von Referenznummern, Daten oder Beträgen abgleichen. Das reduziert manuelle Prüfungen und hilft, Ausnahmen schnell zu erkennen.

• Referenzen standardisieren: Vergeben Sie Rechnungen eindeutige IDs und verlangen Sie von Kundinnen und Kunden, diese in der Zahlungsanweisung anzugeben.

• Regelmäßig abgleichen: Täglicher oder wöchentlicher Abgleich begrenzt Abweichungen und erkennt Probleme wie doppelte Zahlungen oder Unterzahlungen, bevor sie eskalieren.

• Teilzahlungen und Bündel sauber handhaben: Buchen Sie Teilzahlungen auf offene Rechnungen und teilen Sie Pauschalbeträge auf mehrere Rechnungen auf, um genaue Fälligkeitsberichte zu erhalten.

• Gebühren und Rückbuchungen verfolgen: Hinter den Nettoeinzahlungen verbergen sich oft Transaktionsgebühren oder Rückerstattungen. Führen Sie Verrechnungskonten, um Bruttoumsätze, Transaktionsgebühren und Anpassungen zu trennen, damit die Margen präzise bleiben.

• Nachvollziehbare Dokumentation unterhalten: Dokumentieren Sie Anpassungen und bewahren Sie Abgleichsberichte auf. Auditoren und Manager sind auf klare Nachweisketten angewiesen.

Wie sollten Teilzahlungen und Zahlungspläne gehandhabt werden?

Teilzahlungen und strukturierte Pläne erfordern ein gut konzipiertes System; wie Sie sie erfassen, wirkt sich direkt auf Abgleich, Berichterstattung und Cashflow-Prognosen aus. So gehen Sie vor:

• Zahlungsstruktur definieren: Teilen Sie die Verpflichtung in geplante Raten oder meilensteinbasierte Rechnungen auf. Halten Sie die Gesamtschuld sichtbar und buchen Sie Zahlungen darauf, um eine genaue Forderungsalterung und Cashflow-Prognosen sicherzustellen.

• Nach Regeln zuordnen: Wenn Käuferinnen und Käufer Pauschalbeträge auf mehrere Rechnungen zahlen, legen Sie im Voraus fest, wie die Zuordnung erfolgt (z. B. zuerst älteste Rechnung, proportional oder nach Anweisung). Ohne Konsistenz können Ihre Bücher auseinanderdriften und Streitigkeiten entstehen.

• Über- und Unterzahlungen sichtbar machen: Ein zusätzlich gezahlter Betrag von 200 USD sollte nicht in einer „Sonstiges“-Kategorie untergehen. Buchen Sie ihn als Gutschrift oder nicht zugeordneten Betrag, damit er in den Forderungsberichten (AR) erscheint. Dasselbe gilt für Unterzahlungen – erfassen Sie die Differenz, damit die Finanzabteilung erkennt, ob es sich um eine angefochtene Zahlung, einen Rabatt oder einen Fehler handelt.

• Wiederkehrende Abbuchungen automatisieren, wo möglich: Bei strukturierten Plänen automatisieren Sie Lastschriften oder Kartenbelastungen nach Zeitplan. Automatisierte Zahlungen helfen, beide Seiten synchron zu halten.

Welche Zahlungsdaten sollten Sie für B2B-Transaktionen verfolgen?

Effektive Finanzteams behandeln Zahlungsdaten wie einen Live-Feed, der zeigt, wie Geld durch das Unternehmen fließt. Im Folgenden sind die Kategorien, die es wert sind, verfolgt zu werden.

Liquiditätssignale

Beobachten Sie die DSO und Ihre Forderungsalterungs-Kategorien (z. B. aktuell, 30, 60, 90 Tage und älter). Wenn die DSO steigt, ist das ein erstes Anzeichen dafür, dass Geld im Unternehmen blockiert wird.

Transaktionsgesundheit

Verfolgen Sie die Genehmigungsraten von Zahlungen. Ein Punktabfall bei hohen Volumina kann Millionen an entgangenen Einnahmen bedeuten. Kombinieren Sie diese Daten mit Rückgabecodes bei Lastschriften und Ablehnungsgründen bei Karten: Sie zeigen, ob es sich um unzureichende Deckung, fehlerhafte Daten oder zu strenge Betrugsfilter handelt.

Kostenlecks

Gliedern Sie die Verarbeitungsgebühren nach Zahlungsmethode auf. Wenn das Kartenvolumen steigt, Ihre Marge aber gering ist, zeigt sich das hier. Rückbuchungen sollten ebenfalls in dieser Übersicht enthalten sein. Erfassen Sie sowohl die Gesamtsummen als auch die Bearbeitungszeiten.

Manuelle Intervention

Messen Sie, wie viele Zahlungen automatisch abgeglichen werden und wie viele manuelle Eingriffe erfordern. Eine hohe Abweichungsrate deutet meist darauf hin, dass Rechnungsreferenzen oder Kundenanweisungen nicht mit Ihren Systemen übereinstimmen.

