En åldersanalys, även kallad åldersanalys över kundfordringar är en ekonomirapport som listar ett företags utestående fakturor baserat på hur länge de har varit förfallna. Den visar kundernas skulder och delar in dem baserat på hur länge de har varit förfallna (t.ex. 0–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar, mer än 90 dagar).

En analys från 2022 av 250 000 fakturor visade att en faktura som fortfarande var obetald efter 90 dagar endast hade 18 % chans att bli betald. Åldersanalyser hjälper företag att identifiera de fakturor där risken för utebliven betalning är störst så att de kan fokusera sitt indrivningsarbete därefter.

Nedan tar vi upp varför åldersanalyser är viktiga för företag, hur man skapar och tolkar åldersanalyser och hur man hanterar vanliga problem som framkommer i dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför åldersanalyser är så viktiga för företag
  
• Vad innehåller en åldersanalys?
  
• Så här skapar man en åldersanalys
  
• Så här tolkar man åldersanalyser
  
• Vanliga problem som framkommer i åldersanalyser och hur de kan åtgärdas
  

Varför åldersanalyser är så viktiga för företag

Åldersanalyser hjälper företag att identifiera trender och lägga upp strategier för framtiden. Så här kan åldersanalyser vara vägledande i affärsbeslut:

• Kreditrisker: Åldersanalyser ger insikt i vilka kunder som är pålitliga och vilka som kan utgöra kreditrisker. Detta möjliggör ett mer välgrundat beslutsfattande om kundrelationer och kreditvillkor.

• Kassaflöde: Åldersanalyser identifierar de fordringar där det finns risk att betalning försenas eller uteblir. Detta hjälper företag att prognostisera kassaflödet mer exakt, identifiera potentiella finansiella flaskhalsar och behålla likviditet till kärnverksamheten.

• Tillväxtstrategier: Med åldersanalyser kan företag bättre anpassa sina tillväxtstrategier till kundfordringarnas status i realtid.

• Betalningsprocesser: Åldersanalyser avslöjar ineffektivitet i rutinerna för fakturering och indrivning och ger vägledning om förbättringar som kan minska den genomsnittliga kredittiden – det genomsnittliga antalet dagar det tar att få betalt.

Vad innehåller en åldersanalys?

En åldersanalys innehåller flera viktiga komponenter som ger en heltäckande bild av ett företags kundfordringar. Detta är de viktigaste delarna i rapporten:

• Uppgifter om kunden: Namn eller ID för kunder med utestående fakturor

• Fakturauppgifter: Fakturanummer, utfärdandedatum och förfallodatum

• Utestående belopp: Det totala beloppet som varje kund är skyldig, uppdelat på individuella fakturabelopp

• Ålderskategorier: Hur lång tid som har gått sedan varje obetald faktura förföll till betalning, vanligtvis indelad i grupperna 0–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar och mer än 90 dagar

• Summa utestående fordringar: En summering av alla utestående belopp för alla kunder

• Indrivningsanteckningar eller status: Eventuella anteckningar om indrivningsåtgärder, till exempel uppföljningssamtal, betalningslöften och tvister

• Indikatorer på kreditrisk: Eventuella tecken eller indikatorer på högriskkonton, vilka är till hjälp för att prioritera indrivningsåtgärder eller ompröva kreditvillkor

Så här skapar man en åldersanalys

Att skapa en åldersanalys kräver omfattande faktura- och orderdata samt stor förståelse för företagets kredithanteringsrutiner. Här följer en stegvis guide för hur man skapar den här typen av rapport.

Samla in data

Samla in data från ditt bokförings- eller affärssystem. Dessa data bör inkludera alla utestående fakturor, kundinformation, fakturadatum, förfallodatum, fakturabelopp och eventuella anteckningar om betalningsstatus eller tvister. Se till att alla data är uppdaterade, korrekta och avstämda mot huvudboken för att undvika avvikelser som kan urholka rapportens tillförlitlighet.

