การออกใบแจ้งหนี้เป็นงานสําคัญสําหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็อาจใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์เมื่อดําเนินการด้วยตัวเอง ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ออกแบบมาเพื่อทําให้ขั้นตอนนี้ทํางานอัตโนมัติ ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสร้าง ส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่ทำให้เสียค่าใช้จ่าย

เมื่อธุรกิจหันมาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้มากขึ้นเรื่อยๆ เราคาดว่าตลาดโลกสําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะขยายตัวในอัตราการเติบโตโดยรวมต่อปีที่ 22.4% ไปจนถึงปี 2031 หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและต้องการปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมก็พลิกโฉมได้ ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และวิธีที่ซอฟต์แวร์นี้สร้างความแตกต่างในการดําเนินงานประจําวันของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร
  
• ฟีเจอร์สําคัญของซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีอะไรบ้าง
  
• Stripe Invoicing สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีหลักการทำงานอย่างไร
  
• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสดสําหรับธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร
  
• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีค่าบริการเท่าใด
  
• ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีและสินค้าคงคลังอย่างไร
  

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กจะช่วยในการสร้าง ส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้ได้ ทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้หลายๆ ด้านเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และให้ชำระเงินตรงเวลา ประโยชน์บางส่วนสําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีดังนี้

• เพิ่มความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด: การออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณผิด การพิมพ์ผิด หรือข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถคำนวณภาษี ใช้ส่วนลด และจัดการการแปลงสกุลเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้บริษัทปรับปรุงความแม่นยำและหลีกเลี่ยงการโต้แย้งการชำระเงินได้

• การติดตามการชําระเงินและใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ: ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะติดตามการชำระเงินโดยอัตโนมัติ และช่วยให้ธุรกิจสามารถตั้งการแจ้งเตือนการชำระเงินเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อใบแจ้งหนี้ถึงกำหนดชำระหรือเกินกำหนดชำระ การติดตามตรวจสอบนี้ช่วยลดเวลาในการติดตามการชําระเงินที่ล่าช้าได้

• ข้อมูลเชิงลึกและการรายงานด้านการเงิน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้มักมีเครื่องมือรายงานที่ให้ข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของธุรกิจ ธุรกิจสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ยังค้างชําระ ติดตามรายได้ และทําความเข้าใจแนวโน้มของกระแสเงินสดได้ดียิ่งขึ้น

ฟีเจอร์สําคัญของซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีอะไรบ้าง

เมื่อคุณดําเนินธุรกิจขนาดเล็ก คุณจะไม่มีเวลาสําหรับงานด้านการดูแลระบบ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้น ฟีเจอร์ที่ต้องมองหาในซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ มีดังนี้

• การสร้างใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ควรสร้างใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเองได้ง่ายๆ โดยใช้โลโก้ รายละเอียดธุรกิจ และข้อมูลของลูกค้า มีตัวเลือกเทมเพลตมากมาย ซึ่งทำให้การสร้างเอกสารที่สวยงามเป็นเรื่องง่าย

• การติดตามการชําระเงิน: ติดตามโดยอัตโนมัติว่าใบแจ้งหนี้ใดได้รับการชำระเงินแล้ว และใบแจ้งหนี้ใดที่ยังค้างอยู่ เพื่อช่วยให้คุณจัดการกับการชำระเงินที่ค้างชำระได้

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์สามารถเปิดการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อถึงกำหนดหรือเกินกำหนดชำระเงิน ช่วยลดการติดตามผลด้วยตนเอง

• การรับชําระเงิน: เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากผสานการทํางานกับผู้ประมวลผลการชําระเงิน ช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้โดยตรงผ่านใบแจ้งหนี้โดยใช้บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือกระเป๋าเงินดิจิทัล การเข้าถึงนี้ทำให้กระบวนการชำระเงินง่ายขึ้นและเพิ่มความเร็วในรอบการเรียกเก็บเงิน

• ใบแจ้งหนี้ตามรอบ: หากธุรกิจของคุณดำเนินการในรูปแบบการสมัครสมาชิกหรือแบบรายเดือน ควรมองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถรองรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้ กําหนดเวลาการเรียกเก็บเงินของคุณ (เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี) แล้วซอฟต์แวร์จะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติ

• การติดตามค่าใช้จ่าย: เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้บางรายการยังมีฟีเจอร์สําหรับการติดตามค่าใช้จ่ายซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายลงในระบบได้โดยตรง และเครื่องมือบางตัวสามารถจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้เพื่อให้สามารถรายงานภาษีได้ง่ายขึ้น

