De wereld van betalingsverwerking verandert snel en de beste zakelijke praktijken blijven veranderen. Net als veel andere aspecten van het zakendoen, ondergaat betalingsverwerking een grondige herziening dankzij nieuwe technologieën, veranderende verwachtingen van klanten en een herziening van de manier waarop B2B-betalingen werken. Een paar voorbeelden: FedNow geeft vorm aan de manier waarop geld in de VS wordt overgemaakt, SEPA Instant Credit Transfers zorgen ervoor dat 'grensoverschrijdende' transacties binnen Europa aanvoelen als binnenlandse transacties, en India's Unified Payments Interface (UPI) verwerkt dagelijks meer dan 500 miljoen transacties. Financiële teams moeten misschien opnieuw nadenken over wat 'verwerking' eigenlijk betekent, nu automatisering het werk van facturatie, goedkeuringen en reconciliatie overneemt.

Als je deze veranderingen niet aanpakt, kan dat leiden tot hogere kosten, meer fouten en gemiste kansen om echt te snappen hoe geld door je bedrijf stroomt. Maar als je je betalingssysteem up-to-date houdt met de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van betalingsverwerking, kun je profiteren van enorme voordelen en je bedrijf klaar maken voor de toekomst.

Hieronder vind je een grondige analyse van de huidige trends in B2B-betalingen, de technologieën die deze trends hervormen en de praktijken die financiële teams kunnen helpen om voorop te blijven lopen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de meest voorkomende B2B-betaalmethoden?
  
• Hoe werkt de betalingsverwerking ?
  
• Hoe kan automatisering betalingen sneller maken en menselijke fouten verminderen?
  
• Op welke trends op het gebied van digitaal betalen moeten bedrijven nu letten?
  
• Wat is de slimste manier om kosten en afwikkelingskosten te besparen?
  
• Waarom zijn realtime analyses en rapportages zo belangrijk voor betalingsbeheer?
  
• Zijn digitale wallets of BNPL-opties de moeite waard voor B2B-betalingen?
  
• Hoe kun je betalingsfraude bij B2B-transacties verminderen?
  
• Wat is de beste manier om internationale B2B- e betalingen te regelen?
  
• Hoe kun je de betalingsverwerking voor verschillende sectoren verbeteren?
  
• Welke betalingsverwerkingsintegraties heeft een ERP-systeem nodig?
  
• Hoe kun je de goedkeuringspercentages voor betalingen verbeteren?
  
• Wat zijn de beste manieren om betalingen af te stemmen?
  
• Hoe moet je omgaan met gedeeltelijke betalingen en betalingsregelingen?
  
• Welke betaalgegevens moet je bijhouden voor B2B-transacties?
  
• Hoe kies je de juiste betaalmethoden voor je bedrijf?
  
• Hoe kun je je huidige betalingssystemen goed controleren?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat zijn de meest voorkomende B2B-betaalmethoden?

Als bedrijven elkaar betalen, gebruiken ze een paar bekende betaalmethoden, die allemaal hun eigen manier van werken en beste toepassingen hebben. Hier zijn de meest voorkomende betaalmethoden en waar ze handig zijn.

Cheques

Een papieren cheque is een schriftelijk bevel aan een bank om een bepaald bedrag van de ene rekening naar de andere over te maken. Cheques zijn traag en handmatig, maar worden nog steeds gebruikt. In 2024 werd alleen al in de VS voor 8,17 biljoen dollar aan commerciële chequebetalingen verwerkt.

Automatische incasso's

Automatische incasso's – bank-naar-bankoverschrijvingen waarbij de begunstigde volgens een vast schema geld opneemt – zijn gebruikelijk voor terugkerende B2B-betalingen, zoals abonnementen of nutsvoorzieningen. Ze zijn goedkoop en worden doorgaans binnen twee tot drie werkdagen verwerkt. In Europa maken Single Euro Payments Area (SEPA) Direct Debits betalingen in euro's tussen Europese landen makkelijker. In de VS kun je met Automated Clearing House (ACH)-betalingen geld overmaken tussen banken in Amerikaanse dollars.

Bankoverschrijvingen

Een overschrijving is een directe bank-naar-bankoverboeking waarmee geld sneller wordt overgemaakt dan bij een automatische incasso, meestal binnen één werkdag voor binnenlandse transacties. Omdat ze snel en definitief zijn, worden overschrijvingen vaak gebruikt voor betalingen met een hoge waarde of waarbij tijd een belangrijke factor is. De kosten zijn hoger, dus bedrijven gebruiken ze meestal alleen als snelheid en zekerheid belangrijker zijn dan de kosten.

