Die Rechnungsstellung ist eine wichtige Aufgabe für kleine Unternehmen. Sie kann jedoch auch zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Software für die Rechnungsstellung wurde entwickelt, um diesen Prozess zu automatisieren. Stripe Terminal unterstützt kleine Unternehmen bei der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von Rechnungen. So sparen sie Zeit und verringern das Risiko kostspieliger Fehler.

Da immer mehr Unternehmen auf Software zur Rechnungsstellung umsteigen, wird der globale Markt für elektronische Rechnungen bis 2031 voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 22,4 % wachsen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und die Rechnungsstellung verbessern möchten, kann die richtige Software eine große Hilfe sein. Im Folgenden erläutern wir die Funktionen einer Rechnungsstellungssoftware und wie sie sich positiv auf Ihr Tagesgeschäft auswirken kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Rechnungssoftware für kleine Unternehmen?
  
• Was sind die wichtigsten Funktionen von Rechnungssoftware für kleine Unternehmen?
  
• So funktioniert Stripe Invoicing für kleine Unternehmen
  
• So kann Rechnungsstellungssoftware den Cashflow für kleine Unternehmen verbessern
  
• Was kostet Rechnungsstellungssoftware für kleine Unternehmen?
  
• Wie lässt sich eine Software zur Rechnungsstellung in Buchhaltungs- und Inventarsysteme integrieren?
  

Was ist Rechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Rechnungssoftware für kleine Unternehmen hilft bei der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von Rechnungen. Sie automatisiert viele Aspekte des Rechnungsstellungsprozesses, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten. Hier sind einige der Vorteile für kleine Unternehmen:

• Genauigkeit und weniger Fehler: Manuelle Rechnungen lassen Raum für Fehler, sei es durch eine Fehlkalkulation, Tippfehler oder fehlende Informationen. Rechnungssoftware kann automatisch Steuern berechnen, Rabatte anwenden und Währungsumrechnungen abwickeln – so können Unternehmen ihre Genauigkeit verbessern und Zahlungsanfechtungen vermeiden.

• Verfolgung von Zahlungen und überfälligen Rechnungen: Rechnungssoftware verfolgt Zahlungen automatisch und ermöglicht es Unternehmen, Zahlungserinnerungen einzurichten, um Kundinnen und Kunden zu benachrichtigen, wenn Rechnungen fällig oder überfällig sind. Durch diese Überwachung kann der Zeitaufwand für die Verfolgung verspäteter Zahlungen reduziert werden.

• Finanzielle Einblicke und Berichte: Rechnungsstellungssoftware bietet häufig Reporting-Tools, die wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens geben. Das Unternehmen kann schnell erkennen, welche Rechnungen ausstehen, seine Umsätze verfolgen und die Entwicklung des Cashflows besser nachvollziehen.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Rechnungsstellungssoftware für kleine Unternehmen?

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, haben Sie wahrscheinlich keine Zeit für administrative Aufgaben wie die Rechnungsstellung. Rechnungsstellungssoftware kann diese Aufgaben erleichtern. Hier sind die Funktionen, auf die Sie bei einer Rechnungssoftware achten sollten:

• Erstellen von Rechnungen: Die Rechnungsstellungssoftware sollte in der Lage sein, problemlos individuelle Rechnungen mit Ihrem Logo, Ihren Unternehmensdaten und Kundeninformationen zu erstellen. Viele Optionen bieten Vorlagen, die es einfach machen, ausgefeilte Dokumente zu erstellen.

• Nachverfolgung von Zahlungen: Sie kann automatisch verfolgen, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch ausstehen, um Ihnen bei der Verwaltung ausstehender Zahlungen zu helfen.

• Automatisierung von Erinnerungen: Die Software kann automatische Erinnerungen ermöglichen, um Kundinnen und Kunden zu benachrichtigen, wenn ihre Zahlungen fällig oder überfällig sind, wodurch manuelle Nachverfolgungen reduziert werden.

• Akzeptieren von Zahlungen: Viele Abrechnungstools sind mit Zahlungsabwicklern vernetzt, sodass Kundinnen und Kunden direkt über die Rechnung mit Kreditkarten, Banküberweisungen oder Digital Wallets bezahlen können. Dadurch wird der Zahlungsvorgang vereinfacht und Abrechnungszyklen werden beschleunigt.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Ihr Unternehmen mit einem abonnementbasierten Modell oder einem Retainer-Modell arbeitet, sollten Sie nach einer Software suchen, die die wiederkehrende Abrechnung unterstützt. Legen Sie Ihren Abrechnungsplan fest (z. B. wöchentlich, monatlich, jährlich). Die Software erstellt die Rechnungen für Ihre Kundinnen und Kunden dann automatisch.

