En inköpsorder (PO, Purchase Order) är ett affärsdokument som en kund utfärdar till en leverantör och som registrerar kvantiteter, priser och betalningsvillkor för de varor eller tjänster som köps. Inköpsordernumret inkluderas på en faktura för att knyta den till inköpsordern och hjälpa till att spåra vad kunden beställde, från vem och beställningsdatum.

Medelstora amerikanska företag rapporterade under 2022 att kunder som betalade sent var skyldiga dem i genomsnitt 304 066 USD. Inköpsordernummer kan hjälpa till att hålla kunder och säljare överens, påskynda betalningar och undvika misstag. Nedan förklarar vi vad ett inköpsordernummer är och varför det är viktigt för företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett inköpsordernummer och varför är det viktigt på en faktura?
  
• Hur hjälper ett inköpsordernummer till med fakturamatchning?
  
• Vilken information innehåller ett inköpsordernummer?
  
• När ska man ange ett inköpsordernummer på en faktura?
  
• Hur kan inköpsordernummer hjälpa till att förebygga tvister?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen att undvika när man använder inköpsordernummer på fakturor?
  

Vad är ett inköpsordernummer och varför är det viktigt på en faktura?

Ett inköpsordernummer är en unik identifierare som tilldelas varje order i inköpsprocessen. Nedan förklarar vi varför det är viktigt att inkludera det på en faktura:

• För att spåra beställningar: Ett inköpsordernummer kopplar en faktura direkt till den ursprungliga inköpsordern. Detta gör det lättare att verifiera att de varor eller tjänster som faktureras matchar det ursprungliga avtalet.

• För att förebygga fel: Företag kan upptäcka avvikelser i prissättning, kvantiteter eller obehöriga debiteringar genom att matcha fakturan med inköpsordern innan betalningarna behandlas.

• För mer effektiva betalningar: Många företag använder inköpsordernummer som en del av sina redovisningssystem. Detta hjälper till att automatisera betalningsgodkännanden och säkerställer att fakturor skickas till rätt avdelningar för granskning.

• För att säkerställa ansvarsskyldighet: Inköpsordernummer skapar ett pappersspår för att lösa tvister, spåra leveranser eller hantera returer.

Hur hjälper ett inköpsordernummer till med fakturamatchning?

Ett inköpsordernummer förenklar fakturamatchning genom att koppla samman vad du har beställt, vad du fakturerades för och vad du fick. Så här fungerar det:

• Det håller dig organiserad: Det här numret kopplar samman inköpsordern och fakturan. Det är som ett spårningsnummer för din beställning, så att du snabbt kan bekräfta att alla uppgifter är korrekta.

• Det hjälper dig att upptäcka misstag: Genom att jämföra inköpsordern, fakturan och eventuella leveranskvitton kan du upptäcka problem, till exempel att du faktureras för något som du inte har beställt eller ett pris som inte stämmer överens med det ursprungliga erbjudandet. Detta hjälper till att undvika kostsamma fel och en långdragen återbetalningsprocess.

• Det påskyndar betalningscykeln: Om du använder bokföringsprogram kan inköpsordernumret utlösa automatiska kontroller. Systemet kan omedelbart matcha fakturan med uppgifterna i inköpsordern, vilket minskar det manuella arbetet och gör att betalningar godkänns snabbare.

• Det gör revisioner enkla: När alla beställningar är knutna till ett inköpsordernummer är det mycket lättare att verifiera transaktioner. Detta hjälper dig att upprätthålla tydliga register, vilket är viktigt om du blir granskad.

Vilken information innehåller ett inköpsordernummer?

Ett inköpsordernummer innehåller användbar information för att hålla dina transaktioner organiserade. Här är vad det vanligtvis tillhandahåller:

• En identitet för beställningen: Varje nummer är unikt, så det fungerar som ett id för ett specifikt köp. Detta gör det enkelt att spåra och referera till beställningen när som helst.

• Information om vem som gjorde beställningen: Numret knyter vanligtvis ordern till kunden, vilket hjälper säljare och deras team att ta reda på vem som gjorde köpet.

• Vad som beställdes: Om du matchar inköpsordernumret till inköpsordern kan du se information som de efterfrågade artiklarna eller tjänsterna samt kvantitet och pris som du har godkänt.

• När beställningen gjordes: Formatet för inköpsordernummer innehåller ofta datum eller tidsperiod för ordern för att sortera och organisera transaktioner.

• Vart ordern är på väg: Den associerade inköpsordern innehåller vanligtvis leveransadressen, så numret kan också hjälpa till att spåra vart varorna är på väg.

