Um relatório de contas vencidas, também conhecido como relatório de contas a receber vencidas, é um documento financeiro que categoriza as faturas pendentes de uma empresa com base no período de vencimento. Ele mostra os valores devidos pelos clientes e os divide com base no período de atraso (ex.: 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, mais de 90 dias).

Uma análise de 2022 de 250.000 faturas revelou que uma fatura que ficasse não paga após 90 dias tinha apenas 18% de chance de ser paga. Os relatórios de contas vencidas ajudam as empresas a identificar as faturas com maior risco de inadimplência e a concentrar seus esforços de cobrança.

Abaixo, abordaremos por que os relatórios de contas vencidas são importantes para as empresas, como criar e interpretá-los e como lidar com problemas comuns revelados por eles.

Neste artigo:

• Por que os relatórios de contas vencidas são tão importantes para as empresas
  
• O que há em um relatório de contas vencidas?
  
• Como criar um relatório de contas vencidas
  
• Como interpretar relatórios de contas vencidas
  
• Problemas comuns revelados por relatórios de contas vencidas e como resolvê-los
  

Por que os relatórios de contas vencidas são tão importantes para as empresas

Os relatórios de contas vencidas ajudam as empresas a identificar tendências e traçar estratégias para o futuro. Veja como os relatórios de contas vencidas podem orientar as decisões de negócios:

• Riscos de crédito: Os relatórios de contas vencidas oferecem informações sobre quais clientes são confiáveis e quais podem representar riscos de crédito. Isso permite uma tomada de decisão mais informada no que diz respeito ao relacionamento com o cliente e às condições de crédito.

• Fluxo de caixa: Os relatórios de contas vencidas identificam quais recebíveis correm risco de atraso ou inadimplência. Isso ajuda as empresas a prever o fluxo de caixa com mais precisão, identificar possíveis gargalos financeiros e preservar a liquidez das operações essenciais.

• Estratégias de crescimento: Com relatórios de contas vencidas, as empresas podem alinhar melhor suas estratégias de crescimento com o desempenho de recebíveis em tempo real.

• Processos de pagamento: Relatórios de contas vencidas revelam ineficiências nos processos de faturamento e cobrança e orientam melhorias que podem reduzir os dias de vendas pendentes (DSO) — o número médio de dias que leva para ser pago.

O que há em um relatório de contas vencidas?

Um relatório de contas vencidas inclui vários componentes importantes que fornecem uma visão abrangente das contas a receber de uma empresa. Estes são os principais elementos do relatório:

• Dados do cliente: Os nomes ou IDs dos clientes com faturas pendentes

• Detalhes da fatura: Números de fatura, datas de emissão e datas de vencimento

• Valores em aberto: O valor total devido por cada cliente, separado em valores de faturas individuais

• Buckets de vencimento: O nível de atraso de cada fatura não paga, normalmente categorizado como 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias e mais de 90 dias

• Total de recebíveis em aberto: Um resumo de todos os valores pendentes em todos os clientes

• Notas de cobrança ou status: Quaisquer anotações sobre esforços de cobrança, como ligações de acompanhamento, promessas de pagamento e contestações

• Indicadores de risco de crédito: Qualquer sinalização ou indicador de contas de alto risco para priorizar ações de cobrança ou reavaliar condições de crédito

Como criar um relatório de contas vencidas

A criação de um relatório de contas vencidas requer dados abrangentes de faturas e pedidos, além de uma compreensão completa das práticas de gerenciamento de crédito da sua empresa. Este é um guia detalhado para criar esse tipo de relatório.

Coletar dados

Colete dados do seu sistema de contabilidade ou de planejamento de recursos empresariais (ERP). Esses dados devem incluir todas as faturas pendentes, informações de clientes, datas de faturas, datas de vencimento, valores de faturas e quaisquer observações sobre status de pagamento ou contestações. Certifique-se de que os dados estejam atualizados, precisos e reconciliados com o livro-razão para evitar discrepâncias que possam prejudicar a confiabilidade do relatório.

Estabelecer buckets de vencimento

Determine as categorias de envelhecimento (também conhecidas como buckets) que fazem sentido para a sua empresa. Os buckets de vencimento padrão têm de 0 a 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias e mais de 90 dias, mas você pode personalizar essas categorias de acordo com o modelo de negócio específico, os padrões do setor ou as políticas de gerenciamento de riscos. Considere a criação de categorias adicionais como "Atual", "Contestado", "No plano de pagamento" ou "Ação judicial pendente" para uma abordagem mais detalhada.

Classificar dados por buckets de vencimento

Calcule quanto tempo cada fatura está pendente contando o número de dias entre a data de vencimento da fatura e a data atual e, em seguida, classifique ou categorize essas faturas em seus respectivos buckets. Use fórmulas condicionais ou funções de vencimento se estiver usando planilhas no Excel ou no Planilhas Google, ou configure regras automatizadas em seu software de contabilidade.

