รายงานอายุหรือที่เรียกว่าอายุหนี้ลูกหนี้การค้าคือเอกสารทางการเงินที่จัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระของบริษัทตามระยะเวลาที่ครบกําหนดชําระ โดยจะแสดงจํานวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระ และหารยอดเงินตามระยะเวลาที่เลยกําหนด (เช่น 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61-90 วัน, มากกว่า 90 วัน)

การวิเคราะห์ปี 2022 จากใบแจ้งหนี้ 250,000 รายการพบว่าใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชําระหลังจากครบ 90 วัน มีโอกาสที่จะชําระเงินเพียง 18% เท่านั้น รายงานอายุจะช่วยให้ธุรกิจระบุใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงสุดต่อการไม่ชําระเงิน เพื่อให้มุ่งเน้นไปที่การเรียกเก็บเงินได้อย่างสอดคล้อง

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าเหตุใดรายงานอายุจึงมีความสําคัญสําหรับธุรกิจ วิธีสร้างและตีความรายงานอายุ รวมถึงวิธีจัดการปัญหาที่มักจะพบจากรายงานเหล่านี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เหตุใดรายงานอายุจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ
  
• มีอะไรในรายงานอายุ
  
• วิธีสร้างรายงานอายุ
  
• วิธีตีความรายงานอายุ
  
• ปัญหาทั่วไปที่รายงานอายุเผยให้เห็นและวิธีแก้ไข
  

เหตุใดรายงานอายุจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ

รายงานอายุจะช่วยให้ธุรกิจทราบแนวโน้มและสร้างกลยุทธ์สําหรับอนาคตได้ รายงานอายุจะช่วยแนะแนวทางการตัดสินใจทางธุรกิจดังนี้

• ความเสี่ยงด้านเครดิต: รายงานอายุนำเสนอมีข้อมูลเชิงลึกว่าลูกค้ารายใดมีความน่าเชื่อถือและรายใดมีความเสี่ยงด้านเครดิต ทําให้สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับลูกค้าและข้อกําหนดด้านเครดิต

• กระแสเงินสด: รายงานอายุจะระบุว่าหนี้การค้ารายการใดที่มีความเสี่ยงที่จะล่าช้าหรือผิดนัดชำระ วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจคาดการณ์กระแสเงินสดได้อย่างถูกต้องแม่นยํามากขึ้น ระบุคอขวดทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น และรักษาสภาพคล่องให้กับการดําเนินงานหลัก

• กลยุทธ์การเติบโต: เมื่อใช้รายงานอายุ ธุรกิจจะสามารถปรับกลยุทธ์การเติบโตให้สอดคล้องกับประสิทธิภาพด้านลูกหนี้การค้าแบบเรียลไทม์ได้ดีขึ้น

• กระบวนการชําระเงิน: รายงานอายุแสดงให้เห็นถึงความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน และแนะแนวทางในการปรับปรุงที่ช่วยลดระยะเวลาเก็บหนี้ (DSO) ซึ่งเป็นจํานวนวันโดยเฉลี่ยจนกว่าจะได้รับการชําระเงิน

มีอะไรในรายงานอายุ

รายงานอายุประกอบด้วยองค์ประกอบหลักหลายๆ อย่างที่แสดงมุมมองที่ครอบคลุมของลูกหนี้การค้าของบริษัท ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักของรายงาน

• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อหรือ ID ลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ

• รายละเอียดใบแจ้งหนี้: หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออก และวันที่ครบกําหนดชําระ

• ยอดค้างชําระ: ยอดรวมที่ลูกค้าแต่ละรายต้องชำระ โดยแยกเป็นยอดใบแจ้งหนี้แต่ละใบ

• การแบ่งกลุ่มตามระยะเวลา: ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระแต่ละรายการเลยกําหนดชําระมานานแค่ไหนแล้ว โดยมักจะจัดอยู่ในหมวดหมู่ 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61-90 วัน และนานกว่า 90 วัน