• การรายงาน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถสร้างรายงานที่แสดงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระแสเงินสด การชําระเงินที่ค้างชําระ และรายรับ เพื่อให้คุณทําการตัดสินใจอย่างรอบคอบได้

Stripe Invoicing สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีหลักการทำงานอย่างไร

Stripe Invoicing เหมาะสําหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่เรียบง่าย Stripe ช่วยให้คุณรับชําระเงินออนไลน์ ติดตามใบแจ้งหนี้ สร้างการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า และรักษาการเงินของคุณให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ

หากต้องการนํา Stripe Invoicing ไปใช้งาน คุณจะต้องมีบัญชี Stripe ซึ่งสามารถสร้างทางออนไลน์ได้ เมื่อลงทะเบียนแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ในตัวของ Stripe ผ่านแดชบอร์ด Stripe ได้โดยตรง นอกจากนี้ Stripe ยังผสานการทํางานกับเครื่องมือการทําบัญชีที่มีอยู่ เช่น QuickBooks หรือ Xero ผ่านแอปได้จาก Stripe App Marketplace

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ช่วยเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสดสําหรับธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร

สําหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสด การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะช่วยลดความผิดพลาด มอบความยืดหยุ่นในการชําระเงินให้ลูกค้าได้มากขึ้น และให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ ซึ่งทั้งหมดนี้ก่อให้เกิดกระแสเงินสดที่ดีและคาดการณ์ได้มากขึ้น

ซอฟต์แวร์ Invoicing ยังช่วยเร่งกระบวนการชําระเงินให้เร็วขึ้นด้วย วิธีการเรียกเก็บเงินแบบดั้งเดิม เช่น ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษ และอีเมลพร้อมคำแนะนำการชำระเงินด้วยตนเอง อาจทำให้เกิดความล่าช้าได้ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะช่วยคุณเพิ่มฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ปุ่ม "ชําระเงินตอนนี้" ลูกค้าจึงชําระเงินจากใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ยังให้ข้อมูลล่าสุดสําหรับการคาดการณ์กระแสเงินสด รวมถึงใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ รายรับ และเมตริกด้านสถานะทางการเงินอื่นๆ ได้ด้วย เมื่อทราบสถานะของใบแจ้งหนี้ทุกรายการที่คุณส่งไปและเมื่อคาดว่าจะได้รับการชําระเงิน คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้จ่าย จ้างงาน หรือลงทุนเพื่อการเติบโตได้ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจขนาดเล็กมีค่าบริการเท่าใด

ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณต้องการ ขนาดของธุรกิจของคุณ และผู้ให้บริการ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น คุณควรพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์ที่ยืดหยุ่น นี่คือค่าใช้จ่ายที่เป็นไปได้:

• ตัวเลือกฟรี: การใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เวอร์ชันฟรีอาจใช้ได้ผลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมากหรือสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระที่เพิ่งเริ่มต้น

• โมเดลการการสมัครสมาชิก: ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกซึ่งโดยทั่วไปจะอยู่ระหว่าง 10 ถึง 100 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์และขนาดของธุรกิจของคุณ

• โมเดลที่อิงตามธุรกรรม: บริการอื่นๆ มีอัตราการเรียกเก็บเงินต่อธุรกรรมประมาณ 0.4%–0.5% โมเดลนี้เหมาะที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณใบแจ้งหนี้ที่ผันผวน

• การชําระเงินครั้งเดียว: ซอฟต์แวร์บางตัวคิดค่าใช้จ่ายประมาณ 100–500 ดอลลาร์สหรัฐสำหรับใบอนุญาตแบบตลอดชีพ แต่ราคานี้อาจไม่รวมฟีเจอร์บนคลาวด์หรือการอัปเดตปกติ

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีและสินค้าคงคลังอย่างไร

ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้สามารถผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีและสินค้าคงคลังเพื่อซิงค์บันทึกทางการเงินของคุณกับใบแจ้งหนี้และบันทึกอื่นๆ ได้ ต่อไปนี้คือหลักการทำงานของซอฟต์แวร์โดยทั่วไปและเหตุผลที่ซอฟต์แวร์นี้มีประโยชน์ต่อธุรกิจขนาดเล็ก

การดูแลรักษาข้อมูลทางการเงินที่รวมเป็นหนึ่งเดียว

ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของคุณ ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้จนถึงการชำระเงิน จะถูกบันทึกลงในสมุดบัญชีโดยอัตโนมัติ ด้วยการผสานการทำงานซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้กับระบบบัญชีของคุณ

