คำสั่งซื้อ (PO) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ลูกค้าออกให้กับซัพพลายเออร์ ซึ่งบันทึกปริมาณ ราคา และเงื่อนไขการชำระเงินสําหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ หมายเลข PO จะระบุบนใบแจ้งหนี้เพื่อเชื่อมโยงกับ PO และช่วยติดตามว่าลูกค้าสั่งซื้ออะไร จากใคร และวันที่สั่งซื้อ

ในปี 2022 ธุรกิจขนาดกลางในสหรัฐฯ พบว่าลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้า มีหนี้ที่ต้องชำระโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 304,066 ดอลลาร์ หมายเลข PO ช่วยให้ลูกค้าและผู้ขายเข้าใจตรงกัน เร่งการชำระเงิน และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ด้านล่างเราจะอธิบายว่าหมายเลข PO คืออะไรและเพราะเหตุใดจึงสําคัญต่อธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• หมายเลข PO คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญต่อใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลข PO ช่วยในการจับคู่ใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร
  
• หมายเลข PO ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
  
• คุณควรระบุหมายเลข PO ในใบแจ้งหนี้เมื่อใด
  
• หมายเลข PO จะช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้อย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้หมายเลข PO ในใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง
  

หมายเลข PO คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญต่อใบแจ้งหนี้

หมายเลข PO คือรหัสระบุเฉพาะที่กําหนดให้กับคําสั่งซื้อทุกรายการในกระบวนการซื้อ นี่คือเหตุผลที่ควรระบุหมายเลข PO ไว้ในใบแจ้งหนี้:

• ติดตามคำสั่งซื้อ: หมายเลข PO จะเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับ PO ต้นฉบับโดยตรง ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการที่เรียกเก็บเงินตรงกับข้อตกลงเริ่มต้นหรือไม่

• การป้องกันข้อผิดพลาด: ธุรกิจสามารถตรวจจับความคลาดเคลื่อนในเรื่องราคา ปริมาณ หรือค่าธรรมเนียมที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อก่อนที่จะดำเนินการชำระเงิน

• การชําระเงินที่มีประสิทธิภาพ: ธุรกิจหลายแห่งใช้หมายเลข PO มาเป็นส่วนหนึ่งของระบบการทําบัญชี วิธีนี้จะช่วยให้การอนุมัติการชําระเงินเป็นอัตโนมัติและช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกที่ถูกต้องเพื่อการตรวจสอบ

• การส่งเสริมความรับผิดชอบต่อลูกค้า: หมายเลข PO จะสร้างเส้นทางที่ตรวจสอบได้สำหรับการแก้ไขข้อโต้แย้ง ติดตามการจัดส่ง หรือจัดการการส่งคืน

หมายเลข PO ช่วยในการจับคู่ใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

หมายเลข PO ช่วยให้การจับคู่ใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยการรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสั่งซื้อ สิ่งที่คุณถูกเรียกเก็บเงิน และสิ่งที่คุณได้รับเข้าด้วยกัน วิธีการใช้งาน

• ช่วยให้คุณเป็นระเบียบ: หมายเลขนี้เชื่อมโยงจุดต่างๆ ระหว่าง PO และใบแจ้งหนี้ เหมือนกับหมายเลขติดตามคำสั่งซื้อของคุณ เพื่อให้คุณสามารถยืนยันได้อย่างรวดเร็วว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง

• ช่วยตรวจจับความผิดพลาด: เมื่อเปรียบเทียบคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินจากการจัดส่ง คุณสามารถตรวจพบปัญหาต่างๆ ได้ เช่น มีการเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าที่คุณไม่ได้สั่งซื้อ หรือราคาที่ไม่ตรงกับข้อตกลงเดิม วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและกระบวนการคืนเงินที่ใช้เวลานาน

• เร่งความเร็วให้รอบการชําระเงิน: หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชี หมายเลข PO สามารถทริกเกอร์การตรวจสอบอัตโนมัติได้ ระบบจะสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับรายละเอียด PO ได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดงานที่ต้องดําเนินการด้วยตัวเองและรับการชําระเงินได้เร็วขึ้น

• ทําให้การตรวจสอบเป็นเรื่องง่าย: เมื่อคําสั่งซื้อทั้งหมดผูกกับหมายเลข PO คุณจะยืนยันธุรกรรมได้ง่ายกว่ามาก ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดทำบันทึกที่ชัดเจนซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณถูกตรวจสอบ

