Facturatie is een belangrijke taak voor kleine bedrijven, maar kan ook tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten zijn wanneer het handmatig wordt gedaan. Facturatiesoftware is ontworpen om dit proces te automatiseren. Het helpt kleine bedrijven bij het maken, verzenden en beheren van facturen. Zo besparen ze kostbare tijd en verkleizen ze het risico op kostbare fouten.

Naarmate meer en meer bedrijven overstappen op facturatiesoftware, zal de wereldwijde markt voor elektronische facturatie naar verwachting tot 2031 groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 22,4%. Als je een klein bedrijf hebt en de facturatie wilt verbeteren, kan de juiste software transformerend zijn. Hieronder bespreken we de functionaliteiten van facturatiesoftware en hoe deze een verschil kan maken in je dagelijkse activiteiten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is facturatiesoftware voor kleine bedrijven?
  
• Wat zijn de belangrijke functies van facturatiesoftware voor kleine bedrijven?
  
• Hoe Stripe Invoicing werkt voor kleine bedrijven
  
• Hoe facturatiesoftware de cashflow van kleine bedrijven kan verbeteren
  
• Hoeveel kost facturatiesoftware voor kleine bedrijven?
  
• Hoe integreert facturatiesoftware met boekhoud- en voorraadsystemen?
  

Wat is facturatiesoftware voor kleine bedrijven?

Facturatiesoftware voor kleine bedrijven helpt bij het maken, versturen en beheren van facturen. Het automatiseert veel aspecten van het facturatieproces om tijd te besparen, fouten te verminderen en tijdige betaling te garanderen. Hieronder vind je enkele voordelen voor kleine bedrijven:

• Nauwkeurigheid en minder fouten: Handmatige facturering laat ruimte voor fouten, of het nu gaat om een verkeerde berekening, een typefout of ontbrekende informatie. Facturatiesoftware kan automatisch belastingen berekenen, kortingen toepassen en valuta's omzetten. Zo kunnen bedrijven de nauwkeurigheid verbeteren en chargebacks voorkomen.

• Bijhouden van betalingen en achterstallige facturen: Facturatiesoftware houdt betalingen automatisch bij en stelt bedrijven in staat om betalingsherinneringen in te stellen om klanten te informeren wanneer facturen verschuldigd of achterstallig zijn. Door deze controle kun je de tijd die wordt besteed aan het najagen van achterstallige betalingen verminderen.

• Financieel inzicht en financiële rapportage: Facturatiesoftware biedt vaak rapportagetools die waardevolle inzichten bieden in de financiële gezondheid van een bedrijf. Het bedrijf kan snel zien welke facturen nog openstaan, de omzet bijhouden en trends inzicht in de cashflow krijgen.

Wat zijn de belangrijke functies van facturatiesoftware voor kleine bedrijven?

Als je een klein bedrijf runt, heb je waarschijnlijk geen tijd voor administratieve taken zoals facturatie. Facturatiesoftware kan deze taken vereenvoudigen. Dit zijn de functies waar je op moet letten bij facturatiesoftware:

• Facturen maken: De facturatiesoftware moet in staat zijn om eenvoudig aangepaste facturen te genereren met je logo, bedrijfsgegevens en klantinformatie. Veel opties bieden sjablonen, waardoor het eenvoudig is om strakke documenten te maken.

• Betalingen bijhouden: hiermee kun je automatisch bijhouden welke facturen zijn betaald en welke nog in behandeling zijn, zodat je openstaande betalingen kunt beheren.

• Herinneringen automatiseren: De software maakt automatische herinneringen mogelijk om klanten op de hoogte te stellen wanneer hun betalingen verschuldigd of achterstallig zijn. Zo wordt handmatige opvolging verminderd.

• Betalingen accepteren: Veel facturatietools kunnen worden geïntegreerd met betalingsverwerkers, waardoor klanten rechtstreeks via de factuur kunnen betalen met creditcards, overschrijvingen of digitale wallets. Deze toegankelijkheid vereenvoudigt het betalingsproces en versnelt de facturatiecycli.

