Für Händler/innen und Unternehmen ist es hilfreich, stets den Überblick über nahende Zahlungseingänge zu behalten. Gleichermaßen sollten diese wiederum Ihre Kundschaft informieren, wenn sie dringend erwartete oder besonders hohe Zahlungseingänge überwiesen haben. Ein Hilfsmittel ist hier der Zahlungsavis. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Zahlungsavis ist, welche Angaben ein Zahlungsavis beinhalten muss und ob es Pflicht ist, einen solchen zu versenden. Zudem erklären wir die Unterschiede zwischen Zahlungsavis, Zahlungsnachweis und Rechnungsavis.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Zahlungsavis?
  
• Ist es Pflicht, einen Zahlungsavis zu versenden?
  
• Welche Angaben muss ein Zahlungsavis enthalten?
  
• Was sind die Unterschiede zu Zahlungsnachweis und Rechnungsavis?
  

Was ist ein Zahlungsavis?

Ein Zahlungsavis ist eine Mitteilung des/der Zahlungspflichtigen darüber, dass die Zahlung für eine Rechnung angewiesen wurde und zeitnah eingehen wird. Das Wort Avis bedeutet so viel wie Ankündigung. Zahlungsavisen können von jeder Partei – abhängig von der Vereinbarung – veranlasst werden. Er kommt häufig bei der Überweisung größerer Beträge, dringend erwarteter und/oder internationaler Zahlungen sowie bei der Begleichung von Sammelbeträgen zum Einsatz. Er vereinfacht dem/der Zahlungsempfänger/in die Liquiditätsplanung und die Zuordnung einzelner Positionen.

Da heutzutage die meisten Zahlungen allerdings digital ausgeführt werden, und somit sofort bzw. zeitnah eingehen, ist ein Zahlungsavis inzwischen kein typischer Bestandteil des Rechnungswesens von E-Commerce-Unternehmen mehr. Ursprünglich wurde ein Zahlungsavis zusammen mit einem Scheck per Post versendet und enthielt Informationen über den Verwendungszweck des Schecks. Mit dieser Information konnte der/die Sachbearbeiter/in abgleichen, welche Rechnung er/sie der Zahlung zuordnen musste. Heute erledigen Buchhaltungsprogramme diese Aufgabe mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und damit erstellten Automatismen.

Ist es Pflicht, einen Zahlungsavis zu versenden?

Nein, es ist keine Pflicht, als Unternehmen einen Zahlungsavis zu versenden. Es ist eher als ein Entgegenkommen zu verstehen. Gleichermaßen müssen Sie auch nichts unternehmen, wenn Sie einen Zahlungsavis erhalten.

Anders ist dies zum Beispiel beim SEPA-Lastschriftverfahren. Hier ist es die Pflicht des Zahlungsempfängers/der Zahlungsempfängerin die zahlungspflichtige Person fristgerecht über den kommenden Einzug informieren.

Welche Angaben muss ein Zahlungsavis enthalten?

Zahlungspflichtige listen in der Regel alle Positionen auf, die durch die Zahlung beglichen werden. Folgende Details werden in der Regel genannt: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, gegebenenfalls ein Skontoabzug sowie der Rechnungsbetrag.

Was sind die Unterschiede zu Zahlungsnachweis und Rechnungsavis?

Ein Zahlungsavis gibt den Hinweis darauf, dass eine Zahlung in Kürze erfolgen wird und unterstützt den Zahlungsprozess. Heutzutage handelt es sich bei Zahlungsavisen um automatisch generierte E-Mails. Sie können einen Querverweis auf einen Zahlungsauftrag enthalten.

Ein Rechnungsavis hingegen ist die Mitteilung, dass zeitnah eine Rechnung eingehen wird. Er enthält meist auch eine Auflistung aller zu berechnenden Positionen.

Der Zahlungsnachweis auf der anderen Seite dient als Beweis, dass eine Zahlung getätigt wurde und hilft, alle ausgehenden oder eingehenden Zahlungen des Unternehmens nachzuverfolgen. Er zeigt an, was bezahlt wurde und woher das Geld stammte. Ein Zahlungsnachweis enthält Details wie den Betrag, die Art der Transaktion und das Datum der Zahlung. Dabei kann es sich u. a. um einen Kassenbon oder eine durchgeführte Überweisung handeln.