• Ausgabenverfolgung: Einige Rechnungsstellungstools enthalten auch Funktionen zur Verfolgung von Ausgaben, die Ihnen bei der effektiveren Verwaltung Ihrer Finanzen helfen können. Sie können Ausgaben direkt im System erfassen; Einige Tools können sie auch kategorisieren, um die Steuerberichterstattung zu vereinfachen.

– Berichterstattung: Rechnungssoftware kann Berichte erstellen, die Einblicke in Ihren Cashflow, ausstehende Zahlungen und Einnahmen geben und Ihnen dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

So funktioniert Stripe Invoicing für kleine Unternehmen

Stripe Invoicing eignet sich ideal für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte, automatisierte Rechnungsstellungslösung wünschen. Mit Stripe können Sie Zahlungen online akzeptieren, Rechnungen verfolgen, wiederkehrende Abrechnungen einrichten und Ihre Finanzen organisieren.

Um Stripe Invoicing zu implementieren, benötigen Sie ein Stripe-Konto, das Sie online erstellen können. Sobald Sie sich registriert haben, können Sie die integrierten Rechnungsstellungsfunktionen von Stripe direkt über das Stripe-Dashboard nutzen. Stripe können auch über Apps aus dem Stripe App Marketplace in Ihre Buchhaltungstools wie QuickBooks oder Xero integriert werden.

So kann Rechnungsstellungssoftware den Cashflow für kleine Unternehmen verbessern

Für kleine Unternehmen, die ihren Cashflow verbessern möchten, können durch die Automatisierung der Rechnungserstellung Fehler reduziert werden, Kundinnen/Kunden erhalten mehr Flexibilität bei Zahlungen sowie Einblicke in Echtzeit – all dies trägt zu einem gesünderen, besser vorhersehbaren Cashflow bei.

Eine Rechnungsstellungssoftware kann auch den Zahlungsprozess beschleunigen. Herkömmliche Methoden zur Rechnungsstellung wie Papierrechnungen und E-Mails mit manuellen Zahlungsanweisungen können zu Verzögerungen führen. Mit einer Rechnungsstellungssoftware können Sie Funktionen wie die Schaltfläche „Jetzt bezahlen“ hinzufügen, sodass Kundinnen und Kunden mit einem Klick direkt von der Rechnung aus bezahlen können.

Rechnungssoftware kann auch aktuelle Daten für die Prognose des Cashflows liefern, einschließlich ausstehender Rechnungen, Einnahmen und anderer Kennzahlen zur finanziellen Gesundheit. Wenn Sie wissen, welchen Status jede von Ihnen gesendete Rechnung hat und wann Sie mit der Zahlung rechnen können, können Sie fundierte Entscheidungen über Ausgaben, Personaleinstellungen oder Investitionen in Wachstum treffen.

Was kostet Rechnungsstellungssoftware für kleine Unternehmen?

Die Kosten für eine Software zur Rechnungsstellung hängen von den Funktionen, die Ihr kleines Unternehmen benötigt, der Größe Ihres Unternehmens und dem Anbieter ab. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Software auf Flexibilität achten. Hier sind die möglichen Kosten:

• Kostenlose Optionen: Die kostenlose Version der Rechnungsstellungssoftware eignet sich für sehr kleine Unternehmen oder Freiberufler/innen, die gerade erst anfangen.

• Abonnementmodelle: Rechnungsstellungssoftware kann Abonnementgebühren erheben, die in der Regel zwischen 10 und über 100 US-Dollar pro Monat liegen, abhängig von den Funktionen und der Größe Ihres Unternehmens.

• Transaktionsbasierte Modelle: Andere Dienstleistungen werden mit einem Transaktionssatz von etwa 0,4 % bis 0,5 % berechnet. Dieses Modell eignet sich im Allgemeinen am besten für Unternehmen mit schwankendem Rechnungsvolumen.

• Einmalige Zahlung: Einige Softwareoptionen kosten etwa 100 bis 500 US-Dollar für eine lebenslange Lizenz, dies beinhaltet jedoch möglicherweise keine Cloud-basierten Funktionen oder regelmäßigen Updates.

Wie lässt sich eine Software zur Rechnungsstellung in Buchhaltungs- und Inventarsysteme integrieren?

Rechnungssoftware kann in Buchhaltungs- und Bestandssysteme integriert werden, um Ihre Finanzunterlagen mit Ihren Rechnungen und anderen Aufzeichnungen zu synchronisieren. Hier erfahren Sie, wie dies normalerweise funktioniert und warum es für ein kleines Unternehmen von Vorteil ist.

