Una pedido de compra es un documento comercial que un cliente emite a un proveedor en el que se registran las cantidades, los precios y las condiciones de pago de los bienes o servicios que se compran. El número de pedido de compra se incluye en la factura para vincularla al pedido de compra y ayudar a realizar un seguimiento de lo que el cliente pidió y a quién y las fechas del pedido.

Las empresas medianas estadounidenses informaron en 2022 de que los clientes que pagaban tarde les debían un promedio de 304.066 $. Los números de pedido de compra pueden ayudar a que los clientes y los vendedores tengan la misma información, a acelerar los pagos y a evitar errores. A continuación, explicaremos qué es un número de pedido de compra y por qué es importante para las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el número de pedido de compra y por qué es importante en la factura?
  
• ¿Cómo ayuda un número de pedido de compra con la conciliación de facturas?
  
• ¿Qué información proporciona un número de pedido de compra?
  
• ¿Cuándo se debe incluir un número de pedido de compra en la factura?
  
• ¿Cómo pueden ayudar a prevenir disputas los números de pedido de compra?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar al utilizar números de pedido de compra en las facturas?
  

¿Qué es el número de pedido de compra y por qué es importante en la factura?

El número de pedido de compra es un identificador único asignado a cada pedido en el proceso de compra. A continuación, te explicamos por qué es importante incluirlo en la factura:

• Seguimiento de pedidos: Un número de pedido de compra vincula directamente una factura con el pedido de compra original. Esto facilita la verificación de que los bienes o servicios facturados coinciden con el acuerdo inicial.

• Prevención de errores: Las empresas pueden detectar discrepancias en los precios, cantidades o cargos no autorizados cotejando la factura con el pedido de compra antes de que se procesen los pagos.

• Pagos eficientes: Muchas empresas utilizan números de pedido de compra como parte de sus sistemas contables. Esto ayuda a automatizar las aprobaciones de pagos y garantiza que las facturas se envíen a los departamentos correctos para su revisión.

• Promoción de la rendición de cuentas: Los números de pedido de compra crean un rastro documental para resolver disputas, hacer un seguimiento de los envíos o gestionar las devoluciones.

¿Cómo ayuda un número de pedido de compra con la conciliación de facturas?

Un número de pedido de compra simplifica la conciliación de facturas al unificar lo que has pedido, lo que se te ha facturado y lo que has recibido. Cómo funciona:

• Te permite tener los datos organizados: Este número conecta los puntos entre el pedido de compra y la factura. Es como un número de seguimiento de tu pedido, lo que te permite confirmar rápidamente que todos los detalles son correctos.

• Te ayuda a detectar errores: Al comparar el pedido de compra, la factura y cualquier recibo de entrega, puedes detectar problemas, como que te facturen algo que no has pedido o un precio que no coincide con el acuerdo original. Esto ayuda a evitar errores costosos y un largo proceso de rembolso.

• Acelera el ciclo de pago: Si utilizas un software de contabilidad, el número de pedido de compra puede activar comprobaciones automáticas. El sistema puede cotejar instantáneamente la factura con los detalles del pedido de compra, lo que reduce el trabajo manual y hace que los pagos se aprueben más rápido.

• Simplifica las auditorías: Cuando todos los pedidos están vinculados a un número de pedido de compra, es mucho más fácil verificar las transacciones. Esto te ayuda a que los registros sean claros, lo cual es importante si se te audita.

¿Qué información proporciona el número de pedido de compra?

El número de pedido de compra contiene información útil para que tus transacciones estén organizadas. Esta es la información que te da:

• Una identidad para el pedido: Cada número de pedido de compra es único, por lo que sirve como identificación para una compra específica. Esto facilita el seguimiento y la referencia del pedido en cualquier etapa.

• Quién ha realizado el pedido: El número generalmente vincula el pedido con el cliente, lo que ayuda a los vendedores y sus equipos a determinar quién ha realizado la compra.

• Qué se ha pedido: Vincular el número de pedido de compra al pedido de compra te permite consultar detalles como los artículos o servicios solicitados, las cantidades y los precios que acordó.

• Cuándo se ha realizado el pedido: El formato del número de pedido de compra a menudo incluye la fecha o el período de tiempo del pedido para ordenar y organizar las transacciones.

• Hacia dónde se dirige el pedido: El pedido de compra asociado suele contener la dirección de entrega, por lo que el número también puede ayudar a rastrear a dónde van los artículos.