Creditcards

Zakelijke creditcards werken net als consumentenkaarten: de betaler betaalt de kosten, het kaartnetwerk verwerkt de transactie en de uitgevende bank int later het bedrag bij de betaler. Bedrijfs- en inkoopkaarten worden veel gebruikt om kleinere facturen, abonnementen en reizen te betalen.

Digitale wallets

Met digitale wallets (zoals Apple Pay of Google Pay) kunnen bedrijven betalingen met een paar klikken goedkeuren. De betaalgegevens worden voor de veiligheid getokeniseerd. In B2B-e-commerce en inkoopplatforms helpen digitale wallets om het afrekenproces te versnellen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.

Realtime betalingen

Real-time betalingen zorgen ervoor dat je geld direct tussen bankrekeningen kunt overmaken. Veel landen hebben hun eigen real-time betalingssystemen, zoals FedNow in de VS, Unified Payments Interface (UPI) in India, Pix in Brazilië en Swish in Zweden. Ze werken 24/7 en maken betalingen binnen een paar seconden af, wat ze handig maakt voor B2B-transacties waarbij tijd belangrijk is.

Door een mix van deze opties aan te bieden, krijgen jij en je klanten meer flexibiliteit. Betalingsproviders zoals Stripe kunnen dit eenvoudig maken door tientallen methoden aan te bieden via één enkele API-integratie (Application Programming Interface).

Hoe werkt de betalingsverwerking ?

Een B2B-betaling doorloopt een aantal stappen om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag op de juiste rekening terechtkomt, met de juiste gegevens erbij.

Zo ziet dat proces er meestal uit:

• Overeenkomst of inkooporder: Een contract of inkooporder (PO) geeft aan wat er wordt gekocht, voor hoeveel en wanneer de betaling moet worden gedaan.

• Levering: De verkoper levert het product of de dienst. Levering geeft recht op betaling.

• Facturatie: De verkoper stuurt een factuur. Facturen worden tegenwoordig vaak elektronisch verstuurd, rechtstreeks vanuit een enterprise resource planning (ERP)- of facturatiesysteem.

• Goedkeuringen: Aan de kant van de koper gaan facturen meestal door meerdere lagen (bijvoorbeeld afdelingshoofden, inkoop, crediteurenadministratie) voordat ze worden goedgekeurd. Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen kunnen voorkomen dat facturen eindeloos in inboxen blijven hangen.

• Betaling: Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling overgemaakt via een bankoverschrijving, creditcard of een andere methode die is afgesproken .

• Beveiligingscontroles: Moderne betalingsverwerkingssystemen voeren in deze stap fraudecontroles uit, waaronder cliëntauthenticatie, bankverificatie en fraudedetectiealgoritmen om afwijkingen op te sporen.

• Reconciliatie: Nadat het geld binnen is, koppelen beide partijen de betaling aan de juiste factuur. Automatische reconciliatietools kunnen betalingen en facturen in realtime matchen door referenties zoals factuurnummers of exacte totalen te gebruiken.

• Compliance en administratie: De laatste stap zorgt ervoor dat aan belasting-, antiwitwas- (AML) en rapportagevereisten wordt voldaan en dat er een controleerbaar spoor wordt bijgehouden. Veel platforms registreren dit nu automatisch.

Hoe kan automatisering betalingen sneller maken en menselijke fouten verminderen?

Handmatige betalingsprocessen zijn trager omdat er bij elke stap mensen bij betrokken zijn. Iemand moet de factuurgegevens invoeren, een e-mail sturen naar een manager voor goedkeuring, rekeningnummers dubbel controleren en de -boeken afstemmen. Automatisering verandert de hele cyclus, zodat snelheid en nauwkeurigheid standaard zijn. Hieronder lees je hoe dit kan helpen.

Facturatie

Een automatisch systeem zoals Stripe Invoicing kan een factuur maken zodra je goederen zijn verzonden of een mijlpaal in een dienst is bereikt. In plaats van zelf documenten te maken, haalt facturatiesoftware gegevens (zoals artikel, prijs, klant, vervaldatum) rechtstreeks uit je ERP- of bestelsysteem. Die consistentie zorgt voor minder fouten en facturen worden binnen enkele minuten na levering uit je systeem verzonden. Je kunt ook automatische herinneringen instellen die voor en na de vervaldatum worden verstuurd.

