Una orden de compra (PO) es un documento comercial que un cliente emite a un proveedor que registra cantidades, precios y condiciones de pago para los bienes o servicios que se están comprando. El número de PO se incluye en una factura para vincularla a la PO y ayudar a realizar un seguimiento de lo que el cliente pidió, a quién y las fechas del pedido.

Las empresas medianas de EE. UU. informaron en 2022 que los clientes que se retrasaban en el pago les debían un promedio de $304,066. Los números de PO pueden ayudar a mantener a los clientes y vendedores en sintonía, agilizar los pagos y evitar errores. A continuación, explicaremos qué es un número de PO y por qué es importante para las empresas.

¿Qué hay en este artículo?

• ¿Qué es un número de PO y por qué es importante en una factura?
  
• ¿Cómo ayuda un número de PO con la conciliación de facturas?
  
• ¿Qué información proporciona un número de PO?
  
• ¿Cuándo se debe incluir un número de PO en una factura?
  
• ¿Cómo pueden los números de PO ayudar a prevenir disputas?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar al utilizar números de PO en las facturas?
  

¿Qué es un número de PO y por qué es importante en una factura?

Un número de PO es un identificador único asignado a cada pedido en el proceso de compra. Estas son las razones por las que es importante incluirlo en una factura:

• Seguimiento de pedidos: un número de PO vincula directamente una factura con la PO original. Esto facilita la verificación de que los bienes o servicios facturados coinciden con el acuerdo inicial.

• Prevención de errores: las empresas pueden detectar discrepancias en los precios, las cantidades o los cargos no autorizados haciendo coincidir la factura con la PO antes de que se procesen los pagos.

• Pagos eficientes: muchas empresas utilizan números de PO como parte de sus sistemas de contabilidad. Esto ayuda a automatizar las aprobaciones de pagos y garantiza que las facturas se envíen a los departamentos correctos para su revisión.

• Promoción de la rendición de cuentas: los números de orden de compra crean un rastro en papel para resolver disputas, hacer un seguimiento de los envíos o gestionar las devoluciones.

¿Cómo ayuda un número de PO con la conciliación de facturas?

Un número de PO simplifica la conciliación de facturas al unificar lo que pediste, lo que se te facturó y lo que recibiste. Cómo funciona:

• Te mantiene organizado: este número conecta los puntos entre la PO y la factura. Es como un número de seguimiento para tu pedido, por lo que puedes confirmar rápidamente que todos los detalles son correctos.

• Te ayuda a detectar errores: al comparar la PO, la factura y los recibos de entrega, puedes detectar problemas, como que te facturen algo que no pediste o un precio que no coincide con el trato original. Esto ayuda a evitar errores costosos y un proceso de reembolso largo.

• Acelera el ciclo de pago: si utilizas un software de contabilidad, el número de PO puede activar comprobaciones automatizadas. El sistema puede hacer coincidir instantáneamente la factura con los detalles de la PO, lo que reduce el trabajo manual y hace que los pagos se aprueben más rápido.

• Simplifica las auditorías: cuando todos los pedidos están vinculados a un número de PO, es mucho más fácil verificar las transacciones. Esto te ayuda a mantener registros claros, lo que es importante si se te audita.

¿Qué información proporciona un número de PO?

Un número de PO contiene información útil para mantener tus transacciones organizadas. Esto es lo que suele decirte:

• La identidad del pedido: cada número de PO es único, por lo que sirve como identificación para una compra específica. Esto facilita el seguimiento y la referencia del pedido en cualquier etapa.

• Quién realizó el pedido: por lo general, el número vincula el pedido con el cliente, lo que ayuda a los vendedores y sus equipos a determinar quién realizó la compra.

• Lo que se pidió: conectar el número de PO a la PO te permite ver detalles como los artículos o servicios solicitados, las cantidades y los precios que acordaste.

• Cuando se realizó el pedido: el formato del número de PO a menudo incluye la fecha o el período de tiempo del pedido para clasificar y organizar las transacciones.

• Hacia dónde se dirige el pedido: la PO asociada suele contener la dirección de envío, por lo que el número también puede ayudar a rastrear a dónde van los artículos.

