La facturación es una tarea importante para las pequeñas empresas, pero también puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores humanos cuando se realiza de forma manual. El software de facturación está diseñado para automatizar este proceso. Ayuda a las pequeñas empresas a crear, enviar y gestionar facturas, lo que les permite ahorrar un tiempo valioso y reducir el riesgo de errores costosos.

A medida que más y más empresas hacen el cambio al software de facturación, se espera que el mercado global de facturación electrónica se expanda a una tasa de crecimiento anual compuesta de 22.4% hasta 2031. Si eres propietario de una pequeña empresa y quieres mejorar la facturación, el software adecuado puede ser transformador. A continuación, analizaremos las características del software de facturación y cómo puede marcar la diferencia en tus operaciones diarias.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el software de facturación para pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son las características importantes del software de facturación para pequeñas empresas?
  
• Cómo funciona Stripe Invoicing para pequeñas empresas
  
• Cómo el software de facturación puede mejorar el flujo de caja de las pequeñas empresas
  
• ¿Cuánto cuesta el software de facturación para las pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas de contabilidad e inventario?
  

¿Qué es el software de facturación para pequeñas empresas?

El software de facturación para pequeñas empresas ayuda a crear, enviar y administrar facturas. Automatiza muchos aspectos del proceso de facturación para ahorrar tiempo, reducir errores y garantizar el pago puntual. Estos son algunos de los beneficios para las pequeñas empresas:

• Precisión y menos errores: la facturación manual deja margen de error, ya sea por un error de cálculo, una errata o la falta de información. El software de facturación puede calcular automáticamente los impuestos, aplicar descuentos y gestionar la conversión de monedas, lo que ayuda a las empresas a mejorar la precisión y evitar disputas.

• Seguimiento de pagos y facturas vencidas: el software de facturación realiza un seguimiento automático de los pagos y permite a las empresas establecer recordatorios de pago para notificar a los clientes cuando las facturas vencen o están atrasadas. Este monitoreo puede reducir el tiempo dedicado a perseguir los pagos atrasados.

• Información e informes financieros: el software de facturación suele ofrecer herramientas de elaboración de informes que proporcionan información valiosa sobre la salud financiera de una empresa. La empresa puede identificar rápidamente qué facturas están pendientes, hacer un seguimiento de sus ingresos y comprender mejor las tendencias del flujo de caja.

¿Cuáles son las características importantes del software de facturación para pequeñas empresas?

Cuando diriges una pequeña empresa, es probable que no tengas tiempo para tareas administrativas como la facturación. El software de facturación puede facilitar estas tareas. Estas son las características que debes buscar en un software de facturación:

• Creación de facturas: el software de facturación debe ser capaz de generar fácilmente facturas personalizadas con tu logotipo, los datos de la empresa y la información del cliente. Muchas opciones ofrecen plantillas, lo que facilita la creación de documentos pulidos.

• Seguimiento de pagos: puede hacer un seguimiento automático de las facturas que están pagas y de las que aún están pendientes para ayudarte a gestionar los pagos pendientes.

• Automatización de recordatorios: el software puede habilitar recordatorios automáticos para notificar a los clientes cuando sus pagos vencen o están atrasados, lo que reduce los seguimientos manuales.

• Aceptación de pagos: muchas herramientas de facturación se integran con procesadores de pagos, lo que permite a los clientes pagar directamente a través de la factura mediante tarjetas de crédito, transferencias bancarias o billeteras digitales. Esta accesibilidad simplifica el proceso de pago y acelera los ciclos de facturación.

• Facturas recurrentes: si tu empresa funciona con un modelo basado en suscripciones o retenciones, busca un software que pueda adaptarse a la facturación recurrente. Establece tu calendario de facturación (por ejemplo, semanal, mensual, anual) y el software facturará automáticamente a tus clientes.

• Seguimiento de gastos: algunas herramientas de facturación también incluyen funciones para hacer un seguimiento de los gastos, lo que puede ayudarte a administrar tus finanzas de manera más eficaz. Puedes registrar los gastos directamente en el sistema; algunas herramientas también pueden categorizarlos para facilitar la elaboración de informes fiscales.

• Informes: el software de facturación puede generar informes que ofrecen información sobre tu flujo de caja, pagos pendientes e ingresos, lo que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos.

¿Cómo funciona Stripe Invoicing para pequeñas empresas?

Stripe Invoicing es ideal para pequeñas empresas que desean una solución de facturación sencilla y automatizada. Con Stripe, puedes aceptar pagos online, hacer un seguimiento de las facturas, establecer una facturación recurrente y mantener tus finanzas organizadas.

Para implementar Stripe Invoicing, necesitarás una cuenta de Stripe, que puedes crear en línea. Una vez que te registres, puedes usar las funciones integradas de facturación de Stripe directamente desde el Dashboard de Stripe. Stripe también puede integrarse con tus herramientas de contabilidad existentes, como QuickBooks o Xero, a través de aplicaciones de Stripe App Marketplace.

Cómo el software de facturación puede mejorar el flujo de caja de las pequeñas empresas

Para las pequeñas empresas que buscan mejorar su flujo de caja, la automatización de la creación de facturas puede reducir los errores, brindar a los clientes más flexibilidad de pago y proporcionar información en tiempo real, todo lo cual contribuye a un flujo de caja más saludable y predecible.