Goedkeuringen

Goedkeuringsketens zijn vaak de plek waar facturen blijven hangen. Met automatisering bepalen routeringsregels wie wat moet zien (bijvoorbeeld afdelingshoofden voor bedragen onder de $ 10.000, CFO-goedkeuring boven die drempel). Goedkeurders worden direct op de hoogte gebracht en kunnen vanaf hun telefoon goedkeuren om het proces gaande te houden.

Gegevensinvoer

Betalingsfouten gebeuren meestal als mensen gegevens opnieuw invoeren. Automatisering kan fouten verminderen door één bron van gegevens te gebruiken. Systemen geven de gegevens door zonder ze opnieuw in te voeren, zodat facturen, goedkeuringen en betalingen allemaal kloppen. Geautomatiseerde reconciliatietools gaan nog een stap verder door binnenkomende betalingen in realtime te matchen met openstaande facturen en te lage betalingen, te hoge betalingen of dubbele betalingen meteen te markeren.

Betalingen

Automatisering zorgt voor consistentie in het hele grootboek. Betalingsherinneringen sturen klanten een seintje voordat facturen te laat zijn, het automatisch bijwerken van creditcardgegevens (CAU's) werkt verlopen gegevens automatisch bij en slimme herhalingslogica spreidt herhalingspogingen bij mislukte betalingen in plaats van het netwerk te overbelasten. Het resultaat is een stabieler incassoritme en minder verrassingen aan het einde van de maand.

Schaalbaarheid

Als het volume toeneemt, kunnen geautomatiseerde workflows die groei aan zonder dat er extra personeel nodig is. Terugkerende betalingen worden volgens schema uitgevoerd, goedkeuringen volgen de regels en alleen uitzonderingen komen ter beoordeling door mensen.

Het effect is cumulatief, met snellere facturatie, duidelijkere goedkeuringen, minder fouten, een stabielere cashflow en processen die kunnen groeien zonder extra wrijving.

Op welke trends op het gebied van digitaal betalen moeten bedrijven nu letten?

B2B-betalingen veranderen altijd door wat klanten willen en nieuwe technologie. Hier zijn de belangrijkste trends die nu strategische voordelen kunnen opleveren.

Netwerken voor directe betalingen

Bedrijven beginnen te snappen dat het duur is om dagen op geld te wachten, en realtime systemen worden steeds populairder op verschillende markten. De Europese Unie heeft in 2024 regels aangenomen die vereisen dat SEPA Instant Credit Transfers binnen 10 seconden aankomen. Banken in de VS gebruiken steeds vaker FedNow; in het tweede kwartaal van 2025 had het 2,13 miljoen betalingen afgehandeld, met een waarde van meer dan 245 miljard dollar. Het ondersteunen van deze snelle betaalmethoden wordt steeds meer de norm.

E-facturatie

Landen als Frankrijk, Italië, Duitsland, Mexico en Brazilië vragen om e-facturen voor bepaalde transacties. E-facturatie maakt facturatie sneller, vermindert fouten en zorgt voor meer transparantie. Deze methode geeft ook meer informatie over betalingen (bijvoorbeeld wie heeft betaald, waarvoor en wanneer). Dit alles zorgt voor efficiëntere debiteurenadministratie, duidelijkere controlesporen en meer inzicht in de cashflow.

AI en fraudedetectie

Naarmate snelheid en digitalisering toenemen, neemt ook het risico toe. Hier komt AI-gestuurde fraudedetectie om de hoek kijken. Machine learning-algoritmen herkennen atypische patronen, zoals een factuur die twee keer is betaald of een nieuw leveranciersaccount halverwege de cyclus, voorspellen wanneer betalingen mogelijk mislukken en maken slimmere nieuwe pogingen mogelijk. In combinatie met tokenisatie en functies voor het bijwerken van accounts kan je systeem nog veel veiliger worden.

BNPL en flexibele financieringsregelingen

Nu kopen, later betalen (BNPL) is populair in consumentenmarkten en begint nu ook in B2B op te komen. Bedrijven die flexibele betalingen aanbieden (bijvoorbeeld gespreide betalingen, handelskrediet, uitgestelde betalingstermijnen) kunnen grotere of risicovollere deals sluiten zonder dat dit meteen een grote impact heeft op hun cashflow. BNPL is nog niet mainstream in B2B, maar wint aan populariteit.

