O que é um número de pedido em uma fatura?

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Saiba mais 
  1. Introdução
  2. O que é um número de pedido e por que ele é importante em uma fatura?
  3. Como um número de pedido ajuda na correspondência de faturas?
  4. Quais informações um número de pedido fornece?
  5. Quando incluir um número de pedido em uma fatura?
  6. Como os números de pedidos ajudam a evitar contestações?
  7. Quais são os erros comuns a evitar ao usar números de pedido em faturas?

Um pedido de compra é um documento comercial emitido por um cliente a um fornecedor para registrar quantidades, preços e condições de pagamento dos bens ou serviços adquiridos. O número do pedido de compra é incluído em uma fatura para vinculá-lo a esse pedido e ajudar a acompanhar o que o cliente pediu, de quem e as datas do pedido.

Empresas de médio porte dos EUA relataram em 2022 que clientes com pagamentos atrasados deviam em média US$ 304.066. Os números de pedido podem ajudar a manter clientes e vendedores na mesma página, acelerar os pagamentos e evitar erros. Abaixo, explicaremos o que é um número de pedido e por que ele é importante para as empresas.

Neste artigo:

  • O que é um número de pedido e por que ele é importante em uma fatura?
  • Como um número de pedido ajuda na correspondência de faturas?
  • Quais informações um número de pedido fornece?
  • Quando incluir um número de pedido na fatura?
  • Como os números de pedidos ajudam a evitar contestações?
  • Quais são os erros comuns a evitar ao usar números de pedido em faturas?

O que é um número de pedido e por que ele é importante em uma fatura?

Um número de pedido é um identificador único atribuído a cada pedido no processo de compra. Por que é importante incluí-lo em uma fatura:

  • Acompanhamento de pedidos: Um número de pedido vincula diretamente uma fatura ao pedido de compra original. Isso facilita a verificação se as mercadorias ou serviços cobrados correspondem ao contrato inicial.

  • Prevenção de erros: As empresas podem detectar discrepâncias de preços, quantidades ou cobranças não autorizadas ao combinar a fatura com o pedido de compra antes de processar os pagamentos.

  • Pagamentos eficientes: Muitas empresas usam números de pedido como parte de seus sistemas de contabilidade. Isso ajuda a automatizar as aprovações de pagamentos e garante que as faturas sejam encaminhadas aos departamentos corretos para análise.

  • Promoção da prestação de contas: Os números de pedidos criam uma comprovação documental para resolver contestações, rastrear remessas ou gerenciar devoluções.

Como um número de pedido ajuda na correspondência de faturas?

Um número de pedido simplifica a correspondência de faturas ao unificar o que você pediu, o que foi cobrado e o que recebeu. Como funciona:

  • Mantém tudo organizado: Esse número conecta os pontos entre o pedido de compra e a fatura. É como um número de rastreamento para o seu pedido, para que você possa confirmar rapidamente que todos os detalhes estão corretos.

  • Ajuda a pegar erros: Ao comparar o pedido de compra, a fatura e os recibos de entrega, é possível identificar problemas, como cobrança por um produto que não comprou ou um preço diferente do valor ofertado original. Isso ajuda a evitar erros caros e um processo de reembolso demorado.

  • Acelera o ciclo de pagamentos: Se você usa um software de contabilidade, o número do pedido pode acionar verificações automáticas. O sistema pode associar instantaneamente a fatura aos dados do pedido, reduzindo o trabalho manual e agilizando a aprovação dos pagamentos.

  • Simplifica auditorias: Quando todos os pedidos estão vinculados a um número de pedido, fica muito mais fácil verificar as transações. Isso ajuda a manter registros claros, que são importantes se você for auditado.

Quais informações um número de pedido fornece?

Um número de pedido contém informações úteis para manter suas transações organizadas. Veja a seguir o que ele normalmente informa:

  • Uma identidade para o pedido: cada número de pedido é único, por isso serve como um ID para uma compra específica. Isso facilita o acompanhamento e a referência do pedido em qualquer etapa.

  • Quem fez o pedido: o número geralmente vincula o pedido ao cliente, o que ajuda os vendedores e suas equipes a descobrir quem fez a compra.

  • O que foi pedido: conectar o número do pedido de compra ao pedido de compra permite visualizar detalhes como itens ou serviços solicitados, quantidades e os preços acordados.

  • Quando o pedido foi feito: o formato de número do pedido geralmente inclui a data ou o período do pedido para classificar e organizar as transações.