Segmentar dados por perfil de risco

Segmente os clientes com base em perfis de risco, como histórico de pagamentos, capacidade de crédito ou tamanho da conta. Essa segmentação pode identificar clientes de alto risco e ajudar a priorizar os esforços de cobrança. Adicione camadas de análise separando as faturas por tipo (por exemplo, vendas de produtos, contratos de serviços) ou por departamento ou região, dependendo da estrutura da sua empresa.

Adicione anotações e próximas etapas

Lembre-se de adicionar anotações sobre esforços de cobrança anteriores e as próximas etapas. Isso pode envolver a adição de colunas para o status de cada fatura (p. ex., "Primeiro lembrete enviado", "Em contestação" ou "Plano de pagamento acordado"). Incorpore uma seção para itens de ação ou próximas etapas para tornar o relatório uma ferramenta mais dinâmica para equipes de cobrança.

Calcular métricas-chave

Inclua métricas financeiras como DSO, período médio de cobrança e porcentagens de saldo excedente para cada categoria. Considere adicionar fatores de risco ponderados a valores vencidos com base no comportamento histórico do cliente para fornecer uma visão mais sutil da possível exposição ao risco. Essas métricas ajudam a avaliar a eficiência geral da sua gestão de recebíveis e a orientar a tomada de decisões.

Visualizar dados

Use ferramentas de visualização de dados, como tabelas dinâmicas, gráficos e painéis de software especializados para apresentar dados de envelhecimento em um formato compreensível. Painéis com mapas de calor, indicadores de risco e análise de tendências podem ajudar a identificar rapidamente contas ou segmentos de alta prioridade. Essa visualização ajuda as partes interessadas a avaliar rapidamente o estado geral dos recebíveis e a tomar decisões informadas.

Revisar e validar

Analise regularmente o relatório de contas vencidas com as partes interessadas relevantes, incluindo equipes financeiras, gerentes de crédito e departamentos de vendas. Verifique se os dados estão alinhados com as interações reais com os clientes e resolva imediatamente as discrepâncias. Valide o relatório em relação aos pagamentos recebidos para refinar relatórios futuros e táticas de cobrança.

Considere o uso de software de contabilidade, sistemas ERP ou ferramentas de gerenciamento de contas a receber exclusivas que possam gerar automaticamente relatórios de contas vencidas. Você também pode implementar lembretes automatizados e fluxos de trabalho de escalonamento para facilitar os esforços de cobrança.

Como interpretar relatórios de contas vencidas

Mesmo que você não precise criar relatórios de contas vencidas, você precisa ser capaz de interpretá-los e entender o que eles significam. Veja como interpretar um relatório de contas vencidas:

• Recebíveis: Veja como seus recebíveis se espalham por diferentes buckets de vencimento. Se a maioria dos seus recebíveis está na faixa "atual" ou "0 a 30 dias", é um bom sinal. Porém, se você vê muita coisa nos buckets de "60+ dias" ou "90+ dias", isso pode significar que seus clientes estão em dificuldade, suas políticas de crédito precisam de uma atualização ou seus esforços de cobrança não são eficientes.

• Clientes de alto risco: Concentre-se nos clientes com saldos vencidos substanciais, especialmente aqueles que se encontram nos buckets mais antigos. Essas são as contas de alto risco que podem precisar de um empurrão ou um ajuste nas condições de crédito. Examine se são reincidentes que sempre pagam com atraso. E, em caso afirmativo, considere reduzir seu limite de crédito ou transferi-lo para uma base de pagamento na entrega.

• Segmentação: Divida os dados de vencimento por tipo de cliente, setor ou região para ver quais grupos estão pagando no prazo e quais não estão. Procure tendências na forma como seus clientes estão pagando. Contas que pagam lentamente, mas são importantes para sua empresa, podem exigir uma abordagem mais personalizada do que contas menores e de maior risco.

• Estratégia de cobrança: Compare seu relatório de contas vencidas atual com os anteriores para ver se a situação está melhorando ou não. Se seus recebíveis estão vencendo mais agora do que no trimestre passado, seu processo de cobrança pode precisar de uma reformulação ou você pode estar vendo uma reação a tendências maiores do mercado. Revise os esforços recentes de cobrança para avaliar sua eficácia na segurança de pagamentos.

• DSO: Revise seu DSO para ver quanto tempo, em média, leva para coletar o pagamento após uma venda. Um DSO alto ou crescente significa que você está demorando muito para cobrar, o que pode indicar um problema com sua política de crédito ou seu processo de cobrança. Divida melhor o DSO por tipo de cliente, produto ou região para determinar onde pode ser necessário concentrar mais esforços de cobrança ou ajustar termos.

• Fluxo de caixa: Use o relatório de contas vencidas para identificar possíveis problemas de fluxo de caixa. Se houver um grande volume de recebíveis nos buckets mais antigos, isso pode atrasar o pagamento em dinheiro. Isso pode afetar sua capacidade de cobrir despesas. Analise o relatório de contas vencidas junto com seus demonstrativos de fluxo de caixa para ver onde você pode precisar se preparar e considere opções como financiamento de curto prazo e negociação de melhores condições de pagamento com seus próprios fornecedores, se necessário.