El software de facturación también puede acelerar el proceso de pago. Los métodos de facturación tradicionales, como las facturas en papel y los correos electrónicos con instrucciones de pago manuales, pueden dar lugar a demoras. Con el software de facturación, puedes agregar funciones como los botones «Pagar ahora», para que los clientes puedan pagar directamente desde la factura con un solo clic.

El software de facturación también puede proporcionar datos actualizados para proyectar el flujo de caja, incluidas las facturas pendientes, los ingresos y otras métricas de salud financiera. Al conocer el estado de cada factura que envías y cuándo puedes esperar el pago, puedes tomar decisiones mejor informadas sobre el gasto, la contratación o la inversión en el crecimiento.

¿Cuánto cuesta el software de facturación para las pequeñas empresas?

El costo del software de facturación varía según las funciones que necesite tu pequeña empresa, el tamaño de tu empresa y su proveedor. A medida que tu negocio se expande, es posible que quieras considerar la flexibilidad en la elección de tu software. Estos son los posibles costos:

• Opciones gratuitas: el uso de la versión gratuita del software de facturación puede funcionar para empresas muy pequeñas o trabajadores autónomos que recién están comenzando.

• Modelos de suscripción: el software de facturación puede cobrar cuotas de suscripción que suelen oscilar entre $10 y más de $100 al mes, según las características y el tamaño de tu empresa.

• Modelos basados en transacciones: otros servicios cobran a una tasa por transacción de entre el 0,4 % y el 0,5 %. Por lo general, este modelo es el mejor para las empresas con volúmenes de factura fluctuantes.

• Pago único: algunas opciones de software cobran entre $100 y $500 por una licencia de por vida, pero es posible que esto no incluya funciones basadas en la nube o actualizaciones periódicas.

¿Cómo se integra el software de facturación con los sistemas de contabilidad e inventario?

El software de facturación puede integrarse con los sistemas de contabilidad e inventario para sincronizar tus registros financieros con tus facturas y otros registros. A continuación, te explicamos cómo suele funcionar y por qué es beneficioso para una pequeña empresa.

Mantenimiento de datos financieros unificados

Al integrar tu software de facturación con tus sistemas contables, todos tus datos financieros, desde las facturas hasta los pagos, se registran automáticamente en el libro de contabilidad.

• Cómo funciona: al crear una factura, el software de facturación envía los datos (por ejemplo, el monto, los impuestos, los descuentos, el estado del pago) directamente al software de contabilidad. A medida que se realizan los pagos, el software de contabilidad los registra automáticamente y actualiza tu sistema de contabilidad en tiempo real, lo que reduce la entrada manual y unifica tus datos financieros en un solo lugar.
  

Automatización de la contabilidad

Una de las mayores ventajas de integrar el software de facturación con los sistemas de contabilidad es la contabilidad automatizada. El software puede registrar automáticamente las entradas de ingresos en tu software de contabilidad cuando se paga una factura, con cualquier factura pendiente incluida en los informes contables.

• Cómo funciona: supongamos que usas QuickBooks para la contabilidad y Stripe para la facturación, y sincronizas ambos a través de una aplicación desde App Marketplace. Cada vez que emites una factura a través de Stripe y se procesa un pago, esos datos fluyen directamente a QuickBooks. Esta automatización te ahorra el esfuerzo de conciliar las discrepancias de pago entre dos sistemas.
  

Gestión del inventario

Si tu empresa vende productos, la integración de tu software de facturación con sistemas de gestión de inventario (por ejemplo, NetSuite, QuickBooks Enterprise) te permite realizar un seguimiento automático de los niveles de existencias a medida que se venden los productos.

• Cómo funciona: cuando se emite una factura para un producto, el software de facturación se comunica con tu sistema de inventario para reducir la cantidad de ese producto en stock. Si se procesa un pago, también se actualizará el estado de la venta en tu sistema de inventario para que sepas lo que está disponible en un momento dado.
  

Seguimiento de ventas y gastos

La integración del software de facturación con los sistemas de contabilidad e inventario puede facilitar el seguimiento de las ventas y los gastos, todo en un solo lugar. Esto también te permite ver cómo cada factura afecta tu flujo de caja, tus gastos y tu rentabilidad general.

• Cómo funciona: tu software de facturación puede hacer un seguimiento del precio y deducir el costo de los bienes vendidos (COGS) de tu sistema de inventario. Luego, el software de contabilidad utiliza estos datos para realizar un seguimiento de tus márgenes de ganancia, aclarando tanto tus ingresos como tus gastos.
  

Simplificación del cálculo de impuestos

Cuando tu software de facturación está integrado con herramientas de contabilidad, puedes calcular los impuestos automáticamente. Esto es especialmente útil si tienes que cobrar el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado (IVA), que varían según la región y pueden ser complejos de administrar.

• Cómo funciona: si tu software de facturación tiene normativas de tasa impositiva establecidas, calcula el impuesto correcto en la factura y pasa esa información a tu software de contabilidad. Algunos sistemas también permiten diferentes tasas impositivas, según el país o el estado.
  

Generación de informes financieros completos

Al conectar el software de facturación y contabilidad, las empresas pueden generar informes financieros completos que muestren los ingresos, los gastos, el flujo de caja, el inventario y la rentabilidad, todo en un solo panel.

• Cómo funciona: cuando se crean las facturas y se procesan los pagos, tu sistema contable refleja esa información automáticamente. Esta integración te brinda informes inmediatos sobre ingresos, gastos, facturas pendientes e inventario para obtener una visión integral de tus finanzas.