La facturación es una tarea importante para las pequeñas empresas, pero también puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores humanos cuando se realiza de forma manual. El software de facturación está diseñado para automatizar este proceso. Ayuda a las pequeñas empresas a crear, enviar y gestionar facturas, lo que les ahorra un tiempo valioso y reduce el riesgo de errores costosos.

A medida que más y más empresas se pasen al software de facturación, se espera que el mercado mundial de facturación electrónica se expanda a una tasa de crecimiento anual compuesta del 22,4% hasta 2031. Si eres propietario de una pequeña empresa y quieres mejorar la facturación, el software adecuado puede transformarla. A continuación, analizaremos las funciones de un software de facturación y cómo puede marcar la diferencia en tus operaciones diarias.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un software de facturación para pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son las características más importantes del software de facturación para pequeñas empresas?
  
• Cómo funciona Stripe Invoicing para las pequeñas empresas
  
• Cómo el software de facturación puede mejorar el flujo de caja de las pequeñas empresas
  
• ¿Cuánto cuesta el software de facturación para las pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas de contabilidad e inventario?
  

¿Qué es un software de facturación para pequeñas empresas?

El software de facturación para pequeñas empresas ayuda a crear, enviar y gestionar facturas. Automatiza muchos aspectos del proceso de facturación para ahorrar tiempo, reducir errores y garantizar el pago puntual. Estos son algunos de los beneficios para las pequeñas empresas:

• Precisión y menos errores: la facturación manual deja margen para errores, ya sea por un error de cálculo, un error tipográfico o la falta de información. El software de facturación permite calcular impuestos, aplicar descuentos y gestionar la conversión de divisas automáticamente, lo que ayuda a las empresas a mejorar la precisión y evitar disputas.

• Seguimiento de pagos y facturas vencidas: el software de facturación sigue los pagos automáticamente y permite a las empresas configurar recordatorios de pago para avisar a los clientes cuando las facturas están vencidas o atrasadas. Esta supervisión puede reducir el tiempo dedicado a buscar pagos atrasados.

• Información financiera e informes: el software de facturación suele ofrecer herramientas de elaboración de informes que proporcionan información valiosa sobre el estado financiero de una empresa. La empresa puede identificar rápidamente qué facturas están pendientes, hacer un seguimiento de sus ingresos y comprender mejor las tendencias del flujo de caja.

¿Cuáles son las características más importantes del software de facturación para pequeñas empresas?

Cuando diriges una pequeña empresa, es probable que no tengas tiempo para tareas administrativas como la facturación. El software de facturación puede facilitar estas tareas. Estas son algunas de las funciones que debes buscar en un software de facturación:

• Creación de facturas: el software de facturación debe ser capaz de generar fácilmente facturas personalizadas con tu logotipo, datos de la empresa e información del cliente. Muchas opciones ofrecen plantillas, lo que facilita la creación de documentos bien elaborados.

• Seguimiento de pagos: puede hacer un seguimiento automático de qué facturas están pagadas y cuáles están pendientes para ayudarte a gestionar los pagos pendientes.

• Automatización de recordatorios: el software puede activar recordatorios automáticos para notificar a los clientes cuando sus pagos están próximos a vencer o vencidos, reduciendo así el seguimiento manual.

• Aceptación de pagos: muchas herramientas de facturación se integran con procesadores de pagos, permitiendo a los clientes realizar el pago directamente desde la factura mediante tarjetas de crédito, transferencias bancarias o monederos digitales. Esta accesibilidad simplifica el proceso de pago y acelera los ciclos de facturación.

• Facturas recurrentes: si tu empresa funciona con un modelo basado en suscripciones o de retención, busca un software que pueda aceptar facturas recurrentes. Configura tu programa de facturación (p. ej., semanal, mensual, anualmente) y el software facturará automáticamente a tus clientes.

• Seguimiento de gastos: algunas herramientas de facturación también incluyen funciones para hacer un seguimiento de los gastos, lo que puede ayudarte a gestionar tus finanzas de forma más eficaz. Puedes registrar los gastos directamente en el sistema; algunas herramientas también pueden categorizarlos para facilitar el informe fiscal.

• Elaboración de informes: el software de facturación puede generar informes que ofrecen información sobre tu flujo de caja, pagos pendientes e ingresos, lo que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos.

Cómo funciona Stripe Invoicing para las pequeñas empresas

Stripe Invoicing es ideal para las pequeñas empresas que buscan una solución de facturación sencilla y automatizada. Con Stripe, puedes aceptar pagos en Internet, realizar un seguimiento de las facturas, establecer facturación recurrente y mantener tus finanzas organizadas.

Para implementar Stripe Invoicing, necesitarás una cuenta de Stripe, que puedes crear en Internet. Una vez que te registres, puedes usar las funciones de facturación integradas de Stripe directamente a través del Dashboard de Stripe. Stripe también puede integrarse con tus herramientas de contabilidad actuales, como QuickBooks o Xero, a través de aplicaciones del Stripe App Marketplace.

Cómo el software de facturación puede mejorar el flujo de caja de las pequeñas empresas

Para las pequeñas empresas que buscan mejorar su flujo de caja, automatizar la creación de facturas puede reducir errores, dar a los clientes más flexibilidad en los pagos y proporcionar información en tiempo real, todo lo cual contribuye a un flujo de caja más saludable y predecible.

