Het is altijd handig voor ondernemingen om een overzicht te hebben van inkomende betalingen. Ze moeten hun klanten ook informeren wanneer zij dringend verwachte of bijzonder grote betalingen hebben overgemaakt. Een overmakingsbevestiging kan hierbij helpen. In dit artikel leer je wat een overmakingsbevestiging is, welke informatie een overmakingsbevestiging moet bevatten en of er een verplichting is om een overmakingsbevestiging te verzenden. We leggen ook uit wat de verschillen zijn tussen een overmakingsbevestiging, een betalingsbewijs en een factuurbevestiging.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een overmakingsbevestiging?
  
• Zijn ondernemingen verplicht om een overmakingsbevestiging te sturen?
  
• Welke informatie moet de overmakingsbevestiging bevatten?
  
• Wat is het verschil tussen een overmakingsbevestiging en een betalingsbewijs of factuurmelding?
  

Wat is een overmakingsbevestiging?

Na het uitgeven van een factuur moeten ondernemingen wachten op een betaling. Een overmakingsbevestiging is een melding van de betaler dat de betaling voor een factuur is verzonden en zeer binnenkort wordt ontvangen. Het is een handige manier om een overzicht te krijgen van openstaande facturen en verwachte inkomende betalingen. Een overmakingsbevestiging kan door beide partijen worden afgegeven, afhankelijk van wat er is afgesproken. Het wordt vaak gebruikt bij wanneer er grote bedragen worden overgemaakt, dringend verwachte betalingen en/of internationale overschrijvingen worden gedaan of als er betalingen worden gecombineerd. Het vereenvoudigt de liquiditeitsplanning voor de begunstigde en helpt bij het toewijzen van bedragen aan individuele posten voor gecombineerde betalingen. Een overmakingsbevestiging is dus een kennisgeving.

Maar omdat de meeste betalingen nu digitaal worden gedaan en direct worden ontvangen, wordt een overmakingsbevestiging nog maar zelden gebruikt door e-commercebedrijven voor facturatie. Vroeger werd de overmakingsbevestiging met een cheque per post worden verzonden en bevatte deze informatie over het doel van de cheque. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt door de persoon die de cheque verwerkt om de cheque aan de juiste factuur toe te wijzen. Tegenwoordig doen boekhoudprogramma's dit automatisch met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) en de geautomatiseerde processen die daarmee gemaakt kunnen worden.

Zijn ondernemingen verplicht om een overmakingsbevestiging te sturen?

Ondernemingen zijn niet verplicht om een overmakingsbevestiging te sturen. In plaats daarvan wordt het gezien als een beleefdheid. Je hoeft als onderneming ook niets te doen wanneer je een overmakingsbevestiging ontvangt.

Dit is anders dan bij de procedure voor SEPA-incasso, waarbij de begunstigde verplicht is de betaler snel op de hoogte te stellen van een inkomende afschrijving.

Welke informatie moet de overmakingsbevestiging bevatten?

Betalers moeten over het algemeen alle items vermelden waarop de betaling betrekking heeft. Over het algemeen worden de volgende gegevens vermeld: factuurdatum, factuurnummer, eventuele korting indien van toepassing en het factuurbedrag.

Wat is het verschil tussen een overmakingsbevestiging en een betalingsbewijs of factuurmelding?

Een overmakingsbevestiging geeft een melding dat een betaling op het punt staat te worden gedaan en ondersteunt het betalingsproces. Tegenwoordig worden overmakingsbevestigingen automatisch gegenereerd en als e-mail verstuurd. Ze kunnen een verwijzing naar een betalingsopdracht bevatten.

Een factuurmelding daarentegen is een melding dat een factuur op het punt staat te worden ontvangen. Normaal gesproken bevat het een lijst met alle items die moeten worden vereffend.

Een betalingsbewijs daarentegen dient als een melding dat een betaling is gedaan en helpt ondernemingen alle inkomende en uitgaande betalingen te volgen. Het laat zien wat er is betaald en waar het geld vandaan komt. Het betalingsbewijs bevat gegevens zoals het bedrag, het type transactie en de datum van betaling. Het kan de vorm aannemen van een kassabon of een voltooide overschrijving.