Een ouderdomsrapport, ook wel een rapport over openstaande debiteuren genoemd, is een financieel document waarin openstaande facturen van een bedrijf worden gecategoriseerd op basis van hoelang ze onbetaald zijn. Hierin zie je de bedragen die klanten verschuldigd zijn en worden de betalingen onderverdeeld op basis van hoelang ze al achterstallig zijn (bijvoorbeeld 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen, meer dan 90 dagen).

Uit een analyse uit 2022 van 250.000 facturen bleek dat een factuur die na 90 dagen nog onbetaald was, slechts 18% kans had om alsnog betaald te worden. Met ouderdomsrapporten kunnen bedrijven facturen met het hoogste risico op wanbetaling identificeren, zodat ze hun incasso-inspanningen daarop kunnen richten.

Hieronder bespreken we waarom ouderdomsrapporten belangrijk zijn voor bedrijven, hoe je ouderdomsrapporten kunt maken en interpreteren, en hoe je veelvoorkomende problemen kunt aanpakken die door deze rapporten aan het licht komen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom ouderdomsrapporten zo belangrijk zijn voor bedrijven
  
• Wat staat er in een ouderdomsrapport?
  
• Een ouderdomsrapport maken
  
• Ouderdomsrapporten interpreteren
  
• Veelvoorkomende problemen die aan het licht komen door ouderdomsrapporten en hoe je deze kunt aanpakken
  

Waarom ouderdomsrapporten zo belangrijk zijn voor bedrijven

Ouderdomsrapporten helpen bedrijven trends te identificeren en strategieën voor de toekomst uit te stippelen. Ouderdomsrapporten kunnen als volgt helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen:

• Kredietrisico's: Ouderdomsrapporten bieden inzicht in welke klanten betrouwbaar zijn en welke kredietrisico's met zich mee kunnen brengen. Dit maakt het mogelijk om beter geïnformeerde beslissingen te nemen met betrekking tot klantrelaties en kredietvoorwaarden.

• Cashflow: Ouderdomsrapporten geven aan welke vorderingen het risico lopen op vertraging of wanbetaling. Dit helpt bedrijven om de cashflow nauwkeuriger te voorspellen, potentiële financiële knelpunten te identificeren en liquiditeit te behouden voor kernactiviteiten.

• Groeistrategieën: Met ouderdomsrapporten kunnen bedrijven hun groeistrategieën beter afstemmen op de realtime prestaties van vorderingen.

• Betalingsprocessen: Ouderdomsrapporten brengen inefficiënties in facturatie- en incassoprocessen aan het licht en helpen verbeteringen te realiseren waardoor de uitstaande verkoop (DSO) - het gemiddelde aantal dagen dat nodig is om betaald te worden - kan worden verminderd.

Wat staat er in een ouderdomsrapport?

Een ouderdomsrapport bevat verschillende belangrijke componenten die een volledig overzicht geven van de debiteuren van een bedrijf. Dit zijn de belangrijkste elementen van het rapport:

• Klantgegevens: de namen of ID's van klanten met openstaande facturen

• Factuurgegevens: factuurnummers, uitgifte- en vervaldatums

• Uitstaande bedragen: het totale verschuldigde bedrag van elke klant, onderverdeeld in afzonderlijke factuurbedragen

• Ouderdomscategorieën: hoelang elke onbetaalde factuur achterstallig is, doorgaans ingedeeld in de categorieën 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en meer dan 90 dagen

• Totaal uitstaande vorderingen: een overzicht van alle openstaande bedragen voor alle klanten

• Incassonotities of -status: notities over incasso-inspanningen, zoals follow-ups, betalingsbeloften en geschillen

• Kredietrisico-indicatoren: signalen of indicatoren van accounts met een hoog risico om prioriteit te geven aan incassoacties of om de kredietvoorwaarden opnieuw te beoordelen

Een ouderdomsrapport maken

Voor het opstellen van een ouderdomsrapport heb je uitgebreide factuur- en ordergegevens nodig en moet je precies weten hoe je bedrijf het debiteurenbeheer doet. Hier lees je hoe je stap voor stap een dergelijk rapport maakt.