El software de facturación también puede agilizar el proceso de pago. Los métodos de facturación tradicionales, como las facturas en papel y los correos electrónicos con instrucciones de pago manuales, pueden dar lugar a retrasos. El software de facturación te permite añadir funciones como botones de «Pagar ahora», para que los clientes puedan pagar directamente desde la factura con un clic.

El software de facturación también puede proporcionar datos actualizados para proyectar el flujo de caja, incluidas las facturas pendientes, los ingresos y otras métricas de salud financiera. Al conocer el estado de cada factura que envías y cuándo puedes esperar el pago, puedes tomar decisiones mejor fundamentadas sobre gastos, contrataciones o inversiones para el crecimiento.

¿Cuánto cuesta un software de facturación para las pequeñas empresas?

El coste del software de facturación varía en función de las funciones que pueda necesitar tu pequeña empresa, del tamaño de tu empresa y de su proveedor. A medida que tu negocio crece, puede que desees considerar la flexibilidad a la hora de elegir tu software. Estos son los posibles costes:

• Opciones gratuitas: el uso de la versión gratuita de un software de facturación puede funcionar para empresas muy pequeñas o autónomos que acaban de empezar.

• Modelos de suscripción: el software de facturación puede cobrar comisiones de suscripción que suelen oscilar entre 10 $ y más de 100 $ al mes, según las funciones y el tamaño de tu empresa.

• Modelos basados en transacciones: otros servicios cobran a una tasa por transacción de entre el 0,4 % y el 0,5 %. Por lo general, este modelo es mejor para empresas con volúmenes de facturación fluctuantes.

• Pago único: algunas opciones de software cobran entre 100 y 500 dólares por una licencia de por vida, pero es posible que esto no incluya funciones basadas en la nube o actualizaciones periódicas.

¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas de contabilidad y de inventario?

El software de facturación puede integrarse con los sistemas de contabilidad e inventario para sincronizar tus registros financieros con tus facturas y otros registros. A continuación, te explicamos cómo funciona normalmente y por qué es beneficioso para una pequeña empresa.

Mantener datos financieros unificados

El software de facturación se integra con tus sistemas de contabilidad, de modo que todos tus datos financieros (desde las facturas hasta los pagos) se registran automáticamente en el libro mayor.

• Cómo funciona: cuando creas una factura, el software de facturación envía los datos (p. ej., el importe, los impuestos, los descuentos, el estado del pago) directamente al software de contabilidad. A medida que se realizan los pagos, el software de contabilidad los registra automáticamente y actualiza tu sistema contable en tiempo real, lo que reduce la entrada manual y unifica tus datos financieros en un solo lugar.
  

Automatización de la contabilidad

Una de las mayores ventajas de integrar un software de facturación con sistemas contables es la contabilidad automatizada. El software puede registrar automáticamente las entradas de ingresos en tu programa de contabilidad cuando se paga una factura, incluyendo en los informes contables las facturas pendientes.

• Cómo funciona: supongamos que utilizas QuickBooks para la contabilidad y Stripe para la facturación y sincronizas ambos a través de una aplicación desde el marketplace de aplicaciones. Cada vez que emites una factura a través de Stripe y se procesa un pago, los datos fluyen directamente a QuickBooks. Esta automatización te ahorra el esfuerzo de conciliar las discrepancias de pago entre dos sistemas.
  

Gestión de inventario

Si tu empresa vende productos, integrar el software de facturación con los sistemas de gestión de inventario (p. ej., NetSuite, QuickBooks Enterprise) te permite hacer un seguimiento automático de las existencias a medida que se venden los productos.

• Cómo funciona: cuando se emite una factura por un producto, el software de facturación se comunica con tu sistema de inventario para reducir la cantidad de ese producto en stock. Si se procesa un pago, también se actualizará el estado de la venta en su sistema de inventario para que sepa qué hay disponible en un momento dado.
  

Seguimiento de ventas y gastos

La integración del software de facturación con los sistemas de contabilidad e inventario puede facilitar el seguimiento de las ventas y los gastos, todo en un solo lugar. Esto también te permite ver cómo afecta cada factura a tu flujo de caja, gastos y rentabilidad general.

• Cómo funciona: tu software de facturación puede registrar el precio y deducir el coste de los bienes vendidos (COGS) de tu sistema de inventario. Después, el software de contabilidad usa estos datos para realizar un seguimiento de tus márgenes de ganancias, aclarando tanto tus ingresos como tus gastos.
  

Simplificación del cálculo de impuestos

Cuando tu software de facturación está integrado con herramientas de contabilidad, puedes calcular los impuestos automáticamente. Esto es particularmente útil si debes cobrar impuestos sobre las ventas o el impuesto sobre el valor añadido (IVA), que varían según la región y pueden ser complejos de gestionar.

• Cómo funciona: si tu software de facturación tiene reglas de tipos impositivos establecidas, este calcula el impuesto correcto en la factura y pasa esa información a tu software de contabilidad. Algunos sistemas también admiten tipos impositivos diferentes según el país o el estado.
  

Elaboración de informes financieros completos

Al conectar el software de facturación y el de contabilidad, las empresas pueden generar informes financieros completos que muestran los ingresos, los gastos, el flujo de caja, el inventario y la rentabilidad, todo en un único dashboard.

• Cómo funciona: cuando se crean facturas y se procesan pagos, tu sistema contable refleja esa información automáticamente. Esta integración te brinda informes inmediatos sobre ingresos, gastos, facturas pendientes e inventario para obtener una visión integral de tus finanzas.