Ein Fälligkeitsbericht, auch bekannt als Debitorenfälligkeit, ist ein Finanzdokument, das die ausstehenden Rechnungen eines Unternehmens basierend auf der Dauer ihrer Fälligkeit kategorisiert. Er zeigt die von Kundinnen und Kunden geschuldeten Beträge an und unterteilt sie danach, wie lange sie überfällig sind (z. B. 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage, mehr als 90 Tage).

Eine Analyse von 250.000 Rechnungen aus dem Jahr 2022 ergab, dass Rechnungen, die nach 90 Tagen immer noch nicht bezahlt wurden, nur eine Wahrscheinlichkeit von 18 % hatten, bezahlt zu werden. Fälligkeitsberichte helfen Unternehmen, Rechnungen mit dem höchsten Ausfallrisiko zu identifizieren, damit sie ihren Inkassoaufwand entsprechend fokussieren können.

Im Folgenden erfahren Sie, warum Fälligkeitsberichte für Unternehmen wichtig sind, wie Sie Fälligkeitsberichte erstellen und interpretieren und wie Sie häufige Probleme beheben, die durch sie aufgedeckt werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum Fälligkeitsberichte für Unternehmen so wichtig sind
  
• Was umfasst ein Fälligkeitsbericht?
  
• Wie man einen Fälligkeitsbericht erstellt
  
• Wie man Fälligkeitsberichte interpretiert
  
• Häufige Probleme, die durch Fälligkeitsberichte aufgedeckt werden, und wie sie behoben werden können
  

Warum Fälligkeitsberichte für Unternehmen so wichtig sind

Fälligkeitsberichte helfen Unternehmen, Trends zu erkennen und Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Im Folgenden erfahren Sie, wie Fälligkeitsberichte als Grundlage für Geschäftsentscheidungen herangezogen werden können:

• Kreditrisiken: Fälligkeitsberichte bieten Aufschluss darüber, welche Kundinnen und Kunden zuverlässig sind und welche Kreditrisiken bergen könnten. Dies ermöglicht eine fundiertere Entscheidungsfindung in Bezug auf Kundenbeziehungen und Kreditkonditionen.

• Cashflow: Fälligkeitsberichte zeigen auf, welche Forderungen von Verzögerungen oder Zahlungsausfällen bedroht sind. Dies hilft Unternehmen, den Cashflow genauer zu prognostizieren, potenzielle finanzielle Engpässe zu erkennen und die Liquidität für das Kerngeschäft zu erhalten.

• Wachstumsstrategien: Mit Fälligkeitsberichten können Unternehmen ihre Wachstumsstrategien besser auf die Echtzeit-Debitorenleistung abstimmen.

• Zahlungsprozesse: Fälligkeitsberichte decken Ineffizienzen in den Prozessen für Rechnungsstellung und Einzug auf und zeigen Verbesserungen an, mit denen die Debitorenlaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) reduziert werden kann (die durchschnittliche Anzahl der Tage bis zur Bezahlung).

Was umfasst ein Fälligkeitsbericht?

Ein Fälligkeitsbericht umfasst mehrere wichtige Komponenten, die einen umfassenden Überblick über die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens bieten. Hauptelemente des Berichts:

• Kundeninformationen: Die Namen oder IDs von Kundinnen und Kunden mit ausstehenden Rechnungen

• Rechnungsdetails: Rechnungsnummern, Ausstellungsdaten und Fälligkeitsdaten

• Ausstehende Beträge: Der von den einzelnen Kundinnen und Kunden geschuldete Gesamtbetrag, aufgeteilt in einzelne Rechnungsbeträge

• Fälligkeitsgruppen Die Überfälligkeit jeder unbezahlten Rechnung, üblicherweise in 0 bis 30 Tage, 31 bis 60 Tage, 61 bis 90 Tage und mehr als 90 Tage eingeteilt

• Summe der offenen Forderungen: Eine Zusammenfassung aller ausstehenden Beträge über alle Kundinnen und Kunden hinweg

• Inkassonotizen oder -status: Hinweise zu Inkassobemühungen wie Folgeanrufe, Zahlungsversprechen und angefochtene Zahlungen

• Indikatoren des Kreditrisikos: Anzeichen oder Hinweise auf Konten mit hohem Risiko zur Priorisierung von Inkassomaßnahmen oder zur Neubewertung der Kreditkonditionen

Wie man einen Fälligkeitsbericht erstellt

Für die Erstellung eines Fälligkeitsberichts sind umfassende Rechnungs- und Bestelldaten sowie genaue Kenntnisse der Kreditmanagementpraktiken Ihres Unternehmens erforderlich. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen dieser Art von Bericht.

