La facturation est importante pour les petites entreprises, mais elle peut aussi prendre du temps et être sujette à des erreurs humaines lorsqu’elle est effectuée manuellement. Les logiciels de facturation sont conçus pour automatiser ce processus. Ils aident les petites entreprises à créer, envoyer et gérer des factures, ce qui leur fait gagner un temps précieux tout en réduisant le risque d’erreurs coûteuses.

Alors que de plus en plus d’entreprises ont recours à un logiciel de facturation, le marché mondial de la facturation électronique devrait atteindre un taux de croissance annuel composé de 22,4 % en 2031. Pour les propriétaires de petites entreprises, le choix d’un bon logiciel de facturation peut s’avérer déterminant. Ci-dessous, nous abordons les fonctionnalités des logiciels de facturation et la façon dont ils peuvent faire la différence dans vos activités quotidiennes.

Que contient cet article?

• Présentation des logiciels de facturation destinés aux petites entreprises
  
• Principales caractéristiques d’un logiciel de facturation pour petites entreprises
  
• Fonctionnement de Stripe Invoicing pour les petites entreprises
  
• Amélioration de la trésorerie des petites entreprises grâce aux logiciels de facturation
  
• Coût d’un logiciel de facturation pour une petite entreprise
  
• Intégration des logiciels de facturation aux systèmes de comptabilité et de gestion des stocks
  

Présentation des logiciels de facturation destinés aux petites entreprises

Les logiciels de facturation pour les petites entreprises permettent de créer, d’envoyer et de gérer des factures. Ils automatisent de nombreux aspects du processus de facturation afin de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’assurer les paiements en temps voulu. Découvrez quelques avantages pour les petites entreprises :

• Meilleure précision et moins d’erreurs : La facturation manuelle est sujette aux erreurs, qu’il s’agisse d’erreurs de calcul, de fautes de frappe ou d’omissions. Les logiciels de facturation peuvent automatiquement calculer les taxes, appliquer des remises et gérer la conversion de devises, ce qui permet aux entreprises d’éviter les erreurs et les litiges.

• Suivi des paiements et des factures impayées : Les logiciels de facturation suivent automatiquement les paiements et permettent aux entreprises de définir des rappels de paiement pour informer les clients lorsque des factures sont dues ou échues. Ce suivi permet de réduire le temps consacré à relancer les clients pour les paiements en retard.

• Situation financière et rapports : Les logiciels de facturation offrent souvent des outils de génération de rapports qui fournissent des renseignements précieux sur la santé financière d’une entreprise. L’entreprise peut rapidement repérer les factures impayées, suivre ses revenus et mieux comprendre les tendances dans les flux de trésorerie.

Principales caractéristiques d’un logiciel de facturation pour petites entreprises

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, il est peu probable que vous ayez du temps à consacrer à des tâches administratives telles que la facturation. Un logiciel de facturation peut vous faciliter la tâche. Recherchez les fonctionnalités suivantes dans un logiciel de facturation :

• Création de factures : Le logiciel de facturation doit être en mesure de générer facilement des factures personnalisées avec votre logo, les détails de l’entreprise et les renseignements du client. Avec les nombreux modèles proposés, il est facile de créer des documents soignés.

• Suivi des paiements : Le logiciel peut assurer le suivi automatique des factures payées et de celles qui sont en attente pour vous aider à gérer les paiements en souffrance.

• Automatisation des rappels : Le logiciel peut activer des rappels automatiques pour informer les clients lorsque leurs paiements sont dus ou en retard, afin de réduire les suivis manuels.

• Acceptation des paiements : De nombreux outils de facturation sont compatibles avec les prestataires de services de paiement, ce qui permet au client de payer directement par l’intermédiaire de la facture avec une carte de crédit, un virement bancaire ou un portefeuille numérique. Cette accessibilité simplifie le processus de paiement et accélère les cycles de facturation.

