売掛金年齢表は、売掛金エイジング レポートとも呼ばれ、会社の未払いの請求書を期日を過ぎた長さに基づいて分類する財務書類です。顧客が支払うべき金額が表示され、支払期限を過ぎた期間 (0 〜 30 日、31 〜 60 日、61 〜 90 日、90 日以上など) に基づいて分類されます。

25 万件の請求書の 2022 年の分析で、90 日経っても未払いのままの請求書が支払われる可能性はわずか 18% であることがわかりました。売掛金年齢表は、企業が未払いのリスクが最も高い請求書を特定するのに役立ち、それに応じて回収作業に集中できるようになります。

以下では、売掛金年齢表が企業にとって重要な理由、売掛金年齢表の作成方法と解釈方法、および売掛金年齢表で明らかになる一般的な問題への対処方法について説明します。

この記事の内容

• 売掛金年齢表が企業にとって重要な理由
  
• 売掛金年齢表の内容
  
• 売掛金年齢表の作成方法
  
• 売掛金年齢表の解釈方法
  
• 売掛金年齢表によって明らかになる一般的な問題とその対処方法
  

売掛金年齢表が企業にとって重要な理由

売掛金年齢表は、企業が傾向を特定し、将来に向けて戦略を立てるのに役立ちます。ここでは、売掛金年齢表がどのようにビジネス上の意思決定の指針となるのかをご紹介します。

• クレジットリスク: 売掛金年齢表は、どのクライアントが信頼でき、どのクライアントがクレジットリスクをもたらす可能性があるかについてのインサイトを提供します。これにより、顧客との関係やクレジット条件について、より多くの情報に基づいた意思決定が可能になります。

• キャッシュフロー: 売掛金年齢表は、遅延または債務不履行のリスクがある売掛金を特定します。これにより、企業はキャッシュフローをより正確に予測し、潜在的な財務上のボトルネックを特定し、基幹業務の流動性を維持できます。

• 成長戦略: 売掛金年齢表により、企業はリアルタイムの売掛金実績に合わせて成長戦略をより適切に調整できます。

• 支払いプロセス: 売掛金年齢表は、請求と回収プロセスの非効率性を明らかにし、売上債権回収日数 (DSO) (支払われるまでにかかる平均日数) を短縮できるように改善します。

売掛金年齢表の内容

売掛金年齢表には、会社の売掛金を包括的に把握できるいくつかの主要コンポーネントが含まれています。売掛金年齢表の主な要素は次のとおりです。

• 顧客情報: 未払いの請求書がある顧客の名前または ID

• 請求書の詳細: 請求書番号、発行日、期日

• 未払い金額: 各顧客が支払うべき合計金額と個別の請求金額明細

• 経時バケット: 各未払い請求書の期日がどの程度過ぎているか (通常、0 から 30 日、31 から 60 日、61 から 90 日、90 日以上に分類)

• 未払いの売掛金合計: すべての顧客のすべての未払い金額のサマリー

• 回収に関する備考またはステータス: フォローアップの電話、支払いの約束、不審請求の申請など、回収作業に関する備考

• クレジットリスク指標: 回収アクションの優先順位付けやクレジット条件の再評価のための高リスクの顧客を示す兆候や指標

売掛金年齢表の作成方法

売掛金年齢表を作成するには、包括的な請求書と注文のデータと、ビジネスのクレジット管理慣行の完全な理解が必要です。ここでは、この種のレポートを作成する手順を順を追って説明します。

データの収集

会計システムまたはエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムからデータを収集します。このデータには、すべての未払いの請求書、顧客情報、請求書の日付、期日、請求書の金額、および支払いステータスや不審請求の申請に関するメモが含まれている必要があります。データが最新かつ正確であり、総勘定元帳と照合されていることを確認して、レポートの信頼性を損なう可能性のある不一致を回避します。

経時バケットの設定

ビジネスにとって意味のある経時カテゴリー (バケットとも呼ばれる) を決定します。標準の経時バケットは、0 〜 30 日、31 〜 60 日、61 〜 90 日、および 90 日超ですが、これらのカテゴリーは、特定のビジネスモデル、業界標準、またはリスク管理ポリシーに基づいてカスタマイズできます。より詳細なアプローチとして、「現在」、「不審請求の申請中」、「支払い計画中」、「法的措置が保留中」などの追加のカテゴリーを作成することを検討してください。

経時バケットでのデータの並べ替え

請求書の期日から現在の日付までの日数をカウントして各請求書の未払い期間を計算し、請求書を各バケットに並べ替え、分類します。Excel や Google スプレッドシートでスプレッドシートを使用している場合は、条件付き数式や経時関数を使用します。あるいは、会計ソフトウェアで自動化ルールを設定します。

