Eine Bestellung ist ein geschäftliches Dokument, das ein Kunde/einen Kundin an einen Lieferanten/eine Lieferantin ausstellt und in dem Mengen, Preise und Zahlungsbedingungen für die gekauften Waren oder Dienstleistungen erfasst sind. Die Bestellnummer wird auf einer Rechnung angegeben, um sie mit der Bestellung zu verknüpfen und um nachzuverfolgen, was der Kunde/die Kundin bei wem bestellt hat und welche Bestelldaten angegeben wurden.

Mittelgroße US-Unternehmen berichteten im Jahr 2022, dass ihnen zu spät zahlende Kunden/Kundinnen durchschnittlich 304.066 USD schuldeten. Bestellnummern können dazu beitragen, dass Kundinnen/Kunden und Verkäufer/innen auf dem gleichen Stand bleiben, Zahlungen beschleunigen und Fehler vermeiden. Im Folgenden erklären wir, was eine Bestellnummer ist und warum sie für Unternehmen wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Bestellnummer und warum ist sie auf einer Rechnung wichtig?
  
• Wie hilft eine Bestellnummer beim Rechnungsabgleich?
  
• Welche Informationen liefert eine Bestellnummer?
  
• Wann sollte eine Bestellnummer auf einer Rechnung angegeben werden?
  
• Wie können Bestellnummern helfen, Zahlungsanfechtungen zu vermeiden?
  
• Was sind häufige Fehler, die bei der Verwendung von Bestellnummern auf Rechnungen vermieden werden sollten?
  

Was ist eine Bestellnummer und warum ist sie auf einer Rechnung wichtig?

Eine Bestellnummer ist eine eindeutige Kennung, die jeder Bestellung im Kaufprozess zugewiesen wird. Hier erfahren Sie, warum es wichtig ist, auf einer Rechnung eine Bestellnummer anzugeben:

• Nachverfolgung von Bestellungen: Durch eine Bestellnummer wird eine Rechnung direkt mit der ursprünglichen Bestellung verknüpft. So lässt sich leichter überprüfen, ob die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen der ursprünglichen Vereinbarung entsprechen.

• Fehlervermeidung: Abweichungen bei Preisen, Mengen oder nicht autorisierte Abbuchungen können Unternehmen erkennen, indem sie die Rechnung mit der Bestellung abgleichen, bevor die Zahlungen abgewickelt werden.

• Effiziente Zahlungen: Viele Unternehmen verwenden Bestellnummern als Teil ihres Buchhaltungssystems. Dies hilft bei der Automatisierung von Zahlungsgenehmigungen und sorgt dafür, dass Rechnungen zur Prüfung an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden.

• Förderung der Rechenschaftspflicht: Bestellnummern schaffen eine Datenspur, um Zahlungsanfechtungen zu klären, Sendungen zu verfolgen oder Rücksendungen zu verwalten.

Wie hilft eine Bestellnummer beim Rechnungsabgleich?

Eine Bestellnummer vereinfacht den Rechnungsabgleich, indem sie vereint, was Sie bestellt haben, was Ihnen in Rechnung gestellt wurde und was Sie erhalten haben. Ablauf:

• Sorgt für Ordnung: Diese Nummer stellt das Bindeglied zwischen der Bestellung und der Rechnung dar. Sie ist wie eine Sendungsverfolgungsnummer für Ihre Bestellung, sodass Sie schnell überprüfen können, ob alle Details korrekt sind.

• Hilft Ihnen, Fehler zu erkennen: Durch den Vergleich der Bestellung, der Rechnung und aller Lieferbelege können Sie Probleme erkennen, z. B. die Rechnung für etwas, das Sie nicht bestellt haben, oder einen Preis, der nicht mit dem ursprünglichen Angebot übereinstimmt. Dies hilft, kostspielige Fehler und einen langwierigen Rückerstattungsprozess zu vermeiden.

