Un rapport d’ancienneté, également connu sous le nom de rapport sur l’ancienneté des comptes clients, est un document financier qui catégorise les factures impayées d’une entreprise en fonction de la durée de leur retard de paiement. Il indique les montants dus par les clients et les divise en fonction de la durée de leur retard de paiement (par exemple, de 0 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, plus de 90 jours).

Une analyse de 2022 portant sur 250 000 factures a révélé qu’une facture restée impayée après 90 jours n’avait que 18 % de chances d’être payée. Les rapports d’ancienneté aident les entreprises à identifier les factures présentant le risque d’impayé le plus élevé afin qu’elles puissent concentrer leurs efforts de recouvrement en conséquence.

Dans cet article, nous verrons pourquoi les rapports d’ancienneté sont importants pour les entreprises, comment créer et interpréter des rapports d’ancienneté et comment résoudre les problèmes courants qu’ils révèlent.

Que contient cet article?

• Pourquoi les rapports d’ancienneté sont-ils si importants pour les entreprises?
  
• Que contient un rapport d’ancienneté?
  
• Comment créer un rapport d’ancienneté?
  
• Comment interpréter les rapports d’ancienneté?
  
• Problèmes courants révélés par les rapports d’ancienneté et comment les résoudre
  

Pourquoi les rapports d’ancienneté sont-ils si importants pour les entreprises?

Les rapports d’ancienneté aident les entreprises à identifier les tendances et à élaborer des stratégies pour l’avenir. Voici comment les rapports d’ancienneté peuvent guider les décisions commerciales :

• Risques de crédit : les rapports d’ancienneté permettent de savoir quels clients sont fiables et lesquels pourraient présenter des risques de crédit. Cela permet une prise de décision plus éclairée concernant les relations avec les clients et les conditions de crédit.

• Flux de trésorerie : les rapports d’ancienneté identifient les créances qui risquent d’être retardées ou de ne pas être payées. Cela permet aux entreprises de prévoir les flux de trésorerie avec plus de précision, d’identifier les goulots d’étranglement financiers potentiels et de préserver les liquidités pour les opérations principales.

• Stratégies de croissance : grâce aux rapports d’ancienneté, les entreprises peuvent mieux aligner leurs stratégies de croissance sur la performance des comptes clients en temps réel.

• Processus de paiement : les rapports d’ancienneté révèlent des inefficacités dans les processus de facturation et de recouvrement et orientent les améliorations qui peuvent réduire le délai moyen de recouvrement des créances clients, c’est-à-dire le nombre moyen de jours nécessaires pour être payé.

Que contient un rapport d’ancienneté?

Un rapport d’ancienneté comprend plusieurs éléments clés qui fournissent une vue complète des comptes clients d’une entreprise. Voici les principaux éléments du rapport :

• Renseignements des clients : les noms ou identifiants des clients ayant des factures impayées

• Détails des factures : numéros de facture, dates d’émission et dates d’échéance

• Montants non réglés : le montant total dû par chaque client, séparé en montants de facture individuels

• Ancienneté : le retard de paiement de chaque facture impayée, généralement classé comme suit : 0 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours et plus de 90 jours

• Total des créances impayées : un récapitulatif de tous les montants impayés pour tous les clients

• Notes ou état de recouvrement : toute note sur les efforts de recouvrement, tels que les appels de suivi, les promesses de paiement et les litiges

• Indicateurs de risque de crédit : tout signe ou indicateur de comptes à haut risque, permettant de prioriser les mesures de recouvrement ou de réévaluer les conditions de crédit

Comment créer un rapport d’ancienneté?

La création d’un rapport d’ancienneté nécessite des données complètes sur les factures et les commandes, ainsi qu’une compréhension approfondie des pratiques de gestion du crédit de votre entreprise. Voici un guide étape par étape pour créer ce type de rapport.

Collecter des données

Collectez les données à partir de votre système de comptabilité ou de planification des ressources de l’entreprise (PRE). Ces données doivent inclure toutes les factures impayées, les renseignements sur les clients, les dates de facturation, les dates d’échéance, les montants des factures, ainsi que toute note sur l’état des paiements ou les litiges. Assurez-vous que les données sont à jour, précises et rapprochées du grand livre afin d’éviter les écarts qui pourraient nuire à la fiabilité du rapport.

