請求書の処理は中小企業にとって重要なタスクですが、手作業で行うと時間がかかり、人為的エラーが発生しやすくなる可能性もあります。請求ソフト は、このプロセスを自動化するように設計されています。中小企業が請求書を作成、送信、管理するのに役立ち、貴重な時間を節約し、コストがかかるミスのリスクを減らします。

請求ソフトウェアに切り替えている企業がますます増えている中、電子請求書の世界市場は 2031 年まで 22.4% の年平均成長率で拡大していく、と予想されています。中小企業の経営者で、請求書関連の業務を改善したい場合、適切なソフトウェアを使用すれば顕著な変化を感じられるでしょう。以下では、請求ソフトウェアの機能と、日常業務にどのような違いがもたらされるかについて説明します。

この記事の内容

• 中小企業向けの請求ソフトウェアとは
  
• 中小企業向けの請求ソフトウェアの重要機能
  
• 中小企業向けの Stripe Invoicing の仕組み
  
• 請求ソフトウェアが中小企業のキャッシュフローを改善する仕組み
  
• 中小企業向けの請求ソフトウェアのコスト
  
• 請求ソフトウェアを会計・在庫システムと連携する方法
  

中小企業向けの請求ソフトウェアとは

中小企業向けの請求ソフトウェアは、請求書の作成、送信、管理に役立ちます。請求プロセスの多くの側面を自動化して、時間を節約し、エラーを減らし、タイムリーな支払いを徹底させます。ここでは、中小企業にとってのメリットをいくつかご紹介します。

• 正確さとエラーの少なさ: 手作業で請求を行うと、計算ミス、タイプミス、情報の不足など、エラーが起こる余地があります。請求ソフトウェアを用いると、税金の計算、割引の適用、通貨換算を自動的に処理できるため、正確さを向上させ、不審請求の申請を回避することができます。

• 支払いと期限切れの請求書の追跡: 請求ソフトウェアは、支払いを自動的に追跡します。支払いリマインダーを設定して、請求書の期日にまたは延滞時にクライアントに通知することができます。この監視機能により、支払い遅れの追跡に費やす時間を節約できます。

• 財務インサイトとレポート: 請求ソフトウェアには、多くの場合、企業の財務状況に関する貴重なインサイトが得られる、レポートツールが搭載されています。未払いの請求書をすばやく特定し、収益を追跡し、キャッシュフローのトレンドをよりよく理解できます。

中小企業向けの請求ソフトウェアの重要機能

小規模ビジネスを経営している場合、請求書発行などの管理タスクに割く時間がない可能性があります。請求ソフトウェアを導入すると、これらのタスクが簡単になります。ここでは、請求ソフトウェアに求められる機能をご紹介します。

• 請求書の作成: 請求ソフトウェアは、ロゴ、ビジネスの詳細、およびクライアント情報を含むカスタム請求書を、簡単に作成できることが必須です。多くの製品にテンプレートが用意されており、洗練されたドキュメントを簡単に作成できます。

• 支払いの追跡: どの請求書が支払われ、どの請求書がまだ保留中であるかを自動的に追跡できるため、未払いの支払いを管理しやすくなります。

• リマインダーの自動化: 支払い期日または延滞時にクライアントに通知する自動リマインダーを設定できます。手作業でのフォローアップを減らせます。

• 支払いの受け付け: 多くの請求ツールは決済代行業者と連携されており、クライアントはクレジットカード、銀行振込、またはデジタルウォレットを使用して、請求書から直接支払うことができます。このように簡単にアクセスできるため、支払いプロセスがシンプルになり、請求サイクルが短縮されます。

• 継続請求書: ビジネスがサブスクリプションベースまたはリテイナーモデルで運営されている場合は、継続請求に対応できるソフトウェアを探してください。請求スケジュール (毎週、毎月、毎年など) を設定すると、ソフトウェアが自動的にクライアントに請求を行います。

• 経費追跡: 一部の請求ツールには、経費を追跡する機能も含まれており、財務をより効果的に管理するのに役立ちます。経費をシステムに直接記録することができます。一部のツールでは、それらを分類して税務申告を効率化することもできます。

• 報告: 請求ソフトウェアは、キャッシュフロー、未払いの支払い、収益に関するインサイトが得られるレポートを作成し、データに基づいた意思決定を促します。

中小企業向けの Stripe Invoicing の仕組み

Stripe Invoicing は、シンプルな自動請求ソリューションを必要とする中小企業に最適です。Stripe を使用すると、オンラインでの支払いの受け付け、請求書の追跡、継続請求の確立、財務の整理を行えます。

Stripe Invoicing を実装するには、オンラインで作成する Stripe アカウントが必要です。アカウント登録すると、Stripe ダッシュボードから直接 Stripe の構築済み請求機能を利用できます。Stripe は、Stripe App Marketplace のアプリを介して、QuickBooks や Xero などの既存の会計ツールと連携することもできます。

請求ソフトウェアが中小企業のキャッシュフローを改善する仕組み

キャッシュフローの改善を目指す中小企業が、請求書発行を自動化すれば、エラーを減らし、顧客に柔軟に支払ってもらえるようにし、さらにはリアルタイムのインサイトを得られます。その結果、より健全で予測可能なキャッシュフローにつながっていきます。