• Beschleunigt den Zahlungszyklus: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, kann die Bestellnummer automatische Prüfungen auslösen. Das System kann die Rechnung sofort mit den Bestelldaten abgleichen. Dadurch wird die manuelle Arbeit reduziert und Zahlungen werden schneller genehmigt.

• Macht Audits einfach: Wenn alle Bestellungen an eine Bestellnummer gebunden sind, ist es viel einfacher, Transaktionen zu überprüfen. Dies hilft Ihnen, klare Aufzeichnungen zu führen, die wichtig sind, wenn Sie geprüft werden.

Welche Informationen liefert eine Bestellnummer?

Eine Bestellnummer enthält hilfreiche Informationen, um Ihre Transaktionen zu organisieren. In der Regel erfahren Sie Folgendes:

• Eine Identität für die Bestellung: Jede Bestellnummer ist einzigartig, daher dient sie als ID für einen bestimmten Einkauf. Dies macht es einfach, die Bestellung in jeder Phase zu verfolgen und zu referenzieren.

• Wer hat die Bestellung aufgegeben: Die Nummer ordnet die Bestellung in der Regel dem Kunden/der Kundin zu, sodass Verkäufer/innen und ihre Teams herausfinden können, wer den Kauf getätigt hat.

• Was wurde bestellt: Wenn Sie die Bestellnummer mit der Bestellung verbinden, können Sie Details wie die angeforderten Artikel oder Dienstleistungen, Mengen und den Preis, dem Sie zugestimmt haben, anzeigen.

• Wann wurde die Bestellung aufgegeben: Das Format der Bestellnummer enthält häufig das Datum oder den Zeitraum der Bestellung, um Transaktionen zu sortieren und zu organisieren.

• Wohin wird die Bestellung gesendet: Die zugehörige Bestellung enthält in der Regel die Lieferadresse, sodass die Nummer auch dabei helfen kann, nachzuvollziehen, wohin die Artikel gehen.

• Bedingungen des Angebots: Details wie Zahlungsbedingungen, Fristen oder spezielle Anweisungen sind an die Bestellung geknüpft, sodass beide Seiten sehen können, welche Bedingungen festgelegt wurden, wenn sie die Bestellnummer haben.

Wann sollte eine Bestellnummer auf einer Rechnung angegeben werden?

Wenn ein Kunde/eine Kundin eine Bestellnummer für einen Kauf angibt, sollten Sie diese auf der Rechnung angeben. Nachfolgend finden Sie weitere Informationen dazu, wann diese Nummer anzugeben ist.

• Wenn es sich um eine Kundenanforderung handelt: Viele Unternehmen, insbesondere größere Organisationen, verwenden Bestellnummern in Beschaffungsprozessen. Wenn der Kunde/die Kundin eine Bestellnummer ausgestellt hat, erwartet er/sie, dass diese auf der Rechnung steht.

• Für effizientere Zahlungen: Durch die Angabe der Bestellnummer kann der Kunde/die Kundin Ihre Rechnung problemlos mit der ursprünglichen Bestellung abgleichen. Ohne sie kann sich die Zahlung verzögern oder Ihre Rechnung könnte zur weiteren Prüfung gekennzeichnet werden.

• So vermeiden Sie Missverständnisse: Die Bestellnummer macht deutlich, welche Einkäufe auf einer Rechnung erscheinen. Die Verknüpfung der Rechnung mit den ursprünglichen Bedingungen verringert die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsanfechtungen oder Missverständnissen.

• Für Ihre Unterlagen: Die Verwendung von Bestellnummern erleichtert Ihrem Team die Nachverfolgung von Transaktionen, insbesondere wenn Sie mehrere Kundinnen/Kunden oder Bestellungen verwalten.

Wie können Bestellnummern helfen, Zahlungsanfechtungen zu vermeiden?

