発注書 (PO) とは、顧客がサプライヤーに発行するビジネス文書であり、購買する商品・サービスの数量、価格、および支払条件が記されています。PO 番号は請求書に記載され、PO に紐付けられるため、注文の内容、発注先、注文日を追跡するのに役立ちます。

アメリカの中堅企業は 2022 年に、支払いを滞納した顧客が平均 304,066 ドルの債務を負っていると報告しました。PO 番号は、顧客と売り手の認識を一致させ、支払いをスピードアップし、エラーを回避するのに役立ちます。以下では、PO 番号とは何か、なぜそれが企業にとって重要なのかを説明します。

この記事の内容

• PO 番号とは何か、なぜ請求書で重要か
  
• PO 番号が請求書の照合に役立つ仕組み
  
• PO 番号が提供する情報
  
• PO 番号を請求書に記載するべきケース
  
• PO 番号が不審請求の申請の防止に役立つ仕組み
  
• 請求書に PO 番号を使用する際に避けるべきよくある誤り
  

PO 番号とは何か、なぜ請求書で重要か

PO 番号は、購買プロセスの全注文に割り当てられる一意の識別子です。請求書に記載することが重要です。理由は以下のとおりです。

• 注文を追跡: PO 番号は、請求書を元の PO に直接紐付けます。請求の対象である商品・サービスが、最初の契約と一致していることを簡単に確認できます。

• エラーを防止: 請求書を PO と照合することで、支払いを処理する前に、価格や数量の不一致または未承認の請求額を発見できます。

• 支払いを効率化: 多くの企業は、会計システムの一部として PO 番号を使用しています。これにより、支払いの承認が自動化され、請求書を適切な部門に転送し確認できるようになります。

• 説明責任を明らかに: PO 番号は、不審請求の申請を解決し、出荷を追跡し、返品を管理するための、証跡となります。

PO 番号が請求書の照合に役立つ仕組み

PO 番号で、注文した内容、請求された内容、受け取った内容を統一することで、請求書の照合がシンプルになります。仕組み:

• 系統立てて管理: PO と請求書の間の時点をつなぎます。これは注文の追跡番号のようなもので、すべての詳細が正しいことをすぐに確認できます。

• 誤りを見つけるのに役立つ: PO、請求書、納品書を比較することで、注文していないものが請求されたり、元の取引と一致しない価格で請求されたり、などの問題を特定できます。コストのかかるエラーや、時間のかかる返金プロセスを回避できます。

• 支払いサイクルをスピードアップ: 会計ソフトウェアを使用している場合は、PO 番号で自動チェックを始められます。このシステムは、請求書と PO の詳細をすぐ’に照合できるため、手作業が減り、支払いの承認が速くなります。

• 監査がシンプルに: すべての注文が PO 番号に紐付けられていると、取引の確認がはるかに簡単になります。明確な記録を維持できるため、監査を受ける際にとても役立ちます。

PO 番号が提供する情報

PO 番号には、取引を整理しておくのに役立つ情報が含まれています。通常、以下を確認できます。

• 注文の ID: すべての PO 番号は一意であるため、特定の購買の ID として機能します。どの段階でも、注文を簡単に追跡および参照できます。

• 注文者: 通常、この番号は注文と顧客を結び付け、売り手とそのチームが買い手を把握するのに役立ちます。

• 注文内容: PO 番号から対象の PO を呼び出すと、要求した商品・サービス、数量、同意した価格といった詳細を表示できます。

• 注文日: 取引を分類し整理するため、PO 番号形式に注文日や期間が含まれることがよくあります。

• 注文の仕向け先: 紐付けられている PO には通常、配送先住所が記載されているため、アイテムの行き先を追跡するのにも役立ちます。

• 取引条件: 支払い条件、期日、具体的な指示などの詳細が PO に紐付けられており、PO 番号があれば、どのような条件が設定されたかを双方で確認できます。

PO 番号を請求書に記載するべきケース

顧客がある購買に対して PO 番号を発行するたびに、請求書にそれを含めるべきです。以下は、この番号をいつ記載するべきかについての詳細です。

• 顧客の要件である場合: 多くの企業、特に大規模な組織では、調達プロセスで PO 番号を使用しています。顧客が PO 番号を発行した場合は、その番号を請求書に記載することが求められています。