• Terugkerende facturen: Als je bedrijf werkt met een abonnements- of retainer-model, zoek dan naar software die geschikt is voor terugkerende facturatie. Stel je facturatieschema in (bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en de software zal je klanten automatisch factureren.

• Uitgaven bijhouden: Sommige facturatietools bevatten ook functies voor het bijhouden van uitgaven, die je kunnen helpen je financiën effectiever te beheren. Je kunt uitgaven direct in het systeem registreren. Sommige tools kunnen ze ook categoriseren om belastingaangifte doen gemakkelijker te maken.

• Rapportage: Facturatiesoftware kan rapporten genereren die inzicht bieden in je cashflow, openstaande betalingen en inkomsten. Zo kun je op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.

Hoe Stripe Invoicing werkt voor kleine bedrijven

Stripe Invoicing is ideaal voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige, geautomatiseerde facturatieoplossing. Met Stripe kun je online betalingen accepteren, facturen bijhouden, terugkerende facturatie instellen en je financiën georganiseerd houden.

Om Stripe Invoicing te implementeren, heb je een Stripe-account nodig, Deze kun je online maken. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je de ingebouwde facturatiefuncties van Stripe direct gebruiken via het Stripe-dashboard. Stripe kunt ook integreren met je bestaande boekhoudprogramma's zoals QuickBooks of Xero via apps uit de Stripe App Marketplace.

Hoe facturatiesoftware de cashflow van kleine bedrijven kan verbeteren

Voor kleine bedrijven die hun cashflow willen verbeteren, kan het automatiseren van het maken van facturen fouten verminderen, klanten meer betalingsflexibiliteit bieden en realtime inzicht bieden. Dit alles draagt bij aan een gezondere, beter voorspelbare cashflow.

Facturatiesoftware kan ook het betalingsproces versnellen. Traditionele facturatiemethoden, zoals papieren facturen en e-mails met handmatige betaalinstructies, laten ruimte voor vertraging. Met facturatiesoftware kun je functies toevoegen zoals 'Nu betalen'-knoppen, zodat klanten met één klik rechtstreeks vanaf de factuur kunnen betalen.

Facturatiesoftware kan ook actuele gegevens leveren voor het voorspellen van de cashflow, waaronder openstaande facturen, omzet en andere statistieken van financiële gezondheid. Als je weet wat de status is van elke factuur die je verstuurt en wanneer je betaling kunt verwachten, kun je beter onderbouwde beslissingen nemen over uitgaven, mensen aannemen of investeren in groei.

Hoeveel kost facturatiesoftware voor kleine bedrijven?

De kosten van facturatiesoftware zijn afhankelijk van de functies die je kleine bedrijf nodig heeft, de grootte van je bedrijf en de aanbieder. Als je bedrijf uitbreidt, wil je misschien nadenken over flexibiliteit bij het kiezen van je software. Dit zijn de mogelijke kosten:

• Gratis opties: het gebruik van de gratis versie van facturatiesoftware is uitermate voor zeer kleine bedrijven of freelancers die net zijn begonnen.

• Abonnementsmodellen: facturatiesoftware kan abonnementskosten met zich meebrengen die variëren van $ 10 tot meer dan $ 100 per maand, afhankelijk van de functies en grootte van je bedrijf.

• Op transacties gebaseerde modellen: Voor andere diensten geldt een tarief per transactie van ongeveer 0,4%-0,5%. Dit model is over het algemeen het geschiktst voor bedrijven met fluctuerende factuurvolumes.

• Eenmalige betaling: sommige softwareopties rekenen ongeveer $ 100-$ 500 voor een levenslange licentie, maar dit is mogelijk exclusief cloudgebaseerde functies of regelmatige updates.

Hoe integreert facturatiesoftware met boekhoud- en voorraadsystemen?

Facturatiesoftware kan worden geïntegreerd met boekhoud- en voorraadsystemen om je financiële administratie te synchroniseren met je facturen en andere gegevens. Dit is hoe dit meestal werkt en waarom het gunstig is voor een klein bedrijf.