• Condiciones del acuerdo: Los detalles como las condiciones de pago, los plazos o las instrucciones específicas están vinculados al pedido de compra, lo que permite a ambas partes ver qué condiciones se han establecido si tienen el número de pedido.

¿Cuándo debes incluir un número de pedido de compra en una factura?

Siempre que un cliente proporcione un número de pedido para una compra, debes incluirlo en la factura. A continuación encontrarás más detalles sobre cuándo incluir esta cifra.

• Si es un requisito del cliente: Muchas empresas, especialmente las organizaciones más grandes, utilizan números de pedido en los procesos de adquisición. Si el cliente ha emitido un número de pedido, esperará que se incluya en la factura.

• Para pagos más eficientes: Incluir el número de pedido permite que el cliente coteje fácilmente tu factura con el pedido de compra original. Sin él, es posible que se retrase el pago o que tu factura se marque para una revisión adicional.

• Para evitar la falta de comunicación: Un número de pedido deja claro qué compras se reflejan en una factura. Si vinculas la factura a las condiciones originales, se reducirán las posibilidades de que surjan disputas o malentendidos.

• Para tus registros: El uso de números de pedido de compra facilita a tu equipo el seguimiento de las transacciones, especialmente si gestionas varios clientes o pedidos.

¿Cómo pueden ayudar a prevenir disputas los números de pedido de compra?

Con un número de pedido de compra, hay una cadena documentada de eventos que muestra qué se ha pedido, qué se ha entregado y qué se ha facturado. Esto hace que sea más sencillo resolver disputas, especialmente si surgen problemas. A continuación, te explicamos cómo:

• Creación de una conexión: El número de pedido de compra vincula la factura al pedido original, que describe los detalles del pedido. Esto puede eliminar cualquier confusión entre las partes sobre las condiciones que se establecieron.

• Más fluidez en las comprobaciones cruzadas: Los clientes pueden cotejar fácilmente la factura con el pedido de compra para confirmar que los datos coinciden utilizando el número de pedido. De este modo puedes detectar errores y resolverlos antes de realizar un pago.

• Verificación del pedido: En el caso de los bienes, el número de pedido ayuda a verificar si la cantidad de productos que has recibido coincide con lo que has pedido. Si falta algo o es incorrecto, es fácil hacer referencia al pedido de compra y resolver el problema.

• Menos idas y venidas: El número de pedido de compra es la forma abreviada de referirse a toda la transacción, por lo que ambas partes saben que se están refiriendo al pedido correcto. Esto reduce las idas y venidas en la comunicación y los malentendidos sobre qué factura se está cuestionando.

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar al usar números de pedido de compra en las facturas?

El uso de números de pedido de compra en las facturas suele ser un proceso sencillo, pero pueden producirse errores. Estos son errores comunes que se deben evitar:

• Omitir el número de pedido de compra: Si tu cliente utiliza números de pedido para procesar facturas, olvidar el número de pedido puede retrasar el pago o hacer que se rechace tu factura.

• Usar el número de pedido de compra incorrecto: Hacer referencia accidentalmente a un número de pedido de compra incorrecto, ya sea para un pedido o un cliente diferente, puede provocar errores, disputas o retrasos mientras el cliente trabaja para resolver el problema.

• Colocar el número en un lugar oculto: Si el número de pedido de compra es difícil de detectar en tu factura o está colocado en un lugar inesperado, es posible que se pase por alto. Los clientes esperan que el número de pedido de compra aparezca en el encabezado de la factura o en un campo denominado «Número de pedido de compra».

• No cotejar los detalles: El número de pedido de compra solo es útil si la factura coincide con los detalles del pedido de compra original. El uso de cantidades, descripciones o precios incorrectos puede crear confusión incluso si el número de pedido es correcto.

• No actualizar los sistemas: Si utilizas un software para generar facturas pero no vinculas los números de pedido correctos en tu sistema, es posible que se incluya información incorrecta en la factura y provoque idas y venidas innecesarias.

• Reutilizar el mismo número de orden de compra: Cada número de pedido de compra debe ser único. La reutilización de un número de pedido de compra, de forma intencionada o por error, puede dar lugar a errores contables y registros incorrectos.

• Comprobar solo el número de pedido de compra: Aunque es importante, el número de pedido de compra no reemplaza otros detalles clave de la factura, como la descripción de los bienes o servicios, las fechas y los precios. Omitir estos detalles o confiar solo en el número de pedido de compra hace que tu documentación esté incompleta.