• Condiciones del acuerdo: detalles como condiciones de pago, plazos o instrucciones específicas están vinculados a la PO, lo que permite a ambas partes ver qué condiciones se establecieron si tienen el número de PO.

¿Cuándo se debe incluir un número de PO en una factura?

Siempre que un cliente proporcione un número de PO para una compra, debes incluirlo en la factura. A continuación encontrarás más detalles sobre cuándo incluir este número.

• Si es un requisito del cliente: muchas empresas, especialmente las organizaciones más grandes, utilizan números de PO en los procesos de adquisición. Si el cliente emitió un número de PO, esperará que se incluya en la factura.

• Para pagos más eficientes: incluir el número de PO permite que el cliente compare fácilmente tu factura con la PO original. Sin ella, es posible que el pago se retrase o que tu factura se marque para una revisión complementaria.

• Para evitar errores de comunicación: un número de PO deja claro qué compras se reflejan en una factura. Vincular la factura a las condiciones originales reduce las posibilidades de disputas o malentendidos.

• Para tus registros: el uso de números de PO facilita a tu equipo el seguimiento de las transacciones, especialmente si gestionas varios clientes o pedidos.

¿Cómo pueden los números de PO ayudar a prevenir disputas?

Con un número de PO establecido, hay una cadena documentada de eventos que muestra lo que se pidió, entregó y facturó. Esto hace que sea más sencillo resolver disputas, especialmente si surgen problemas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Creación de una conexión: el número de PO conecta la factura con la PO original, que describe los detalles del pedido. Esto puede eliminar cualquier confusión entre las partes sobre las condiciones establecidas.

• Verificación cruzada más fluida: los clientes pueden cotejar fácilmente la factura con la orden de compra para confirmar que los detalles coincidan con el número de PO. Esto te permite detectar errores y resolverlos antes de realizar un pago.

• Verificación del pedido: para bienes, el número de PO ayuda a verificar si la cantidad de productos que recibiste está en línea con lo que pediste. Si falta algo o es incorrecto, es fácil hacer referencia a la PO y resolver el problema.

• Menos idas y vueltas: un número de PO es la abreviatura de toda la transacción, por lo que ambas partes saben que se están refiriendo al pedido correcto. Esto reduce la comunicación de ida y vuelta y los malentendidos sobre qué factura se está cuestionando.

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar al utilizar números de PO en las facturas?

El uso de números de PO en las facturas suele ser un proceso sencillo, pero pueden producirse errores. Estos son los errores más comunes que se deben evitar:

• Omitir el número de PO: si tu cliente utiliza números de PO para procesar facturas, olvidar el número de PO puede retrasar el pago o hacer que tu factura sea rechazada.

• Usar un número de PO incorrecto: hacer referencia accidentalmente al número de PO incorrecto, ya sea para un pedido o cliente diferente, puede provocar errores, disputas o retrasos mientras el cliente trabaja para desenredar el problema.

• Ocultar el número: si el número de orden de compra es difícil de detectar en tu factura o se coloca en un campo inesperado, es posible que se pase por alto. Los clientes esperan que el número de PO aparezca en el encabezado de la factura o en un campo designado como «Número de PO».

• No hacer coincidir los datos: un número de PO solo es útil si la factura coincide con los datos de la PO original. El uso de cantidades, descripciones o precios incorrectos puede crear confusión, incluso si el número de PO es correcto.

• No actualizar los sistemas: si utilizas un software para generar facturas, pero no enlazas los números de PO correctos en tu sistema, podría acabar información incorrecta en la factura y provocar idas y vueltas innecesarias.

• Reutilizar el mismo número de PO: cada número de PO debe ser único. La reutilización de un número de PO, de forma intencionada o por error, puede dar lugar a errores de contabilidad y registros incorrectos.

• Confiar solo en el número de PO: aunque es importante, el número de PO no reemplaza otros detalles clave factura, como la descripción de los bienes o servicios, las fechas y los precios. Omitir estos detalles o confiar solo en el número de PO hace que tu documentación esté incompleta.