• หนี้การค้าที่ค้างชําระทั้งหมด: ข้อมูลสรุปยอดค้างชําระทั้งหมดของลูกค้าทั้งหมด

• หมายเหตุหรือสถานะการเรียกเก็บเงิน: หมายเหตุเกี่ยวกับการดําเนินการเรียกเก็บเงิน เช่น การโทรติดตามผล การให้สัญญาว่าจะชําระเงิน และการโต้แย้งการชําระเงิน

• ตัวบ่งชี้ความเสี่ยงด้านเครดิต: สัญญาณหรือตัวบ่งชี้ใดๆ ของบัญชีว่ามีความเสี่ยงสูงเพื่อจัดลําดับความสําคัญในการเรียกเก็บเงินหรือประเมินข้อกําหนดเครดิตอีกครั้ง

วิธีสร้างรายงานอายุ

การสร้างรายงานอายุจะต้องมีข้อมูลใบแจ้งหนี้และคําสั่งซื้อที่ครอบคลุม ตลอดจนทําความเข้าใจแนวทางการจัดการเครดิตของธุรกิจคุณอย่างละเอียด ต่อไปนี้คือคําแนะนําแบบทีละขั้นตอนในการสร้างรายงานประเภทนี้

รวบรวมข้อมูล

รวบรวมข้อมูลจากการทําบัญชีหรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของคุณ ข้อมูลนี้ควรประกอบด้วยใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ ข้อมูลลูกค้า วันที่ออกใบแจ้งหนี้ วันครบกําหนดชําระ ยอดใบแจ้งหนี้ และหมายเหตุทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะการชําระเงินหรือการโต้แย้งการชําระเงิน ตรวจสอบว่าข้อมูลเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง และกระทบยอดกับบัญชีแยกประเภททั่วไปแล้ว เพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนที่อาจส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของรายงาน

สร้างการแบ่งกลุ่มอายุ

กําหนดหมวดหมู่อายุ (หรือที่เรียกว่าการแบ่งกลุ่ม) ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ การแบ่งกลุ่มอายุตามมาตรฐานคือ 0-30 วัน, 31-60 วัน, 61-90 วัน และเกิน 90 วัน แต่คุณสามารถปรับแต่งหมวดหมู่เหล่านี้ตามโมเดลธุรกิจเฉพาะ มาตรฐานอุตสาหกรรม หรือนโยบายการจัดการความเสี่ยงได้ พิจารณาสร้างหมวดหมู่เพิ่มเติม เช่น "ปัจจุบัน" "โต้แย้งการชําระเงิน" "อยู่ในแผนการชําระเงิน" หรือ "รอดําเนินการทางกฎหมาย" เพื่อระบุรายละเอียดเพิ่มเติม

จัดเรียงข้อมูลตามการแบ่งกลุ่มอายุ

คํานวณระยะเวลาที่ใบแจ้งหนี้แต่ละรายการค้างชําระ โดยการนับจํานวนวันระหว่างวันครบกําหนดชําระของใบแจ้งหนี้กับวันที่ปัจจุบัน จากนั้นจัดเรียงหรือแบ่งประเภทใบแจ้งหนี้เหล่านี้ลงในการแบ่งกลุ่มที่เกี่ยวข้อง ใช้สูตรตามเงื่อนไขหรือฟังก์ชันอายุถ้าคุณใช้สเปรดชีตใน Excel หรือ Google Sheets หรือกําหนดค่ากฎอัตโนมัติในซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณ

แบ่งกลุ่มข้อมูลตามโปรไฟล์ความเสี่ยง

แบ่งกลุ่มลูกค้าตามโปรไฟล์ความเสี่ยง เช่น ประวัติการชําระเงิน ความน่าเชื่อถือทางเครดิต หรือขนาดบัญชี การแบ่งกลุ่มนี้สามารถระบุลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงและช่วยจัดในการจัดลำดับความสําคัญในการเรียกเก็บเงิน เพิ่มชั้นการวิเคราะห์โดยแยกใบแจ้งหนี้ตามประเภท (เช่น การขายผลิตภัณฑ์ สัญญาการให้บริการ) หรือตามแผนกหรือภูมิภาค โดยขึ้นอยู่กับโครงสร้างธุรกิจของคุณ