Gegevens verzamelen

Verzamel gegevens uit je boekhoud- of ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Deze gegevens moeten alle openstaande facturen, klantgegevens, factuurdatums, vervaldatums, factuurbedragen en eventuele opmerkingen over de betalingsstatus of chargebacks omvatten. Zorg ervoor dat de gegevens up-to-date en nauwkeurig zijn, en zijn afgestemd op het grootboek om discrepanties te voorkomen die de betrouwbaarheid van het rapport kunnen ondermijnen.

Ouderdomscategorieën instellen

Bepaal de ouderdomscategorieën die zinvol zijn voor je bedrijf. De standaardcategorieën voor ouderdomsperioden zijn 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en meer dan 90 dagen, maar je kunt deze categorieën aanpassen op basis van je specifieke businessmodel, branchenormen of risicobeheerbeleid. Overweeg aanvullende categorieën te maken, zoals 'Lopend', 'Betwist', 'In betalingsplan' of 'In afwachting van juridische actie' voor een meer gedetailleerde aanpak.

Gegevens sorteren op ouderdomscategorieën

Bereken hoelang elke factuur al openstaat door het aantal dagen tussen de vervaldatum van de factuur en de huidige datum te tellen en sorteer of categoriseer deze facturen vervolgens in hun respectievelijke categorieën. Gebruik voorwaardelijke formules of ouderdomsfuncties als je spreadsheets gebruikt in Excel of Google Spreadsheets, of configureer geautomatiseerde regels in je boekhoudsoftware.

Gegevens segmenteren op risicoprofiel

Segmenteer klanten op basis van risicoprofielen zoals betaalgeschiedenis, kredietwaardigheid of accountgrootte. Deze segmentatie kan klanten met een hoog risico identificeren en helpen bij het prioriteren van incasso-inspanningen. Voeg analyselagen toe door facturen te scheiden op type (bijv. productverkoop, servicecontracten) of op afdeling of regio, afhankelijk van je bedrijfsstructuur.

Notities en volgende stappen toevoegen

Vergeet niet om notities toe te voegen over eerdere incasso-inspanningen en de volgende stappen. Dit kan inhouden dat je kolommen toevoegt voor de status van elke factuur (bijvoorbeeld 'Eerste herinnering verzonden', 'Betwist' of 'Betaalplan overeengekomen'). Voeg een gedeelte voor actiepunten of volgende stappen toe om van het rapport een dynamischer hulpmiddel voor incassoteams te maken.

Belangrijke statistieken berekenen

Voeg voor elke categorie financiële statistieken toe, zoals DSO, gemiddelde incassoperiode en ouderdomssaldopercentages. Overweeg om gewogen risicofactoren toe te voegen aan achterstallige bedragen op basis van historisch klantgedrag om een genuanceerder beeld te krijgen van potentiële risico's. Met deze statistieken kun je de algehele efficiëntie van je debiteurenbeheer meten en je besluitvorming onderbouwen.

Gegevens visualiseren

Gebruik tools voor gegevensvisualisatie, zoals draaitabellen, grafieken en gespecialiseerde softwaredashboards, om ouderdomsgegevens in een begrijpelijke indeling te presenteren. Dashboards met heatmaps, risico-indicatoren en trendanalyses kunnen helpen om in één oogopslag accounts of segmenten met hoge prioriteit te identificeren. Deze visualisatie helpt belanghebbenden om snel de algehele staat van vorderingen te beoordelen en weloverwogen beslissingen te nemen.

Controleren en valideren

Bespreek het ouderdomsrapport regelmatig met relevante belanghebbenden, waaronder financiële teams, kredietmanagers en verkoopafdelingen. Zorg ervoor dat de gegevens overeenkomen met de daadwerkelijke klantinteracties en pak eventuele afwijkingen onmiddellijk aan. Vergelijk het rapport met daadwerkelijk ontvangen betalingen om toekomstige rapporten en incassotactieken te verbeteren.

Overweeg het gebruik van boekhoudsoftware, ERP-systemen of speciale tools voor debiteurenbeheer die automatisch ouderdomsrapporten kunnen genereren. Je kunt ook geautomatiseerde herinneringen en escalatieworkflows implementeren om makkelijker incasso's te doen.