Digitale wallets en mobile-first

Digitale wallets en mobielvriendelijke portals maken het mogelijk om snel en simpel met één klik te betalen. Als B2B-kopers op zoek zijn naar mobielvriendelijke toegang, kan het accepteren van instant e portemonnee-betalingen herhalingsaankopen en kleine verlengingen makkelijker maken.

Blockchain en tokenisatie

Blockchain, stablecoins en tokenized assets zijn nog niet echt mainstream, maar worden steeds populairder. Het gemiddelde aanbod van stablecoins in omloop is jaar na jaar gestaag gegroeid, met $ 5,67 biljoen USD aan aangepast transactievolume in 2024. Deze digitale activa kunnen helpen om de veiligheid, vereffeningssnelheid en transparantie over de grenzen heen te verbeteren.

Wat is de slimste manier om kosten en afwikkelingskosten te verlagen?

Kosten knagen aan de winst van je bedrijf elke keer dat er een betaling wordt verwerkt. Om ze te beperken, kun je je richten op het sturen van transacties naar goedkopere methoden, het in aanmerking komen voor lagere kaarttarieven en het onderhandelen met aanbieders.

Overweeg deze strategieën:

• Kies voor automatische incasso's of realtime overschrijvingen voor grote facturen: De kosten voor deze methoden zijn meestal lager dan de kosten voor creditcardverwerking.

• Optimaliseer kaartgegevens: Door de postcode van een klant te verzamelen en deze op te nemen in de transactiegegevens, kan de transactie in aanmerking komen voor een lager afwikkelingspercentage.

• Onderhandel over prijzen: Op grote schaal is interchange plus vaak goedkoper en transparanter dan vaste tarieven.

• Lokaliseer grensoverschrijdende betalingen: Je kunt besparen op grensoverschrijdende kosten door kaarten in het thuisland van de klant te verwerken met behulp van een lokale accepteerder. Deze methode kan ook helpen om je goedkeuringsproces te verbeteren.

Kleine aanpassingen, zoals het verzamelen van postcodes en het controleren van maandelijkse afschriften van verwerkers, kunnen elk jaar duizenden euro's aan teruggewonnen marge opleveren.

Waarom zijn realtime analyses en rapportages zo belangrijk voor betalingsbeheer?

Met realtime rapportage weet je welke facturen zijn betaald, welke niet en of klanten te laat betalen, zonder dat je hoeft te wachten tot het einde van de maand.

Real-time analyses helpen bij:

• Zichtbaarheid: Met live dashboards kunnen financiële teams betalingen volgen terwijl ze binnenkomen. Je weet meteen als een normaal gesproken betrouwbare betaler te laat is.

• Problemen opsporen: Plotselinge dalingen in goedkeuringspercentages of pieken in chargebacks worden meteen zichtbaar. Teams kunnen nog dezelfde dag beginnen met onderzoek.

• Transparantie voor klanten: Dankzij realtime gegevens kun je een klant meteen laten weten of zijn betaling is gelukt of niet. Deze transparantie kan bijdragen aan een betere klantervaring.

• Strategische inzichten: Na verloop van tijd kun je met live gegevens verdere analyses maken. Trends in het aantal dagen dat vorderingen openstaan (DSO), regionale vertragingen en de prestaties van betaalmethoden zijn allemaal waardevolle statistieken om bij te houden.

Zijn digitale wallets of BNPL-opties de moeite waard voor B2B-betalingen?

Zowel digitale wallets als BNPL kunnen van consumenten naar zakelijk gebruik overstappen, maar op verschillende manieren.

Als digitale wallets hun weg vinden naar B2B-inkoop en e-commerce, kunnen kopers betalingen autoriseren met opgeslagen inloggegevens en herhalingsaankopen of mobiele aankopen versnellen. Ze zullen waarschijnlijk geen vervanging zijn voor automatische incasso's of overschrijvingen voor grote facturen, maar ze kunnen wel handig zijn voor kleine en middelgrote transacties waarbij snelheid en gemak belangrijk zijn.

BNPL voor bedrijven is eigenlijk handelskrediet dat wordt uitbesteed aan een derde partij. Verkopers worden vooraf betaald en kopers krijgen 30 tot 90 dagen of gestructureerde termijnen. De wereldwijde B2B BNPL-markt bereikte in 2023 een waarde van 14 miljard dollar en zal naar verwachting blijven groeien naarmate bedrijven op zoek gaan naar flexibele kredietopties. Het is vooral handig in sectoren met grote aankoopbedragen (bijvoorbeeld productie, groothandel en software-as-a-service of SaaS), waar uitgestelde betalingen deals sluiten zonder kredietrisico toe te voegen aan de boeken van de verkoper.