เพิ่มหมายเหตุและขั้นตอนถัดไป

อย่าลืมเพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินที่ผ่านมาและขั้นตอนต่อไป ซึ่งอาจทำได้โดยการเพิ่มคอลัมน์สําหรับสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ (เช่น "ส่งการแจ้งเตือนครั้งแรกแล้ว" "อยู่ระหว่างโต้แย้งการชําระเงิน" หรือ "ยอมรับแผนการการชําระเงินแล้ว") ให้มีส่วนสําหรับรายการที่ต้องดําเนินการหรือขั้นตอนถัดไปเพื่อให้รายงานเป็นเครื่องมือแบบไดนามิกมากขึ้นสําหรับทีมเรียกเก็บหนี้

คํานวณเมตริกหลัก

รวมเมตริกทางการเงิน เช่น DSO, ระยะเวลาการเรียกเก็บเงินเฉลี่ย และเปอร์เซ็นต์ยอดคงเหลืออายุหนี้ในแต่ละหมวดหมู่ พิจารณาเพิ่มปัจจัยความเสี่ยงแบบถ่วงน้ําหนักให้กับยอดที่เลยกําหนดชําระ โดยอิงตามพฤติกรรมของลูกค้าในอดีต เพื่อให้ได้มุมมองรอบด้านเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เมตริกเหล่านี้ช่วยวัดประสิทธิภาพโดยรวมของการจัดการลูกหนี้การค้าและให้ข้อมูลในการตัดสินใจ

นําเสนอข้อมูลในแบบรูปภาพ

ใช้เครื่องมือการแสดงภาพข้อมูล เช่น ตาราง Pivot, แผนภูมิ และแดชบอร์ดซอฟต์แวร์เฉพาะทางเพื่อนําเสนอข้อมูลอายุในรูปแบบที่เข้าใจได้ แดชบอร์ดที่มีแผนที่ความร้อน ตัวบ่งชี้ความเสี่ยง และการวิเคราะห์แนวโน้มจะช่วยระบุบัญชีหรือกลุ่มที่มีความสําคัญสูงได้อย่างรวดเร็ว การแสดงภาพประกอบนี้จะช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องประเมินสถานะหนี้การค้าโดยรวมได้อย่างรวดเร็ว และตัดสินใจอย่างมีข้อมูล

ทบทวนและตรวจสอบ

ทบทวนรายงานอายุกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอยู่เป็นประจํา ซึ่งรวมถึงทีมการเงิน ผู้จัดการเครดิต และฝ่ายขาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสอดคล้องกับการโต้ตอบของลูกค้าที่เกิดขึ้นจริง และแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกันทันที ตรวจสอบรายงานเทียบกับการชําระเงินจริงที่ได้รับเพื่อปรับรายงานและกลยุทธ์การเรียกเก็บเงินในอนาคต

พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชี, ระบบ ERP หรือเครื่องมือการจัดการลูกหนี้การค้าโดยเฉพาะที่สร้างรายงานอายุลูกหนี้ได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติและขั้นตอนส่งเรื่องต่อเพื่อการเรียกเก็บหนี้ที่ง่ายขึ้นได้อีกด้วย

วิธีตีความรายงานอายุ

แม้ว่าคุณจะไม่จําเป็นต้องสร้างรายงานอายุ แต่คุณก็จําเป็นต้องสามารถตีความรายงานเหล่านี้และเข้าใจความหมาย ต่อไปนี้เป็นวิธีตีความรายงานอายุ

• หนี้การค้า: ดูว่าหนี้การค้าของคุณมีการกระจายอย่างไรในกลุ่มอายุต่างๆ หากหนี้การค้าส่วนใหญ่ของคุณอยู่ในช่วง "ปัจจุบัน" หรือ "0-30 วัน" แสดงว่าเป็นสัญญาณที่ดี แต่หากคุณพบหนี้การค้าจํานวนมากในช่วง "60 วันขึ้นไป" หรือ "มากกว่า 90 วัน" นั่นอาจหมายความว่าลูกค้าของคุณกําลังมีปัญหา นโยบายด้านเครดิตของคุณต้องได้รับการทบทวน หรือการดําเนินการเรียกเก็บเงินไม่มีประสิทธิภาพ

• ลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูง: มุ่งเน้นลูกค้าที่มียอดคงเหลือที่เลยกําหนดจํานวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้าที่อยู่ในกลุ่มที่มีอายุมาก บัญชีเหล่านี้เป็นบัญชีที่มีความเสี่ยงสูงที่อาจต้องได้รับการเตือนหรือการปรับข้อกําหนดเครดิต ตรวจสอบว่าบัญชีเหล่านี้มีการชําระเงินล่าช้าบ่อยๆ หรือไม่ และถ้าเป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาลดวงเงินหรือเปลี่ยนไปใช้วิธีการชำระเงินสดตอนจัดส่ง

• การแบ่งส่วน: จําแนกข้อมูลอายุตามประเภทลูกค้า อุตสาหกรรม หรือภูมิภาค เพื่อดูว่ากลุ่มใดบ้างที่ชําระเงินตรงเวลาและกลุ่มที่ชำระไม่ตรง มองหาแนวโน้มว่าลูกค้าของคุณมีการชำระเงินอย่างไร บัญชีที่ชําระเงินช้าแต่มีความสําคัญต่อธุรกิจของคุณอาจต้องใช้วิธีการที่ออกแบบเองมากกว่าบัญชีขนาดเล็กที่มีความเสี่ยงสูงกว่า

• กลยุทธ์การเรียกเก็บเงิน: เปรียบเทียบรายงานอายุปัจจุบันกับรายงานก่อนหน้านี้เพื่อดูว่าสถานการณ์มีการปรับปรุงหรือไม่ หากตอนนี้หนี้การค้าของคุณมีอายุมากกว่าไตรมาสที่แล้ว แสดงว่าขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณอาจต้องได้รับการปรับเปลี่ยน หรือคุณอาจเห็นปฏิกิริยาที่มีต่อแนวโน้มตลาดในวงกว้าง ประเมินความพยายามในการเรียกเก็บเงินล่าสุดเพื่อให้ทราบว่ามีความสามารถในการทำให้ลูกค้าชำระเงินมากน้อยเพียงใด

• DSO: ตรวจสอบ DSO เพื่อดูระยะเวลาโดยเฉลี่ยที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินหลังการขาย DSO ที่สูงหรือค่อยๆ สูงขึ้นหมายความว่าคุณใช้เวลานานเกินไปในการเรียกเก็บเงิน ซึ่งอาจบ่งชี้ว่ามีปัญหากับนโยบายเครดิตหรือขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของคุณ แยก DSO ของคุณออกตามประเภทลูกค้า ผลิตภัณฑ์ หรือภูมิภาค เพื่อพิจารณาว่าคุณอาจต้องเพิ่มความพยายามในการเก็บเงินหรือปรับข้อกําหนดที่ไหน

• กระแสเงินสด: ใช้รายงานอายุเพื่อระบุปัญหาเกี่ยวกับกระแสเงินสดที่อาจเกิดขึ้น หากคุณมีหนี้การค้าในปริมาณมากในกลุ่มที่มีอายุมาก นั่นหมายความว่าการชําระเงินด้วยเงินสดอาจมีความล่าช้า สถานการณ์นี้อาจส่งผลต่อความสามารถของคุณในการค่าใช้จ่าย ตรวจสอบรายงานอายุควบคู่กับใบแจ้งยอดกระแสเงินสดเพื่อดูว่าคุณอาจจําเป็นต้องเตรียมพร้อมในด้านใด และพิจารณาตัวเลือกต่างๆ เช่น การจัดหาเงินทุนระยะสั้น และการเจรจาเกี่ยวกับข้อกําหนดการชําระเงินที่ดีขึ้นกับผู้ให้บริการของคุณเอง หากจําเป็น

• การวิเคราะห์แบบคาดการณ์: หากรายงานอายุมีการวิเคราะห์แบบคาดการณ์ ให้ใช้ข้อมูลเชิงลึกนี้เพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คาดการณ์ว่าบัญชีใดจะล่าช้าในการชําระเงินโดยอิงตามพฤติกรรมในอดีตและสภาวะทางเศรษฐกิจในวงกว้าง พร้อมทั้งปรับแผนของคุณให้สอดคล้อง ให้ความสําคัญกับแนวโน้มในวงกว้างที่สะท้อนให้เห็นในข้อมูลอายุของคุณ และคิดว่าจะส่งผลต่อหนี้การค้าของคุณอย่างไรบ้างในอนาคต

