Lo scadenzario dei crediti noto anche solo come scadenzario, è un documento finanziario che classifica le fatture in sospeso di un'azienda in base al tempo trascorso da quando sono scadute. Mostra gli importi dovuti dai clienti e li divide in base al ritardo sulla scadenza (ad es. da 0 a 30 giorni, da 31 a 60 giorni, da 61 a 90 giorni, oltre 90 giorni).

Da un'analisi del 2022 su 250.000 fatture è emerso che una fattura rimasta insoluta per oltre 90 giorni ha solo il 18% di possibilità di essere pagata. Gli scadenzari consentono alle attività di identificare le fatture a più alto rischio di mancato pagamento e di concentrare le attività di riscossione di conseguenza.

Di seguito spiegheremo perché gli scadenzari dei crediti sono importanti per le attività, come crearli e interpretarli, e come affrontare i problemi più comuni da essi rivelati.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché gli scadenzari dei crediti sono così importanti per le attività
  
• Cosa contiene uno scadenzario dei crediti?
  
• Come creare uno scadenzario dei crediti
  
• Come interpretare gli scadenzari dei crediti
  
• Problemi comuni evidenziati dagli scadenzari dei crediti e come risolverli
  

Perché gli scadenzari dei crediti sono così importanti per le attività

Gli scadenzari dei crediti aiutano le attività a identificare le tendenze e a elaborare strategie per il futuro. Ecco in che modo gli scadenzari possono guidare le decisioni aziendali:

• Rischi di credito: gli scadenzari offrono informazioni su quali clienti sono affidabili e quali potrebbero comportare rischi di credito. Ciò consente un processo decisionale più informato per quanto riguarda le relazioni con i clienti e le condizioni di credito.

• Flusso di cassa: gli scadenzari identificano quali crediti sono a rischio di ritardi o insolvenza. Questo aiuta le attività a prevedere il flusso di cassa in modo più accurato, identificare potenziali colli di bottiglia finanziari e preservare la liquidità per le operazioni principali.

• Strategie di crescita: Con gli scadenzari dei crediti, le attività possono allineare meglio le loro strategie di crescita con l'andamento dei crediti in tempo reale.

• Procedure di pagamento: gli scadenzari rivelano le inefficienze nelle procedure di fatturazione e riscossione e guidano miglioramenti che possono ridurre il tempo medio di incasso, ovvero il numero medio di giorni necessari per ricevere il pagamento.

Cosa contiene uno scadenzario dei crediti?

Uno scadenzario dei crediti include diversi componenti chiave che forniscono una visione completa dei crediti verso i clienti di un'azienda. Questi sono gli elementi principali dello scadenzario:

• Informazioni sul cliente: I nomi o gli ID dei clienti con fatture in sospeso

• Dettagli della fattura: Numeri, date di emissione e scadenza delle fatture

• Importi in sospeso: L'importo totale dovuto da ciascun cliente, distinto in importi delle singole fatture

• Intervalli di scadenza: Da quanto è scaduta ogni fattura non pagata, tipicamente classificato come da 0 a 30 giorni, da 31 a 60 giorni, da 61 a 90 giorni e oltre 90 giorni

• Totale crediti in sospeso: Un riepilogo di tutti gli importi in sospeso per tutti i clienti

• Note o stato della riscossione: Eventuali note sulle attività di riscossione, ad esempio chiamate di follow-up, promesse di pagamento e contestazioni

• Indicatori di rischio di credito: Eventuali segnali o indicatori di account ad alto rischio per dare priorità alle azioni di riscossione o rivalutare le condizioni di credito

Come creare uno scadenzario dei crediti

Per creare uno scadenzario dei crediti sono necessari dati completi su fatture e ordini e una conoscenza approfondita delle pratiche di gestione del credito della tua attività. Ecco una guida dettagliata per la creazione di questo tipo di scadenzario.

Raccogli i dati

Raccogli i dati dal tuo sistema di contabilità o ERP. Questi dati dovrebbero includere tutte le fatture in sospeso, le informazioni sul cliente, le date delle fatture e quelle di scadenza, gli importi delle fatture ed eventuali note sullo stato del pagamento o sulle contestazioni. Assicurati che i dati siano aggiornati, accurati e riconciliati rispetto alla contabilità generale per evitare discrepanze che potrebbero compromettere l'affidabilità dello scadenzario.

