A las empresas siempre les resulta útil tener una visión general de los pagos que van a recibir. Del mismo modo, también deberían informar a sus clientes cuando deban esperar un envío de fondos urgente o pagos especialmente elevados. El aviso de pago puede ayudar a hacerlo. En este artículo, aprenderás lo que es el aviso de pago, qué información debe incluir y si es obligatorio enviarlo. También te explicaremos las diferencias que hay entre el aviso de pago, el comprobante de pago y la notificación de factura.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un aviso de pago?
  
• ¿Las empresas tienen la obligación de enviar avisos de pago?
  
• ¿Qué información debe incluir un aviso de pago?
  
• ¿En qué se diferencia el aviso de pago del comprobante de pago y de la notificación de factura?
  

¿Qué es un aviso de pago?

Tras emitir una factura, las empresas deben esperar a recibir el pago. El aviso de pago (una notificación del pagador que indica que se ha transmitido la factura y que se recibirá muy pronto) es una buena forma de obtener un resumen de las facturas pendientes y los pagos que se espera recibir. El aviso de pago lo puede emitir cualquiera de las partes, en función de lo que se haya acordado. Se suele utilizar cuando se transfieren grandes importes, si se esperan pagos con urgencia, en el caso de envíos de fondos internacionales o si se combinan pagos. Permite que el beneficiario planifique su liquidez con mayor facilidad y ayuda a asignar importes a partidas concretas si se combinan pagos. Este aviso se usa a modo de notificación.

Sin embargo, como la mayoría de los pagos ahora se hace digitalmente y se recibe de inmediato, las empresas de e-commerce casi nunca usan el aviso de pago con fines de facturación. En un principio, el aviso de pago se enviaría con un cheque por correo postal e incluiría información sobre el objetivo de dicho cheque. Quien procesara el cheque usaría estos datos para asignarlo a la factura correcta. Actualmente, los programas de contabilidad hacen lo mismo mediante inteligencia artificial (IA) y los comportamientos automatizados que crea.

¿Las empresas tienen la obligación de enviar avisos de pago?

Las empresas no tienen la obligación de enviar avisos de pago, sino que se trata de un acto de cortesía. Del mismo modo, si tienes una empresa, no tienes la obligación de hacer nada si recibes un aviso de pago.

El proceso de los adeudos directos SEPA es diferente, ya que es obligatorio que el beneficiario informe al pagador de inmediato de un adeudo entrante.

¿Qué información debe incluir un aviso de pago?

Normalmente, los pagadores deben indicar todas las partidas del pago. Se suelen incluir los siguientes datos: fecha, número e importe de la factura, así como cualquier descuento cuando corresponda.

¿En qué se diferencia el aviso de pago del comprobante de pago y de la notificación de factura?

El aviso de pago indica que se está a punto de hacer un pago, lo que facilita el proceso de pago. En la actualidad, el aviso de pago se envía mediante un correo electrónico que se genera automáticamente y puede incluir una referencia a una orden de pago.

Por otro lado, una notificación de factura indica que se va a recibir una factura y suele incluir una lista con todas las partidas que se van a cobrar.

En cambio, un comprobante de pago sirve como notificación de que se ha hecho un pago y ayuda a las empresas a localizar todos los pagos entrantes y salientes. En él se muestra lo que se ha pagado y de dónde proviene el dinero. En el comprobante de pago se incluyen datos como el importe, el tipo de transacción y la fecha de pago. Puede tratarse de un recibo de pago en efectivo o de un envío de fondos completado.