ปัญหาทั่วไปที่รายงานอายุเผยให้เห็นและวิธีแก้ไข

รายงานอายุสามารถระบุปัญหาสําคัญในลูกหนี้การค้าของคุณได้ คุณจะสามารถระบุรูปแบบและปัญหาที่ต้องตรวจสอบได้ด้วยการจัดหมวดหมู่ว่าใครต้องชำระเงินให้คุณ ชำระเท่าไหร่ และนานแค่ไหน ต่อไปนี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยซึ่งถูกเปิดเผยโดยรายงานอายุและขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

หนี้การค้าที่เลยกําหนดมีการกระจุกตัวสูง

เมื่อหนี้การค้าจำนวนมากของคุณติดอยู่ในกลุ่ม "60 วัน" หรือ "มากกว่า 90 วัน" นั่นหมายความว่าคุณมีลูกค้าที่ไม่น่าเชื่อถือ มีการเรียกเก็บเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือมีการชําระเงินที่ล่าช้าทั่วทั้งฐานลูกค้า ให้ความสําคัญกับการติดตามหนี้กับลูกค้าที่มียอดคงเหลือเกินกําหนดและพิจารณาปรับข้อกําหนดด้านเครดิตของบัญชีเหล่านี้ให้เข้มงวดขึ้น หรือใช้การตรวจสอบเครดิตที่เข้มงวดมากขึ้นก่อนขยายระยะเวลาการให้เครดิตเพิ่มเติม ระบบเตือนความจําอัตโนมัติยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ

การเรียกเก็บเงินที่ช้าและ DSO ที่เพิ่มขึ้น

DSO ที่เพิ่มขึ้นบ่งชี้ว่าคุณใช้เวลานานในการเรียกเก็บเงินสดจากยอดขาย สถานการณ์นี้อาจเกิดจากการเรียกเก็บเงินที่บกพร่อง กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือข้อกําหนดเครดิตผ่อนคลายเกินไป ทบทวนกระบวนการของคุณเพื่อดูว่ามีปัญหาคอขวดหรือความล่าช้าหรือไม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบส่งใบแจ้งหนี้ทันที นําเสนอตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลายและการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเพื่อช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้น

การชําระเงินที่ล่าช้าอย่างสม่ําเสมอจากลูกค้าหลัก

หากคุณสังเกตเห็นว่าบัญชีหลักบางบัญชีปรากฎในกลุ่มที่เลยกําหนดชําระเป็นประจํา นี่อาจเป็นสัญญาณของปัญหาที่ลึกกว่าได้ เช่น ความไม่พึงพอใจในบริการของคุณ การติดต่อสื่อสาร และปัญหาสภาพคล่องของลูกค้า ติดต่อหาลูกค้าหลักเหล่านี้โดยตรงเพื่อทําความเข้าใจปัญหาพื้นฐานและสำรวจแนวทางการชําระเงินที่ยืดหยุ่นหรือข้อกําหนดฉบับแก้ไข ลองเสนอส่วนลดหรือรางวัลจูงใจสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดเพื่อสนับสนุนให้ชําระเงินตรงเวลาโดยไม่สร้างความเสียหายให้กับความสัมพันธ์

ใบแจ้งหนี้ที่โต้แย้งและข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน

รายงานอายุอาจเปิดเผยได้ว่าใบแจ้งหนี้จํานวนมากติดอยู่อยู่ในกลุ่มที่มีอายุมากเนื่องจากการโต้แย้งการชําระเงินหรือข้อผิดพลาดหรือไม่ เช่น รายละเอียดการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้อง บริการที่ดําเนินการไม่สําเร็จ และปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ สร้างกระบวนการที่รวดเร็วในการแก้ไขปัญหาการโต้แย้งการชําระเงิน ไม่ว่าจะผ่านทีมเฉพาะทางหรือโดยการสร้างช่องทางการสื่อสารกับลูกค้าให้มากขึ้น และยกระดับความแม่นยําของใบแจ้งหนี้ด้วยการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้งก่อนที่จะส่งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกําหนดและเงื่อนไขของคุณชัดเจน