Samen geven deze methoden een verschuiving aan naar flexibiliteit en gemak, vergelijkbaar met B2C-transacties, voor B2B-betalingen.

Hoe kun je betalingsfraude bij B2B-transacties verminderen?

Betalingsfraude is een universele uitdaging voor B2B-bedrijven, en er staat veel op het spel omdat transacties groter en complexer zijn.

Dit zijn de beste manieren om het risico op fraude aan te pakken:

• Technologie: Tokenisatie beschermt opgeslagen kaartgegevens, terwijl accountupdatingservices het aantal mislukte betalingen verminderen die fraude kunnen maskeren. AI-gestuurde fraudedetectie, zoals Stripe Radar, kan afwijkingen in realtime signaleren. Het scant effectiever op ongebruikelijke betalingspatronen dan statische regels.

• Procescontroles: Dubbele goedkeuringen voor grote overschrijvingen en meervoudige authenticatie (MFA) voor leverancierswijzigingen kunnen veelvoorkomende praktijken, zoals gehackte zakelijke e-mails of valse leveranciersfacturen, tegengaan.

• Personeel en waakzaamheid: Fraudeurs maken vaak misbruik van menselijke fouten. Het is belangrijk om beleid te hebben voor bijvoorbeeld het telefonisch controleren van gewijzigde bankgegevens of het door meerdere personen laten goedkeuren van grote betalingen.

Het doel is een gelaagde verdediging: geavanceerde tools, sterke interne controles en goed opgeleid personeel die samenwerken om pogingen tot fraude te ontdekken.

Wat is de beste manier om internationale B2B-betalingen te doen?

Grensoverschrijdende betalingen zijn best ingewikkeld. Valutaomwisseling, compliance van regels en snelheid zijn allemaal belangrijk.

Als je nadenkt over je internationale strategie, zorg er dan voor dat je prioriteiten stelt:

• Lokale betaalmethoden: In Europa worden SEPA-overschrijvingen meestal binnen één werkdag verwerkt, terwijl SEPA-instantoverschrijvingen binnen enkele seconden worden verwerkt. In de VS worden realtime betalingen steeds populairder, maar voor grensoverschrijdende betalingen wordt nog steeds vaak gebruikgemaakt van bankoverschrijvingen, die weliswaar betrouwbaar zijn, maar traag en duurder.

• Strategie voor meerdere valuta's: Overweeg om saldi in belangrijke valuta's aan te houden om herhaalde conversies te voorkomen. Het gebruik van platforms die lokale acquisitie ondersteunen, kan ook grensoverschrijdende interchange verminderen en tegelijkertijd de goedkeuringspercentages verhogen. Stripe ondersteunt bijvoorbeeld het beheer van meerdere valuta's in meer dan 135 valuta's.

• Regelgevende maatregelen: Internationale overschrijvingen moeten voldoen aan AML-, sanctie- en belastingrapportagecontroles. Verminder het risico dat geld wordt vertraagd of bevroren door samen te werken met een aanbieder die ingebouwde compliance-screening biedt.

Hoe kun je de betalingsverwerking voor verschillende sectoren verbeteren?

Sectorstandaarden bepalen hoe geld tussen bedrijven wordt overgemaakt. Het optimaliseren van je betalingen betekent dat je methoden en workflows moet afstemmen op die realiteit.

Bijvoorbeeld:

• SaaS en abonnementen: Deze bedrijven zijn afhankelijk van terugkerende facturatie. Automatische kaartbetalingen en automatische incasso's zorgen ervoor dat verlengingen snel en soepel verlopen, terwijl accountupdatingservices onvrijwillig verloop verminderen. Facturatie met nettobetalingstermijnen is standaard voor enterprise SaaS, dus het integreren van e-facturatie met AR-automatisering is essentieel.

• E-commerce en detailhandel: De mogelijkheid om snel af te rekenen is belangrijk in deze sectoren. Digitale wallets, betalingen met één klik en strenge fraudecontrole zijn belangrijk. Door meerdere betaalmethoden voor B2B-marktplaatsen aan te bieden, vergroot je je bereik en kan je het aantal voltooide bestellingen verhogen.