• Villkor för affären: Information som betalningsvillkor, tidsfrister eller specifika instruktioner är knutna till inköpsordern, vilket gör att båda sidor kan se vilka villkor som har angetts om de har inköpsordernumret.

När ska man ange ett inköpsordernummer på en faktura?

När en kund anger ett inköpsordernummer för ett köp bör du inkludera det på fakturan. Nedan finns mer information om när du ska inkludera detta nummer.

• Om det är ett kundkrav: Många företag, särskilt större organisationer, använder inköpsordernummer i upphandlingsprocesser. Om kunder har utfärdat ett inköpsordernummer förväntar de sig att det inkluderas på fakturan.

• För effektivare betalningar: Genom att inkludera inköpsordernumret kan kunden enkelt matcha din faktura med den ursprungliga inköpsordern. Utan en sådan funktion kan betalningen försenas eller fakturan flaggas för ytterligare granskning.

• För att förhindra missförstånd: Ett inköpsordernummer tydliggör vilka inköp som återspeglas i en faktura. Att knyta fakturan till de ursprungliga villkoren minskar risken för tvister eller missförstånd.

• För dina register: Att använda inköpsordernummer gör det lättare för ditt team att spåra transaktioner, särskilt om du hanterar flera kunder eller beställningar.

Hur kan inköpsordernummer hjälpa till att förebygga tvister?

Med ett inköpsordernummer på plats finns det en dokumenterad händelsekedja som visar vad som beställdes, levererades och fakturerades. Detta gör det enklare att lösa tvister, särskilt om problem uppstår. Här är anledningarna till varför:

• Det skapar en koppling: Inköpsordernumret kopplar fakturan till den ursprungliga inköpsordern, som beskriver information om beställningen. Detta kan eliminera all förvirring mellan parterna om vilka villkor som fastställdes.

• Det ger en smidigare dubbelkontroll: Kunderna kan enkelt dubbelkontrollera fakturan mot inköpsordern för att bekräfta att uppgifterna stämmer överens med hjälp av inköpsordernumret. På så sätt kan du upptäcka fel och åtgärda dem innan du gör en betalning.

• Verifiering av beställning: För fysiska varor hjälper inköpsordernumret till att verifiera om antalet produkter som du har fått är i linje med det du beställt. Om något saknas eller är felaktigt är det enkelt att referera till inköpsordern och reda ut problemet.

• Mindre fram och tillbaka: Ett inköpsordernummer är en förkortning för hela transaktionen, så att båda parter vet att de hänvisar till rätt order. Detta minskar kommunikationen fram och tillbaka och missförstånd om vilken faktura som ifrågasätts.

Vilka är de vanligaste misstagen att undvika när man använder inköpsordernummer på fakturor?

Att använda inköpsordernummer på fakturor är vanligtvis en enkel process, men misstag kan hända. Här är några vanliga fel som du bör undvika:

• Utelämna inköpsordernumret: Om din kund använder inköpsordernummer för att behandla fakturor kan det, om du glömmer numret, resultera i att betalningen tar längre tid eller att din faktura avvisas.

• Använda fel inköpsordernummer: Att av misstag hänvisa till fel inköpsordernummer – oavsett om det är för en annan beställning eller kund – kan leda till fel, tvister eller förseningar medan kunden arbetar för att reda ut problemet.

• Gömma numret: Om inköpsordernumret är svårt att hitta på fakturan eller om det placeras i ett oväntat fält kan det förbises. Kunderna förväntar sig att inköpsordernumret ska finnas med i fakturahuvudet eller i ett särskilt fält för "inköpsordernummer".

• Inte matcha uppgifterna: Ett inköpsordernummer är endast användbart om fakturan matchar uppgifterna för den ursprungliga inköpsordern. Att använda felaktiga kvantiteter, beskrivningar eller priser kan skapa förvirring även om inköpsordernumret är korrekt.

• Inte uppdatera system: Om du använder programvara för att generera fakturor men misslyckas med att länka rätt inköpsordernummer i ditt system kan fel information hamna på fakturan och orsaka onödig kommunikation fram och tillbaka.

• Återanvända samma inköpsordernummer: Varje inköpsordernummer måste vara unikt. Att återanvända ett inköpsordernummer – avsiktligt eller av misstag – kan leda till bokföringsfel och felaktiga poster.

• Bara förlita dig på inköpsordernumret: Även om det är viktigt ersätter inköpsordernumret inte andra viktiga fakturauppgifter, till exempel en beskrivning av varor eller tjänster, datum och priser. Om du utelämnar dessa uppgifter eller enbart förlitar dig på inköpsordernumret blir dokumentationen ofullständig.