Un bon de commande est un document commercial qu'un client émet à un fournisseur et qui enregistre les quantités, les prix et les conditions de paiement pour les biens ou services achetés. Le numéro de bon de commande est inclus sur une facture afin de le lier au bon de commande et de faciliter le suivi des éléments suivants : ce que le client a commandé, à qui et les dates de commande.

Aux États-Unis, les entreprises de taille moyenne ont déclaré en 2022 que les clients en retard de paiement leur devaient en moyenne 304 066 $. Les numéros de bon de commande permettent aux clients et aux vendeurs d’avoir les mêmes informations, d'accélérer les paiements et d'éviter les erreurs. Vous découvrirez ci-dessous en quoi consiste un numéro de bon de commande et pourquoi il est important pour les entreprises.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande et pourquoi est-il important sur une facture?
  
• Comment un numéro de bon de commande aide-t-il à rapprocher les factures?
  
• Quelles sont les informations fournies par un numéro de bon de commande?
  
• Quand devez-vous inclure un numéro de bon de commande sur une facture?
  
• Comment les numéros de bon de commande peuvent-ils aider à prévenir les litiges?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de numéros de bon de commande sur les factures?
  

Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande et pourquoi est-il important sur une facture?

Un numéro de bon de commande est un identifiant unique attribué à chaque commande dans le processus d'achat. Voici pourquoi il est important de l'inclure sur une facture :

• Suivi des commandes : Un numéro de bon de commande relie directement une facture au bon de commande d'origine. Il est ainsi plus facile de vérifier que les biens ou services facturés correspondent au contrat initial.

• Prévention des erreurs : Les entreprises peuvent détecter les anomalies en matière de prix, de quantités ou de frais non autorisés en faisant correspondre la facture avec le bon de commande avant que les paiements ne soient traités.

• Des paiements efficaces : De nombreuses entreprises utilisent des numéros de bon de commande dans le cadre de leurs systèmes comptables. Cela permet d'automatiser les approbations de paiement et de s'assurer que les factures sont acheminées vers les services appropriés pour examen.

• Promouvoir la responsabilisation : Les numéros de bon de commande créent une trace écrite pour résoudre les litiges, suivre les envois ou gérer les retours.

Comment un numéro de bon de commande aide-t-il à rapprocher les factures?

Un numéro de bon de commande simplifie le rapprochement des factures en unifiant ce que vous avez commandé, ce qui vous a été facturé et ce que vous avez reçu. Fonctionnement :

• Permet de rester organisé : Ce numéro fait le lien entre le bon de commande et la facture. C'est comme un numéro de suivi de votre commande, vous pouvez donc rapidement confirmer que tous les détails sont corrects.

• Permet de mieux repérer les erreurs : En comparant le bon de commande, la facture et les éventuels reçus de livraison, vous pouvez repérer les problèmes, tels que la facturation d'un produit que vous n'avez pas commandé ou un prix qui ne correspond pas à l'offre initiale. Cela permet d'éviter des erreurs coûteuses et un long processus de remboursement.

• Accélération du cycle de paiement : Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, le numéro de bon de commande peut déclencher des vérifications automatisées. Le système peut faire correspondre instantanément la facture avec les détails du bon de commande, ce qui réduit le travail manuel et accélère l'approbation des paiements.

• Simplification des audits : Lorsque toutes les commandes sont liées à un numéro de bon de commande, il est beaucoup plus facile de vérifier les transactions. Cela vous aide à conserver des registres clairs, ce qui est important si vous faites l'objet d'un audit.

Quelles sont les informations fournies par un numéro de bon de commande?

Un numéro de bon de commande contient des informations utiles pour organiser vos transactions. Voici ce qu'il vous indique généralement :

• Une identité pour la commande : Chaque numéro de bon de commande est unique, il sert donc d'identifiant pour un achat spécifique. Il est ainsi facile de suivre et de référencer la commande à tout moment.

• Qui a passé la commande : Ce numéro permet généralement de lier la commande au client, ce qui permet aux vendeurs et à leurs équipes de déterminer qui a effectué l'achat.

• Ce qui a été commandé : Le rapprochement du numéro de bon de commande avec le bon de commande vous permet d'afficher des détails tels que les articles ou services demandés, les quantités et les prix que vous avez convenus.

• Le moment de la passation de la commande : Le format du numéro de bon de commande inclut souvent la date ou la période de la commande afin de trier et d'organiser les transactions.

• La destination de la commande : Le bon de commande associé contient généralement l'adresse de livraison, de sorte que le numéro peut également aider à suivre la destination des articles.

• Conditions de l’accord : Des détails tels que les conditions de paiement, les dates limites ou des instructions spécifiques sont liés au bon de commande, ce qui permet aux deux parties de voir quelles conditions ont été définies si elles ont le numéro de bon de commande.