• Professionele diensten: Bedrijven die diensten leveren, zijn afhankelijk van duidelijke facturen en gedeeltelijke betalingen. Online portalen waar klanten direct vanaf de factuur kunnen betalen met een digitale wallet of kaart, kunnen de DSO verkorten en heen-en-weer-gepraat verminderen.

• Productie en groothandel: In deze sectoren hebben bedrijven vaak te maken met grote bedragen en termijnbetalingen. Automatische incasso's en overschrijvingen zijn het meest gebruikelijk, maar het gebruik van BNPL- en handelskredietplatforms zou kunnen toenemen naarmate verkopers flexibiliteit willen bieden met ' ' zonder balansrisico's te nemen.

• Gezondheidszorg en gereguleerde sectoren: Deze bedrijven hebben extra compliance-vereisten. Betalingssystemen moeten worden geïntegreerd met branchespecifieke ERP's en controleerbare gegevens bijhouden om te voldoen aan de eisen van toezichthouders.

Sommige best practices gelden voor alle sectoren: kies de betaalmethoden die je partners verwachten, automatiseer zoveel mogelijk en integreer betalingen in de systemen die je teams al gebruiken. Het gebruik van een provider zoals Stripe, die heeft bewezen betalingen te kunnen verwerken met 99,999% uptime, kan ook helpen bij het optimaliseren van het betalingsproces van elk type bedrijf.

Welke betalingsverwerkingsintegraties heeft een ERP-systeem nodig?

Een ERP is vaak het systeem waar facturen, vorderingen en schulden worden bijgehouden. De juiste integraties zorgen ervoor dat betalingen soepel verlopen zonder dat je dingen handmatig moet invoeren of dat er vertragingen bij het afstemmen ontstaan.

Dit is wat je moet integreren:

• Debiteuren: Integraties moeten de cirkel tussen facturen en binnenkomende betalingen rondmaken. Wanneer een klant betaalt, moeten de betaalgegevens direct in het ERP-systeem worden ingevoerd en de factuur automatisch worden afgeschreven.

• Crediteuren: Met uitgaande integraties kun je leveranciersbetalingen rechtstreeks vanuit de ERP-software plannen en uitvoeren. Goedkeuringen, uitvoeringen en statusupdates worden vervolgens teruggekoppeld naar het grootboek, zodat rekeningen synchroon met de kasuitstromen worden afgesloten.

• Bankreconciliatie: Door directe bankfeeds in het ERP-systeem kun je transacties dagelijks matchen met facturen en rekeningen. Dit kan de tijd die je nodig hebt om de maandafsluiting te doen flink verkorten.

• Platformoverschrijdende verbindingen: Als je ook e-commerce, abonnementsfacturatie of inkoopportalen gebruikt, integreer die systemen dan met zowel je betaalgateway als je ERP. Deze consolidatie kan helpen om de order-to-cash- en procure-to-pay-cycli volledig transparant te houden, met minder uitzonderingen om na te jagen.

Hoe kun je de goedkeuringspercentages voor betalingen verbeteren?

Elke afwijzing is verloren omzet. In B2B zijn de bedragen meestal groter, dus zelfs een kleine daling in de goedkeuringspercentages kan een groot effect hebben.

Verbeter je goedkeuringspercentages door:

• Details up-to-date houden: Verouderde kaarten zorgen voor afwijzingen. Accountupdatingservices werken automatisch gegevens bij wanneer kaarten opnieuw worden uitgegeven of wanneer ze verlopen zijn, om onvrijwillig verloop te verminderen.

• Meer gegevens versturen: Door transactiegegevens zoals postcodes mee te sturen, kun je de interchange verlagen en meer goedkeuringen krijgen door aan uitgevers te laten zien dat het om een legitieme transactie gaat.

• Slimme herhalingspogingen gebruiken: Veel afwijzingen zijn tijdelijk. Door slim te herhalen (bijvoorbeeld door pogingen te spreiden op basis van hoe de uitgever reageert) kun je betalingen alsnog doen zonder dat klanten geïrriteerd raken of extra kosten moeten betalen.

• Lokaal routeren: Het verwerken van grensoverschrijdende transacties via lokale accepteerders kan de autorisatiepercentages verbeteren en tegelijkertijd de kosten verlagen.