หนี้การค้ามีการกระจุกตัวในหมู่ลูกค้ารายใหญ่ไม่กี่ราย

หากหนี้การค้าส่วนใหญ่ของคุณเกิดจากลูกค้าจํานวนไม่กี่ราย การชําระเงินที่ล่าช้าจากบัญชีเหล่านี้เพียงบัญชีเดียวอาจส่งผลกระทบต่อการดําเนินงานของคุณอย่างมาก กระจายฐานลูกค้าของคุณเพื่อกระจายความเสี่ยงและสื่อสารกับบัญชีขนาดใหญ่เป็นประจํา เสนอแผนการชําระเงินหรือการคอยตรวจสอบในเชิงรุกเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจทําให้การชําระเงินล่าช้า

การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าที่ล่าช้าจากบัญชีขนาดเล็ก

การชําระเงินล่าช้าอยู่เป็นประจำจากบัญชีขนาดเล็กสามารถสะสมและทำให้ทรัพยากรค่อยๆ หมดไปได้หากมีการจัดการอย่างไม่ถูกต้อง พิจารณานําข้อกําหนดการชําระเงินที่เข้มงวดขึ้นมาใช้กับบัญชีขนาดเล็กที่มีความเสี่ยงสูง หรือย้ายลูกค้าเหล่านี้ไปใช้เงื่อนไขการชําระเงินล่วงหน้าหรือการจ่ายเงินสดเมื่อจัดส่ง ทําให้การแจ้งเตือนและการติดตามผลทํางานโดยอัตโนมัติเพื่อลดการดําเนินการที่ต้องทําด้วยตัวเอง

ช่องว่างในการสื่อสารกับลูกค้า

บางครั้งใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระก็เป็นผลมาจากการสื่อสารที่ไม่ดี ลูกค้าอาจไม่ทราบว่าตนค้างชำระอยู่หรืออาจมีข้อสงสัยที่ยังไม่ได้ตอบกลับ ส่งใบแจ้งหนี้ทันที ติดตามผลพร้อมการแจ้งเตือน และช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณได้อย่างง่ายดายหากมีข้อสงสัยหรือข้อกังวล การมีความสัมพันธ์ที่ดีมักช่วยแก้ปัญหาการเรียกเก็บเงินก่อนที่จะเกิดขึ้น

การติดตามผลและการเรียกเก็บเงินที่ไม่เพียงพอ

หากใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระยังคงค้างต่อไปโดยไม่มีการเคลื่อนไหวในกลุ่มอายุต่างๆ อาจเป็นเพราะว่าการติดตามผลและการเรียกเก็บเงินของคุณไม่เข้มแข็งหรือไม่มีโครงสร้างเพียงพอ พัฒนากลยุทธ์การเรียกเก็บเงินในเชิงรุกมากขึ้นโดยใช้ขั้นตอนการส่งเรื่องต่อที่ชัดเจน ตั้งแต่การเตือนเบาๆ ไปจนถึงการดําเนินการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ

รูปแบบตามฤดูกาลที่ส่งผลต่อหนี้การค้า

รายงานอายุอาจเผยให้เห็นแนวโน้มของฤดูกาลในการชําระเงินที่ล่าช้า ซึ่งหมายความว่าลูกค้าหรืออุตสาหกรรมบางรายอาจประสบปัญหาเกี่ยวกับกระแสเงินสดเป็นระยะ ผสานรูปแบบเหล่านี้ไว้ในการวางแผน โดยปรับข้อกําหนดการชําระเงินตามฤดูกาลหรือนําเสนอแผนการชําระเงินที่ยืดหยุ่นในช่วงที่เศรษฐกิจชะลอตัว กระตือรือร้นกับแนวโน้มเหล่านี้เพื่อให้ความสัมพันธ์กับลูกค้ามีความแข็งแกร่งไปพร้อมๆ กับการปกป้องสภาพคล่องของคุณ