Quand devez-vous inclure un numéro de bon de commande sur une facture?

Chaque fois qu'un client fournit un numéro de bon de commande pour un achat, vous devez l'inclure sur la facture. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur les cas où il convient d'inclure ce numéro.

• S'il s'agit d'une exigence du client : De nombreuses entreprises, en particulier les grandes entreprises, utilisent des numéros de bon de commande dans leurs processus d'approvisionnement. Si le client a émis un numéro de bon de commande, il s'attend à ce qu'il figure sur la facture.

• Pour des paiements plus efficaces : L'inclusion du numéro de bon de commande permet au client de faire facilement correspondre votre facture avec le bon de commande d'origine. Sans cela, le paiement risque d'être retardé ou votre facture risque d'être signalée pour un examen supplémentaire.

• Pour éviter les malentendus : Un numéro de bon de commande indique clairement les achats qui doivent figurer sur une facture. Le fait de lier la facture aux conditions initiales réduit les risques de litiges ou de malentendus.

• Pour vos registres : L'utilisation de numéros de bon de commande permet à votre équipe de suivre plus facilement les transactions, en particulier si vous gérez plusieurs clients ou commandes.

Comment les numéros de bon de commande peuvent-ils aider à prévenir les litiges?

Avec un numéro de bon de commande en place, il existe une chaîne d'événements documentée qui montre ce qui a été commandé, livré et facturé. Cela facilite la résolution des litiges, en particulier en cas de problème. Voici comment procéder :

• Création d'une connexion : Le numéro de bon de commande relie la facture au bon de commande d'origine, qui décrit les détails de la commande. Cela peut éliminer toute confusion entre les parties quant aux conditions qui ont été fixées.

• Contre-vérification plus fluide : Les clients peuvent facilement comparer la facture au bon de commande pour confirmer que les détails correspondent à l'aide du numéro de bon de commande. Cela vous permet de repérer les erreurs et de les résoudre avant d'effectuer un paiement.

• Vérification de la commande : Pour les biens physiques, le numéro de bon de commande permet de vérifier si la quantité de produits que vous avez reçus correspond à ce que vous avez commandé. Si quelque chose manque ou est incorrect, il est facile de référencer le bon de commande et de résoudre le problème.

• Réduction du nombre d'échanges : Un numéro de bon de commande est un raccourci pour l'ensemble de la transaction, de sorte que les deux parties savent qu'elles se reportent à la bonne commande. Cela permet de réduire le nombre d’échanges et les malentendus sur la facture contestée.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de numéros de bon de commande sur les factures?

L'utilisation de numéros de bon de commande sur les factures est généralement un processus simple, mais des erreurs peuvent se produire. Voici les erreurs courantes à éviter :

• Omettre le numéro de bon de commande : Si votre client utilise des numéros de bon de commande pour traiter les factures, l'oubli du numéro de bon de commande peut ralentir le paiement ou entraîner le rejet de votre facture.

• Utiliser un numéro de bon de commande erroné : Le fait de référencer accidentellement un mauvais numéro de bon de commande, que ce soit pour une autre commande ou un autre client, peut entraîner des erreurs, des litiges ou des retards pendant que le client s'efforce de résoudre le problème.

• Rendre le numéro difficile à trouver : Si le numéro de bon de commande est difficile à repérer sur votre facture ou s'il est placé dans un champ inattendu, il se peut qu'il ne soit pas détecté. Les clients s'attendent à ce que le numéro de bon de commande figure dans l'en-tête de la facture ou dans un champ désigné « Numéro de bon de commande ».

• Ne pas faire correspondre les détails : Un numéro de bon de commande n'est utile que si la facture correspond aux détails du bon de commande d'origine. L'utilisation de quantités, de descriptions ou de prix incorrects peut créer de la confusion, même si le numéro de bon de commande est correct.

• Ne pas mettre à jour les systèmes : Si vous utilisez un logiciel pour générer des factures, mais que vous ne parvenez pas à lier les bons numéros de bon de commande dans votre système, des informations erronées peuvent se retrouver sur la facture et provoquer de multiples échanges inutiles.

• Réutiliser le même numéro de bon de commande : Chaque numéro de bon de commande doit être unique. La réutilisation d'un numéro de bon de commande, intentionnellement ou par erreur, peut entraîner des erreurs comptables et des enregistrements incorrects.

• Se baser uniquement sur le numéro de bon de commande : Bien qu'il soit important, le numéro de bon de commande ne remplace pas d'autres informations clés de facture telles que la description des biens ou services, les dates et la tarification. Si vous omettez ces détails ou si vous vous fiez uniquement au numéro de bon de commande, vos documents sont incomplets.