Um pedido de compra é um documento comercial emitido por um cliente a um fornecedor para registrar quantidades, preços e condições de pagamento dos bens ou serviços adquiridos. O número do pedido de compra é incluído em uma fatura para vinculá-lo a esse pedido e ajudar a acompanhar o que o cliente pediu, de quem e as datas do pedido.

Empresas de médio porte dos EUA relataram em 2022 que clientes com pagamentos atrasados deviam em média US$ 304.066. Os números de pedido podem ajudar a manter clientes e vendedores na mesma página, acelerar os pagamentos e evitar erros. Abaixo, explicaremos o que é um número de pedido e por que ele é importante para as empresas.

Neste artigo:

• O que é um número de pedido e por que ele é importante em uma fatura?
  
• Como um número de pedido ajuda na correspondência de faturas?
  
• Quais informações um número de pedido fornece?
  
• Quando incluir um número de pedido na fatura?
  
• Como os números de pedidos ajudam a evitar contestações?
  
• Quais são os erros comuns a evitar ao usar números de pedido em faturas?
  

O que é um número de pedido e por que ele é importante em uma fatura?

Um número de pedido é um identificador único atribuído a cada pedido no processo de compra. Por que é importante incluí-lo em uma fatura:

• Acompanhamento de pedidos: Um número de pedido vincula diretamente uma fatura ao pedido de compra original. Isso facilita a verificação se as mercadorias ou serviços cobrados correspondem ao contrato inicial.

• Prevenção de erros: As empresas podem detectar discrepâncias de preços, quantidades ou cobranças não autorizadas ao combinar a fatura com o pedido de compra antes de processar os pagamentos.

• Pagamentos eficientes: Muitas empresas usam números de pedido como parte de seus sistemas de contabilidade. Isso ajuda a automatizar as aprovações de pagamentos e garante que as faturas sejam encaminhadas aos departamentos corretos para análise.

• Promoção da prestação de contas: Os números de pedidos criam uma comprovação documental para resolver contestações, rastrear remessas ou gerenciar devoluções.

Como um número de pedido ajuda na correspondência de faturas?

Um número de pedido simplifica a correspondência de faturas ao unificar o que você pediu, o que foi cobrado e o que recebeu. Como funciona:

• Mantém tudo organizado: Esse número conecta os pontos entre o pedido de compra e a fatura. É como um número de rastreamento para o seu pedido, para que você possa confirmar rapidamente que todos os detalhes estão corretos.

• Ajuda a pegar erros: Ao comparar o pedido de compra, a fatura e os recibos de entrega, é possível identificar problemas, como cobrança por um produto que não comprou ou um preço diferente do valor ofertado original. Isso ajuda a evitar erros caros e um processo de reembolso demorado.

• Acelera o ciclo de pagamentos: Se você usa um software de contabilidade, o número do pedido pode acionar verificações automáticas. O sistema pode associar instantaneamente a fatura aos dados do pedido, reduzindo o trabalho manual e agilizando a aprovação dos pagamentos.

• Simplifica auditorias: Quando todos os pedidos estão vinculados a um número de pedido, fica muito mais fácil verificar as transações. Isso ajuda a manter registros claros, que são importantes se você for auditado.

Quais informações um número de pedido fornece?

Um número de pedido contém informações úteis para manter suas transações organizadas. Veja a seguir o que ele normalmente informa:

• Uma identidade para o pedido: cada número de pedido é único, por isso serve como um ID para uma compra específica. Isso facilita o acompanhamento e a referência do pedido em qualquer etapa.

• Quem fez o pedido: o número geralmente vincula o pedido ao cliente, o que ajuda os vendedores e suas equipes a descobrir quem fez a compra.

• O que foi pedido: conectar o número do pedido de compra ao pedido de compra permite visualizar detalhes como itens ou serviços solicitados, quantidades e os preços acordados.

• Quando o pedido foi feito: o formato de número do pedido geralmente inclui a data ou o período do pedido para classificar e organizar as transações.

• Para onde se dirige o pedido: o pedido de compra associado geralmente contém o endereço de entrega, de modo que o número também pode ajudar a rastrear para onde os itens estão indo.