• Frauderegels in evenwicht brengen: Strenge filters kunnen helpen om risico's te beperken, maar valse positieven kunnen leiden tot onterechte afwijzingen. Pas je frauderegels aan zodat grensgevallen worden beoordeeld en niet meteen worden afgewezen.

Wat zijn de beste manieren om betalingen af te stemmen?

Het afstemmen van betalingen is het financiële proces waarbij het geld op de bank wordt vergeleken met de gegevens in de boekhouding. Hier volgt hoe je dit effectief kunt doen:

• Automatiseer waar mogelijk: Moderne ERP-systemen en debiteuren- en crediteurenadministratiesystemen kunnen betalingen automatisch matchen met facturen aan de hand van referentienummers, datums of bedragen. Dit vermindert handmatige controles en kan helpen om uitzonderingen snel op te sporen.

• Referenties standaardiseren: Geef facturen unieke ID's en vraag klanten om deze te vermelden in betalingsadvies.

• Regelmatig afstemmen: Dagelijks of wekelijks afstemmen beperkt discrepanties en signaleert problemen zoals dubbele betalingen of te lage betalingen voordat ze escaleren.

• Verwerk gedeeltelijke betalingen en bundels netjes: Noteer gedeeltelijke betalingen op openstaande facturen en verdeel forfaitaire bedragen over meerdere rekeningen voor nauwkeurige verouderingsrapporten.

• Houd kosten en chargebacks bij: Netto stortingen verbergen vaak verwerkingskosten of terugbetalingen. Houd clearingrekeningen bij om bruto-inkomsten, kosten en aanpassingen te scheiden, zodat de marges nauwkeurig blijven.

• Houd audit trails bij: Documenteer aanpassingen en bewaar reconciliatierapporten. Zowel auditors als managers vertrouwen op duidelijke bewijsketens.

Hoe moet je omgaan met gedeeltelijke betalingen en betalingsplannen?

Het aanbieden van gedeeltelijke betalingen en gestructureerde plannen vereist een goed ontworpen systeem; hoe je deze registreert, heeft direct invloed op de reconciliatie, rapportage en kasprognoses. Hier volgt hoe je hiermee omgaat:

• Bepaal de betalingsstructuur: verdeel de verplichting in geplande termijnen of facturen op basis van mijlpalen. Houd de volledige verplichting zichtbaar en registreer betalingen om te zorgen voor nauwkeurige vorderingen naar leeftijd en kasprognoses.

• Verdeel volgens regels: Als kopers eenmalige bedragen betalen voor meerdere facturen, bepaal dan van tevoren hoe je deze gaat verdelen (bijvoorbeeld de oudste eerst, proportioneel of volgens instructies). Als je niet consistent bent, kunnen je boeken afwijken en kunnen er geschillen ontstaan.

• Breng te veel en te weinig betaalde bedragen naar voren: Een extra betaling van € 200 mag niet verdwijnen in een categorie 'diversen'. Boek het als een creditnota of niet-toegewezen contant geld, zodat het in de debiteurenrapporten verschijnt. Hetzelfde geldt voor te weinig betaalde bedragen: noteer het verschil, zodat de financiële afdeling weet of het om een geschil, korting of fout gaat.

• Automatiseer terugkerende afschrijvingen waar mogelijk: Voor gestructureerde plannen kun je automatische incasso's of kaartbetalingen volgens het schema automatiseren. Geautomatiseerde betalingen helpen beide partijen op één lijn te blijven.

Welke betaalgegevens moet je bijhouden voor B2B-transacties?

Goede financiële teams zien betaalgegevens als een soort live feed van hoe geld door het bedrijf stroomt. Laten we eens kijken naar de categorieën die het waard zijn om bij te houden.

Liquiditeitssignalen

Controleer je DSO en je vorderingen op basis van ouderdom (bijvoorbeeld lopend, 30, 60, 90 en meer). Als je DSO begint te stijgen, is dat een eerste teken dat je geld vastzit.

Transactiegegevens

Houd de goedkeuringspercentages voor betalingen bij. Een daling van één procentpunt bij grote volumes kan miljoenen aan gemiste inkomsten betekenen. Koppel dat aan codes voor teruggestuurde automatische incasso's en redenen voor geweigerde kaarten: die kunnen je vertellen of je te maken hebt met onvoldoende saldo, verkeerde gegevens of te strenge fraudefilters.

Kostenlekkage

Splits de verwerkingskosten op per methode. Als het kaartvolume stijgt maar je marge klein is, zie je dat hier terug. Terugboekingen horen ook in dit overzicht thuis. Noteer zowel de totalen als de afhandelingstijden.