Ouderdomsrapporten interpreteren

Zelfs als je geen ouderdomsrapporten hoeft te maken, moet je ze wel kunnen interpreteren en begrijpen wat ze betekenen. Zo kun je een ouderdomsrapport interpreteren:

• Vorderingen: Kijk hoe je vorderingen zijn verdeeld over verschillende ouderdomscategorieën. Als de meeste van je vorderingen in "Lopend" of "0-30 dagen" liggen, is dat een goed teken. Maar als je veel vorderingen ziet in de categorieën "Meer dan 60 dagen" of "Meer dan 90 dagen", kan dat betekenen dat je klanten in de problemen zitten, dat je kredietbeleid moet worden vernieuwd of dat je incasso-inspanningen niet efficiënt zijn.

• Klanten met een hoog risico: Richt je op klanten met aanzienlijke achterstallige saldo's, vooral degenen die in de oudere categorieën zitten. Dit zijn je risicovolle accounts die mogelijk een herinnering moeten krijgen of waarvoor de kredietvoorwaarden moeten worden aangepast. Onderzoek of dit recidivisten zijn die altijd te laat betalen. En als dat zo is, overweeg dan om hun kredietlimiet te verlagen of ze alleen onder rembours te laten betalen.

• Segmentatie: Splits de ouderdomsgegevens uit naar klanttype, branche of regio om te zien welke groepen op tijd betalen en welke niet. Let op trends in de manier waarop je klanten betalen. Voor accounts die er lang over doen om te betalen, maar die wel belangrijk zijn voor je bedrijf, moet je mogelijk een meer gepersonaliseerde aanpak hanteren dan voor kleinere accounts met een hoger risico.

• Incassostrategie: Vergelijk je huidige ouderdomsrapport met eerdere rapporten om te zien of de situatie verbetert of niet. Als je vorderingen nu meer verouderen dan vorig kwartaal, moet je je incassoproces mogelijk aanpassen of ervaar je mogelijk een reactie op bredere markttrends. Evalueer recente incasso-inspanningen om te beoordelen of ze effectief zijn bij het veiligstellen van betalingen.

• DSO: Bekijk je DSO om te zien hoelang het na een verkoop gemiddeld duurt om de betaling te innen. Een hoge of stijgende DSO betekent dat je te lang nodig hebt om betalingen te innen, wat kan duiden op een probleem met je kredietbeleid of je incassoproces. Splits je DSO verder uit naar klanttype, product of regio om te bepalen waar je misschien meer aandacht aan moet besteden of welke voorwaarden je moet aanpassen.

• Cashflow: Gebruik het ouderdomsrapport om potentiële cashflowproblemen te identificeren. Als je veel vorderingen in de oudere categorieën hebt, betekent dit dat betalingen mogelijk vertraagd zijn. Dit kan van invloed zijn op je vermogen om kosten te dekken. Vergelijk het ouderdomsrapport met je cashflowoverzichten om te zien waar je mogelijk voorbereidingen moet treffen, en overweeg indien nodig opties zoals kortetermijnfinanciering en onderhandelen over betere betalingsvoorwaarden met je eigen leveranciers.

• Voorspellende analyses: Als je ouderdomsrapport voorspellende analyses omvat, gebruik je deze inzichten om potentiële problemen aan te pakken. Voorspel welke accounts mogelijk te laat zijn met betalen op basis van gedrag uit het verleden en bredere economische omstandigheden, en pas je plannen dienovereenkomstig aan. Besteed aandacht aan eventuele bredere trends die zichtbaar worden in je ouderdomsgegevens en denk na over hoe deze van invloed kunnen zijn op je toekomstige vorderingen.

Veelvoorkomende problemen die aan het licht komen door ouderdomsrapporten en hoe je deze kunt aanpakken

Ouderdomsrapporten kunnen belangrijke problemen in je debiteuren identificeren. Door te categoriseren wie je betalingen verschuldigd is, hoeveel je nog krijgt en hoelang ze al achterstallig zijn, kun je patronen en problemen herkennen die aandacht nodig hebben. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen die aan het licht komen in ouderdomsrapporten en praktische stappen om ze aan te pakken.

Hoge concentratie van achterstallige vorderingen

Als een groot deel van je vorderingen blijft steken in de categorieën "Meer dan 60 dagen" of "Meer dan 90 dagen", kan dit betekenen dat je onbetrouwbare klanten hebt, incasso's niet effectief zijn of zelfs dat betalingen in je klantenbestand over de hele linie vertraging oplopen. Geef prioriteit aan follow-ups bij klanten met een hoog achterstallig saldo en overweeg om de kredietvoorwaarden voor deze accounts aan te scherpen of strengere kredietcontroles te implementeren voordat je meer krediet verstrekt. Geautomatiseerde herinneringssystemen kunnen ook helpen om een consistente follow-up te garanderen.