Daten erfassen

Erfassen Sie Daten aus Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System (Enterprise Resource Planning). Diese Daten sollten alle ausstehenden Rechnungen, Kundeninformationen, Rechnungsdaten, Fälligkeitstermine, Rechnungsbeträge und eventuelle Hinweise zum Zahlungsstatus oder zu angefochtenen Zahlungen enthalten. Stellen Sie sicher, dass die Daten aktuell und korrekt sind und mit dem Hauptbuch abgeglichen werden, um Diskrepanzen zu vermeiden, die die Zuverlässigkeit des Berichts beeinträchtigen könnten.

Fälligkeitsgruppen festlegen

Bestimmen Sie die Fälligkeitskategorien (auch als Gruppen bezeichnet), die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Die standardmäßigen Fälligkeitsgruppen sind 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und mehr als 90 Tage. Sie können diese Kategorien jedoch an Ihr spezifisches Geschäftsmodell, Branchenstandards oder Risikomanagementrichtlinien anpassen. Erstellen Sie für einen detaillierteren Ansatz eventuell zusätzliche Kategorien wie „Aktuell“, „Angefochten“, „In Zahlungsplan“ oder „Rechtliche Schritte ausstehend“.

Daten nach Fälligkeitsgruppen sortieren

Berechnen Sie, wie lange eine Rechnung ausstehend war, indem Sie die Anzahl der Tage zwischen dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und dem aktuellen Datum zählen. Teilen Sie diese Rechnungen dann in die entsprechenden Gruppen ein. Verwenden Sie bedingte Formeln oder Fälligkeitsfunktionen, wenn Sie Tabellenkalkulationen in Excel oder Google Tabellen verwenden, oder konfigurieren Sie automatisierte Regeln in Ihrer Buchhaltungs-Software.

Daten nach Risikoprofil segmentieren

Teilen Sie Kundinnen und Kunden nach Risikoprofilen wie Zahlungshistorie, Kreditwürdigkeit oder Kontogröße ein. Diese Segmentierung kann Kundschaft mit hohem Risiko identifizieren und helfen, den Inkassoaufwand zu priorisieren. Fügen Sie Analyseebenen hinzu, indem Sie Rechnungen nach Typ (z. B. Produktverkäufe, Serviceverträge) oder nach Abteilung oder Region je nach Ihrer Geschäftsstruktur trennen.

Notizen und nächste Schritte hinzufügen

Denken Sie daran, Notizen zu bisherigen Inkassobemühungen und nächsten Schritten hinzuzufügen. Dabei können Sie Spalten für den Status jeder Rechnung hinzufügen (z. B. „Erste Mahnung gesendet“, „Angefochten“ oder „Zahlungsplan vereinbart“). Fügen Sie einen Abschnitt für Aktionspunkte oder nächste Schritte ein, um den Bericht zu einem dynamischeren Tool für Inkassoteams zu machen.

Wichtige Kennzahlen berechnen

Fügen Sie Finanzkennzahlen wie DSO, durchschnittliche Einzugsdauer und prozentuale Fälligkeitssalden für jede Kategorie hinzu. Fügen Sie unter Umständen überfälligen Beträgen gewichtete Risikofaktoren auf der Grundlage von historischem Kundenverhalten hinzu, um einen differenzierteren Überblick über potenzielle Risiken zu erhalten. Diese Kennzahlen helfen dabei, die Gesamteffizienz Ihres Forderungsmanagements zu messen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Daten visualisieren

