O faturamento é uma tarefa importante para pequenas empresas, mas também pode ser demorado e propenso a erros humanos quando feito manualmente. Softwares de faturamento são projetados para automatizar esse processo. Eles ajudam pequenas empresas a criar, enviar e gerenciar faturas, economizando tempo valioso e reduzindo o risco de erros dispendiosos.

À medida que mais e mais empresas adotam softwares de faturamento, espera-se que o mercado global de faturamento eletrônico se expanda a uma taxa composta de crescimento anual de 22,4% até 2031. Se você é proprietário de uma pequena empresa e quer melhorar o faturamento, o software certo pode ser transformador. Abaixo, discutiremos os recursos dos softwares de faturamento e como eles podem fazer a diferença em suas operações diárias.

Neste artigo:

• O que é um software de faturamento para pequenas empresas?
  
• Quais são as características importantes de um software de faturamento para pequenas empresas?
  
• Como funciona o Stripe Invoicing para pequenas empresas
  
• Como um software de faturamento pode melhorar o fluxo de caixa para pequenas empresas
  
• Quanto custa um software de faturamento para pequenas empresas?
  
• Como um software de faturamento se integra aos sistemas de contabilidade e inventário?
  

O que é um software de faturamento para pequenas empresas?

Os softwares de faturamento para pequenas empresas ajudam a criar, enviar e gerenciar faturas. Eles automatizam muitos aspectos do processo de faturamento para economizar tempo, reduzir erros e garantir o pagamento em tempo hábil. Aqui estão alguns dos benefícios para pequenas empresas:

• Precisão e menos erros: o faturamento manual abre espaço para erros, seja por erro de cálculo, erro de digitação ou informações faltantes. Um software de faturamento pode calcular automaticamente impostos, aplicar descontos e gerenciar a conversão de moedas, ajudando as empresas a melhorar a precisão e evitar contestações.

• Acompanhamento de pagamentos e faturas vencidas: os softwares de faturamento rastreiam os pagamentos automaticamente e permitem que as empresas definam lembretes de pagamento para notificar os clientes quando as faturas estiverem perto do vencimento ou atrasadas. Esse monitoramento pode reduzir o tempo gasto na busca por pagamentos atrasados.

• Insights e relatórios financeiros: muitas vezes, o software de faturamento oferece ferramentas de relatórios que fornecem informações valiosas sobre a saúde financeira de uma empresa. A empresa pode identificar rapidamente quais faturas estão pendentes, acompanhar sua receita e entender melhor as tendências do fluxo de caixa.

Quais são os recursos importantes de um software de faturamento para pequenas empresas?

Quando você administra uma pequena empresa, provavelmente não terá tempo para tarefas administrativas, como faturamento. O software de faturamento pode facilitar essas tarefas. Aqui estão os recursos mais recomendados em um software de faturamento:

• Criação de faturas: o software de faturamento deve ser capaz de gerar facilmente faturas personalizadas com seu logotipo, detalhes da empresa e dados do cliente. Muitas opções oferecem modelos, simplificando a criação de documentos refinados.

• Acompanhamento de pagamentos: ele pode rastrear automaticamente quais faturas foram pagas e quais ainda estão pendentes para ajudar você a gerenciar pagamentos pendentes.

• Automatização de lembretes: o software pode permitir lembretes automáticos para notificar os clientes quando seus pagamentos estiverem perto do vencimento ou atrasados, reduzindo os acompanhamentos manuais.

• Recebimento de pagamentos: muitas ferramentas de faturamento se integram aos processadores de pagamento, permitindo que os clientes paguem diretamente pela fatura usando cartões de crédito, transferências bancárias ou carteiras digitais. Essa acessibilidade simplifica o processo de pagamento e acelera os ciclos de cobrança.

• Faturas recorrentes: se sua empresa opera em um modelo baseado em assinatura ou retenção, procure softwares que possam acomodar a cobrança recorrente. Defina seu cronograma de cobrança (por exemplo, semanal, mensal, anual) e o software cobrará os clientes automaticamente.

• Acompanhamento de despesas: algumas ferramentas de faturamento também incluem recursos para controlar despesas, que podem ajudar a gerenciar as finanças com mais eficiência. Você pode registrar as despesas diretamente no sistema, e algumas ferramentas também podem categorizá-los para facilitar a declaração de impostos.

• Elaboração de relatórios: um software de faturamento pode gerar relatórios que oferecem insights sobre seu fluxo de caixa, pagamentos pendentes e receita, ajudando você a tomar decisões baseadas em dados.

Como funciona o Stripe Invoicing para pequenas empresas

O Stripe Invoicing é ideal para pequenas empresas que desejam uma solução de faturamento simples e automatizada. Com a Stripe, você pode aceitar pagamentos online, acompanhar faturas, estabelecer cobranças recorrentes e manter suas finanças organizadas.

Para implementar o Stripe Invoicing, você precisará de uma conta Stripe, que pode ser criada online. Após o cadastro, você pode usar os recursos integrados de faturamento da Stripe diretamente no Stripe Dashboard. A Stripe também se integra com suas ferramentas contábeis atuais, como QuickBooks ou Xero, usando aplicativos do Stripe App Marketplace.

Como um software de faturamento pode melhorar o fluxo de caixa de pequenas empresas

Para pequenas empresas que buscam melhorar seu fluxo de caixa, a automatização da criação de faturas pode reduzir erros, dar aos clientes mais flexibilidade de pagamento e fornecer insights em tempo real, contribuindo para um fluxo de caixa mais saudável e previsível.