Handmatige tussenkomst

Kijk hoeveel betalingen automatisch worden afgestemd en hoeveel handmatig moeten worden gedaan. Als er veel verschillen zijn, kloppen je factuurreferenties of klantinstructies waarschijnlijk niet met je systemen.

Hoe kies je de juiste betaalmethoden voor je bedrijf?

De juiste mix van betaalmethoden hangt af van de omvang van de transacties, de frequentie, de geografische locatie en de systemen die je al gebruikt. Hier lees je hoe je de juiste mix voor je bedrijf kiest.

Begin met de workflows van je kopers

Als je aan bedrijven factureert, kun je verwachten dat je automatische incasso's en overschrijvingen moet accepteren, die meestal in de betalingsprocessen van klanten zijn ingebouwd. Als je via een digitale winkel verkoopt, kunnen kaarten en digitale wallets het afrekenen makkelijker maken. Als je kopers wereldwijd zijn, kun je met lokale betaalmethoden zoals SEPA of UPI concurrerend blijven.

Houd rekening met de economische aspecten van transacties

Bij een factuur van $ 100.000 kunnen kaartkosten een probleem zijn, dus automatische incasso's of overschrijvingen zijn dan logischer. Bij een abonnement van $ 99 zijn de kosten niet zo belangrijk vergeleken met het risico dat klanten weglopen als je geen kaarten accepteert. Bekijk het effect op je marge per soort betaling, in plaats van naar gemiddelden te kijken.

Denk na over storingen

Retourcodes, geweigerde kaarten en grensoverschrijdende storingen werken allemaal anders. Als je inkomsten afhankelijk zijn van terugkerende kosten, kunnen betaalmethoden met automatische accountupdates ongewenst verloop verminderen.

Bouw flexibiliteit in

Het aanbieden van alle betaalmethoden kan duur en onnodig zijn. Bied in plaats daarvan de methoden aan die het beste werken voor je grootste segmenten, en voeg andere toe als uit de gegevens blijkt dat ze veel worden gebruikt. Samenwerken met een aanbieder die meerdere kant-en-klare betaalmethoden ondersteunt, maakt het makkelijk.

Hoe voer je een effectieve controle uit van je huidige betalingsstelsel?

Een audit kan testen of je betalingsinfrastructuur nog steeds je groeiende bedrijf ondersteunt. Het doel is om te ontdekken of er kostenlekken, beveiligingslacunes of workflowproblemen zijn die je niet meer opmerkt. Hier volgt hoe je een audit uitvoert.

Inventariseer alles

Maak een lijst van de providers die je echt gebruikt: gateways, verwerkers, banken, facturatiesoftware, ERP-systemen en fraudediensten. Bedrijven ontdekken soms tools of accounts die niemand echt gebruikt.

Controleer de economische aspecten

Bekijk recente afschriften van je processor en bereken de werkelijke incassokosten, inclusief interchange, grensoverschrijdende premies, gatewaykosten en chargebacks. Let goed op 'gedowngrade' transacties waarbij ontbrekende gegevens je in hogere interchange-niveaus hebben geduwd.

Onderzoek beveiliging en compliance

Doe beveiligingscontroles voor toegangscontroles, MFA bij risicovolle acties en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) en AML-dekking. Veel financiële teams merken dat één zwakke leveranciersintegratie hun compliance-voetafdruk onnodig vergroot.

Traceer workflows van begin tot eind

Selecteer een handvol transacties en volg ze van bestelling en factuur tot betaling, reconciliatie en rapportage. Waar voeren mensen gegevens opnieuw in? Waar komen goedkeuringen vandaan?

Vergelijk met de huidige methoden

Gebruik je instant betaalmethoden, zoals UPI of SEPA Instant Credit Transfers, waar dat handig is? Zo nee, waarom niet? Vergelijk je stack met wat nu de norm is in de regio's waar je actief bent.

Documenteer en prioriteer oplossingen

Maak een ranglijst van de problemen die je hebt ontdekt. Kostenlekken, onterechte afwijzingen en compliancesrisico's moeten meteen worden aangepakt, terwijl aanpassingen aan de gebruikerservaring (UX) kunnen wachten.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elk bedrijf, van start-ups tot internationals, helpt om online, fysieke en wereldwijde betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betaling UI's, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Meer informatie over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga vandaag nog aan de slag.