• Factures récurrentes : Si votre entreprise fonctionne sur la base d’abonnements ou d’honoraires, recherchez un logiciel capable de prendre en charge la facturation récurrente. Il suffit de définir votre calendrier de facturation (par exemple, hebdomadaire, mensuel, annuel) pour que le logiciel gère automatiquement les factures de vos clients.

• Suivi des dépenses : Certains outils de facturation comprennent également des fonctionnalités de suivi des dépenses, ce qui peut vous aider à gérer vos finances plus efficacement. Vous pouvez enregistrer les dépenses directement dans le système. Certains outils peuvent également les catégoriser pour faciliter la déclaration fiscale.

• Rapports : Un logiciel de facturation peut générer des rapports qui fournissent des renseignements sur vos flux de trésorerie, vos paiements en retard et vos revenus, ce qui vous aide à prendre des décisions fondées sur les données.

Fonctionnement de Stripe Invoicing pour les petites entreprises

Stripe Invoicing est un outil idéal pour les petites entreprises qui recherchent une solution de facturation simple et automatisée. Stripe vous permet d’accepter des paiements en ligne, de suivre les factures, de définir une facturation récurrente et de garder vos finances organisées.

Pour mettre en œuvre Stripe Invoicing, vous aurez besoin d’un compte Stripe, que vous pourrez créer en ligne. Après votre inscription, vous pourrez utiliser les fonctionnalités de facturation intégrées de Stripe directement à partir du Dashboard Stripe. Vous pouvez également intégrer Stripe à vos outils comptables existants, tels que QuickBooks ou Xero, par l’intermédiaire des applications du Stripe App Marketplace.

Amélioration de la trésorerie des petites entreprises grâce aux logiciels de facturation

Pour les petites entreprises qui cherchent à améliorer leur trésorerie, l’automatisation de la création de factures peut réduire les erreurs, donner aux clients une plus grande souplesse de paiement et fournir une vision en temps réel, ce qui contribue à une trésorerie plus saine et plus prévisible.

Un logiciel de facturation peut également accélérer le processus de paiement. Les méthodes de facturation traditionnelles, telles que les factures papier et les courriels contenant des instructions de paiement manuel, n’incitent pas les clients à payer rapidement. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez ajouter des fonctionnalités telles que des boutons « Payer maintenant », afin que les clients puissent payer directement à partir de la facture en un seul clic.

Le logiciel de facturation peut également fournir des données à jour permettant de prévoir les flux de trésorerie, y compris les factures impayées, le chiffre d’affaires et d’autres indicateurs de la santé financière. En connaissant l’état de chaque facture que vous envoyez et la date de paiement, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées en matière de dépenses, de recrutement ou d’investissement dans la croissance.

Coût d’un logiciel de facturation pour une petite entreprise

Le coût d’un logiciel de facturation varie en fonction des caractéristiques dont votre petite entreprise peut avoir besoin, de sa taille et du fournisseur. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez peut-être besoin de faire preuve de flexibilité dans le choix du logiciel. Ci-dessous figurent les coûts à envisager :

• Options gratuites : L’utilisation de la version gratuite d’un logiciel de facturation peut convenir aux très petites entreprises ou aux pigistes qui débutent.

• Modèles par abonnement : Les frais d’abonnement des logiciels de facturation s’échelonnent généralement de 10 $ à plus de 100 $ par mois, en fonction des caractéristiques du logiciel et de la taille de votre entreprise.

• Modèles basés sur les transactions : D’autres services facturent un pourcentage par transaction d’environ 0,4 % à 0,5 %. Ce modèle convient généralement aux entreprises dont le volume de factures fluctue.

• Paiement ponctuel : Certains logiciels, qui coûtent de 100 à 500 dollars environ pour une licence à vie, n’incluent pas de fonctionnalités infonuagiques ou de mises à jour régulières.