Upprätta ålderskategorier

Bestäm vilka ålderskategorier som är lämpliga för ditt företag. Som standard brukar ålderskategorierna vara 0–30 dagar, 31–60 dagar, 61–90 dagar och över 90 dagar, men kategorierna kan anpassas baserat på företagets specifika affärsmodell, branschstandarder eller riskhanteringspolicyer. Överväg att skapa ytterligare kategorier som ”Aktuell", ”Tvistig", "I betalningsplan" eller ”Rättsliga åtgärder pågår" för en mer detaljerad metod.

Sortera data efter ålderskategori

Beräkna hur länge varje faktura har varit förfallen genom att räkna antalet dagar mellan fakturans förfallodatum och dagens datum, sortera eller gruppera sedan dessa fakturor i sina respektive kategorier. Använd villkorsstyrda formler eller åldersfördelningsfunktioner om du använder kalkylblad i Excel eller Google Kalkylark, eller konfigurera automatiserade regler i ditt bokföringsprogram.

Dela upp data efter riskprofil

Segmentera kunderna baserat på riskprofiler som betalningshistorik, kreditvärdighet eller kontostorlek. Segmenteringen kan identifiera högriskkunder och vara behjälplig i prioriteringen av betalningskrav. Lägg till analyslager genom att dela upp fakturor efter typ (t.ex. produktförsäljning, serviceavtal) eller efter avdelning eller region, beroende på din företagsstruktur.

Lägg till anteckningar och nästa steg

Kom ihåg att lägga till anteckningar om tidigare indrivningsförsök och nästa steg. Det kan handla om att lägga till kolumner med status för varje faktura (t.ex. "Första påminnelse skickad", ”Tvistig" eller "Betalningsplan överenskommen"). Inkludera ett avsnitt för åtgärdspunkter eller nästa steg så att rapporten blir ett mer dynamiskt verktyg för personalen som sköter indrivningar.

Beräkna nyckeltal

Inkludera ekonomiska mått som genomsnittlig kredittid, genomsnittlig betalningstid och varje ålderskategoris procentandel av saldot. Överväg att lägga till viktade riskfaktorer till förfallna belopp baserat på historiskt kundbeteende för att ge en mer nyanserad bild av potentiell riskexponering. Dessa mätvärden är användbara för att mäta den övergripande effektiviteten i din hantering av fordringar och som grund för beslutsfattande.

Visualisera data

Använd datavisualiseringsverktyg som pivottabeller, diagram och specialiserade dashboards i programvaror för att presentera åldersdata i ett begripligt format. Dashboards med färgdiagram, riskindikatorer och trendanalyser kan hjälpa dig att snabbt identifiera högprioriterade konton eller segment. Denna visualisering hjälper intressenter att snabbt utvärdera kundfordringarnas övergripande status och fatta välgrundade beslut.

Granska och bekräfta

Gå regelbundet igenom åldersanalysen med relevanta intressenter, inklusive ekonomipersonal, kreditchefer och försäljningsavdelningar. Se till att uppgifterna överensstämmer med faktiska kundinteraktioner och åtgärda eventuella avvikelser snabbt. Bekräfta rapporten mot faktiskt erhållna betalningar för att förfina framtida rapporter och indrivningsstrategier.

Överväg att använda bokföringsprogram, affärssystem eller särskilda verktyg för hantering av kundfordringar som kan generera åldersanalyser automatiskt. För att göra indrivningsarbetet enklare kan du också implementera automatiska påminnelser och arbetsflöden som trappas upp.

Så här tolkar man åldersanalyser

Även om man inte behöver skapa åldersanalyser måste man kunna tolka dem och förstå vad de betyder. Så här tolkar man en åldersanalys:

• Fordringar: Titta på hur fordringarna är fördelade i olika ålderskategorier. Om de flesta fordringarna ligger i intervallet "Aktuell" eller "0–30 dagar" är det ett gott tecken. Men om det finns stora summor i kategorierna "60+ dagar" eller "90+ dagar" kan det betyda att dina kunder har det svårt, att dina kreditpolicyer behöver uppdateras eller att dina indrivningsmetoder inte är effektiva.