Établir des groupes d’ancienneté

Déterminez les catégories d’ancienneté (également appelés groupes) qui conviennent à votre entreprise. Les groupes d’ancienneté standard sont de 0 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours et plus de 90 jours, mais vous pouvez les personnaliser en fonction de votre modèle économique, des normes du secteur ou de vos politiques de gestion des risques. Pour obtenir une approche plus détaillée, vous pouvez créer d’autres catégories telles que « En cours », « Contesté », « Plan de paiement en cours » ou « Action en instance ».

Trier les données par groupes d’ancienneté

Calculez depuis combien de temps chaque facture est impayée en comptant le nombre de jours entre la date d’échéance de la facture et la date du jour, puis triez ou classez ces factures dans les catégories respectives. Utilisez des formules conditionnelles ou des fonctions de datation si vous utilisez des feuilles de calcul dans Excel ou Google Sheets, ou configurez des règles automatisées dans votre logiciel de comptabilité.

Segmenter les données par profil de risque

Segmentez les clients en fonction de profils de risque tels que l’historique des paiements, la solvabilité ou la taille du compte. Cette segmentation permet d’identifier les clients à haut risque et de hiérarchiser les efforts de recouvrement. Ajoutez des couches d’analyse en séparant les factures par type (par exemple, ventes de produits, contrats de service) ou par service ou région, en fonction de la structure de votre entreprise.

Ajouter des notes et étapes suivantes

N’oubliez pas d’ajouter des notes sur les efforts de recouvrement passés et les prochaines étapes. Cela peut impliquer l’ajout de colonnes correspondant à l’état de chaque facture (par exemple, « Premier rappel envoyé », « En litige » ou « Plan de paiement convenu »). Intégrez une section pour les mesures à prendre ou les prochaines étapes afin de rendre le rapport plus dynamique pour les équipes de recouvrement.

Calculer les indicateurs clés

Incluez des indicateurs financiers tels que le délai moyen de recouvrement des créances clients, la période de recouvrement moyenne et les pourcentages de solde impayé pour chaque catégorie. Il est conseillé d’ajouter des facteurs de risque pondérés aux montants en souffrance en fonction de l’historique du comportement des clients afin d’obtenir une vision plus nuancée de l’exposition potentielle au risque. Ces indicateurs permettent d’évaluer l’efficacité globale de votre gestion des créances et d’éclairer les prises de décision.

Visualiser les données

Utilisez des outils de visualisation de données tels que des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et des tableaux de bord logiciels spécialisés pour présenter les données dans un format compréhensible. Les tableaux de bord contenant des cartes thermiques, des indicateurs de risque et une analyse des tendances permettent d’identifier en un coup d’œil les comptes ou segments prioritaires. Cette visualisation aide les parties prenantes à évaluer rapidement l’état global des créances et à prendre des décisions éclairées.

Vérifier et valider

Examinez régulièrement le rapport d’ancienneté avec les parties prenantes concernées, notamment les équipes des finances, les responsables du crédit et les services commerciaux. Assurez-vous que les données correspondent aux interactions réelles avec les clients et corrigez rapidement les écarts. Validez le rapport en fonction des paiements réels reçus afin d’affiner les rapports futurs et les tactiques de recouvrement.

Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité, des systèmes de PRE ou des outils de gestion des comptes clients dédiés qui peuvent générer automatiquement des rapports d’ancienneté. Vous pouvez également mettre en place des rappels automatisés et des flux de remontée d’information pour faciliter les efforts de recouvrement.

Comment interpréter les rapports d’ancienneté?

Même si vous n’avez pas besoin de créer des rapports d’ancienneté, vous devez être en mesure de les interpréter et de comprendre ce qu’ils signifient. Voici comment interpréter un rapport d’ancienneté :

• Créances : examinez la répartition de vos créances entre les différents groupes d’ancienneté. Si la plupart de vos créances se situent dans la fourchette « En cours » ou « 0 à 30 jours », c’est bon signe. En revanche, si vous en voyez beaucoup dans les catégories « Plus de 60 jours » ou « Plus de 90 jours », cela peut signifier que vos clients éprouvent des difficultés, que vos politiques de crédit doivent être actualisées ou que vos efforts de recouvrement ne sont pas efficaces.