Stabilisci gli intervalli di scadenza

Determina le categorie di scadenza (dette anche intervalli) che hanno senso per la tua attività. Gli intervalli di scadenza standard sono da 0 a 30 giorni, da 31 a 60 giorni, da 61 a 90 giorni e oltre 90 giorni, ma puoi personalizzare queste categorie in base al tuo modello aziendale, agli standard del settore o alle politiche di gestione del rischio. Per un approccio più dettagliato, valuta la possibilità di creare ulteriori categorie come "Corrente", "Contestato", "In piano di pagamento" o "Azione legale in corso".

Ordina i dati secondo gli intervalli di scadenza

Calcola per quanto tempo ogni fattura è rimasta in sospeso contando il numero di giorni che intercorrono tra la data di scadenza della fattura e la data corrente, quindi ordina o categorizza le fatture nei rispettivi intervalli. Utilizza le formule condizionali o le funzioni di scadenziario se utilizzi fogli di calcolo in Excel o Fogli Google, oppure configura regole automatizzate nel tuo software di contabilità.

Segmenta i dati per profilo di rischio

Segmenta i clienti in base a profili di rischio come la cronologia dei pagamenti, l'affidabilità creditizia o le dimensioni dell'account. Questa segmentazione può identificare i clienti ad alto rischio e aiutare a dare priorità alle attività di riscossione. Aggiungi livelli di analisi separando le fatture per tipo (ad es. vendita di prodotti, contratti di servizi) o per reparto o regione, a seconda della tua struttura aziendale.

Aggiungi note e passaggi successivi

Ricordati di aggiungere note sulle attività di riscossione passate e sui passaggi successivi. Ciò potrebbe comportare l'aggiunta di colonne relative allo stato di ogni fattura (ad es. "Primo sollecito inviato", "In contestazione" o "Piano di pagamento concordato"). Incorpora una sezione per le voci legate ad azioni o i passaggi successivi per rendere lo scadenzario uno strumento più dinamico per i team di riscossione.

Calcola le metriche chiave

Includi metriche finanziarie come il tempo medio di incasso, il periodo medio di riscossione e le percentuali di scadenza del saldo per ogni categoria. Prendi in considerazione l'idea di aggiungere fattori di rischio ponderati agli importi scaduti in base al comportamento storico dei clienti per fornire una visione più dettagliata della potenziale esposizione al rischio. Queste metriche ti aiutano a valutare l'efficienza complessiva della tua gestione dei crediti e a prendere decisioni informate.

Visualizza i dati

Utilizza strumenti di visualizzazione dei dati come tabelle pivot, grafici e dashboard di software specializzati per presentare i dati sulle scadenze in un formato comprensibile. Le dashboard con mappe di calore, indicatori di rischio e analisi delle tendenze possono aiutare a identificare a colpo d'occhio account o segmenti ad alta priorità. Questa visualizzazione aiuta le parti interessate a valutare rapidamente lo stato generale dei crediti e a prendere decisioni informate.

Analizza e convalida

Analizza regolarmente lo scadenzario dei crediti con le parti interessate, tra cui i team finanziari, i responsabili del credito e i dipartimenti vendite. Assicurati che i dati siano allineati con le interazioni effettive con i clienti e risolvi tempestivamente eventuali discrepanze. Convalida lo scadenzario rispetto ai pagamenti effettivi ricevuti per perfezionare i report e le tattiche di riscossione futuri.

Prendi in considerazione l'utilizzo di software di contabilità, sistemi ERP o strumenti di gestione dei crediti dedicati in grado di generare automaticamente gli scadenzari. Puoi inoltre implementare promemoria automatizzati e flussi di lavoro di escalation per semplificare le attività di riscossione.

Come interpretare gli scadenzari dei crediti

Anche se non si ha bisogno di creare scadenzari, è necessario essere in grado di interpretarli e comprenderne il significato. Ecco come interpretare uno scadenzario dei crediti:

• Crediti: Guarda come i tuoi crediti si distribuiscono tra i diversi intervalli di scadenza. Se la maggior parte dei tuoi crediti è compresa nell'intervallo "Corrente" o "Da 0 a 30 giorni", è un buon segno. Ma se vedi molti elementi negli intervalli "60 o più giorni" o "90 o più giorni", ciò potrebbe significare che i tuoi clienti sono in difficoltà, che le tue politiche di credito hanno bisogno di un aggiornamento o che i tuoi sforzi di riscossione non sono efficienti.