Wenn eine Bestellnummer vorhanden ist, gibt es eine dokumentierte Kette von Ereignissen, die zeigt, was bestellt, geliefert und in Rechnung gestellt wurde. Dies vereinfacht die Klärung von Zahlungsanfechtungen, insbesondere wenn Probleme auftreten. Und so geht's:

• Erstellen einer Verbindung: Die Bestellnummer verbindet die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung, die die Details des Auftrags umreißt. Dadurch kann jede Unklarheit zwischen den Parteien über die festgelegten Bedingungen beseitigt werden.

• Reibungslosere Gegenprüfung: Kundinnen/Kunden können die Rechnung ganz einfach mit der Bestellung abgleichen, um die Übereinstimmung der Details anhand der Bestellnummer zu bestätigen. So können Sie Fehler erkennen und beheben, bevor eine Zahlung getätigt wird.

• Verifizierung der Bestellung: Für physische Waren können Sie anhand der Bestellnummer überprüfen, ob die Menge der erhaltenen Produkte mit Ihrer Bestellung übereinstimmt. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, ist es einfach, auf die Bestellung zu verweisen und das Problem zu lösen.

• Weniger Hin und Her: Eine Bestellnummer ist ein Kürzel für die gesamte Transaktion, sodass beide Parteien wissen, dass sie sich auf die richtige Bestellung beziehen. Hin-und-Her-Schreiben sowie Missverständnisse darüber, welche Rechnung in Frage gestellt wird, werden dadurch reduziert.

Was sind häufige Fehler, die bei der Verwendung von Bestellnummern auf Rechnungen vermieden werden sollten?

Die Verwendung von Bestellnummern auf Rechnungen ist in der Regel ein einfacher Vorgang, doch es können auch Fehler passieren. Hier sind häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Weglassen der Bestellnummer: Wenn Ihr Kunde/Ihrer Kundin Bestellnummern für die Rechnungsverarbeitung verwendet, kann das Vergessen der Bestellnummer die Zahlung verlangsamen oder dazu führen, dass Ihre Rechnung abgelehnt wird.

• Verwenden der falschen Bestellnummer: Die versehentliche Angabe der falschen Bestellnummer – sei es für eine andere Bestellung oder eine/n andere/n Kunden/Kundin – kann zu Fehlern, Zahlungsanfechtungen oder Verzögerungen führen, während der Kunde/die Kundin daran arbeitet, das Problem zu lösen.

• Nummer schlecht zu sehen: Wenn die Bestellnummer auf Ihrer Rechnung schwer zu erkennen ist oder an einer unerwarteten Stelle steht, kann sie übersehen werden. Kundinnen/Kunden erwarten, dass die Bestellnummer im Rechnungskopf oder in einem dafür vorgesehenen Feld „Bestellnummer“ angegeben wird.

• Angaben stimmen nicht überein: Eine Bestellnummer ist nur dann hilfreich, wenn die Rechnung mit den Details der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt. Die Verwendung falscher Mengen, Beschreibungen oder Preise kann zu Verwirrung führen, selbst wenn die Bestellnummer korrekt ist.

• Systeme werden nicht aktualisiert: Wenn Sie Software zum Erstellen von Rechnungen verwenden, aber nicht die richtigen Bestellnummern in Ihrem System verknüpfen, können die falschen Informationen auf der Rechnung erscheinen und für unnötige Verwirrung sorgen.

• Wiederverwendung derselben Bestellnummer: Jede Bestellnummer muss eindeutig sein. Die Wiederverwendung einer Bestellnummer – absichtlich oder versehentlich – kann zu Buchhaltungsfehlern und falschen Aufzeichnungen führen.

• Sie verlassen sich nur auf die Bestellnummer: Es ist zwar wichtig, aber die Bestellnummer ersetzt nicht andere wichtige Rechnungsdetails wie eine Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen, Datum und Preise. Wenn Sie diese Angaben weglassen oder sich nur auf die Bestellnummer stützen, wird Ihre Dokumentation unvollständig.