Un bon de commande (« Purchase Order », PO) est un document commercial qu’un client remet à un fournisseur et qui indique les quantités, les prix et les conditions de paiement des biens ou des services achetés. Le numéro de bon de commande figure sur la facture afin de la relier au bon de commande et d'assurer le suivi de ce que le client a commandé, à qui il l'a commandé et à quelles dates.

Les entreprises américaines de taille moyenne ont déclaré en 2022 que les clients en retard de paiement leur devaient en moyenne 304 066 $. Les numéros de bon de commande peuvent aider les clients et les vendeurs à rester sur la même longueur d’onde, à accélérer les paiements et à éviter les erreurs. Nous vous expliquons ci-dessous ce qu'est un numéro de bon de commande et pourquoi il est important pour les entreprises.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un numéro de bon de commande et pourquoi est-il important sur une facture ?
  
• Comment le numéro de bon de commande aide-t-il à rapprocher les factures ?
  
• Quelles sont les informations fournies par un numéro de bon de commande ?
  
• Quand devez-vous inclure un numéro de bon de commande sur une facture ?
  
• Comment les numéros de bon de commande peuvent-ils aider à prévenir les litiges ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de l’utilisation de numéros de bon de commande sur les factures ?
  

Qu’est-ce qu’un numéro de bon de commande et pourquoi est-il important sur une facture ?

Un numéro de bon de commande est un identifiant unique attribué à chaque commande dans le processus d’achat. Voici pourquoi il est important de l’inclure sur une facture :

• Suivi des commandes : un numéro de bon de commande relie directement une facture au bon de commande d’origine. Il est ainsi plus facile de vérifier que les biens ou services facturés correspondent au contrat initial.

• Prévention des erreurs : les entreprises peuvent détecter les écarts de prix, les quantités ou les paiements non autorisés en faisant correspondre la facture avec le bon de commande avant que les paiements ne soient traités.

• Efficacité des paiements : de nombreuses entreprises utilisent des numéros de bon de commande dans le cadre de leurs systèmes comptables. Cela permet d’automatiser les approbations de paiement et de s’assurer que les factures sont acheminées vers les bons services pour examen.

• Promotion de la responsabilisation : les numéros de bon de commande créent une trace écrite permettant de résoudre les litiges, de suivre les expéditions ou de gérer les retours.

Comment le numéro de bon de commande aide-t-il à rapprocher les factures ?

Un numéro de bon de commande simplifie le rapprochement des factures en unifiant ce que vous avez commandé, ce qui vous a été facturé et ce que vous avez reçu. Fonctionnement :

• Permet de rester organisé : ce numéro fait le lien entre le bon de commande et la facture. Il s’agit en quelque sorte d’un numéro de suivi de votre commande vous permettant de confirmer rapidement que tous les détails sont corrects.

• Aide à repérer les erreurs : en comparant le bon de commande, la facture et les reçus de livraison, vous pouvez repérer les problèmes, tels que la facturation d’un produit que vous n’avez pas commandé ou un tarif qui ne correspond pas à l’offre initiale. Vous évitez des erreurs coûteuses et un long processus de remboursement.

• Accélère le cycle de paiement : si vous utilisez un logiciel de comptabilité, le numéro de bon de commande peut déclencher des vérifications automatisées. Le système peut faire correspondre instantanément la facture avec les détails du bon de commande, ce qui réduit le travail manuel et accélère l’approbation des paiements.

• Simplifie les audits : lorsque toutes les commandes sont liées à un numéro de bon de commande, il est beaucoup plus facile de vérifier les transactions. Vous pouvez ainsi tenir des registres clairs, ce qui est important si vous faites l’objet d’un audit.

Quelles sont les informations fournies par un numéro de bon de commande ?

Un numéro de bon de commande contient des informations utiles pour organiser vos transactions. Voici ce qu’il indique généralement :

• Un identifiant pour la commande : chaque numéro de bon de commande est unique et peut donc servir d’identifiant pour un achat spécifique. Il est ainsi facile de suivre la commande et d'y faire référence à tout moment.

• Qui a passé la commande : ce numéro relie généralement la commande au client, ce qui aide les vendeurs et leurs équipes à déterminer qui a effectué l'achat.

• Ce qui a été commandé : en reliant le numéro de commande à la commande, vous pouvez consulter des détails tels que les articles ou les services demandés, les quantités et les tarifs convenus.

• La date de la commande : le format du numéro de bon de commande inclut souvent la date ou la période de la commande afin de trier et d’organiser les transactions.

• La destination de la commande : le bon de commande associé contient généralement l’adresse de livraison, de sorte que le numéro peut également aider à suivre la destination des articles.

• Les conditions de l’accord : les détails tels que les conditions de paiement, les délais ou les instructions spécifiques sont liés au bon de commande, ce qui permet aux deux parties de voir quelles conditions ont été définies si elles disposent du numéro.