Trage incasso's en stijgende DSO

Een stijgende DSO geeft aan dat je er langer over doet om betalingen uit verkopen te innen. Dit kan het gevolg zijn van gebrekkige incasso's, inefficiënte facturatieprocessen of te royale kredietvoorwaarden. Controleer je processen op knelpunten of vertragingen en zorg ervoor dat facturen op tijd worden verstuurd. Bied meerdere betaalopties en digitale facturatie om het voor klanten gemakkelijker te maken om te betalen.

Consistente te late betalingen van belangrijke klanten

Als je merkt dat sommige van je belangrijkste accounts regelmatig in de categorieën voor achterstallige betalingen verschijnen, kan dit duiden op een dieper probleem, zoals ontevredenheid over je service, een gebrek aan communicatie en liquiditeitsproblemen aan de kant van de klant. Neem rechtstreeks contact op met deze belangrijke klanten om eventuele onderliggende problemen te begrijpen en flexibele betalingsregelingen of herziene voorwaarden te verkennen. Overweeg kortingen of incentives voor vroegtijdige betaling aan te bieden om tijdige betalingen aan te moedigen zonder de relatie te schaden.

Betwiste facturen en facturatiefouten

Ouderdomsrapporten kunnen duidelijk maken of veel facturen vastzitten in oudere categorieën door geschillen of fouten, zoals onjuiste factuurgegevens, onvervulde diensten en productproblemen. Zet een versneld proces op om geschillen op te lossen, hetzij via een speciaal team, hetzij door meer communicatiekanalen voor klanten te creëren. Verbeter ook de nauwkeurigheid van facturen door alle details nogmaals te controleren voordat ze worden verzonden en ervoor te zorgen dat je algemene voorwaarden duidelijk zijn.

Geconcentreerde vorderingen bij enkele grote klanten

Als een groot deel van je vorderingen afkomstig is van een handjevol klanten, kan een te late betaling van slechts één van deze accounts ernstige gevolgen hebben voor je bedrijfsvoering. Diversifieer je klantenbestand om het risico te spreiden en zorg voor regelmatige communicatie met grote accounts. Bied proactieve betalingsplannen aan of volg betalingen op om problemen te voorkomen die de betaling kunnen vertragen.

Terugkerende late betalingen van kleine accounts

Consistente late betalingen van kleine accounts kunnen zich ophopen en een enorme impact hebben als ze niet goed worden beheerd. Overweeg om strengere betaalvoorwaarden in te voeren voor kleinere accounts met een hoger risico of om deze klanten alleen vooruit te laten betalen of te laten betalen onder rembours. Automatiseer herinneringen en follow-ups om handmatig werk tot een minimum te beperken.

Gebrekkige communicatie met klanten

Soms zijn achterstallige facturen het gevolg van slechte communicatie. Klanten zijn zich er misschien niet eens van bewust dat ze geld verschuldigd zijn of hebben vragen die niet zijn beantwoord. Verstuur facturen op tijd, volg betalingen op met herinneringen en zorg dat klanten gemakkelijk contact met je kunnen opnemen als ze vragen of opmerkingen hebben. Het onderhouden van goede relaties kan incassoproblemen vaak oplossen voordat ze beginnen.

Gebrekkige opvolging en incasso

Als achterstallige facturen van de ene naar de andere ouderdomscategorie gaan zonder dat er actie wordt ondernomen, kan dit erop wijzen dat je follow-ups en incasso's niet agressief of gestructureerd genoeg zijn. Ontwikkel een meer proactieve incassostrategie met duidelijke escalatiestappen, van vriendelijke herinneringen tot formele incassoacties.

Seizoenspatronen die van invloed zijn op vorderingen

Ouderdomsrapporten kunnen seizoensgebonden trends in betalingsachterstanden aan het licht brengen, die erop wijzen dat sommige klanten of branches periodiek met cashflowproblemen te maken hebben. Houd bij de planning rekening met deze patronen door de betalingstermijnen per seizoen aan te passen of flexibele betalingsplannen aan te bieden tijdens dalperioden. Handel proactief bij deze trends om de klantrelaties sterk te houden en tegelijkertijd je liquiditeit te beschermen.