• Clients à haut risque : concentrez-vous sur les clients dont les soldes en souffrance sont importants, en particulier ceux qui se trouvent dans les groupes les plus anciens. Il s’agit de vos comptes à haut risque qui pourraient avoir besoin d’un coup de pouce ou d’un ajustement de leurs conditions de crédit. Demandez-vous s’il s’agit de récidivistes qui paient toujours en retard. Et si c’est le cas, envisagez d’abaisser leur limite de crédit ou de les faire passer au contre remboursement.

• Segmentation : ventilez les données par type de client, secteur d’activité ou région pour identifier les groupes qui paient à temps et ceux qui ne le font pas. Soyez à l’affût des tendances en matière de paiement de vos clients. Les comptes qui sont lents à payer, mais importants pour votre entreprise, peuvent nécessiter une approche plus personnalisée que les comptes plus petits et à haut risque.

• Stratégie de recouvrement : comparez votre rapport d’ancienneté actuel avec les précédents pour voir si la situation s’améliore ou non. Si vos créances sont plus anciennes aujourd’hui qu’elles ne l’étaient au trimestre précédent, il se peut que votre processus de recouvrement ait besoin d’être remanié ou que vous observiez une réaction aux tendances plus larges du marché. Évaluez l’efficacité des efforts de recouvrement récents à sécuriser les paiements.

• Délai moyen de recouvrement des créances client : vérifiez votre délai moyen de recouvrement des créances client pour voir combien de temps, en moyenne, il faut pour percevoir le paiement après une vente. Un délai moyen de recouvrement des créances client élevé ou en hausse signifie que vous mettez trop de temps à percevoir vos fonds, ce qui pourrait indiquer un problème avec votre politique de crédit ou votre processus de recouvrement. Ventilez votre délai moyen de recouvrement des créances client par type de client, produit ou région afin de déterminer les domaines sur lesquels vous devrez peut-être concentrer davantage d’efforts de recouvrement ou ajuster les conditions.

• Flux de trésorerie : utilisez le rapport d’ancienneté pour identifier les problèmes de trésorerie potentiels. Si vous avez un volume élevé de créances dans les groupes les plus anciens, cela signifie que le paiement en espèces peut être retardé. Cela pourrait affecter votre capacité à couvrir vos dépenses. Examinez le rapport d’ancienneté en même temps que l’état de vos flux de trésorerie pour voir où vous pourriez avoir besoin de vous préparer, et envisagez des options telles que le financement à court terme et la négociation de meilleures conditions de paiement avec vos propres fournisseurs, si nécessaire.

• Analyse prédictive : si votre rapport d’ancienneté comprend des analyses prédictives, utilisez ces renseignements pour résoudre les problèmes potentiels. Prévoyez quels comptes pourraient être en retard de paiement en fonction de leur comportement passé et de la conjoncture économique en général, et ajustez vos plans en conséquence. Soyez attentif à toutes les tendances plus larges reflétées dans vos données et réfléchissez à la façon dont elles pourraient avoir un impact sur vos futures créances.

Problèmes courants révélés par les rapports d’ancienneté et comment les résoudre

Les rapports d’ancienneté peuvent identifier des problèmes importants dans vos comptes clients. En classant les dettes par entités, montants et durées, vous pouvez repérer les tendances et les problèmes qui nécessitent une attention particulière. Voici quelques problèmes courants révélés par les rapports d’ancienneté et les mesures pratiques pour les résoudre.

Forte concentration de créances impayées

Lorsqu’une grande partie de vos créances est bloquée dans les catégories « Plus de 60 jours » ou « Plus de 90 jours », cela peut signifier que vous avez des clients peu fiables, des recouvrements inefficaces ou même un ralentissement général des paiements dans votre base de clients. Donnez la priorité aux suivis avec les clients qui ont des soldes en souffrance élevés et envisagez de resserrer les conditions de crédit pour ces comptes ou de mettre en œuvre des vérifications de crédit plus strictes avant d’accorder d’autres crédits. Les systèmes de rappel automatisés peuvent également aider à assurer un suivi cohérent.