หมายเลข PO ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

หมายเลข PO ประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อจัดระเบียบธุรกรรมของคุณ หมายเลข PO มักจะบอกข้อมูลต่อไปนี้

• ข้อมูลประจําตัวของคําสั่งซื้อ: หมายเลข PO ทุกรายการจะไม่ซ้ำกัน ดังนั้นจึงทําหน้าที่เป็น ID สําหรับการซื้อเฉพาะรายการ ทําให้ง่ายต่อการติดตามและอ้างอิงคําสั่งซื้อในทุกขั้นตอน

• ผู้ที่ส่งคําสั่งซื้อ: ตัวเลขมักจะเชื่อมโยงคําสั่งซื้อกับลูกค้า ซึ่งช่วยให้ผู้ขายและทีมของลูกค้าหาคําตอบว่าใครเป็นผู้ทําการซื้อ

• สิ่งที่สั่ง: การเชื่อมต่อหมายเลข PO กับ PO จะช่วยให้คุณดูรายละเอียดได้ เช่น รายการหรือบริการที่ร้องขอ จํานวน และค่าบริการที่คุณตกลงไว้

• ส่งคำสั่งซื้อเมื่อใด: รูปแบบหมายเลข PO มักจะมีวันที่หรือช่วงเวลาของคำสั่งซื้อเพื่อเรียงลำดับและจัดระเบียบธุรกรรม

• สั่งซื้อสินค้าที่ใด: โดยทั่วไปแล้ว ใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องจะมีที่อยู่จัดส่ง ดังนั้นหมายเลขดังกล่าวจึงสามารถช่วยติดตามว่าสินค้าถูกจัดส่งไปที่ใดได้ด้วย

• ข้อกําหนดของข้อตกลง: รายละเอียด เช่น ข้อกําหนดการชําระเงิน วันครบกําหนด หรือคําสั่งเฉพาะของ PO นั้นๆ ซึ่งช่วยให้ทั้งสองฝ่ายดูได้ว่าข้อกําหนดใดที่ตั้งค่าไว้ หากมีหมายเลข PO

คุณควรระบุหมายเลข PO ในใบแจ้งหนี้เมื่อใด

เมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าให้หมายเลข PO สำหรับการซื้อสินค้า คุณควรระบุหมายเลขดังกล่าวลงในใบแจ้งหนี้ ด้านล่างนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่ควรระบุหมายเลขนี้

• กรณีที่เป็นข้อกําหนดจากลูกค้า: ธุรกิจหลายแห่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มีขนาดใหญ่ต่างก็ใช้หมายเลข PO ในกระบวนการจัดซื้อ หากลูกค้าออกหมายเลข PO พวกเขาคาดหวังว่าหมายเลขดังกล่าวจะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้

• เพื่อการชําระเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น: การระบุหมายเลข PO ไว้ด้วยจะทําให้ลูกค้าจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO ต้นฉบับได้อย่างง่ายดาย หากไม่มีหมายเลข PO การชําระเงินอาจล่าช้าหรือใบแจ้งหนี้ของคุณอาจถูกรายงานว่าต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม

• เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด: หมายเลข PO จะแสดงข้อมูลชัดเจนว่าการซื้อใดบ้างที่แสดงอยู่ในใบแจ้งหนี้ การผูกใบแจ้งหนี้กับข้อกําหนดเดิมจะช่วยลดโอกาสในการโต้แย้งการชําระเงินหรือเข้าใจผิดได้

• สำหรับการบันทึกของคุณ: การใช้หมายเลข PO ช่วยให้ทีมของคุณติดตามธุรกรรมได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการลูกค้าหลายรายหรือคําสั่งซื้อหลายรายการ

หมายเลข PO จะช่วยป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินได้อย่างไร

เมื่อมีหมายเลข PO อยู่แล้ว จะมีเชนเหตุการณ์ที่บันทึกไว้ ซึ่งแสดงว่ามีการสั่ง จัดส่ง และเรียกเก็บเงินอะไร วิธีนี้ช่วยแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกิดปัญหาขึ้น วิธีการมีดังนี้