Uniforme financiële gegevens onderhouden

Door je facturatiesoftware te integreren met je boekhoudsystemen, worden al je financiële gegevens, van facturen tot betalingen, automatisch vastgelegd in het grootboek.

• Hoe het werkt: Wanneer je een factuur maakt, stuurt de facturatiesoftware de gegevens (bijvoorbeeld het bedrag, de belastingen, de kortingen, de betalingsstatus) rechtstreeks naar de boekhoudsoftware. Zodra betalingen worden gedaan, registreert de boekhoudsoftware deze automatisch en werkt het je boekhoudsysteem in realtime bij. Zo hoef je minder handmatig in te voeren en heb je financiële gegevens allemaal op één plek.
  

Automatisering van boekhouding

Een van de grootste voordelen van het integreren van facturatiesoftware met boekhoudsystemen is de geautomatiseerde boekhouding. De software kan automatisch inkomstenboekingen in je boekhoudsoftware boeken wanneer een factuur wordt betaald, waarbij eventuele openstaande facturen worden opgenomen in de boekhoudrapporten.

• Hoe het werkt: Stel dat je QuickBooks gebruikt voor de boekhouding en Stripe voor de facturatie en je synchroniseert die twee via een app van de App Marketplace. Telkens wanneer je een factuur uitgeeft via Stripe en een betaling wordt verwerkt, gaan die gegevens rechtstreeks naar QuickBooks. Met deze automatisering hoef je geen betalingsverschillen tussen twee systemen op elkaar af te stemmen.
  

Voorraadbeheer

Als je bedrijf producten verkoopt, kun je door je facturatiesoftware te integreren met voorraadbeheersystemen (zoals NetSuite of QuickBooks Enterprise) automatisch voorraadniveaus bijhouden wanneer producten worden verkocht.

• Hoe het werkt: Wanneer er een factuur voor een product wordt uitgegeven, communiceert de facturatiesoftware met je voorraadsysteem om de hoeveelheid van dat product op voorraad te verminderen. Als een betaling wordt verwerkt, wordt ook de verkoopstatus in je voorraadsysteem bijgewerkt, zodat je weet wat er op elk moment beschikbaar is.
  

Verkopen en uitgaven bijhouden

Door facturatiesoftware te integreren met boekhoud- en voorraadsystemen, is het eenvoudiger om verkopen en uitgaven op één plek bij te houden. Zo kun je ook zien welke invloed elke factuur heeft op je cashflow, uitgaven en algehele winstgevendheid.

• Hoe het werkt: Je facturatiesoftware kan de prijs bijhouden en de kosten van verkochte goederen (COGS) aftrekken van je voorraadsysteem. De boekhoudsoftware gebruikt deze gegevens vervolgens om je winstmarges bij te houden, waardoor zowel je inkomsten als uitgaven worden verduidelijkt.
  

Belastingberekeningen vereenvoudigen

Wanneer je facturatiesoftware is geïntegreerd met boekhoudtools, kun je automatisch belastingen berekenen. Dit is met name handig als je omzetbelasting of belasting over de toegevoegde waarde (btw) in rekening moet brengen. Deze verschillen per regio en het beheer kan ingewikkeld zijn.

• Hoe het werkt: Als je facturatiesoftware regels voor belastingtarieven heeft, berekent deze de juiste belasting op de factuur en geeft deze informatie door aan je boekhoudsoftware. Sommige systemen maken ook verschillende belastingtarieven mogelijk, afhankelijk van het land of de staat.
  

Uitgebreide financiële rapporten genereren

Door facturatie- en boekhoudsoftware aan elkaar te koppelen, kunnen bedrijven uitgebreide financiële rapporten genereren die inkomsten, uitgaven, cashflow, voorraad en winstgevendheid weergeven. Allemaal op één dashboard.

• Hoe het werkt: Wanneer facturen worden gemaakt en betalingen worden verwerkt, wordt die informatie automatisch weergegeven in je boekhoudsysteem. Met deze integratie krijg je direct rapporten over inkomsten, uitgaven, openstaande facturen en voorraad voor een holistisch overzicht van je financiën.