Collectes lentes et augmentation du délai moyen de recouvrement des créances client

Un délai moyen de recouvrement des créances client en hausse indique que vous mettez plus de temps à collecter les liquidités des ventes. Cela peut résulter d’un recouvrement insuffisant, de processus de facturation inefficaces ou de conditions de crédit trop généreuses. Examinez vos processus pour détecter tout goulot d’étranglement ou retard et assurez-vous que les factures sont envoyées rapidement. Proposez plusieurs options de paiement et une facturation numérique pour faciliter les paiements de vos clients.

Retards de paiement constants de la part des clients clés

Si vous remarquez que certains de vos grands comptes apparaissent régulièrement dans les groupes en retard, cela peut être le signe d’un problème plus profond, tel qu’une insatisfaction à l’égard de votre service, un manque de communication ou des problèmes de liquidité du côté des clients. Contactez directement ces clients clés pour comprendre les problèmes sous-jacents et explorer des modalités de paiement flexibles ou des conditions révisées. Envisagez d’offrir des remises ou des mesures incitatives pour les paiements anticipés afin d’encourager le respect des délais de paiement sans nuire aux relations.

Contestation des factures et erreurs de facturation

Les rapports d’ancienneté peuvent révéler si un grand nombre de factures sont bloquées dans des groupes plus anciens en raison de litiges ou d’erreurs telles que des détails de facturation incorrects, des services non exécutés ou des problèmes liés aux produits. Mettez en place un processus accéléré de résolution des litiges, que ce soit par le biais d’une équipe dédiée ou en créant davantage de canaux de communication avec les clients, et améliorez la précision des factures en vérifiant tous les détails avant de les envoyer et en vous assurant que vos conditions générales sont claires.

Concentration des créances sur quelques gros clients

Si une grande partie de vos créances concerne une poignée de clients, un retard de paiement provenant d’un seul de ces comptes peut avoir de graves répercussions sur vos opérations. Diversifiez votre clientèle pour limiter les risques et maintenez une communication régulière avec les grands comptes. Proposez des plans de paiement proactifs ou des vérifications pour éviter les problèmes qui pourraient retarder les paiements.

Retards de paiement récurrents des petits comptes

Les retards de paiement constants de petits comptes peuvent s’accumuler et épuiser les ressources, s’ils ne sont pas gérés correctement. Envisagez de mettre en place des conditions de paiement plus strictes pour les petits comptes à haut risque ou de faire passer ces clients à des conditions de paiement anticipé ou au contre remboursement. Automatisez les rappels et les suivis pour réduire au minimum les efforts manuels.

Lacunes en matière de communication avec les clients

Parfois, les factures en souffrance sont le résultat d’une mauvaise communication. Les clients ne savent peut-être même pas qu’ils doivent de l’argent ou peuvent avoir des questions auxquelles ils n’ont pas trouvé de réponse. Envoyez les factures rapidement, faites un suivi avec des rappels et faites en sorte que les clients puissent facilement vous contacter pour toute question ou préoccupation. Le maintien de bonnes relations peut souvent résoudre les problèmes de recouvrement avant qu’ils ne commencent.

Suivi et collecte inadéquats

Si les factures en souffrance persistent sans beaucoup de mouvement entre les groupes d’ancienneté, cela peut indiquer que votre suivi et vos recouvrements ne sont pas assez agressifs ou structurés. Élaborez une stratégie de recouvrement plus proactive avec des étapes d’escalade claires, allant de rappels amicaux à des actions de recouvrement formelles.

Tendances saisonnières affectant les créances

Les rapports d’ancienneté peuvent révéler des tendances saisonnières en matière de retards de paiement, ce qui indique que certains clients ou secteurs sont confrontés à des problèmes de trésorerie périodiques. Intégrez ces tendances dans la planification en ajustant les modalités de paiement en fonction des saisons ou en proposant des plans de paiement flexibles pendant les périodes creuses. Soyez proactif face à ces tendances pour maintenir des relations solides avec vos clients tout en protégeant vos liquidités.