リスクプロファイルによるデータのセグメント化

支払い履歴、信用力、顧客規模などのリスクプロファイルに基づいて顧客をセグメント化します。このセグメンテーションにより、リスクの高い顧客を特定し、回収作業の優先順位付けに役立てることができます。ビジネス構造に応じて、請求書をタイプ別 (商品販売、サービス契約など) 別、または部門別や地域別に分けることで、分析のレイヤーを追加します。

備考と次のステップの追加

過去の回収作業に関する備考と次のステップを忘れずに追加してください。これには、各請求書のステータスの列を追加することが考えられます (たとえば、「最初のリマインダー送信済み」、「不審請求の申請中」、「支払い計画合意済み」)。アクション項目や次のステップのセクションを組み込んで、レポートを回収チームにとってより動的なツールにします。

主要指標の計算

各カテゴリーの DSO、平均回収期間、経過バランスの割合などの財務指標を含めます。過去の顧客の行動に基づいて、期限を過ぎた金額に加重リスク係数を追加して、潜在的なリスクエクスポージャーをより細かく把握することを検討してください。これらの指標は、売掛金管理の全体的な効率を測定し、意思決定に情報を提供するのに役立ちます。

データの可視化

ピボットテーブル、グラフ、専用のソフトウェアダッシュボードなどのデータ可視化ツールを使用して、経時データをわかりやすい形式で表示します。ヒートマップ、リスク指標、トレンド分析を備えたダッシュボードは、優先度の高い顧客やセグメントを一目で特定するのに役立ちます。この可視化により、利害関係者は売掛金の全体的な状態をすばやく評価し、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

レビューと検証

経理チーム、クレジットマネージャー、営業部門など、関連する利害関係者とともに売掛金年齢表を定期的にレビューします。データが実際の顧客とのやり取りと一致していることを確認し、不一致があればスピーディーに対処します。売掛金年齢表を実際に受け取った支払いと照らし合わせて検証し、今後の売掛金年齢表と回収方法を改善します。

売掛金年齢表を自動的に生成できる会計ソフトウェア、ERPシステム、または専用の売掛金管理ツールの使用を検討してください。また、自動リマインダーとエスカレーションワークフローを実装して、回収作業を容易にすることもできます。

売掛金年齢表の解釈方法

売掛金年齢表を作成する必要がない場合でも、それらを解釈し、その意味を理解できる必要があります。売掛金年齢表の解釈方法は次のとおりです。

• 売掛金: 売掛金がさまざまな経時バケットにどのように分散しているかを確認します。ほとんどの売掛金が「現在」または「0 〜 30日」の範囲にある場合、それは良い兆候です。しかし、「60 日超」または「90 日超」のバケットに多くの売掛金が入っている場合は、顧客が苦労しているか、クレジットポリシーを更新する必要があるか、回収作業が効率的でない可能性があります。

• 高リスクの顧客: 多額の期限切れの残高がある顧客、特に古いバケットに入っている顧客に焦点を当てます。これらは、クレジット条件の微調整や調整が必要になる可能性がある、リスクの高い顧客です。該当する顧客が支払い遅延の常習者であるかを調べます。当てはまる場合は、クレジット限度額を引き下げるか、代金引換ベースに移行することを検討してください。

• セグメンテーション: 経時データを顧客タイプ、業界、地域別に分類して、期日どおりに支払いを行っているグループとそうでないグループを確認します。顧客の支払い状況の傾向を探します。支払いに時間がかかるが、ビジネスにとって重要な顧客は、小規模でリスクの高い顧客よりもパーソナライズされたアプローチが必要になる場合があります。

• 回収戦略: 現在の売掛金年齢表と以前の売掛金年齢表を比較して、状況が改善しているかどうかを確認します。売掛金が前四半期よりも古くなっている場合は、回収プロセスの見直しが必要になる可能性がありますが、より大きな市場動向への反応であることも考えられます。最近の回収作業を評価して、支払いの確保における効果を評価します。

• DSO: DSO をレビューして、販売後に支払いを回収するまでに平均してかかる時間を確認します。DSO が高い、または上昇している場合は、回収に時間がかかりすぎていることを意味し、クレジットポリシーまたは回収プロセスに問題があることを示している可能性があります。DSO を顧客タイプ、商品、または地域別にさらに細分化して、回収作業にさらに集中する必要があるのか、条件を調整する必要があるのかを判断します。

• キャッシュフロー: 売掛金年齢表を使用して、潜在的なキャッシュフローの問題を特定します。古いバケットに大量の売掛金がある場合は、現金での支払いが遅れる可能性があります。これは、経費を賄う自社の能力に影響を与える可能性があります。キャッシュフロー計算書と一緒に売掛金年齢表を確認して、準備が必要な場所を確認し、必要に応じて、短期融資や自社ベンダーとのより良い支払い条件の交渉などのオプションを検討してください。