• การสร้างการเชื่อมต่อ: หมายเลข PO จะเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับ PO ต้นฉบับ ซึ่งระบุรายละเอียดของคำสั่งซื้อ วิธีนี้สามารถขจัดความสับสนระหว่างฝ่ายต่างๆ เกี่ยวกับเงื่อนไขที่กำหนดไว้ได้

• การสอบทานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น: ลูกค้าสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้เทียบกับ PO ได้อย่างง่ายดายเพื่อยืนยันว่ารายละเอียดตรงกันโดยใช้หมายเลข PO ซึ่งช่วยให้คุณพบข้อผิดพลาดและแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนทําการชําระเงิน

• การยืนยันคําสั่งซื้อ: หากเป็นสินค้าที่จับต้องได้ หมายเลข PO จะช่วยตรวจสอบว่าจํานวนผลิตภัณฑ์ที่คุณได้รับสอดคล้องกับสิ่งที่คุณสั่ง หากมีบางอย่างขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง ก็สามารถอ้างอิงใบสั่งซื้อและแก้ไขปัญหาได้อย่างง่ายดาย

• ลดการโต้ตอบไปมา: หมายเลข PO เป็นส่วนย่อของธุรกรรมทั้งหมด ดังนั้นทั้งสองฝ่ายจึงรู้ว่าตนกำลังอ้างถึงคำสั่งซื้อที่ถูกต้อง วิธีนี้ช่วยลดการสื่อสารไปมาและความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการสอบถามว่ากำลังพูดถึงใบแจ้งหนี้ใบใด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้หมายเลข PO ในใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง

โดยปกติแล้วการใช้หมายเลข PO บนใบแจ้งหนี้เป็นกระบวนการที่เรียบง่าย แต่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

• ไม่ระบหมายเลข PO: หากลูกค้าของคุณใช้หมายเลข PO เพื่อประมวลผลใบแจ้งหนี้ การลืมระบุหมายเลข PO อาจทำให้การชำระเงินล่าช้าหรือส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ของคุณถูกปฏิเสธได้

• การใช้หมายเลข PO ที่ไม่ถูกต้อง: การอ้างอิงหมายเลข PO ผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่ว่าจะเป็นคำสั่งซื้ออื่นหรือของลูกค้าคนอื่น อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด การโต้แย้งการชําระเงิน หรือความล่าช้าเนื่องจากลูกค้าต้องแก้ไขปัญหา

• หาหมายเลขได้ยาก: หากหาหมายเลข PO บนใบแจ้งหนี้ของคุณได้ยาก หรือวางไว้ในฟิลด์ที่ไม่คาดคิด ก็อาจทำให้ลูกค้ามองข้ามไป ลูกค้าคาดหวังว่าหมายเลข PO จะปรากฏในส่วนหัวใบแจ้งหนี้หรือช่อง “หมายเลข PO” ที่กำหนดไว้

• จับคู่รายละเอียดไม่สําเร็จ: หมายเลข PO จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้ตรงกับรายละเอียดของ PO ต้นฉบับเท่านั้น การใช้จํานวน คําอธิบาย หรือราคาที่ไม่ถูกต้องอาจทําให้เกิดความสับสนแม้ว่าหมายเลข PO จะถูกต้องก็ตาม

• ไม่ได้อัปเดตระบบ: หากคุณใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ได้เชื่อมโยงหมายเลข PO ที่ถูกต้องในระบบของคุณ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจปรากฏบนใบแจ้งหนี้และทำให้เกิดการโต้ตอบกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น

• ใช้หมายเลข PO ซ้ำ: หมายเลข PO แต่ละรายการต้องไม่ซ้ำกัน การใช้หมายเลข PO ซ้ําโดยตั้งใจหรือโดยไม่ตั้งใจอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดในการทําบัญชีและบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้องได้

• พึ่งพาเพียงหมายเลข PO: แม้ว่าหมายเลข PO จะเป็นสิ่งสำคัญ แต่หมายเลข PO จะไม่สามารถแทนที่รายละเอียดสำคัญอื่นๆ ของใบแจ้งหนี้ได้ เช่น คำอธิบายสินค้าหรือบริการ วันที่ และราคา การเว้นรายละเอียดเหล่านี้ไว้หรือการใช้หมายเลข PO เพียงอย่างเดียวจะทําให้เอกสารประกอบของคุณไม่ครบถ้วน