Il est toujours utile pour les entreprises d’avoir une vue d’ensemble des paiements entrants. Par ailleurs, ces mêmes entreprises doivent informer leurs clients lorsqu’elles ont transféré des paiements urgents ou particulièrement importants. Les bordereaux de paiement peuvent alors être très utiles dans ces situations. Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est un bordereau de paiement, quelles informations un bordereau de paiement doit contenir et s’il existe une obligation d’envoyer un bordereau de paiement. Nous vous expliquerons également les différences entre un bordereau de paiement, une preuve de paiement et une notification de facture.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’un bordereau de paiement?
  
• Les entreprises sont-elles tenues d’envoyer un bordereau de paiement?
  
• Quelles informations un bordereau de paiement doit-il contenir?
  
• En quoi un bordereau de paiement diffère-t-il d’une preuve de paiement et d’une notification de facture?
  

Qu’est-ce qu’un bordereau de paiement?

Après l’émission d’une facture, les entreprises doivent attendre de recevoir le paiement. Le bordereau de paiement (une notification du payeur indiquant que le paiement d’une facture a été transmis et sera reçu très prochainement) est un moyen utile d’avoir une vue d’ensemble des factures impayées et des paiements entrants prévus. Le bordereau de paiement peut être émis par l’une ou l’autre des parties, en fonction de ce qui a été convenu. Il est souvent utilisé lors de transferts de montants importants, de paiements urgents et/ou de transferts internationaux, ou lors de la combinaison de paiements. Il simplifie la planification des liquidités pour le bénéficiaire et permet d’allouer des montants à des postes individuels pour des paiements combinés. Dans ce contexte, le mot « bordereau » signifie « avis ».

Cependant, étant donné que la plupart des paiements sont désormais effectués numériquement et sont reçus immédiatement, les bordereaux de paiement sont désormais rarement utilisés par les entreprises de commerce en ligne pour la facturation. À l’origine, le bordereau de paiement devait être envoyé avec un chèque par la poste et contenait des informations sur l’objet du chèque. Ces informations pouvaient ensuite être utilisées par la personne traitant le chèque pour l’aider à affecter le chèque à la facture correspondante. Aujourd’hui, les programmes comptables le font automatiquement à l’aide de l’intelligence artificielle (IA) et des comportements automatisés qu’elle crée.

Les entreprises sont-elles tenues d’envoyer un bordereau de paiement?

Les entreprises ne sont pas tenues d’envoyer un bordereau de paiement. Il s’agit plutôt d’un geste de courtoisie. De même, en tant qu’entreprise, vous n’avez rien à faire lorsque vous recevez un bordereau de paiement.

Ce processus est différent du processus de prélèvement automatique SEPA, lorsqu’il est obligatoire pour le bénéficiaire d’informer rapidement le payeur d’un débit entrant.

Quelles informations le bordereau de paiement doit-il contenir?

En règle générale, les payeurs doivent énumérer tous les articles concernés par le paiement. Les informations suivantes sont généralement incluses : la date de la facture, le numéro de la facture, toute remise le cas échéant et le montant de la facture.

En quoi un bordereau de paiement diffère-t-il d’une preuve de paiement et d’une notification de facture?

Le bordereau de paiement avertit qu’un paiement est sur le point d’être effectué et appuie le processus de paiement. Aujourd’hui, les bordereaux de paiement se présentent sous la forme de courriels générés automatiquement. Ils peuvent inclure une référence à un ordre de paiement.

Une notification de facture, quant à elle, est une notification indiquant qu’une facture est sur le point d’être reçue. Elle comprend normalement une liste de tous les articles à payer.

En revanche, la preuve de paiement sert à signaler qu’un paiement a été effectué et aide les entreprises à suivre tous les paiements entrants et sortants. Elle indique ce qui a été payé et d’où vient l’argent. La preuve de paiement comprend des informations telles que le montant, le type de transaction et la date du paiement. Elle peut prendre la forme d’un encaissement ou d’un virement effectué.