การที่ธุรกิจมีภาพรวมเกี่ยวกับการชําระเงินที่เข้ามานั้นจะมีประโยชน์เสมอ ในทำนองเดียวกัน ธุรกิจควรแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อมีการโอนเงินที่คาดหวังไว้อย่างเร่งด่วนหรือการชำระเงินปริมาณมากเป็นพิเศษ ใบแจ้งการส่งเงินอาจช่วยได้ ในบทความนี้ คุณจะได้ศึกษาว่าใบแจ้งการส่งเงินคืออะไร ใบแจ้งการส่งเงินควรประกอบด้วยข้อมูลใดบ้าง และจำเป็นต้องส่งใบแจ้งการส่งเงินหรือไม่ นอกจากนี้เรายังจะอธิบายความแตกต่างระหว่างใบแจ้งการส่งเงิน หลักฐานการชําระเงิน และการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- ใบแจ้งการส่งเงินคืออะไร
- ธุรกิจต้องส่งใบแจ้งการส่งเงินหรือไม่
- ใบแจ้งการส่งเงินควรประกอบด้วยข้อมูลใดบ้าง
- ใบแจ้งการส่งเงินแตกต่างจากหลักฐานการชําระเงินและการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้อย่างไร
ใบแจ้งการส่งเงินคืออะไร
หลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว ธุรกิจต่างๆ ต้องรอรับเงิน ใบแจ้งการส่งเงิน เป็นการแจ้งเตือนจากผู้ชำระเงินว่าการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นถูกส่งไปแล้วและจะได้รับในเร็วๆ นี้ ถือเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูภาพรวมของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระและการชำระเงินที่คาดว่าจะเข้ามา ทั้งสองฝ่ายสามารถออกใบแจ้งการส่งเงินได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่สิ่งที่ตกลงกันไว้ โดยมักใช้เมื่อโอนเงินจำนวนมาก การชำระเงินเร่งด่วนที่คาดหวังไว้ และ/หรือ การโอนระหว่างประเทศ หรือเมื่อรวมการชำระเงินหลายๆ รายการ ซึ่งมันช่วยลดความยุ่งยากในการวางแผนสภาพคล่องสำหรับผู้รับเงิน และช่วยจัดสรรจำนวนเงินให้กับสินค้าแต่ละรายการสำหรับการชำระเงินแบบรวม ในแง่นี้คําว่า "คําแนะนํา" หมายถึง "แจ้งเตือน"
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากปัจจุบันการชำระเงินส่วนใหญ่ทำผ่านดิจิทัล และได้รับการชำระเงินทันที ธุรกิจอีคอมเมิร์ซจึงไม่ค่อยนำใบแจ้งการส่งเงินมาใช้เพื่อการออกใบแจ้งหนี้อีกต่อไป เดิมที ใบแจ้งการส่งเงินจะถูกส่งพร้อมกับเช็คทางไปรษณีย์และจะมีข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเช็คดังกล่าว จากนั้นผู้ที่ดำเนินการประมวลผลเช็คอาจใช้ข้อมูลนี้เพื่อช่วยในการจัดสรรเช็คให้กับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ปัจจุบันนี้ โปรแกรมบัญชีดำเนินการดังกล่าวโดยอัตโนมัติโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการดำเนินการอัตโนมัติที่สร้างขึ้น
ธุรกิจต้องส่งใบแจ้งการส่งเงินหรือไม่
ธุรกิจไม่จําเป็นต้องส่งใบแจ้งการส่งเงิน แต่จะถือว่าเป็นแสดงออกถึงการมีมารยาทและการอำนวยความสะดวก ในทำนองเดียวกัน ในฐานะธุรกิจ คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลยเมื่อได้รับใบแจ้งการส่งเงิน
ซึ่งนี้แตกต่างจากขั้นตอนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ซึ่งผู้รับเงินจะต้องแจ้งการหักบัญชีที่จะเข้ามาให้ผู้จ่ายทราบโดยเร็ว
ใบแจ้งการส่งเงินควรประกอบด้วยข้อมูลใดบ้าง
โดยทั่วไปแล้ว ผู้ชำระเงินควรระบุรายการทั้งหมดที่ของการชำระเงินนั้น โดยทั่วไปจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ส่วนลดใดๆ ที่ใช้ได้ และจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งการส่งเงินแตกต่างจากหลักฐานการชําระเงินและการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้อย่างไร
ใบแจ้งการส่งเงินจะแจ้งเตือนว่ากำลังจะมีการชำระเงินกำลังเกิดขึ้นและรองรับกระบวนการชำระเงิน ในปัจจุบันนี้ ใบแจ้งการส่งเงินจะมีรูปแบบเป็นอีเมลที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยอาจระบุหมายเลขอ้างอิงถึงคําสั่งชำระเงินด้วย
แต่การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ก็คือการแจ้งเตือนว่ากำลังจะได้รับใบแจ้งหนี้ โดยปกติ จะรวมรายการสินค้าทั้งหมดที่จะชําระ
ในทางกลับกัน หลักฐานการชําระเงินจะทําหน้าที่เป็นการแจ้งเตือนว่าได้มีการชําระเงินแล้วและช่วยให้ธุรกิจติดตามการชําระเงินที่เข้าและออกทั้งหมดได้ โดยแสดงให้เห็นว่าชำระค่าอะไรและการชำระเงินมาจากใคร หลักฐานการชําระเงินมีรายละเอียดต่างๆ เช่น ยอดเงิน ประเภทธุรกรรม และวันที่ชําระเงิน อาจเป็นรูปแบบการรับเงินสดหรือการโอนเงินที่เสร็จสมบูรณ์
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