• 予測分析: 売掛金年齢表に予測分析が含まれている場合は、そのインサイトを使用して潜在的な問題に対処します。過去の行動や広範な経済状況に基づいて、支払いが遅れる可能性がある顧客を予測し、それに応じて計画を調整します。経時データに反映されているより広範な傾向に注意を払い、それらが将来の売掛金にどのように影響するかを検討します。

売掛金年齢表によって明らかになる一般的な問題とその対処方法

売掛金年齢表により、売掛金の重要な問題を特定できます。未払いの顧客、未払い金額、未払い期間を分類することで、注意が必要なパターンや問題を見つけることができます。ここでは、売掛金年齢表によって明らかになる一般的な問題と、それらの問題に対処するための実践的な手順について説明します。

期限が過ぎた売掛金の集中

売掛金の大部分が「60 日超」または「90 日超」のバケットに入ったままになっている場合、信頼できない顧客、非効率的な回収、または顧客ベース全体の支払いの全般的な遅れを意味する可能性があります。期限が過ぎた残高が多い顧客へのフォローアップを優先し、さらにクレジットを延長する前に、該当する顧客のクレジット条件の厳格化やクレジット調査の厳格化を検討します。自動リマインダーシステムは、一貫したフォローアップを確実に行うのにも役立ちます。

回収の遅延と DSO の上昇

DSO の上昇は、売上から現金を回収するのに時間がかかっていることを示しています。これは、回収の不備、非効率的な請求書作成プロセス、または過度に寛大なクレジット条件が原因である可能性があります。プロセスにボトルネックや遅延がないか確認し、請求書がスピーディーに送信されるようにします。複数の支払いオプションとデジタル請求書を提供して、顧客が支払いやすいようにします。

主要顧客からの支払い遅延の継続

主要な顧客が期限切れのバケットにずっと入っている場合、これは、サービスへの不満、コミュニケーションの欠如、顧客側の流動性の問題など、より深刻な問題を示している可能性があります。該当する主要な顧客に直接連絡を取り、根本的な問題を把握し、柔軟な支払い方法や条件の改訂を検討します。早期支払いの割引やインセンティブを提供して、関係を損なうことなく期日通りの支払いを促進することを検討してください。

不審請求の申請が生じた請求書と請求ミス

売掛金年齢表では、不審請求の申請やミス (請求詳細の不備、サービスの未履行、商品の問題など) が原因で、多くの請求書が古いバケットに入ったままになっていないかを明らかにすることができます。専任チームを通じて、または顧客とのコミュニケーション手段を増やすことで、不審請求の申請を解決するためのスピーディーなプロセスを確立し、請求書を送信する前にすべての詳細を再確認し、条件が明確であることを確認することで、請求書の精度を向上させます。

少数の大口顧客に対する売掛金の集中

売掛金の大部分が少数の顧客に対するものである場合、該当する顧客 1 社からの支払いが遅れただけで、経営に深刻な影響が出る可能性があります。顧客ベースを多様化してリスクを分散します。また、大口顧客と定期的にコミュニケーションを取ります。支払いを遅延させる可能性のある問題を回避するために、積極的な支払い計画やチェックインを提供します。

小口顧客からの支払い遅延の繰り返し

小口顧客からの継続的な支払い遅延は、不適切に管理すると、蓄積されて、リソースの枯渇が生じる可能性があります。リスクの高い小口顧客に対しては、より厳しい支払い条件を導入するか、前払いまたは代金引換の条件に移行することを検討してください。リマインダーとフォローアップを自動化して、手作業を最小限に抑えます。

顧客とのコミュニケーションギャップ

請求書の期日超過は、コミュニケーション不足が原因である場合があります。未払いがあることに顧客が気づいていなかったり、回答していない質問があったりするかもしれません。請求書の送付をスピーディーに行い、リマインダーでフォローアップし、顧客が質問や懸念事項について簡単に連絡できるようにします。良好な関係を維持することで、多くの場合、回収の問題を事前に解決できます。

不十分なフォローアップと回収

期限切れの請求書が経時バケット間であまり移動せずにとどまっている場合は、フォローアップと回収が不十分であるか、適切に構造化されていないことを示唆している可能性があります。フレンドリーなリマインダーから正式な回収措置に至る、明確なエスカレーション手順を使用して、積極的な回収戦略を策定します。

売掛金に影響する季節パターン

売掛金年齢表により、支払い遅延の季節的な傾向が明らかになり、一部の顧客や業界が定期的なキャッシュフローの問題に直面していることが示される場合があります。季節ごとに支払い条件を調整したり、オフピーク期間に柔軟な支払い計画を提供したりして、そうしたパターンを計画に組み込みます。これらの傾向に積極的に対応して、顧客との関係を強固に保ちながら、流動性を確保します。