Intégration des logiciels de facturation aux systèmes de comptabilité et de gestion des stocks

Le logiciel de facturation peut être intégré aux systèmes de comptabilité et de gestion des stocks pour synchroniser vos documents financiers avec vos factures et autres dossiers. Avantages pour une petite entreprise :

Unification des données financières

En intégrant le logiciel de facturation à vos systèmes comptables, toutes vos données financières, des factures aux paiements, sont automatiquement enregistrées dans le grand livre comptable.

• Fonctionnement : Lorsque vous créez une facture, le logiciel de facturation envoie les données (par exemple, le montant, les taxes, les remises, l’état du paiement) directement au logiciel de comptabilité. Au fur et à mesure que les paiements sont effectués, le logiciel comptable les enregistre automatiquement et met à jour votre système comptable en temps réel, ce qui réduit la saisie manuelle et regroupe vos données financières en un seul endroit.
  

Automatisation de la comptabilité

L’un des principaux avantages de l’intégration d’un logiciel de facturation aux systèmes comptables est la comptabilité automatisée. Le logiciel peut inscrire automatiquement les écritures de revenu dans votre logiciel comptable lorsqu’une facture est payée, toutes les factures impayées étant intégrées aux rapports comptables.

• Fonctionnement : Supposons que vous utilisiez QuickBooks pour la comptabilité et Stripe pour la facturation, et que vous synchronisiez les deux au moyen d’une application provenant de App Marketplace. Chaque fois que vous émettez une facture au moyen de Stripe et qu’un paiement est traité, ces données sont directement transmises à QuickBooks. L’automatisation vous évite d’avoir à rapprocher les écarts de paiement entre deux systèmes.
  

Gestion des stocks

Si votre entreprise vend des produits, l’intégration du logiciel de facturation à des systèmes de gestion des stocks (par exemple, NetSuite, QuickBooks Enterprise) vous permet de suivre automatiquement les niveaux de stock au fur et à mesure que les produits sont vendus.

• Fonctionnement : Lorsqu’une facture est émise pour un produit, le logiciel de facturation communique avec le système de gestion des stocks pour réduire la quantité du produit en stock. Lorsqu’un paiement est traité, il met également à jour l’état de la vente dans le système de gestion des stocks afin que vous sachiez ce qui est disponible à un moment donné.
  

Suivi des ventes et des dépenses

L’intégration d’un logiciel de facturation aux systèmes de comptabilité et de gestion des stocks peut faciliter le suivi des ventes et des dépenses, le tout au même endroit. Vous pouvez également constater l’incidence de chaque facture sur votre flux de trésorerie, vos dépenses et votre rentabilité globale.

• Fonctionnement : Le logiciel de facturation peut suivre le prix et déduire le coût des marchandises vendues de votre système de gestion des stocks. Le logiciel comptable utilise ensuite ces données pour suivre vos marges bénéficiaires, en distinguant vos revenus de vos dépenses.
  

Simplification du calcul des taxes

Lorsque le logiciel de facturation est intégré aux outils comptables, vous pouvez calculer les taxes automatiquement. Ce calcul est particulièrement utile si vous devez facturer la taxe de vente ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), qui varient selon les régions et peuvent s’avérer complexes à gérer.

• Fonctionnement : Si des règles sont définies pour les taux de taxe à appliquer, le logiciel de facturation calcule le montant précis sur la facture et transmet ces renseignements à votre logiciel de comptabilité. Certains systèmes permettent également de programmer des taux de taxe différents selon le pays ou l’État.
  

Génération de rapports financiers complets

En interconnectant les logiciels de facturation et de comptabilité, les entreprises peuvent générer des rapports financiers complets présentant les revenus, les dépenses, les flux de trésorerie, les stocks et la rentabilité, le tout présenté dans un tableau de bord unique.

• Fonctionnement : Au fur et à mesure que des factures sont créées et que des paiements sont traités, les renseignements correspondants apparaissent automatiquement dans votre système comptable. Cette intégration vous permet d’obtenir des rapports immédiats sur les revenus, les dépenses, les factures impayées et les stocks, et d’avoir un aperçu global de vos finances.