• Högriskkunder: Fokusera på kunder där de förfallna saldona är väsentliga, särskilt de som finns i kategorierna med de äldre fordringarna. Detta är dina högriskkonton som kan behöva en knuff i rätt riktning eller en justering av kreditvillkoren. Undersök om det rör sig om upprepade överträdelser där betalning alltid sker för sent. Och om så är fallet, överväg att sänka deras kreditgräns eller ändra deras villkor till kontant betalning vid leverans.

• Segmentering: Dela upp åldersuppgifterna efter kundtyp, bransch eller region för att se vilka grupper som betalar i tid och vilka som inte gör det. Leta efter trender i hur dina kunder betalar. Konton som är långsamma att betala men som är viktiga för ditt företag kan behöva kontaktas på ett mer personligt sätt än mindre konton med högre risk.

• Indrivningsstrategi: Jämför din nuvarande åldersanalys med tidigare versioner för att se om situationen förbättras eller inte. Om fordringarna är äldre nu än förra kvartalet kan du behöva förnya din indrivningsmetod eller upptäcker du att det är en reaktion på större marknadstrender. Utvärdera de senaste indrivningsåtgärderna för att bedöma hur effektiva de är för att säkerställa betalningar.

• Genomsnittlig kredittid: Granska din genomsnittliga kredittid för att se hur lång tid det i genomsnitt tar att inkassera betalning efter genomförd försäljning. En lång eller ökande genomsnittlig kredittid betyder att det tar för lång tid för dig att inkassera betalning, vilket kan tyda på problem i din kreditpolicy eller betalningsprocess. Dela upp den genomsnittliga kredittiden ytterligare efter kundtyp, produkt eller region för att avgöra var du kan behöva fokusera mer på indrivning eller justering av villkoren.

• Kassaflöde: Använd åldersanalysen för att identifiera potentiella kassaflödesproblem. Om en stor andel av fordringarna ligger i kategorierna med de äldre fordringarna innebär det att inbetalningen av likvida medel kan försenas. Detta kan påverka din förmåga att betala utgifter. Granska åldersanalysen tillsammans med kassaflödesanalyser för att se var du kan behöva förbereda dig, och överväg alternativ som kortfristig finansiering och förhandla fram bättre betalningsvillkor med dina egna leverantörer, om det behövs.

• Prediktiv analys: Om åldersanalysen innehåller prediktiv analys kan du använda den informationen för att åtgärda potentiella problem. Gör prognoser över vilka konton som kan vara sena med betalningen baserat på tidigare beteende och allmänna ekonomiska förhållanden, och justera dina planer därefter. Var uppmärksam på eventuella bredare trender som återspeglas i åldersanalysens uppgifter och fundera på hur de kan påverka dina framtida fordringar.

Vanliga problem som framkommer i åldersanalyser och hur de kan åtgärdas

Åldersanalyser kan identifiera viktiga problem i dina kundfordringar. Genom att kategorisera vem som har skulder till dig, hur mycket de är skyldiga och hur länge de varit skyldiga, kan du upptäcka mönster och problem som behöver åtgärdas. Här följer några vanliga problem som framkommer i åldersanalyser och praktiska steg för att åtgärda dem.

Hög andel förfallna fordringar

När en stor del av fordringarna ligger kvar i kategorierna "60+ dagar" eller "90+ dagar" kan det betyda att du har opålitliga kunder, ineffektiva indrivningsmetoder eller till och med en allmän ökad betalningstid i din kundbas. Prioritera uppföljningar med kunder som har höga förfallna saldon och överväg att skärpa dessa kontons kreditvillkor eller införa striktare kreditkontroller innan du beviljar ytterligare kredit. System för automatiska påminnelser kan också vara behjälpliga för att säkerställa konstant uppföljning.