O software de faturamento também pode acelerar o processo de pagamento. Os métodos tradicionais de faturamento, como faturas físicas e e-mails com instruções de pagamento manuais, podem abrir espaço para atrasos. Com o software de faturamento, você pode adicionar recursos como um botão de "Pagar agora", para que os clientes possam pagar diretamente da fatura com um clique.

O software de faturamento também pode fornecer dados atualizados para projetar o fluxo de caixa, incluindo faturas pendentes, receita e outras métricas de integridade financeira. Ao saber o status de cada fatura enviada e quando esperar o pagamento, você pode tomar decisões mais bem informadas sobre gastos, contratações ou investimento em crescimento.

Quanto custa um software de faturamento para pequenas empresas?

O custo de um software de faturamento varia dependendo dos recursos que sua pequena empresa pode precisar, do tamanho dela e de seu fornecedor. À medida que sua empresa se expande, você pode considerar a flexibilidade na escolha do seu software. Aqui estão os custos possíveis:

• Opções gratuitas: usar a versão gratuita de um software de faturamento pode funcionar para empresas muito pequenas ou freelancers que estão apenas começando.

• Modelos de assinatura: o software de faturamento pode cobrar tarifas de assinatura que normalmente variam de US $ 10 a mais de US $ 100 por mês, dependendo dos recursos e do tamanho da sua empresa.

• Modelos baseados em transações: outros serviços cobram a uma tarifa por transação de cerca de 0,4% a 0,5%. Esse modelo geralmente é melhor para empresas com volumes de fatura flutuantes.

• Pagamento avulso: algumas opções de software cobram entre US$ 100 e US$ 500 por uma licença vitalícia, mas ela pode não incluir recursos baseados em nuvem ou atualizações regulares.

Como um software de faturamento se integra aos sistemas de contabilidade e inventário?

O software de faturamento pode se integrar a sistemas de contabilidade e inventário para sincronizar seus registros financeiros com suas faturas e outros registros. Veja como isso normalmente funciona e por que é benéfico para uma pequena empresa.

Manutenção de dados financeiros unificados

Ao integrar seu software de faturamento com seus sistemas de contabilidade, todos os dados financeiros, desde faturas até pagamentos, são automaticamente registrados no livro-razão.

• Como funciona: quando você cria uma fatura, o software de faturamento envia os dados (por exemplo, valor, impostos, descontos, status do pagamento) diretamente ao software de contabilidade. À medida que os pagamentos são feitos, o software de contabilidade os registra automaticamente e atualiza seu sistema de contabilidade em tempo real, reduzindo a entrada manual e unificando seus dados financeiros em um só lugar.
  

Automatização da escrituração contábil

Uma das maiores vantagens da integração de softwares de faturamento com sistemas contábeis é a escrituração contábil automatizada. O software pode lançar automaticamente entradas de receita em seu software de contabilidade quando uma fatura é paga, com todas as faturas pendentes incluídas nos relatórios contábeis.

• Como funciona: Digamos que você use o QuickBooks para contabilidade e a Stripe para faturamento e sincronize os dois por meio de um aplicativo do App Marketplace. Toda vez que você emite uma fatura pela Stripe e um pagamento é processado, esses dados fluem diretamente para o QuickBooks. Essa automação poupa o trabalho de reconciliar discrepâncias de pagamento entre dois sistemas.
  

Gerenciamento de inventário

Se sua empresa vende produtos, a integração do software de faturamento com sistemas de gerenciamento de inventário (como NetSuite, QuickBooks Enterprise) permite monitorar automaticamente os níveis de estoque conforme os produtos são vendidos.

• Como funciona: quando uma fatura é emitida para um produto, o software de faturamento se comunica com seu sistema de inventário para reduzir a quantidade desse produto em estoque. Se um pagamento for processado, ele também atualizará o status da venda em seu sistema de estoque para que você saiba o que está disponível a qualquer momento.
  

Acompanhamento de vendas e despesas

A integração de um software de faturamento com sistemas de contabilidade e inventário pode facilitar o acompanhamento de vendas e despesas em um só lugar. Isso também permite que você veja como cada fatura afeta seu fluxo de caixa, despesas e lucratividade geral.

• Como funciona: seu software de faturamento pode acompanhar o preço e deduzir o custo das mercadorias vendidas (CPV) do seu sistema de inventário. O software de contabilidade usa esses dados para acompanhar suas margens de lucro, esclarecendo suas receitas e despesas.
  

Simplificação dos cálculos fiscais

Quando seu software de faturamento é integrado com ferramentas contábeis, você pode calcular os impostos automaticamente. Esse recurso é muito útil para quem precisa cobrar vendas ou IVA (imposto sobre valor agregado), que variam de uma região para outra e têm gestão complexa.

• Como funciona: se o seu software de faturamento tiver regras de alíquota estabelecidas, ele calculará o imposto correto na fatura e passará esses dados para o seu software de contabilidade. Alguns sistemas também permitem alíquotas diferentes, dependendo do país ou estado.
  

Geração de relatórios financeiros abrangentes

Ao conectar softwares de faturamento e contabilidade, as empresas podem gerar relatórios financeiros abrangentes que mostram receitas, despesas, fluxo de caixa, inventário e lucratividade, tudo em um único painel.

• Como funciona: quando as faturas são criadas e os pagamentos são processados, seu sistema contábil reflete essas informações automaticamente. Essa integração fornece relatórios imediatos sobre receitas, despesas, faturas pendentes e inventário para uma visão holística das suas finanças.