Un ordine di acquisto (OdA) è un documento commerciale inviato da un cliente a un fornitore che riporta quantità, prezzi e termini di pagamento per i beni o servizi acquistati. Il numero di ordine di acquisto è incluso in una fattura per collegarla all'ordine di acquisto e tenere traccia di ciò che il cliente ha ordinato, da chi e le date dell'ordine.

Le aziende statunitensi di medie dimensioni hanno riferito che nel 2022 i clienti che hanno pagato in ritardo dovevano loro in media 304.066 $. Gli ordini di acquisto possono contribuire a garantire una maggiore trasparenza tra clienti e venditori, accelerare i pagamenti ed evitare errori. Di seguito viene spiegato che cos'è un numero di ordine di acquisto e perché è importante per le attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un numero di ordine di acquisto e perché è importante in una fattura?
  
• In che modo un numero di ordine di acquisto può facilitare l'abbinamento della fattura?
  
• Quali informazioni fornisce un numero di ordine di acquisto?
  
• Quando bisogna includere un numero di ordine di acquisto in una fattura?
  
• In che modo i numeri di ordini di acquisto aiutano a prevenire le contestazioni?
  
• Quali sono gli errori comuni da evitare quando si utilizzano i numeri di ordini di acquisto nelle fatture?
  

Che cos'è un numero di ordine di acquisto e perché è importante in una fattura?

Un numero di ordine di acquisto è un identificatore univoco assegnato a ogni ordine nel processo di acquisto. Ecco perché è importante includerlo in una fattura:

• Tracciamento degli ordini: un numero di ordine di acquisto collega direttamente una fattura all'ordine di acquisto originale. In questo modo è più facile verificare che i beni o servizi fatturati corrispondano al contratto iniziale.

• Prevenzione degli errori: le attività possono rilevare discrepanze in termini di prezzi, quantità o addebiti non autorizzati abbinando la fattura all'ordine di acquisto prima che i pagamenti vengano elaborati.

• Pagamenti efficienti: molte attività utilizzano i numeri di ordini di acquisto nei loro sistemi contabili per automatizzare l'approvazione dei pagamenti e garantire che le fatture vengano inoltrate ai reparti corretti per la revisione.

• Responsabilità: gli ordini di acquisto creano una traccia cartacea per risolvere contestazioni, monitorare spedizioni o gestire resi.

In che modo un numero di ordine di acquisto può facilitare l'abbinamento della fattura?

Grazie al numero di ordine di acquisto, l'abbinamento delle fatture è più semplice, in quanto unifica le informazioni su ciò che è stato ordinato, fatturato e ricevuto Come funziona:

• Mantiene l'ordine: questo numero crea un collegamento tra l'ordine di acquisto e la fattura. È come un numero di tracciamento per il tuo ordine, quindi puoi verificare rapidamente che tutti i dettagli sono corretti.

• Aiuta a individuare gli errori: confrontando l'ordine di acquisto, la fattura e tutte le ricevute di consegna, puoi individuare problemi, come l'addebito di qualcosa che non hai ordinato o un prezzo che non corrisponde all'offerta originale. In questo modo si evitano errori costosi e lunghe procedure di rimborso.

• Accelera il ciclo di pagamento: se utilizzi un software di contabilità, il numero di ordine di acquisto può attivare controlli automatici. Il sistema è in grado di associare immediatamente la fattura ai dati dell'ordine di acquisto, riducendo così il lavoro manuale e accelerando l'approvazione dei pagamenti.

• Semplifica gli audit: quando tutti gli ordini fanno riferimento a un numero di ordine di acquisto, è molto più facile verificare le transazioni. Ti consente di tenere traccia di tutte le informazioni rilevanti in modo chiaro e organizzato, il che è fondamentale in caso di audit.

Quali informazioni fornisce un numero di ordine di acquisto?

Il numero di ordine di acquisto contiene informazioni utili per tenere in ordine le transazioni, tra cui:

• Identità dell'ordine: ogni numero di ordine di acquisto è univoco e funge quindi da ID per un acquisto specifico. In questo modo è facile monitorare e fare riferimento all'ordine in qualsiasi fase.

• Chi ha effettuato l'ordine: in genere il numero collega l'ordine al cliente, il che aiuta i venditori e i loro team a capire chi ha effettuato l'acquisto.

• Cosa è stato ordinato: il collegamento del numero di ordine di acquisto all'ordine di acquisto consente di visualizzare dettagli quali gli articoli o i servizi richiesti, le quantità e il prezzo concordato.

• Quando è stato effettuato l'ordine: il formato del numero di ordine di acquisto spesso include la data o l'ora dell'ordine per ordinare e organizzare le transazioni.

• Dove è diretto l'ordine: in genere l'ordine di acquisto associato contiene l'indirizzo di consegna, è possibile sapere dove sono diretti gli articoli.

• Termini dell'accordo: dettagli come i termini di pagamento, le scadenze o le istruzioni specifiche sono collegati all'ordine di acquisto, in modo che entrambe le parti possano vedere quali termini sono stati impostati se hanno il numero di ordine di acquisto.