  • Para onde se dirige o pedido: o pedido de compra associado geralmente contém o endereço de entrega, de modo que o número também pode ajudar a rastrear para onde os itens estão indo.

  • Termos do acordo: detalhes como termos de pagamento, prazos ou instruções específicas são vinculados ao pedido de compra, que permite que ambos os lados vejam quais termos foram definidos se tiverem o número do pedido.

Quando incluir um número de pedido em uma fatura?

Sempre que um cliente fornecer um número de pedido para uma compra, você deve incluí-lo na fatura. Veja abaixo mais detalhes sobre quando incluir esse número.

  • Se for uma exigência do cliente: muitas empresas, especialmente organizações maiores, usam números de pedidos de compra em processos de compras. Se o cliente emitiu um número de pedido, ele deve constar na fatura.

  • Para pagamentos mais eficientes: a inclusão do número do pedido permite que o cliente associe facilmente a fatura ao pedido de compra original. Sem isso, o pagamento pode atrasar ou sua fatura pode ser marcada para análise adicional.

  • Para evitar falhas de comunicação: um número de pedido deixa claro quais compras são representadas em uma fatura. A vinculação da fatura aos termos originais reduz as chances de contestações ou mal-entendidos.

  • Para seus registros: o uso de números de pedido facilita o acompanhamento das transações pela equipe, principalmente se você gerencia vários clientes ou pedidos.

Como os números de pedidos ajudam a evitar contestações?

Com um número de pedido em vigor, há uma cadeia de eventos documentada que mostra o que foi pedido, entregue e cobrado. Com isso, fica mais simples a resolução de contestações, principalmente quando há problemas. Veja como:

  • Criação de uma conexão: o número do pedido de compra conecta a fatura ao pedido original, que descreve os detalhes do pedido. Isso pode eliminar qualquer confusão entre as partes sobre quais termos foram definidos.

  • Verificação cruzada faciitada: os clientes podem facilmente cruzar a fatura com o pedido de compra para confirmar se os detalhes correspondem usando o número do pedido. Isso permite identificar erros e resolvê-los antes de fazer um pagamento.

  • Verificação de pedidos: para mercadorias físicas, o número do pedido ajuda a verificar se a quantidade de produtos que você recebeu está de acordo com o que você pediu. Se algo estiver faltando ou incorreto, é fácil referenciar o pedido de compra e resolver o problema.

  • Menos idas e vindas: um número de pedido é uma referência para toda a transação, para que ambas as partes saibam que estão se referindo ao pedido correto. Isso reduz idas e vindas de comunicações e mal-entendidos sobre qual fatura está sendo questionada.

Quais são os erros comuns a evitar ao usar números de pedido em faturas?

O uso de números de pedido em faturas normalmente é um processo simples, mas podem ocorrer erros. Aqui estão os erros comuns a serem evitados:

  • Deixar de fora o número do pedido: se o cliente usa números de pedido para processar faturas, esquecer o número de pedido pode atrasar o pagamento ou resultar na rejeição da fatura.

  • Usar o número de pedido errado: referenciar acidentalmente o número de pedido errado, seja para um pedido ou cliente diferente, pode causar erros, contestações ou atrasos enquanto o cliente trabalha para resolver o problema.

  • Enterrar o número: se o número do pedido for difícil de detectar na sua fatura ou for colocado em um campo inesperado, ele pode ser ignorado. Os clientes esperam que o número do pedido de pedido seja apresentado no cabeçalho da fatura ou em um campo designado "Número do pedido".

  • Falta de correspondência de detalhes: Um número de pedido só é útil se a fatura corresponder aos detalhes do pedido de compra original. o uso de quantidades, descrições ou preços incorretos pode gerar confusão, mesmo que o número do pedido esteja correto.

  • Não atualizar sistemas: se você estiver usando um software para gerar faturas, mas não consegue vincular os números de pedido corretos no seu sistema, as informações erradas podem acabar na fatura e causar idas e vindas desnecessárias.

  • Reutilizar o mesmo número de pedido: cada número de pedido deve ser único. A reutilização de um número de pedido, intencionalmente ou por engano, pode causar erros contábeis e registros incorretos.

  • Contar apenas com o número do pedido: embora importante, o número do pedido não substitui outros detalhes importantes da fatura, como uma descrição de mercadorias ou serviços, datas e preços. Omitir esses detalhes ou depender apenas do número do pedido torna sua documentação incompleta.

O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.

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