Il est toujours utile pour les entreprises d'avoir une vue d'ensemble sur les paiements entrants. De même, elles doivent informer leurs clients lorsqu'elles ont transféré des paiements urgents ou particulièrement volumineux. Un avis de versement peut les aider à cet égard. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est un avis de versement, quelles informations il doit contenir et s'il existe une obligation de l'envoyer. Nous aborderons également les différences entre un avis de versement, une preuve de paiement et une notification de facturation.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un avis de versement ?
  
• Les entreprises ont-elles l'obligation d'envoyer un avis de versement ?
  
• Quelles informations doivent figurer sur un avis de versement ?
  
• Quelles sont les différences entre un avis de versement, une preuve de paiement et une notification de facturation ?
  

Qu'est-ce qu'un avis de versement ?

Après avoir émis une facture, les entreprises doivent attendre de recevoir le paiement. L'avis de versement est une notification du payeur indiquant que le paiement d'une facture a été transmis et qu'il sera reçu très prochainement. C'est un moyen utile d'obtenir une vue d'ensemble sur les factures en attente et les paiements attendus. Il peut être émis par l'une ou l'autre des parties, en fonction de ce qui a été convenu. L'avis de versement est souvent utilisé pour transférer des montants importants, des paiements urgents, des virements internationaux ou pour combiner plusieurs paiements. Il simplifie la planification de la trésorerie pour le bénéficiaire et facilite l'affectation des différents montants pour les paiements combinés. Dans ce contexte, le terme « avis » fait référence à une « notification ».

À l'heure actuelle, la plupart des paiements sont effectués par voie numérique et reçus instantanément, les avis de versement sont donc rarement utilisés par les entreprises e-commerce au moment de la facturation. À l'origine, cet avis était envoyé avec un chèque par la poste et contenait des informations sur l'objet du chèque. Ces informations pouvaient ensuite indiquer à la personne en charge du traitement du chèque comment l'affecter à la bonne facture. Aujourd'hui, les programmes de comptabilité le font automatiquement grâce à l'intelligence artificielle (IA) et aux comportements automatisés.

Les entreprises ont-elles l'obligation d'envoyer un avis de versement ?

Les entreprises ne sont pas tenues d'envoyer un avis de versement. Il s'agit plutôt d'un geste de courtoisie. De même, en tant qu'entreprise, vous n'avez rien à faire lorsque vous recevez un avis de versement.

Cependant, avec la procédure de prélèvement automatique SEPA, le bénéficiaire doit informer rapidement le payeur en cas de prélèvement entrant.

Quelles informations doivent figurer sur un avis de versement ?

En règle générale, le payeur doit énumérer tous les éléments concernés par le paiement. Les informations suivantes sont généralement incluses : date de facturation, numéro de facture, remise éventuelle et montant figurant sur la facture.

Quelles sont les différences entre un avis de versement, une preuve de paiement et une notification de facturation ?

L'avis de versement informe qu'un paiement est sur le point d'être effectué et soutient le processus de paiement. Aujourd'hui, les avis de versement prennent la forme d'e-mails générés automatiquement et peuvent inclure une référence à un ordre de paiement.

La notification de facturation, quant à elle, est une notification indiquant qu'une facture est sur le point d'être reçue. Elle comprend normalement une liste de tous les éléments à régler.

Enfin, la preuve de paiement sert à notifier qu'un paiement a été effectué, ce qui aide les entreprises à retracer tous les paiements entrants et sortants. Elle indique ce qui a été payé et d'où provient cet argent. La preuve de paiement comprend des informations comme le montant, le type de transaction et la date du paiement. Elle peut prendre la forme d'un reçu en espèces ou être la preuve d'un virement effectué.