Een inkooporder (PO) is een bedrijfsdocument dat door een klant wordt uitgegeven aan een leverancier en waarin hoeveelheden, prijzen en betalingsvoorwaarden voor de goederen of diensten worden geregistreerd. Het inkoopordernummer wordt op een factuur vermeld, zodat het aan de inkooporder kan worden gekoppeld en kan worden bijgehouden wat de klant heeft besteld, bij wie en wat de besteldatums zijn.

Middelgrote bedrijven in de Verenigde Staten meldden in 2022 dat laatbetalende klanten gemiddeld $ 304.066 verschuldigd waren. Inkoopordernummers kunnen helpen om klanten en verkopers op één lijn te houden, betalingen te versnellen en fouten te voorkomen. Hieronder leggen we uit wat een inkoopordernummer is en waarom het belangrijk is voor bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een inkoopordernummer en waarom is het belangrijk op een factuur?
  
• Hoe helpt een inkoopordernummer bij het vergelijken van facturen?
  
• Welke informatie geeft een inkoopordernummer?
  
• Wanneer moet je een inkoopordernummer op een factuur vermelden?
  
• Hoe kunnen inkoopordernummers chargebacks helpen voorkomen?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het gebruik van inkoopordernummers op facturen?
  

Wat is een inkoopordernummer en waarom is het belangrijk op een factuur?

Een inkoopordernummer is een unieke identificatiecode die wordt toegewezen aan elke bestelling in het aankoopproces. Hieronder lees je waarom het belangrijk is om het op een factuur te vermelden:

• Bestellingen bijhouden: Een inkoopordernummer koppelt een factuur rechtstreeks aan de oorspronkelijke inkooporder. Op deze manier kan eenvoudiger worden gecontroleerd of de gefactureerde goederen of diensten overeenkomen met de oorspronkelijke overeenkomst.

• Fouten voorkomen: bedrijven kunnen verschillen in prijzen, hoeveelheden of niet-geautoriseerde betalingen opsporen door de factuur te vergelijken met de inkooporder voordat de betalingen worden verwerkt.

• Efficiënte betalingen: Veel bedrijven gebruiken inkoopordernummers als onderdeel van hun boekhoudsystemen. Dit helpt bij het automatiseren van betalingsgoedkeuringen en zorgt ervoor dat facturen ter controle naar de juiste afdelingen worden doorgestuurd.

• Verantwoordelijkheid bevorderen: inkoopordernummers creëren een papieren spoor om chargebacks op te lossen, zendingen bij te houden of retouren te beheren.

Hoe helpt een inkoopordernummer bij het vergelijken van facturen?

Met een inkoopordernummer wordt het vergelijken van facturen een stuk eenvoudiger door samen te voegen wat je hebt besteld, waarvoor je bent gefactureerd en wat je hebt ontvangen. Hoe het werkt:

• Houdt je geordend: Dit nummer verbindt de punten tussen de inkooporder en de factuur. Het is als een trackingnummer voor je bestelling, zodat je snel kunt controleren of alle gegevens juist zijn.

• Help je fouten op te sporen: Door de inkooporder, de factuur en eventuele leveringsbewijzen te vergelijken, kun je problemen opsporen, zoals een factuur voor iets dat je niet hebt besteld of een prijs die niet overeenkomt met de oorspronkelijke deal. Dit voorkomt kostbare fouten en een langdurig terugbetalingsproces.

• Versnelt de betalingscyclus: Als je boekhoudsoftware gebruikt, kan het inkoopordernummer geautomatiseerde controles in gang zetten. Het systeem kan de factuur direct vergelijken aan de gegevens van de inkooporder, waardoor er minder handmatig werk wordt verricht en betalingen sneller worden goedgekeurd.

• Maakt audits eenvoudig: Wanneer alle bestellingen aan een inkoopordernummer zijn gekoppeld, is het veel eenvoudiger om transacties te verifiëren. Dit helpt je bij het bijhouden van een duidelijke administratie, wat belangrijk is voor audits.

Welke informatie geeft een inkoopordernummer?

Een inkoopordernummer bevat nuttige informatie om je transacties geordend te houden. Dit is wat het je meestal vertelt:

• Een identiteit voor de bestelling: Elk inkoopordernummer is uniek en dient dus als ID voor een specifieke aankoop. Dit maakt het eenvoudiger om de bestelling in elk fase bij te houden en ernaar te verwijzen.

• Wie de bestelling heeft geplaatst: het nummer koppelt de bestelling meestal aan de klant, waardoor verkopers en hun teams kunnen achterhalen wie de aankoop heeft gedaan.

• Wat er is besteld: door het inkoopordernummer aan de inkooporder te koppelen, kun je de gegevens bekijken, zoals de gevraagde items of diensten, de hoeveelheden en de prijzen waarmee je akkoord bent gegaan.

• Wanneer de bestelling is geplaatst: de notatie van het inkoopordernummer omvat vaak de datum of tijdsperiode van de bestelling om transacties te sorteren en te ordenen.

• Waar de bestelling naartoe gaat: de bijbehorende inkooporder bevat meestal het leveradres, dus het nummer kan ook helpen bij het bijhouden van waar de items naartoe gaan.