• Análise preditiva: Se o relatório de contas vencidas incluir análise preditiva, use essa percepção para resolver possíveis problemas. Faça previsões sobre possíveis atrasos de pagamento com base no comportamento passado e nas condições econômicas mais amplas e ajuste seus planos de acordo com essas contas. Preste atenção a quaisquer tendências mais amplas refletidas em seus dados de vencimento e pense em como elas podem impactar seus futuros recebíveis.

Problemas comuns revelados por relatórios de contas vencidas e como resolvê-los

Os relatórios de contas vencidas podem identificar problemas importantes nas contas a receber. Ao categorizar quem deve a você,o montante devido e por quanto tempo, é possível identificar padrões e problemas que precisam de atenção. Aqui estão alguns problemas comuns revelados por relatórios de contas vencidas e passos práticos para resolvê-los.

Alta concentração de recebíveis vencidos

Quando uma grande parte dos seus recebíveis fica parada nos buckets de "60+ dias" ou "90+ dias", isso pode significar que você tem clientes não confiáveis, cobranças ineficazes ou até mesmo uma desaceleração geral nos pagamentos em toda a sua base de clientes. Priorize o acompanhamento com clientes com saldos vencidos elevados e considere apertar os termos de crédito para essas contas ou implementar verificações de crédito mais rigorosas antes de conceder crédito adicional. Sistemas automatizados de lembretes também podem ajudar a garantir um acompanhamento consistente.

Cobranças lentas e aumento do DSO

Um DSO crescente indica que você está levando mais tempo para cobrar dinheiro das vendas. Isso pode resultar de cobranças deficientes, processos de faturamento ineficientes ou condições de crédito excessivamente generosas. Revise seus processos para verificar se há gargalos ou atrasos e garanta o envio imediato das faturas. Ofereça várias opções de pagamento e faturamento digital para facilitar o pagamento dos clientes.

Pagamentos atrasados consistentes de grandes clientes

Se você notar que algumas de suas principais contas estão aparecendo nos buckets vencidos regularmente, isso pode sinalizar um problema mais profundo, como insatisfação com seu serviço, falta de comunicação e problemas de liquidez do lado dos clientes. Entre em contato diretamente com esses clientes-chave para entender os problemas associados e explorar disposições de pagamento flexíveis ou termos revisados. Considere oferecer descontos ou incentivos para pagamentos antecipados para incentivar pagamentos pontuais sem prejudicar os relacionamentos.

Faturas em contestação e erros de cobrança

Relatórios de contas vencidas podem revelar se muitas faturas estão presas em buckets mais antigos devido a contestações ou erros, como detalhes de cobrança incorretos, serviços não executados e problemas com produtos. Estabeleça um processo instantâneo para resolver contestações, seja por meio de uma equipe dedicada ou criando mais canais de comunicação com os clientes, e melhore a precisão das faturas verificando todos os detalhes antes do envio e garantindo que seus termos e condições sejam claros.

Recebíveis concentrados com poucos clientes grandes

Se uma grande parte dos seus recebíveis provém de poucos clientes, um pagamento atrasado de apenas uma dessas contas pode afetar severamente suas operações. Diversifique sua base de clientes para espalhar o risco e mantenha comunicação regular com grandes contas. Ofereça planos de pagamento proativos ou controles para evitar problemas que possam atrasar o pagamento.

Pagamentos atrasados recorrentes de contas pequenas

Pagamentos atrasados consistentes de pequenas contas podem se acumular e criar um dreno de recursos, se gerenciados incorretamente. Considere implementar condições de pagamento mais rígidas para contas menores e de maior risco ou transferir esses clientes para condições de pré-pagamento ou pagamento na entrega. Automatize lembretes e acompanhamentos para minimizar o esforço manual.

Falhas na comunicação com o cliente

Às vezes, faturas vencidas são resultado de uma comunicação deficiente. Os clientes podem nem saber que devem dinheiro ou podem ter perguntas que não foram respondidas. Envie faturas imediatamente, adicione lembretes e facilite o contato dos clientes com você em caso de dúvidas ou preocupações. Manter bons relacionamentos muitas vezes pode resolver problemas de cobrança antes que eles comecem.

Acompanhamento e cobrança inadequados

Se as faturas vencidas permanecerem sem muito movimento entre os buckets de vencimento, isso pode sugerir que seu acompanhamento e as cobranças não são agressivos ou estruturados o suficiente. Desenvolva uma estratégia de cobrança mais proativa com etapas claras de escalonamento, desde lembretes amigáveis até ações formais de cobrança.

Padrões sazonais que afetam os recebíveis

Relatórios de contas vencidas podem revelar tendências sazonais nos pagamentos atrasados, indicando que alguns clientes ou setores enfrentam problemas de fluxo de caixa periódicos. Incorpore esses padrões ao planejamento ajustando sazonalmente as condições de pagamento ou oferecendo planos de pagamento flexíveis em períodos fora de pico. Tome uma atitude proativa em relação a essas tendências para manter o relacionamento com o cliente forte e, ao mesmo tempo, proteger sua liquidez.