Fakturering är en viktig uppgift för småföretag, men den kan också vara tidskrävande och vid manuell hantering kan det lätt uppstå mänskliga fel. Faktureringsprogram är utformade för att automatisera denna process. De hjälper småföretag att skapa, skicka och hantera fakturor, vilket sparar värdefull tid och minskar risken för kostsamma misstag.

I takt med att fler och fler företag går över till faktureringsprogram väntas den globala marknaden för elektronisk fakturering expandera med en genomsnittlig årlig tillväxttakt på 22,4 % fram till 2031. Om du är småföretagare och vill förbättra faktureringen kan rätt programvara vara omvälvande. Nedan diskuterar vi funktionerna i ett faktureringsprogram och hur det kan göra skillnad i din dagliga verksamhet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är faktureringsprogram för småföretag?
  
• Vilka är de viktigaste funktionerna i faktureringsprogram för småföretag?
  
• Hur Stripe Invoicing fungerar för småföretag
  
• Hur faktureringsprogram kan förbättra kassaflödet för småföretag
  
• Hur mycket kostar faktureringsprogram för småföretag?
  
• Hur integreras faktureringsprogram med bokförings- och lagersystem?
  

Vad är faktureringsprogram för småföretag?

Faktureringsprogram för småföretag hjälper till att skapa, skicka och hantera fakturor. De automatiserar många aspekter av faktureringsprocessen för att spara tid, minska fel och säkerställa betalning i tid. Här är några av fördelarna för småföretag:

• Noggrannhet och färre fel: Vid manuell fakturering kan det uppstå fel, oavsett om det beror på en felberäkning, ett skrivfel eller saknad information. Faktureringsprogram kan automatiskt beräkna skatter, tillämpa rabatter och hantera valutaomvandling, vilket hjälper företag att förbättra noggrannheten och undvika tvister.

• Spårning av betalningar och förfallna fakturor: Faktureringsprogram spårar betalningar automatiskt, och det gör det möjligt för företag att ställa in betalningspåminnelser för att meddela kunder när fakturor förfaller eller redan har förfallit. Denna övervakning kan göra att man behöver lägga mindre tid på att jaga sena betalningar.

• Finansiella insikter och rapportering: Faktureringsprogram erbjuder ofta rapporteringsverktyg som ger värdefulla insikter om ett företags ekonomiska hälsa. Företaget kan snabbt identifiera vilka fakturor som är utestående, spåra sina intäkter och bättre förstå trender i kassaflödet.

Vilka är de viktigaste funktionerna i faktureringsprogram för småföretag?

När du driver ett litet företag har du sannolikt inte tid för administrativa uppgifter som fakturering. Faktureringsprogram kan göra dessa uppgifter enklare. Här är funktionerna att hålla utkik efter i faktureringsprogram:

• Skapa fakturor: Faktureringsprogrammet ska enkelt kunna generera anpassade fakturor med din logotyp, företagsinformation och kundinformation. Många alternativ erbjuder mallar, vilket gör det enkelt att skapa snygga dokument.

• Spåra betalningar: Det kan automatiskt spåra vilka fakturor som är betalda och vilka som fortfarande är obetalda för att hjälpa dig att hantera utestående betalningar.

• Automatisera påminnelser: Programmet kan aktivera automatiska påminnelser för att meddela kunder när deras betalningar förfaller eller har förfallit, vilket minskar manuella uppföljningar.

• Ta emot betalningar: Många faktureringsverktyg integreras med betalleverantörer, vilket gör det möjligt för kunder att betala direkt via fakturan med kreditkort, banköverföringar eller e-plånböcker. Denna tillgänglighet förenklar betalningsprocessen och påskyndar faktureringscyklerna.

• Återkommande fakturor: Om ditt företag använder en abonnemangs- eller engagemangsarvodesbaserad modell, bör du leta efter programvara som kan hantera återkommande fakturering. Ställ in ditt faktureringsschema (t.ex. veckovis, månadsvis, årligen), så kommer programmet automatiskt att fakturera dina kunder.

• Spårning av utgifter: Vissa faktureringsverktyg innehåller även funktioner för att spåra utgifter, vilket kan hjälpa dig att hantera ekonomin mer effektivt. Du kan logga utgifter direkt i systemet. Vissa verktyg kan också kategorisera dem för enklare skatterapportering.

• Rapportering: Faktureringsprogram kan generera rapporter som ger insikt i ditt kassaflöde, utestående betalningar och intäkter, vilket hjälper dig att fatta datadrivna beslut.

Hur Stripe Invoicing fungerar för småföretag

Stripe Invoicing är perfekt för småföretag som vill ha en enkel, automatiserad faktureringslösning. Med Stripe kan du ta emot betalningar online, spåra fakturor, upprätta återkommande fakturering och hålla ordning på din ekonomi.

För att implementera Stripe Invoicing behöver du ett Stripe-konto, som du kan skapa online. När du har registrerat dig kan du använda Stripes inbyggda faktureringsfunktioner direkt via Stripe Dashboard. Stripe kan också integreras med dina befintliga bokföringsverktyg som QuickBooks eller Xero via appar från Stripe App Marketplace.

Hur faktureringsprogram kan förbättra kassaflödet för småföretag

För småföretag som vill förbättra sitt kassaflöde kan automatisering av fakturaskapande minska antalet fel, erbjuda kunderna mer betalningsflexibilitet och ge insikter i realtid – allt detta bidrar till ett sundare och mer förutsägbart kassaflöde.