• วิธีการทํางาน เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะส่งข้อมูล (เช่น จํานวน ภาษี ส่วนลด สถานะการชําระเงิน) ไปยังซอฟต์แวร์บัญชีโดยตรง เมื่อทําการชําระเงิน ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะบันทึกข้อมูลดังกล่าวโดยอัตโนมัติและอัปเดตระบบการทําบัญชีของคุณแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและผสานข้อมูลทางการเงินของคุณไว้ในที่เดียว
  

การทําบัญชีอัตโนมัติ

หนึ่งในข้อดีที่ใหญ่ที่สุดในการผสานการทํางานซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้กับระบบการทําบัญชีคือการทําบัญชีอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์สามารถลงรายการรายได้โดยอัตโนมัติในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเมื่อมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ โดยใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระจะรวมอยู่ในรายงานการทำบัญชี

• วิธีการทํางาน สมมติว่าคุณใช้ QuickBooks ในการทําบัญชีและ Stripe สําหรับการออกใบแจ้งหนี้ แล้วซิงค์สองรายการผ่านแอปจาก App Marketplace ทุกครั้งที่คุณออกใบแจ้งหนี้ผ่าน Stripe และมีการดำเนินการชำระเงิน ข้อมูลนั้นจะไหลเข้าสู่ QuickBooks โดยตรง ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยให้คุณไม่ต้องกระทบยอดกับข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างสองระบบ
  

การจัดการสินค้าคงคลัง

หากธุรกิจของคุณขายผลิตภัณฑ์ การรวมซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้กับระบบการจัดการสินค้าคงคลัง (เช่น NetSuite, QuickBooks Enterprise) คุณจะสามารถติดตามระดับสต๊อกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการขายผลิตภัณฑ์

• วิธีการทํางาน เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะสื่อสารกับระบบสินค้าคงคลังของคุณเพื่อลดปริมาณผลิตภัณฑ์นั้นในสต็อก หากมีการดำเนินการชำระเงิน ระบบจะอัปเดตสถานะการขายในระบบสินค้าคงคลังของคุณด้วย เพื่อให้คุณทราบว่ามีสินค้าใดบ้างที่พร้อมจำหน่ายในเวลานั้น
  

การติดตามยอดขายและค่าใช้จ่าย

การผสานรวมซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เข้ากับระบบการทําบัญชีและสินค้าคงคลังจะช่วยให้ติดตามการขายและค่าใช้จ่ายทั้งหมดจากที่เดียวได้ง่ายกว่าเดิม นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณดูได้ว่าใบแจ้งหนี้แต่ละรายการมีผลต่อกระแสเงินสดค่าใช้จ่ายและความสามารถในการทํากําไรโดยรวมอย่างไร

• วิธีการทํางาน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ของคุณสามารถติดตามราคาและหักต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ออกจากระบบสินค้าคงคลังของคุณได้ จากนั้นซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อติดตามผลกําไรของคุณ ซึ่งแจกแจงทั้งรายรับและค่าใช้จ่าย
  

ทําให้การคํานวณภาษีง่ายขึ้น

เมื่อซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ของคุณผสานการทํางานกับเครื่องมือการทําบัญชี คุณจะสามารถคํานวณภาษีโดยอัตโนมัติได้ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องเรียกเก็บภาษีการขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งแตกต่างกันไปตามภูมิภาคและอาจมีความซับซ้อนในการจัดการ

• วิธีการทํางาน หากซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ของคุณมีการกําหนดกฎอัตราภาษีไว้ ซอฟต์แวร์จะคํานวณภาษีที่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้และส่งข้อมูลนั้นไปยังซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณ บางระบบยังเปิดใช้อัตราภาษีที่แตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับประเทศหรือรัฐ
  

สร้างรายงานทางการเงินที่ครอบคลุม

เมื่อเชื่อมโยงซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และการทําบัญชี ธุรกิจต่างๆ จะสามารถสร้างรายงานทางการเงินที่ครอบคลุมซึ่งแสดงรายรับ รายจ่าย กระแสเงินสด สินค้าคงคลัง และความสามารถในการทํากําไรได้ ทั้งหมดนี้ทําได้ในแดชบอร์ดเดียว

• วิธีการทํางาน เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้และประมวลผลการชําระเงิน ระบบการทําบัญชีของคุณจะแสดงข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ การผสานการทํางานนี้จะช่วยให้คุณเห็นรายงานรายรับ ค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ และสินค้าคงคลังได้ทันทีเพื่อดูข้อมูลทางการเงินแบบองค์รวม