Quand devez-vous inclure un numéro de bon de commande sur une facture ?

Lorsqu'un client fournit un numéro de bon de commande pour un achat, vous devez l'inclure dans la facture. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur les cas où il convient d'inclure ce numéro.

• S’il s’agit d’une exigence du client : de nombreuses entreprises, en particulier les grandes entreprises, utilisent des numéros de bon de commande dans leurs processus d’achat. Si le client a émis un numéro de bon de commande, il s’attend à ce qu’il figure sur la facture.

• Pour des paiements plus efficaces : l’inclusion du numéro de bon de commande permet au client de faire facilement correspondre votre facture avec le bon de commande d’origine. Sans cela, le paiement risque d’être retardé ou votre facture risque d’être signalée comme devant faire l'objet d'un examen plus approfondi.

• Pour éviter les erreurs de communication : un numéro de bon de commande indique clairement les achats qui doivent figurer sur une facture. Le fait de lier la facture aux conditions initiales réduit les risques de litiges ou de malentendus.

• Pour vos archives : l’utilisation de numéros de bon de commande permet à votre équipe de suivre plus facilement les transactions, en particulier si vous gérez plusieurs clients ou commandes.

Comment les numéros de bon de commande peuvent-ils aider à prévenir les litiges ?

La mise en place de numéros de bon de commande permet d'établir une chaîne d'événements documentée indiquant ce qui a été commandé, livré et facturé. Il est donc plus facile de résoudre les litiges, en particulier si des problèmes surviennent. Voici comment procéder :

• Création d’une connexion : le numéro de bon de commande relie la facture au bon de commande d’origine, qui décrit les détails de la commande. Cela permet d'éviter toute confusion entre les parties quant aux conditions fixées.

• Vérification croisée plus aisée : les clients peuvent facilement comparer la facture au bon de commande pour confirmer que les détails correspondent à l’aide du numéro de bon de commande. Cela vous permet de repérer les erreurs et de les résoudre avant d’effectuer un paiement.

• Vérification de la commande : pour les biens, le numéro de bon de commande permet de vérifier si la quantité de produits reçue correspond à ce que vous avez commandé. Si quelque chose manque ou est incorrect, il est facile de se référer au bon de commande et de résoudre le problème.

• Moins d’allers-retours : un numéro de bon de commande est un code permettant de désigner l’ensemble d’une transaction de façon concise, si bien que les deux parties savent toujours quelle commande est la bonne. Il permet de réduire les allers-retours et les malentendus sur une facture donnée.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de l’utilisation de numéros de bon de commande sur les factures ?

L’utilisation de numéros de bon de commande sur les factures est généralement un processus simple, mais des erreurs peuvent survenir. Voici les erreurs courantes à éviter :

• Omettre le numéro de bon de commande : si votre client utilise des numéros de bon de commande pour traiter les factures, le fait d'oublier de mentionner le numéro de commande peut ralentir le paiement ou entraîner le rejet de votre facture.

• Utilisation d’un numéro de bon de commande erroné : l'utilisation accidentelle d'un mauvais numéro de commande (qu'il soit associé à une commande ou à un client différent) peut entraîner des erreurs, des litiges ou des retards le temps que le client s'efforce de démêler le problème.

• Mal placer le numéro : si le numéro de bon de commande est difficile à repérer sur votre facture ou s’il est placé dans un champ inattendu, il se peut qu’il ne soit pas remarqué. Les clients s’attendent à ce que le numéro de bon de commande figure dans l’en-tête de la facture ou dans un champ « Numéro de bon de commande ».

• Ne pas faire correspondre les détails : un numéro de bon de commande n’est utile que si les informations présentes sur la facture correspondent aux détails du bon de commande d’origine. Des quantités, descriptions ou tarifs incorrects peuvent créer de la confusion, même si le numéro de bon de commande est correct.

• Ne pas mettre à jour les systèmes : si vous utilisez un logiciel pour générer vos factures, mais que vous ne parvenez pas à lier les numéros de bon de commande dans votre système, des informations erronées peuvent se retrouver sur la facture et provoquer des allers-retours inutiles.

• Réutilisation d’un même numéro de bon de commande : chaque numéro de bon de commande doit être unique. La réutilisation d’un numéro de bon de commande, intentionnellement ou par erreur, peut entraîner des erreurs comptables et des enregistrements incorrects.

• Se fier uniquement au numéro de bon de commande : bien qu’il soit important, le numéro de bon de commande ne remplace pas les autres informations clés de la facture, telles que la description des biens ou services, les dates et les tarifs. Si vous omettez ces informations ou si vous vous fiez uniquement au numéro de bon de commande, votre documentation sera incomplète.