So wählen Sie die richtigen Zahlungsmethoden für Ihr Unternehmen

Die passende Mischung aus Zahlungsmethoden hängt von Transaktionsgröße, Häufigkeit, Geografie und den bereits genutzten Systemen ab. So finden Sie die richtige Kombination für Ihr Unternehmen.

Beginnen Sie mit den Workflows Ihrer Käuferinnen und Käufer

Wenn Sie Unternehmen abrechnen, sollten Sie Lastschriften und Überweisungen akzeptieren, da diese typischerweise in die Verbindlichkeitenprozesse der Kundinnen und Kunden eingebettet sind. Wenn Sie über einen digitalen Shop verkaufen, können Karten und Digital Wallets dazu beitragen, den Bezahlvorgang zu vereinfachen. Wenn Ihre Käuferinnen und Käufer global sind, kann die Akzeptanz lokaler Zahlungsmethoden wie SEPA oder UPI Ihnen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Berücksichtigen Sie die Transaktionsökonomie

Bei einer Rechnung über 100.000 USD können Kartenentgelte problematisch sein, sodass Lastschriften oder Überweisungen sinnvoller sind. Bei einem Abo über 99 USD sind die Gebühren im Vergleich zum Churn-Risiko durch die Nichtakzeptanz von Karten vernachlässigbar. Analysieren Sie die Auswirkungen auf Ihre Marge nach Zahlungsmethode und nicht nur im Durchschnitt.

Berücksichtigen Sie Ausfallarten

Rückgabecodes, Kartenablehnungen und grenzüberschreitende Fehler verhalten sich unterschiedlich. Wenn Ihre Einnahmen von wiederkehrenden Zahlungen abhängen, können Zahlungsmethoden mit automatischen Kontoaktualisierungsfunktionen unfreiwillige Kündigungen reduzieren.

Flexibilität einbauen

Alle Zahlungsmethoden anzubieten, kann teuer und unnötig sein. Bieten Sie stattdessen die Methoden an, die für Ihre größten Segmente relevant sind und ergänzen Sie weitere, wenn die Daten hohe Akzeptanzraten zeigen. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der mehrere sofort einsetzbare Zahlungsmethoden unterstützt, macht dies einfach.

Wie führen Sie eine effektive Prüfung Ihres aktuellen Zahlungssystems durch?

Ein Audit kann testen, ob Ihre Zahlungsinfrastruktur Ihr wachsendes Unternehmen noch unterstützt. Ziel ist es, herauszufinden, ob es Kostenlecks, Sicherheitslücken oder Workflow-Probleme gibt, die Sie bisher übersehen haben. So führen Sie eine solche Prüfung durch.

Alles inventarisieren

Erfassen Sie die von Ihnen tatsächlich genutzten Anbieter: Gateways, Prozessoren, Banken, Rechnungssoftware, ERP-Systeme und Betrugspräventionsdienste. Unternehmen entdecken dabei manchmal redundante Tools oder Konten, die niemand aktiv verwaltet.

Die Ökonomie prüfen

Ziehen Sie aktuelle Abwicklerabrechnungen heran und berechnen Sie die tatsächlichen Kosten pro Zahlungseingang, einschließlich Interchange, grenzüberschreitender Aufpreise, Gateway-Gebühren und Rückbuchungen. Achten Sie besonders auf „herabgestufte“ Transaktionen, bei denen fehlende Daten Sie in höhere Verrechnungsstufen gebracht haben.

Sicherheit und Compliance prüfen

Führen Sie Sicherheitsüberprüfungen durch, z. B. für Zugriffskontrollen, MFA bei risikoreichen Aktionen sowie die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und von AML-Vorgaben. Viele Finanzteams stellen fest, dass eine schwache Vendor-Integration ihren Compliance-Footprint unnötig vergrößert.

Workflows von Anfang bis Ende verfolgen

Wählen Sie einige Transaktionen aus und verfolgen Sie sie vom Auftrag und der Rechnung bis zur Zahlung, Abgleich und Berichterstattung. Wo werden Daten manuell erneut eingegeben? Wo entstehen Engpässe bei Genehmigungen?

Mit aktuellen Methoden vergleichen

Nutzen Sie Echtzeitzahlungsmethoden wie UPI oder SEPA Instant Credit Transfers, wenn sie hilfreich wären? Wenn nicht, warum? Vergleichen Sie Ihre Infrastruktur mit dem aktuellen Standard in den Regionen, die Sie bedienen.

Probleme dokumentieren und priorisieren

Bewerten Sie die entdeckten Probleme. Gebührenlecks, falsche Ablehnungen und Compliance-Risiken erfordern sofortiges Handeln, während Anpassungen der Nutzererfahrung (UX) warten können.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von skalierenden Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, persönlich und weltweit akzeptieren kann.

Stripe Payments bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Optimieren Sie Ihren Bezahlvorgang: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Benutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Präsenzzahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Offline-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und den Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter eine No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Mit einer flexiblen, zuverlässigen Plattform schneller wachsen: Setzen Sie auf eine Plattform, die mit Ihnen mitwächst, mit einer Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Payments Ihre Online- und Präsenzzahlungen unterstützen kann oder starten Sie noch heute.