Pflege einheitlicher Finanzdaten

Durch die Integration Ihrer Rechnungsstellungssoftware in Ihre Buchhaltungssysteme werden alle Ihre Finanzdaten – von Rechnungen bis hin zu Zahlungen – automatisch im Hauptbuch erfasst.

• Ablauf: Wenn Sie eine Rechnung erstellen, sendet die Software zur Rechnungserstellung die Daten (z. B. Betrag, Steuern, Rabatte, Zahlungsstatus) direkt an die Buchhaltungssoftware. Zahlungen werden von der Buchhaltungssoftware automatisch erfasst und in Echtzeit aktualisiert. So werden manuelle Eingaben reduziert und Ihre Finanzdaten an einem Ort vereinheitlicht.
  

Automatisierung der Buchhaltung

Einer der größten Vorteile der Integration von Rechnungssoftware in Buchhaltungssysteme ist die automatisierte Buchführung. Die Software kann automatisch Einnahmen in Ihrer Buchhaltungssoftware buchen, wenn eine Rechnung bezahlt wird, wobei alle ausstehenden Rechnungen in den Buchhaltungsberichten enthalten sind.

• Ablauf: Angenommen, Sie verwenden QuickBooks für die Buchhaltung und Stripe für die Rechnungsstellung und synchronisieren beides über eine App aus dem App Marketplace. Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung über Stripe ausstellen und eine Zahlung verarbeitet wird, werden diese Daten direkt in QuickBooks übertragen. Durch diese Automatisierung entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsabweichungen zwischen zwei Systemen abzugleichen.
  

Inventarverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen Produkte verkauft, können Sie durch die Integration Ihrer Rechnungsstellungssoftware in Bestandsverwaltungssysteme (z. B. NetSuite, QuickBooks Enterprise) die Lagerbestände während des Verkaufs von Produkten automatisch verfolgen.

• Ablauf: Wenn eine Rechnung für ein Produkt ausgestellt wird, kommuniziert die Software zur Rechnungsstellung mit Ihrem Bestandssystem, um die Menge dieses Produkts auf Lager zu reduzieren. Wenn eine Zahlung verarbeitet wird, wird auch der Verkaufsstatus in Ihrem Bestandssystem aktualisiert, damit Sie jederzeit wissen, was verfügbar ist.
  

Verfolgung von Verkäufen und Ausgaben

Die Integration von Rechnungsstellungssoftware in Buchhaltungs- und Inventarsysteme kann es einfacher machen, Verkäufe und Ausgaben an einem Ort zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie auch sehen, wie sich jede Rechnung auf Ihren Cashflow, Ihre Ausgaben und Ihre Gesamtrentabilität auswirkt.

• Ablauf: Ihre Rechnungssoftware kann den Preis verfolgen und die Kosten der verkauften Waren (COGS) aus Ihrem Bestandssystem abziehen. Die Buchhaltungssoftware verwendet diese Daten dann, um Ihre Gewinnspannen zu ermitteln und sowohl Ihre Einnahmen als auch Ihre Ausgaben zu verdeutlichen.
  

Steuerberechnungen vereinfachen

Ist Ihre Rechnungsstellungssoftware mit Buchhaltungstools vernetzt, können Sie Steuern automatisch berechnen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie Sales Tax oder Mehrwertsteuer berechnen müssen, die je nach Region variieren und deren Verwaltung kompliziert sein kann.

• Ablauf: Wenn in Ihrer Rechnungsstellungssoftware Regeln für Steuersätze festgelegt sind, berechnet sie die korrekte Steuer auf der Rechnung und gibt diese Informationen an Ihre Buchhaltungssoftware weiter. Einige Systeme ermöglichen zudem unterschiedliche Steuersätze, die je nach Land bzw. Bundesstaat variieren.
  

Erstellung umfassender Finanzberichte

Durch die Verbindung von Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssoftware können Unternehmen umfassende Finanzberichte erstellen, die Einnahmen, Ausgaben, Cashflow, Bestand und Rentabilität aufzeigen – alles in einem einzigen Dashboard.

• Ablauf: Wenn Rechnungen erstellt und Zahlungen verarbeitet werden, werden diese Informationen automatisch in Ihrem Buchhaltungssystem angezeigt. Mit dieser Integration erhalten Sie sofortige Berichte über Einnahmen, Ausgaben, ausstehende Rechnungen und Inventar und bekommen so einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Finanzen.