Verwenden Sie Datenvisualisierungstools wie Pivot-Tabellen, Diagramme und spezielle Software-Dashboards, um Fälligkeitsdaten in einem verständlichen Format darzustellen. Dashboards mit Heatmaps, Risikoindikatoren und Trendanalysen können dabei helfen, Konten oder Segmente mit hoher Priorität auf einen Blick zu identifizieren. Diese Visualisierung hilft den Beteiligten, den Gesamtstatus der Forderungen schnell zu beurteilen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Prüfen und validieren

Überprüfen Sie den Fälligkeitsbericht regelmäßig mit den relevanten Beteiligten, einschließlich Finanzteams, Kreditmanagern und Vertriebsabteilungen. Stellen Sie sicher, dass die Daten mit den tatsächlichen Kundeninteraktionen übereinstimmen, und beheben Sie etwaige Abweichungen umgehend. Vergleichen Sie den Bericht mit den tatsächlich erhaltenen Zahlungen, um zukünftige Berichte und Einzugstaktiken zu verfeinern.

Erwägen Sie die Verwendung von Buchhaltungs-Software, ERP-Systemen oder speziellen Verwaltungstools für die Debitorenbuchhaltung, die automatisch Fälligkeitsberichte erstellen können. Zudem können Sie automatisierte Erinnerungen und Eskalationsworkflows implementieren, um den Inkassoaufwand zu vereinfachen.

Wie man Fälligkeitsberichte interpretiert

Auch wenn Sie selber keine Fälligkeitsberichte erstellen, müssen Sie in der Lage sein, diese zu interpretieren und zu verstehen, was sie bedeuten. So interpretieren Sie einen Fälligkeitsbericht:

• Forderungen: Sehen Sie sich die Verteilung Ihrer Forderungen auf verschiedene Fälligkeitsgruppen an. Wenn die meisten der Forderungen im Bereich „Aktuell“ oder „0–30 Tage“ liegen, ist das ein gutes Zeichen. Wenn Sie jedoch viele Forderungen in den Gruppen „Mehr als 60 Tage“ oder „Mehr als 90 Tage“ sehen, könnte das bedeuten, dass Ihre Kundinnen und Kunden finanzielle Probleme haben, Ihre Kreditrichtlinien aktualisiert werden müssen oder Ihre Inkassobemühungen nicht effizient sind.

• Kundschaft mit hohem Risiko: Konzentrieren Sie sich auf Kundinnen und Kunden mit erheblichen überfälligen Beträgen, insbesondere auf solche in den älteren Gruppen. Das sind Ihre Konten mit hohem Risiko, die eventuell einen Anstoß oder eine Anpassung der Kreditkonditionen erfordern. Prüfen Sie, ob diese Konten immer zu spät zahlen. Wenn ja, sollten Sie in Erwägung ziehen, ihr Kreditlimit zu senken oder sie auf eine Nachnahmebasis umzustellen.

• Segmentierung: Teilen Sie die Fälligkeitsdaten nach Kundentyp, Branche oder Region auf, um zu ermitteln, welche Gruppen pünktlich zahlen und welche nicht. Suchen Sie nach Trends in den Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kundschaft. Für Konten, die erst spät zahlen, aber wichtig für Ihr Unternehmen sind, ist möglicherweise ein personalisierterer Ansatz erforderlich als bei kleineren Konten mit höherem Risiko.

• Inkassostrategie: Vergleichen Sie Ihren aktuellen Fälligkeitsbericht mit früheren Berichten, um zu sehen, ob sich die Situation verbessert oder nicht. Wenn Ihre Forderungen jetzt länger überfällig sind als im letzten Quartal, muss Ihr Inkassoprozess möglicherweise überarbeitet werden oder der Grund ist eine Reaktion auf größere Markttrends. Bewerten Sie die jüngsten Inkassobemühungen, um zu beurteilen, ob sie im Hinblick auf die Einholung von Zahlungen effektiv sind.