• Clienti ad alto rischio: Concentrati sui clienti con saldi in sospeso considerevoli, in particolare quelli che si trovano negli intervalli più vecchi. Questi sono i tuoi account ad alto rischio che potrebbero aver bisogno di un sollecito o di un adeguamento delle loro condizioni di credito. Esamina se si tratta di recidivi che pagano sempre in ritardo. In tal caso, prendi in considerazione l'idea di ridurre il loro limite di credito o di cambiare le condizioni richiedendo il pagamento in contrassegno.

• Segmentazione: Suddividi i dati relativi alle scadenze per tipo di cliente, settore o area geografica per vedere quali gruppi pagano entro le scadenze previste e quali no. Ricerca tendenze nei metodi di pagamento dei tuoi clienti. Gli account lenti a pagare, ma importanti per la tua attività potrebbero richiedere un approccio più personalizzato rispetto ad account più piccoli e a più alto rischio.

• Strategia di riscossione: Confronta il tuo attuale scadenzario dei crediti con quelli precedenti per vedere se la situazione sta migliorando o meno. Se hai crediti maggiormente in sospeso rispetto allo scorso trimestre, il tuo processo di riscossione potrebbe aver bisogno di un rinnovamento o potresti stare assistendo a una reazione a tendenze di mercato più ampie. Valuta le attività di riscossione recenti per valutarne l'efficacia nel garantire i pagamenti.

• Tempo medio di incasso: Analizza il tuo tempo medio di incasso per sapere quanto tempo occorre in media per riscuotere il pagamento dopo una vendita. Un tempo medio di incasso elevato o in aumento significa che stai impiegando troppo tempo per riscuotere, il che potrebbe indicare un problema con la tua politica di credito o il tuo processo di riscossione. Suddividi ulteriormente il tuo tempo medio di incasso per tipo di cliente, prodotto o area geografica per determinare dove potrebbe essere necessario concentrare maggiori sforzi di riscossione o modificare i termini.

• Flusso di cassa: Utilizza lo scadenzario dei crediti per identificare potenziali problemi relativi al flusso di cassa. Se hai un volume elevato di crediti negli intervalli più lontani nel tempo, significa che il pagamento in contanti potrebbe subire ritardi. Ciò potrebbe influire sulla tua capacità di coprire le spese. Analizza lo scadenzario insieme ai rendiconti del flusso di cassa per capire dove potresti aver bisogno di maggiore preparazione, e considera opzioni quali finanziamenti a breve termine e la negoziazione di termini di pagamento migliori con i tuoi fornitori, se necessario.

• Analisi predittiva: Se lo scadenzario include analisi predittive, usa queste informazioni dettagliate per risolvere potenziali problemi. Prevedi quali account potrebbero essere in ritardo con il pagamento in base al comportamento passato e alle condizioni economiche generali e modifica i tuoi piani di conseguenza. Presta attenzione a eventuali tendenze più ampie riflesse nei tuoi dati sulle scadenze e pensa a come potrebbero influire sui tuoi crediti futuri.

Problemi comuni evidenziati dagli scadenzari e come risolverli

Gli scadenzari dei crediti possono identificare problemi importanti nella tua contabilità clienti. Classificando chi ti deve del denaro, quanto ti spetta e da quanto tempo, puoi individuare modelli e problemi che richiedono attenzione. Ecco alcuni problemi comuni evidenziati dagli scadenzari dei crediti e i passaggi pratici per risolverli.

Elevata concentrazione di crediti scaduti

Quando gran parte dei tuoi crediti è bloccata negli intervalli "60 o più giorni" o "90 o più giorni", ciò potrebbe significare che hai clienti inaffidabili, riscossioni inefficaci o persino un rallentamento generale dei pagamenti in tutta la tua base di clienti. Dai la priorità ai follow-up con i clienti che hanno saldi scaduti elevati e prendi in considerazione l'idea di rafforzare le condizioni di credito per questi account o di implementare verifiche della solvibilità più rigorose prima di estendere ulteriormente il credito. I sistemi di promemoria automatizzati possono inoltre aiutare a garantire un follow-up coerente.