Faktureringsprogram kan också påskynda betalningsprocessen. Med traditionella faktureringsmetoder, som pappersfakturor och e-postmeddelanden med manuella betalningsinstruktioner, kan det lätt uppstå förseningar. Med faktureringsprogram kan du lägga till funktioner som ”Betala nu”-knappar, så att kunder kan betala direkt från fakturan med ett klick.

Faktureringsprogram kan också tillhandahålla uppdaterade data för att förutse kassaflödet, inklusive utestående fakturor, intäkter och andra mått på ekonomisk hälsa. Genom att känna till statusen för varje faktura du skickar och när du kan förvänta dig betalning kan du fatta mer välgrundade beslut om utgifter, rekrytering eller investeringar i tillväxt.

Hur mycket kostar faktureringsprogram för småföretag?

Kostnaden för faktureringsprogram varierar beroende på vilka funktioner ditt småföretag kan behöva, ditt företags storlek och vilken leverantör du anlitar. Efterhand som ditt företag expanderar kanske du vill överväga flexibilitet när du väljer din programvara. Här är de möjliga kostnaderna:

• Gratisalternativ: Att använda gratisversionen av faktureringsprogram kan fungera för mycket små företag eller frilansare som precis har kommit igång.

• Abonnemangsmodeller: Faktureringsprogram kan ta ut abonnemangsavgifter som vanligtvis sträcker sig från 10 $ till över 100 $ per månad, beroende på ditt företags funktioner och storlek.

• Transaktionsbaserade modeller: Övriga tjänster debiteras med en transaktionsfrekvens på cirka 0,4–0,5 %. Den här modellen är i allmänhet bäst för företag med fluktuerande fakturavolymer.

• Engångsbetalning: För vissa programvarualternativ tas det ut cirka 100–500 $ för en livstidslicens, men detta inkluderar kanske inte molnbaserade funktioner eller regelbundna uppdateringar.

Hur integreras faktureringsprogram med bokförings- och lagersystem?

Faktureringsprogram kan integreras med redovisnings- och lagersystem för att synkronisera dina finansiella poster med dina fakturor och andra poster. Så här fungerar detta vanligtvis och därför är det fördelaktigt för ett litet företag.

Hålla enhetliga ekonomidata

Genom att integrera ditt faktureringsprogram med dina bokföringssystem registreras alla dina ekonomiska data – från fakturor till betalningar – automatiskt i räkenskapsboken.

• Så här fungerar det: När du skapar en faktura skickar faktureringsprogrammet uppgifterna (t.ex. belopp, skatter, rabatter, betalningsstatus) direkt till bokföringsprogrammet. När betalningar görs registrerar bokföringsprogrammet dem automatiskt och uppdaterar ditt bokföringssystem i realtid, vilket minskar behovet av manuell inmatning och samlar dina ekonomiska data på ett och samma ställe.
  

Automatisera bokföringen

En av de största fördelarna med att integrera faktureringsprogram med bokföringssystem är automatiserad bokföring. Programvaran kan automatiskt bokföra inkomstposter i ditt bokföringsprogram när en faktura betalas, med eventuella utestående fakturor inkluderade i bokföringsrapporterna.

• Så här fungerar det: Låt oss säga att du använder QuickBooks för redovisning och Stripe för fakturering, och du synkroniserar de två via en app från App Marketplace. Varje gång du utfärdar en faktura genom Stripe och en betalning behandlas flödar dessa data direkt till QuickBooks. Den här automatiseringen gör att du slipper stämma av betalningsavvikelser mellan två system.
  

Hantera lager

Om ditt företag säljer produkter kan du integrera ditt faktureringsprogram med lagerhanteringssystem (t.ex. NetSuite, QuickBooks Enterprise) så att du automatiskt kan spåra lagernivåer när produkter säljs.

• Så här fungerar det: När en faktura utfärdas för en produkt kommunicerar faktureringsprogrammet med ditt lagersystem för att minska lagerkvantiteten av den produkten. Om en betalning behandlas kommer den också att uppdatera försäljningsstatusen i ditt lagersystem så att du vet vad som är tillgängligt vid varje given tidpunkt.
  

Spåra försäljning och utgifter

Att integrera faktureringsprogram med bokförings- och lagersystem kan göra det lättare att spåra försäljning och utgifter på ett och samma ställe. Detta gör det också möjligt för dig att se hur varje faktura påverkar ditt kassaflöde, dina utgifter och din totala lönsamhet.

• Så här fungerar det: Ditt faktureringsprogram kan spåra priset och dra av kostnaden för sålda varor från ditt lagersystem. Bokföringsprogrammet använder sedan dessa data för att spåra dina vinstmarginaler, vilket förtydligar både dina intäkter och utgifter.
  

Förenklad skatteberäkning

När ditt faktureringsprogram är integrerat med bokföringsverktyg kan du beräkna skatter automatiskt. Detta är särskilt användbart om du måste debitera omsättningsskatt eller moms, som varierar beroende på region och kan vara komplicerad att hantera.

• Så här fungerar det: Om ditt faktureringsprogram har fastställt skattesatsregler beräknar det rätt skatt på fakturan och vidarebefordrar den informationen till ditt bokföringsprogram. Vissa system möjliggör också olika skattesatser, beroende på land eller stat.
  

Skapa omfattande finansiella rapporter

Genom att ansluta fakturerings- och bokföringsprogram kan företag generera omfattande finansiella rapporter som visar intäkter, utgifter, kassaflöde, lager och lönsamhet – allt i en enda instrumentpanel.

• Så här fungerar det: När fakturor skapas och betalningar behandlas återspeglas den informationen automatiskt i bokföringssystemet. Denna integration ger dig omedelbara rapporter om intäkter, utgifter, utestående fakturor och lager för en helhetsbild av din ekonomi.