請求ソフトウェアは、支払いプロセスをスピードアップさせることもできます。手作業での支払い手順が記載された紙の請求書やメールなど、従来の請求方法では遅れが生じる可能性があります。請求ソフトウェアを使用すると、「今すぐ支払う」ボタンなどの機能を追加できるため、クライアントはワンクリックで請求書から直接支払えます。

また、請求ソフトウェアは、未払いの請求書、収益、その他の財務健全性の指標など、キャッシュフローを予測するための最新データを提示することもできます。送信するすべての請求書のステータスと支払いの予定日を把握できるため、支出、雇用、成長への投資について、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

中小企業向けの請求ソフトウェアのコスト

請求ソフトウェアのコストは、中小企業が必要とする機能、ビジネスの規模、プロバイダーによって異なります。ビジネスは拡大していきますので、柔軟性をポイントにソフトウェアを選択することをお勧めします。考えられるコストは以下のとおりです。

• 無料オプション: 請求ソフトウェアの無料版の使用は、非常に小さなビジネスや始めたばかりのフリーランサーに向いています。

• サブスクリプションモデル: 請求ソフトウェアでは、ビジネスの機能と規模に応じて、通常月額 10 ドル～ 100 ドル以上のサブスクリプション料金がかかります。

• 取引ベースのモデル: その他のサービス料金として、取引あたり約 0.4% ～ 0.5% の割合で課金されます。このモデルは一般的に、請求額が変動するビジネスに適しています。

• 一括払い: 一部のソフトウェアオプションは、買切りライセンスとして約 100 ドル～ 500 ドルを請求します。ただし、これにはクラウドベースの機能や定期的な更新が含まれていない場合があります。

請求ソフトウェアを会計・在庫システムと連携する方法

請求ソフトウェアは、会計システムや在庫システムと連携させることで、財務記録を請求書やその他の記録と同期できます。ここでは、これが一般的にどのように機能し、中小企業にとってなぜ有益であるかについて説明します。

財務データを統一して維持

請求ソフトウェアを会計システムに連携することで、請求書から支払いまで、すべての財務データが会計元帳に自動的に記録されます。

• 仕組み: 請求書を作成すると、請求ソフトウェアからデータ (金額、税金、割引、支払いステータスなど) が会計ソフトウェアに直接送信されます。支払いが行われると、会計ソフトウェアが自動的に記録し、会計システムをリアルタイムで更新するため、手入力が減り、財務データが 1 か所に統合されます。
  

簿記を自動化

請求ソフトウェアを会計システムと連携する最大のメリットの 1 つは、簿記の自動化です。このソフトウェアは、請求書が支払われると、未払いの請求書を会計レポートに含めて、自動的に会計ソフトウェアに収入エントリを転記できます。

• 仕組み: QuickBooks を会計に、Stripe を請求書に使用し、App Marketplace のアプリを介して 2 つを同期するとします。Stripe を通じて請求書を発行し、支払いが処理されるたびに、そのデータは QuickBooks に直接送られます。この自動化により、2 つのシステム間で支払いの不一致を調整する手間が省けます。
  

在庫を管理

商品を販売している場合、請求ソフトウェアを在庫管理システム (NetSuite、QuickBooks Enterpriseなど) と連携することで、商品を販売する際に在庫レベルを自動的に追跡できます。

• 仕組み: 商品の請求書が発行されると、請求ソフトウェアが在庫システムと通信して、その商品の在庫数量を減らします。支払いが処理されると、在庫システムの販売ステータスも更新されるため、いつでも何が手元にあるかを把握できます。
  

売上と経費を追跡

請求ソフトウェアを会計・在庫システムと連携すると、売上と経費をすべて 1 か所で追跡しやすくなります。これにより、各請求書がキャッシュフロー、経費、全体的な収益性にどのように影響するかを、確認することもできます。

• 仕組み: 請求ソフトウェアでは、価格を追跡し、在庫システムから売上原価 (COGS) を差し引くことができます。次に、会計ソフトウェアはこのデータを使用して利益率を追跡し、収益とコストの両方を明確にします。
  

税額計算をシンプルに

請求ソフトウェアが会計ツールと統合されている場合、税金を自動的に計算できます。これは、地域によって異なり、管理が複雑な売上税や 付加価値税 (VAT) を請求する必要がある場合に、特に役立ちます。

• 仕組み: 請求ソフトウェアで税率ルールが設定されている場合、請求書の正しい税額が計算され、その情報が会計ソフトウェアに渡されます。一部のシステムでは、国や州に応じて異なる税率も設定できます。
  

総合財務レポートを作成

請求ソフトウェアと会計ソフトウェアを連携することで、収入、経費、キャッシュフロー、在庫、収益性をすべて単一のダッシュボードで示す総合的な財務レポートを作成できます。

• 仕組み: 請求書が作成され、支払いが処理されると、会計システムにその情報が自動的に反映されます。この連携により、収益、経費、未払いの請求書、在庫に関するレポートが即座に得られ、財務の全体像を把握できます。