• DSO: Überprüfen Sie Ihren DSO (Days Sales Outstanding, Debitorenlaufzeit), um zu sehen, wie lange es durchschnittlich dauert, nach einem Verkauf eine Zahlung einzuziehen. Ein hoher oder steigender DSO bedeutet, dass Sie der Einzug zu lange dauert, was auf ein Problem mit Ihrer Kreditrichtlinie oder Ihrem Inkassoprozess hindeuten könnte. Unterschlüsseln Sie Ihren DSO weiter nach Kundentyp, Produkt oder Region, um zu ermitteln, wo Sie die Inkassobemühungen möglicherweise erhöhen oder die Konditionen anpassen müssen.

• Cashflow: Verwenden Sie den Fälligkeitsbericht, um potenzielle Cashflowprobleme zu identifizieren. Wenn Sie ein hohes Volumen an Forderungen in den älteren Zeiträumen haben, ist die Zahlung möglicherweise verzögert. Dies könnte sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, Ihre Ausgaben zu decken. Prüfen Sie den Fälligkeitsbericht zusammen mit Ihren Kapitalflussrechnungen, um festzustellen, worauf Sie sich möglicherweise vorbereiten müssen, und ziehen Sie Optionen wie kurzfristige Finanzierungen und, falls erforderlich, die Aushandlung besserer Zahlungsbedingungen mit Ihren eigenen Anbietern in Betracht.

• Prädiktive Analysen: Wenn Ihr Fälligkeitsbericht prädiktive Analysen enthält, nutzen Sie diese Erkenntnisse, um potenzielle Probleme zu beheben. Prognostizieren Sie mit Blick auf das bisherige Verhalten und die allgemeinen wirtschaftlichen Bedingungen, welche Konten in Zahlungsverzug geraten könnten, und passen Sie Ihre Pläne entsprechend an. Achten Sie auf alle allgemeinen Trends, die sich in Ihren Fälligkeitsdaten widerspiegeln, und überlegen Sie, wie diese sich auf Ihre zukünftigen Forderungen auswirken könnten.

Häufige Probleme, die durch Fälligkeitsberichte aufgedeckt werden, und wie sie behoben werden können

Fälligkeitsberichte können wichtige Probleme in Ihrer Debitorenbuchhaltung aufzeigen. Indem Sie kategorisieren, wer Ihnen etwas schuldet, wie viel die Personen schulden und wie lange, können Sie Muster und Probleme erkennen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Hier sind einige häufige Probleme, die durch Fälligkeitsberichte aufgedeckt werden, und praktische Schritte, um sie zu beheben.

Hohes Aufkommen überfälliger Forderungen

Wenn ein großer Teil Ihrer Forderungen in den Gruppen „Mehr als 60 Tage“ oder „Mehr als 90 Tage“ hängen bleibt, kann dies auf unzuverlässige Kundschaft, ineffektive Inkassomaßnahmen oder sogar eine allgemeine Verlangsamung der Zahlungen in Ihrem Kundenstamm hinweisen. Priorisieren Sie Nachfragen bei Kundinnen und Kunden mit hohen überfälligen Beträgen und erwägen Sie, die Kreditbedingungen für diese Konten zu verschärfen oder strengere Bonitätsprüfungen durchzuführen, bevor Sie weitere Kredite gewähren. Automatisierte Erinnerungssysteme können auch dazu beitragen, eine konsistente Nachverfolgung zu gewährleisten.

Langsames Inkasso und steigender DSO

Ein steigender DSO bedeutet, dass es länger dauert, Geld aus Verkäufen einzuziehen. Dies kann das Ergebnis mangelhafter Inkassoverfahren, ineffizienter Rechnungsprozesse oder zu großzügiger Kreditbedingungen sein. Überprüfen Sie Ihre Prozesse auf Engpässe oder Verzögerungen und stellen Sie sicher, dass Rechnungen zeitnah versendet werden. Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden mehrere Zahlungsoptionen und digitale Rechnungsstellung an.