Quando è necessario includere un numero di ordine di acquisto in una fattura?

Ogni volta che un cliente fornisce un numero di ordine di acquisto per un acquisto, devi includerlo nella fattura. Di seguito sono riportati ulteriori informazioni su quando includere questo numero.

• Se è un'esigenza del cliente: molte aziende, in particolare quelle di dimensioni più grandi, utilizzano i numeri di ordini di acquisto nei processi di approvvigionamento. Se il cliente ha emesso un numero di ordine di acquisto, si aspetta che venga incluso nella fattura.

• Per pagamenti più efficienti: se il numero di ordine di acquisto è incluso, per il cliente è più facile associare la fattura all'ordine di acquisto originale. Senza questo riferimento, il pagamento potrebbe subire ritardi oppure la fattura potrebbe essere sottoposta a ulteriori controlli.

• Per evitare problemi di comunicazione: il numero di ordine di acquisto indica chiaramente quali acquisti sono riportati in una fattura. Collegare la fattura ai termini originali riduce le possibilità di contestazioni o incomprensioni.

• Per tuo riferimento: i numeri di ordini di acquisto consentono al tuo team di monitorare più facilmente le transazioni, soprattutto se gestisci più clienti o ordini.

In che modo i numeri di ordini di acquisto aiutano a prevenire le contestazioni?

L'utilizzo di un numero di ordine di acquisto consente di documentare la sequenza di eventi, mostrando cosa è stato ordinato, consegnato e fatturato. In questo modo è più semplice risolvere le contestazioni, soprattutto in caso di problemi. Ecco come:

• Creazione di un collegamento: il numero di ordine di acquisto collega la fattura all'ordine di acquisto originale, che contiene i dettagli dell'ordine. In questo modo è possibile eliminare qualsiasi confusione tra le parti sui termini stabiliti.

• Controllo incrociato più fluido: utilizzando il numero di ordine di acquisto, i clienti possono eseguire facilmente un controllo incrociato della fattura con l'ordine di acquisto per verificare che i dati corrispondono. In questo modo è possibile individuare gli errori e risolverli prima di effettuare un pagamento.

• Verifica dell'ordine: per i beni fisici, il numero di ordine di acquisto consente di verificare se la quantità di prodotti ricevuti è in linea con quanto ordinato. Se qualcosa manca o non è corretto, è facile fare riferimento all'ordine di acquisto e risolvere il problema.

• Meno scambi di comunicazioni: Il numero di ordine di acquisto rappresenta una sintesi dell'intera transazione in quanto consente a entrambe le parti di avere la certezza di riferirsi all'ordine corretto. In questo modo si riducono gli scambi di comunicazioni e si evitano equivoci in merito alla fattura oggetto di discussione.

Quali sono gli errori comuni da evitare quando si utilizzano i numeri di ordini di acquisto nelle fatture?

In genere è facile utilizzare i numeri di ordini di acquisto nelle fatture, ma possono verificarsi degli errori. Ecco gli errori più comuni da evitare:

• Omissione del numero di ordine di acquisto: se il tuo cliente utilizza gli ordini di acquisto per elaborare le fatture, dimenticarlo può rallentare il pagamento o causare il rifiuto della fattura.

• Utilizzo di un numero di ordine di acquisto errato: l'errata indicazione del numero di ordine di acquisto, riferito a un ordine o a un cliente diverso da quello previsto, può comportare errori, contestazioni o ritardi, mentre il cliente si adopera per chiarire la situazione..

• Numero difficile da individuare: se il numero di ordine di acquisto non è facilmente visibile nella fattura oppure è inserito in un campo non appropriato, potrebbe essere ignorato. I clienti si aspettano che il numero di ordine di acquisto sia riportato nell'intestazione della fattura o in un campo chiamato "Numero ordine di acquisto".

• Dettagli non corrispondenti: il numero di ordine di acquisto è utile solo se le informazioni contenute nella fattura corrispondono ai dati dell'ordine di acquisto originale. L'utilizzo di quantità, descrizioni o prezzi errati può creare confusione anche se il numero di ordine di acquisto è corretto.

• Sistemi non aggiornati: se utilizzi un software per generare le fatture, ma non riesci ad associare i numeri di ordini di acquisto corretti nel tuo sistema, le fatture potrebbero contenere informazioni errate, causando inutili ritardi e discussioni.

• Riutilizzo dello stesso numero di ordine di acquisto: ogni numero di ordine di acquisto deve essere univoco. Il riutilizzo, intenzionale o accidentale, di un numero di ordine di acquisto può portare a errori contabili e a registrazioni errate.

• Fare affidamento solo sul numero di ordine di acquisto: per quanto importante, il numero di ordine di acquisto non sostituisce altri dettagli importanti della fattura come la descrizione di beni e servizi, le date e i prezzi. Se ometti queste informazioni o fai affidamento solo sul numero di ordine di acquisto, la tua documentazione è incompleta.