• 支払いを効率化するため: PO 番号を記載すると、顧客は請求書を元の PO と簡単に照合できます。記載がないと、支払いが遅れたり、請求書に追加確認のフラグが付けられたりする可能性があります。

• 誤解を防ぐため: PO 番号により、どの購買が請求書に反映されているかが明確になります。請求書を元の条件に紐付けることで、不審請求の申請や誤解の可能性を減らすことができます。

• 参照のため: PO 番号を使用すると、特に複数のクライアントや複数の注文を管理している場合に、取引を追跡しやすくなります。

PO 番号が不審請求の申請の防止に役立つ仕組み

PO 番号を設定すると、注文、配送、請求の内容を示す一連のイベントが、文書化されます。これにより、特に問題が発生した場合に、不審請求の申請をより簡単に解決できます。方法は次のとおりです。

• 紐付けの確認: PO 番号により、請求書と元の PO は紐付けられているため、注文の詳細が分かります。これにより、設定された条件についての当事者間の混乱を解消できます。

• スムーズにクロスチェック: 顧客は、PO 番号を使用して請求書を PO と簡単に照合し、詳細が一致しているかを確認できます。これにより、支払いを行う前にエラーを特定し、解決できます。

• 注文確認: 物理的な商品の場合、PO 番号は、受け取った商品の数量が注文内容と一致するかどうかを確認するのに役立ちます。何かが欠けていたり誤っていたりした場合は、PO を参照して問題を簡単に整理できます。

• やり取りが最小限に: PO 番号は取引全体の省略形であるため、両当事者とも、正しい注文を参照していると認識できます。何度もやり取りしたり、どの請求書が疑問の対象かについて誤解したり、といったことが減ります。

請求書に PO 番号を使用する際に避けるべきよくある誤り

通常、請求書に PO 番号を使用することは簡単なプロセスですが、誤りが発生する可能性はあります。回避すべき一般的なエラーは次のとおりです。

• PO 番号を記載し忘れる: クライアントが PO 番号を使用して請求書を処理している場合、PO 番号を忘れると支払いが遅れたり、請求書が拒否されたりする可能性があります。

• 誤った PO 番号を使用する: 誤って異なる PO 番号を参照してしまうと、それが別の注文やクライアントのものであっても、クライアントが問題の解決に取り組んでいる間に、エラー、不審請求の申請、または遅延につながる可能性があります。

• 番号の表記箇所が不適切: PO 番号を請求書で見つけにくかったり、予期しないフィールドに配置されていたりすると、見落とされる可能性があります。PO 番号は請求書のヘッダー、または指定の「PO 番号」フィールドに記載するようにしましょう。

• 詳細が一致しない: PO 番号は、請求書が元の PO の詳細と一致する場合にのみ役立ちます。誤った数量、説明、または価格を使用すると、PO 番号が正しくても混乱が生じる可能性があります。

• システムの更新を怠る: ソフトウェアを使用して請求書を作成しているのに、システムに正しい PO 番号を紐付けできていないと、誤った情報が請求書に記載され、不必要なやり取りが発生する可能性があります。

• 同じ PO 番号を再使用する: 各 PO 番号は一意である必要があります。PO 番号を再使用すると、意図的にまたは手違いにより、会計エラーや記録の誤りにつながる可能性があります。

• PO 番号だけに頼る: PO 番号は重要ですが、商品・サービスの説明、日付、価格など、他の重要な請求書の詳細に取って代わるものではありません。これらの詳細を省略したり、PO 番号だけに頼ったりすると、文書が不完全になります。