Beständiger Zahlungsverzug von wichtigen Kundinnen und Kunden

Wenn Sie feststellen, dass einige Ihrer wichtigen Kundinnen und Kunden regelmäßig in den überfälligen Gruppen erscheinen, könnte dies auf ein tiefer liegendes Problem hinweisen, wie z. B. Unzufriedenheit mit Ihrem Dienst, mangelnde Kommunikation und Liquiditätsprobleme auf Kundenseite. Wenden Sie sich direkt an diese wichtigen Kundinnen und Kunden, um die zugrunde liegenden Probleme zu ermitteln und flexible Zahlungsmodalitäten oder überarbeitete Konditionen zu erkunden. Erwägen Sie, Rabatte für vorzeitige Zahlungen oder Anreize anzubieten, um pünktliche Zahlungen zu fördern, ohne Beziehungen zu schaden.

Angefochtene Rechnungen und Abrechnungsfehler

Fälligkeitsberichte können Aufschluss darüber geben, ob viele Rechnungen aufgrund von Zahlungsanfechtungen oder Fehlern wie falschen Rechnungsdetails, nicht erfüllten Leistungen und Produktproblemen in älteren Gruppen hängen bleiben. Etablieren Sie ein beschleunigtes Verfahren zur Beilegung von Anfechtungen, sei es durch ein spezielles Team oder durch die Einrichtung von mehr Kommunikationskanälen, und verbessern Sie die Rechnungsgenauigkeit, indem Sie alle Details vor dem Versand noch einmal überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Geschäftsbedingungen klar sind.

Ansammlung von Forderungen bei wenigen großen Kundinnen und Kunden

Wenn ein großer Teil Ihrer Forderungen von einer Handvoll Kundinnen und Kunden stammt, kann eine verspätete Zahlung von nur einem dieser Konten schwerwiegende Auswirkungen auf Ihren Betrieb haben. Diversifizieren Sie Ihren Kundenstamm, um das Risiko zu streuen, und pflegen Sie regelmäßige Kommunikation mit wichtiger Kundschaft. Bieten Sie proaktive Zahlungspläne oder Check-ins an, um Probleme zu vermeiden, die Zahlungen verzögern könnten.

Wiederholte verspätete Zahlungen von kleinen Konten

Ständige verspätete Zahlungen von kleinen Konten können sich anhäufen und zu einer Belastung von Ressourcen führen, wenn sie nicht angemessen verwaltet werden. Erwägen Sie, strengere Zahlungsbedingungen für kleinere, risikoreichere Konten einzuführen oder diese Kundinnen und Kunden auf Vorauszahlung oder Nachnahme umzustellen. Automatisieren Sie Erinnerungen und Nachfragen, um den manuellen Aufwand zu minimieren.

Lücken in der Kundenkommunikation

Überfällige Rechnungen sind manchmal das Ergebnis schlechter Kommunikation. Kundinnen und Kunden wissen vielleicht gar nicht, dass sie Geld schulden, oder haben Fragen, die unbeantwortet geblieben sind. Senden Sie Rechnungen umgehend, sorgen Sie für Erinnerungen und machen Sie es Ihren Kundinnen und Kunden leicht, Sie bei Fragen oder Bedenken zu kontaktieren. Die Pflege guter Beziehungen kann Inkassoprobleme oft lösen, bevor sie entstehen.

Unzureichende Nachverfolgung und Datenerfassung

Wenn überfällige Rechnungen ohne viel Bewegung zwischen den fälligen Gruppen hängen bleiben, könnte dies darauf hindeuten, dass Ihre Nachverfolgung und Ihr Inkasso nicht aggressiv oder strukturiert genug sind. Entwickeln Sie eine proaktivere Inkassostrategie mit klaren Eskalationsschritten, von freundlichen Erinnerungen bis hin zu formellen Inkassoaktionen.

Saisonale Entwicklungen, die sich auf Forderungen auswirken

Fälligkeitsberichte können saisonale Trends bei verspäteten Zahlungen aufzeigen, was darauf hindeutet, dass einige Kundinnen und Kunden oder Branchen mit regelmäßigen Cashflowproblemen konfrontiert sind. Berücksichtigen Sie diese Muster in Ihrer Planung, indem Sie die Zahlungsbedingungen saisonal anpassen oder flexible Zahlungspläne für Randzeiten anbieten. Gehen Sie diese Trends proaktiv an, um die Kundenbeziehungen zu stärken und gleichzeitig Ihre Liquidität zu schützen.