• Termos do acordo: detalhes como termos de pagamento, prazos ou instruções específicas são vinculados ao pedido de compra, que permite que ambos os lados vejam quais termos foram definidos se tiverem o número do pedido.

Quando incluir um número de pedido em uma fatura?

Sempre que um cliente fornecer um número de pedido para uma compra, você deve incluí-lo na fatura. Veja abaixo mais detalhes sobre quando incluir esse número.

• Se for uma exigência do cliente: muitas empresas, especialmente organizações maiores, usam números de pedidos de compra em processos de compras. Se o cliente emitiu um número de pedido, ele deve constar na fatura.

• Para pagamentos mais eficientes: a inclusão do número do pedido permite que o cliente associe facilmente a fatura ao pedido de compra original. Sem isso, o pagamento pode atrasar ou sua fatura pode ser marcada para análise adicional.

• Para evitar falhas de comunicação: um número de pedido deixa claro quais compras são representadas em uma fatura. A vinculação da fatura aos termos originais reduz as chances de contestações ou mal-entendidos.

• Para seus registros: o uso de números de pedido facilita o acompanhamento das transações pela equipe, principalmente se você gerencia vários clientes ou pedidos.

Como os números de pedidos ajudam a evitar contestações?

Com um número de pedido em vigor, há uma cadeia de eventos documentada que mostra o que foi pedido, entregue e cobrado. Com isso, fica mais simples a resolução de contestações, principalmente quando há problemas. Veja como:

• Criação de uma conexão: o número do pedido de compra conecta a fatura ao pedido original, que descreve os detalhes do pedido. Isso pode eliminar qualquer confusão entre as partes sobre quais termos foram definidos.

• Verificação cruzada faciitada: os clientes podem facilmente cruzar a fatura com o pedido de compra para confirmar se os detalhes correspondem usando o número do pedido. Isso permite identificar erros e resolvê-los antes de fazer um pagamento.

• Verificação de pedidos: para mercadorias físicas, o número do pedido ajuda a verificar se a quantidade de produtos que você recebeu está de acordo com o que você pediu. Se algo estiver faltando ou incorreto, é fácil referenciar o pedido de compra e resolver o problema.

• Menos idas e vindas: um número de pedido é uma referência para toda a transação, para que ambas as partes saibam que estão se referindo ao pedido correto. Isso reduz idas e vindas de comunicações e mal-entendidos sobre qual fatura está sendo questionada.

Quais são os erros comuns a evitar ao usar números de pedido em faturas?

O uso de números de pedido em faturas normalmente é um processo simples, mas podem ocorrer erros. Aqui estão os erros comuns a serem evitados:

• Deixar de fora o número do pedido: se o cliente usa números de pedido para processar faturas, esquecer o número de pedido pode atrasar o pagamento ou resultar na rejeição da fatura.

• Usar o número de pedido errado: referenciar acidentalmente o número de pedido errado, seja para um pedido ou cliente diferente, pode causar erros, contestações ou atrasos enquanto o cliente trabalha para resolver o problema.

• Enterrar o número: se o número do pedido for difícil de detectar na sua fatura ou for colocado em um campo inesperado, ele pode ser ignorado. Os clientes esperam que o número do pedido de pedido seja apresentado no cabeçalho da fatura ou em um campo designado "Número do pedido".

• Falta de correspondência de detalhes: Um número de pedido só é útil se a fatura corresponder aos detalhes do pedido de compra original. o uso de quantidades, descrições ou preços incorretos pode gerar confusão, mesmo que o número do pedido esteja correto.

• Não atualizar sistemas: se você estiver usando um software para gerar faturas, mas não consegue vincular os números de pedido corretos no seu sistema, as informações erradas podem acabar na fatura e causar idas e vindas desnecessárias.

• Reutilizar o mesmo número de pedido: cada número de pedido deve ser único. A reutilização de um número de pedido, intencionalmente ou por engano, pode causar erros contábeis e registros incorretos.

• Contar apenas com o número do pedido: embora importante, o número do pedido não substitui outros detalhes importantes da fatura, como uma descrição de mercadorias ou serviços, datas e preços. Omitir esses detalhes ou depender apenas do número do pedido torna sua documentação incompleta.