Långsam inkassering och ökande genomsnittlig kredittid

En ökande genomsnittlig kredittid indikerar att det tar längre tid för dig att få betalt för försäljningen. Detta kan bero på bristfälliga indrivningsmetoder, ineffektiva faktureringsprocesser eller alltför generösa kreditvillkor. Se över dina processer för att se om det finns flaskhalsar eller förseningar och se till att fakturor skickas ut omgående. Erbjud flera olika betalningsalternativ och digitala fakturor för att göra det enklare för kunderna att betala.

Återkommande sena betalningar från nyckelkunder

Om du märker att några av dina större konton dyker upp i de förfallna kategorierna regelbundet, kan detta signalera ett större problem som missnöje med din tjänst, brist på kommunikation och likviditetsproblem hos kunderna. Kontakta dessa nyckelkunder direkt för att få reda på eventuella underliggande problem och undersöka möjligheten till flexibla betalningslösningar eller reviderade villkor. Överväg att erbjuda rabatter eller incitament vid tidig betalning för att uppmuntra till betalningar i tid utan att skada relationerna.

Tvistiga fakturor och faktureringsfel

Åldersanalyser kan visa om många fakturor ligger kvar i kategorierna med de äldre fordringarna på grund av tvister eller fel som felaktig faktureringsinformation, ej genomförda tjänster och produktproblem. Etablera en snabbprocess för att lösa tvister, antingen genom ett team avsett för ändamålet eller genom att skapa fler kommunikationskanaler med kunder, och förbättra fakturans korrekthet genom att dubbelkolla alla uppgifter innan du skickar den samt se till att dina villkor är tydliga.

Fordringar koncentrerade till ett fåtal stora kunder

Om en stor del av dina fordringar avser ett fåtal kunder kan en sen betalning från bara ett av dessa konton allvarligt påverka din verksamhet. Diversifiera kundbasen för att sprida risken och upprätthålla regelbunden kommunikation med stora kunder. Erbjud proaktiva betalningsplaner eller avstämningar för att undvika problem som kan försena betalningen.

Återkommande sena betalningar från små konton

Konsekventa sena betalningar från små konton kan ackumuleras och dränera resurser om de hanteras felaktigt. Överväg att införa striktare betalningsvillkor för mindre konton med högre risk eller ändra dessa kunders villkor till förskottsbetalning eller kontant betalning vid leverans. Automatisera påminnelser och uppföljningar för att minimera det manuella arbetet.

Brister i kundkommunikationen

Ibland är förfallna fakturor ett resultat av dålig kommunikation. Kunderna kanske inte ens är medvetna om att de är skyldiga pengar eller har frågor som inte har besvarats. Skicka fakturor utan dröjsmål, följ upp med påminnelser och gör det enkelt för kunderna att kontakta dig om de har frågor eller funderingar. Att upprätthålla goda relationer kan ofta lösa betalningsproblem innan de uppstår.

Otillräcklig uppföljning och indrivning

Om förfallna fakturor ligger kvar utan större förändringar mellan ålderskategorierna kan det tyda på att din uppföljning och indrivning inte är tillräckligt kraftfull eller strukturerad. Utveckla en mer proaktiv indrivningsstrategi med åtgärder som trappas upp, från vänliga påminnelser till formella inkassoåtgärder.

Säsongsmönster som påverkar fordringar

Åldersanalyser kan avslöja säsongstrender i sena betalningar, vilket indikerar att vissa kunder eller branscher i perioder har kassaflödesproblem. Införliva dessa mönster i planeringen genom att justera betalningsvillkoren efter säsong eller erbjuda flexibla betalningsplaner under lågsäsong. Var proaktiv i dessa trender för att bevara goda kundrelationer samtidigt som du värnar om din likviditet.