• Voorwaarden van de deal: details zoals betalingsvoorwaarden, deadlines of specifieke instructies zijn gekoppeld aan de inkooporder. Zo kunnen beide partijen zien welke voorwaarden zijn vastgesteld als ze het inkoopordernummer hebben.

Wanneer moet je een inkoopordernummer op een factuur vermelden?

Wanneer een klant een inkoopordernummer verstrekt voor een aankoop, moet je dit nummer op de factuur vermelden. Hieronder vind je meer informatie over wanneer je dit nummer moet vermelden.

• Als het een vereiste van de klant is: Veel bedrijven, vooral grotere organisaties, gebruiken inkoopordernummers in inkoopprocessen. Als de klant een inkoopordernummer heeft uitgegeven, wordt dit nummer op de factuur vermeld.

• Voor efficiëntere betalingen: Door het inkoopordernummer te vermelden, kan de klant je factuur eenvoudig vergelijken met de oorspronkelijke inkooporder. Als je dit niet doet, loopt de betaling mogelijk vertraging op of wordt je factuur gemarkeerd voor aanvullende beoordeling.

• Om miscommunicatie te voorkomen: Een inkoopordernummer maakt duidelijk welke aankopen op een factuur worden vermeld. Door de factuur aan de oorspronkelijke voorwaarden te koppelen, wordt de kans op geschillen of misverstanden verkleind.

• Voor je administratie: het gebruik van inkoopordernummers maakt het voor je team eenvoudiger om transacties bij te houden, vooral als je meerdere klanten of bestellingen beheert.

Hoe kunnen inkoopordernummers chargebacks helpen voorkomen?

Een inkoopordernummer is een gedocumenteerde keten van gebeurtenissen die toont wat er is besteld, geleverd en gefactureerd. Dit maakt het eenvoudiger om geschillen op te lossen, vooral als er zich problemen voordoen. Dit werkt als volgt:

• Een verbinding maken: Het inkoopordernummer verbindt de factuur met de oorspronkelijke inkooporder, die de gegevens van de bestelling aangeeft. Dit kan verwarring tussen partijen over welke voorwaarden zijn vastgesteld voorkomen.

• Soepelere kruiscontrole: Klanten kunnen de factuur eenvoudig vergelijken met de inkooporder om aan de hand van het inkoopordernummer te bevestigen dat de gegevens overeenkomen. Zo kun je fouten opsporen en oplossen voordat je een betaling doet.

• Verificatie van bestellingen: Voor fysieke goederen, helpt het inkoopordernummer om te verifiëren of het aantal producten dat je hebt ontvangen in overeenstemming is met wat je hebt besteld. Als er iets ontbreekt of onjuist is, is het gemakkelijk om naar de inkooporder te verwijzen en het probleem op te lossen.

• Minder heen-en-weer: Een inkoopordernummer is een afkorting voor de hele transactie, zodat beide partijen weten dat ze naar de juiste bestelling verwijzen. Dit vermindert heen-en-weer communicatie en misverstanden over welke factuur in twijfel wordt getrokken.

Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het gebruik van inkoopordernummers op facturen?

Het gebruik van inkoopordernummers op facturen is meestal een eenvoudig proces, maar fouten kunnen gebeuren. Hier zijn veelvoorkomende fouten die je kunt vermijden:

• Het inkoopordernummer weglaten: als je klant inkoopordernummers gebruikt om facturen te verwerken, kan het vergeten van het inkoopordernummer de betaling vertragen of ertoe leiden dat je factuur wordt geweigerd.

• Het verkeerde inkoopordernummer gebruiken: als je per ongeluk naar het verkeerde inkoopordernummer verwijst, of het nu voor een andere bestelling of een andere klant is, kan dat leiden tot fouten, chargebacks of vertragingen terwijl de klant probeert het probleem te achterhalen.

• Het nummer begraven: Als het nummer van de inkooporder moeilijk te herkennen is op je factuur of in een onverwacht veld wordt geplaatst, kan het over het hoofd worden gezien. Klanten verwachten dat het inkoopordernummer wordt weergegeven in de factuurkop of in een speciaal veld "inkoopordernummer".

• Gegevens komen niet overeen: Een inkoopordernummer is alleen nuttig als de factuur overeenkomt met de gegevens van de oorspronkelijke inkooporder. Het gebruik van onjuiste hoeveelheden, beschrijvingen of prijzen kan verwarring veroorzaken, zelfs als het inkoopordernummer juist is.

• Systemen niet bijwerken: als je software gebruikt om facturen te genereren, maar er niet in slaagt om de juiste inkoopordernummers in je systeem te koppelen, kan de verkeerde informatie op de factuur belanden en onnodig heen-en-weer communicatie veroorzaken.

• Hetzelfde inkoopordernummer opnieuw gebruiken: Elk inkoopordernummer moet uniek zijn. Het opnieuw gebruiken van een inkoopordernummer, al dan niet opzettelijk, kan leiden tot boekhoudkundige fouten en onjuiste administratie.

• Alleen het inkoopordernummer vertrouwen: Hoewel het belangrijk is, vervangt het inkoopordernummer geen andere belangrijke gegevens op de factuur, zoals een beschrijving van goederen of diensten, datums en prijzen. Als je deze gegevens weglaat of alleen op het inkoopordernummer vertrouwt, word je documentatie onvolledig.