Riscossioni lente e tempo medio di incasso in aumento

Un tempo medio di incasso in aumento indica che stai impiegando più tempo per riscuotere denaro dalle vendite. Ciò potrebbe derivare da riscossioni carenti, procedure di fatturazione inefficienti o condizioni di credito troppo generose. Analizza le tue procedure per individuare eventuali colli di bottiglia o ritardi e assicurati che le fatture vengano inviate tempestivamente. Offri più opzioni di pagamento e la fatturazione digitale per semplificare i pagamenti dei clienti.

Pagamenti costantemente tardivi da parte di clienti chiave

Se noti che alcuni dei tuoi account principali compaiono regolarmente negli intervalli dei saldi scaduti, ciò potrebbe segnalare un problema più profondo come insoddisfazione per il tuo servizio, mancanza di comunicazione e problemi di liquidità da parte dei clienti. Contatta direttamente questi clienti chiave per capire quali sono le problematiche sottostanti ed esplorare metodi di pagamento flessibili o condizioni riviste. Prendi in considerazione l'idea di offrire sconti o incentivi per pagamenti anticipati per incoraggiare i pagamenti entro i termini pattuiti senza danneggiare le relazioni.

Fatture contestate ed errori di fatturazione

Gli scadenzari dei crediti possono rivelare se molte fatture sono bloccate negli intervalli delle scadenze meno recenti a causa di contestazioni o errori, come dati di fatturazione errati, servizi incompiuti e problemi con i prodotti. Stabilisci una procedura accelerata per risolvere le contestazioni, tramite un team dedicato o creando più canali di comunicazione con i clienti, e migliora l'accuratezza delle fatture ricontrollando tutti i dati prima dell'invio e assicurandoti che termini e condizioni siano chiari.

Crediti concentrati verso alcuni clienti di grandi dimensioni

Se gran parte dei tuoi crediti proviene da una manciata di clienti, un pagamento in ritardo da uno solo di questi account può avere un grave impatto sulle tue operazioni. Diversifica la tua base di clienti per distribuire il rischio e mantenere una comunicazione regolare con i clienti di grandi dimensioni. Offri piani di pagamento o controlli proattivi per evitare problemi che potrebbero ritardare il pagamento.

Ritardi di pagamento ricorrenti da account di piccole dimensioni

I pagamenti costantemente tardivi da parte di piccoli account possono accumularsi e creare uno spreco di risorse, se gestiti in modo improprio. Valuta l'implementazione di termini di pagamento più rigorosi per gli account più piccoli e a rischio più elevato o il passaggio di questi clienti a termini di pagamento anticipato o in contrassegno. Automatizza i promemoria e i follow-up per ridurre al minimo l'impegno manuale.

Lacune nella comunicazione con i clienti

A volte, le fatture scadute sono il risultato di una comunicazione inadeguata. I clienti potrebbero anche non essere consapevoli di dovere del denaro o potrebbero avere domande a cui non è stata data risposta. Invia le fatture tempestivamente, fornisci promemoria e fai in modo che i clienti ti possano contattare facilmente per domande o dubbi. Mantenere buone relazioni può spesso risolvere i problemi di riscossione prima che si presentino.

Follow-up e riscossione inadeguati

Se le fatture scadute si protraggono senza grosse variazioni da un intervallo di tempo all'altro, è possibile che il follow-up e la riscossione non siano sufficientemente aggressivi o strutturati. Sviluppa una strategia di riscossione più proattiva con gradi di escalation chiari, dai promemoria amichevoli alle azioni formali di riscossione.

Andamenti stagionali che influenzano i crediti

Gli scadenzari dei crediti potrebbero rivelare tendenze stagionali nei pagamenti in ritardo, indicando che alcuni clienti o settori devono affrontare periodicamente problemi di flusso di cassa. Incorpora questi schemi nella pianificazione modificando i termini di pagamento in base alla stagionalità o offrendo piani di pagamento flessibili durante i periodi non di punta. Sii proattivo su queste tendenze per mantenere forti le relazioni con i clienti proteggendo al contempo la tua liquidità.