Un informe de vencimiento, también conocido como informe de vencimiento de cuentas por cobrar, es un documento financiero que clasifica las facturas pendientes de una empresa en función del tiempo que han estado vencidas. Muestra los importes que deben los clientes y los divide en función del tiempo que llevan vencidos (p. ej., de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días, de más de 90 días).

Un análisis realizado en 2022 de 250.000 facturas reveló que una factura sin pagar después de 90 días solo tenía un 18 % de posibilidades de ser pagada. Los informes de vencimiento ayudan a las empresas a identificar las facturas con mayor riesgo de impago para que puedan centrar adecuadamente sus esfuerzos de cobro.

A continuación, cubriremos por qué los informes de vencimiento son importantes para las empresas, cómo crear e interpretar informes de vencimiento y cómo abordar los problemas comunes que revelan.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué los informes de vencimiento son tan importantes para las empresas?
  
• ¿Qué hay en un informe de vencimiento?
  
• Cómo crear un informe de vencimiento
  
• Cómo interpretar los informes de vencimiento
  
• Problemas comunes revelados por los informes de vencimiento y cómo abordarlos
  

Por qué los informes de vencimiento son tan importantes para las empresas

Los informes de vencimiento ayudan a las empresas a identificar tendencias y elaborar estrategias para el futuro. Así es como los informes de vencimiento pueden guiar las decisiones empresariales:

• Riesgos de crédito: Los informes de vencimiento ofrecen información sobre qué clientes son fiables y cuáles podrían presentar riesgos crediticios. Esto permite una toma de decisiones más informada con respecto a las relaciones con los clientes y las condiciones de crédito.

• Flujo de caja: Los informes de vencimiento identifican qué cuentas por cobrar corren el riesgo de sufrir retrasos o incumplimientos. Esto ayuda a las empresas a pronosticar el flujo de caja con mayor precisión, identificar posibles cuellos de botella financieros y preservar la liquidez para las operaciones principales.

• Estrategias de crecimiento: Con los informes de vencimiento, las empresas pueden alinear mejor sus estrategias de crecimiento con el rendimiento de las cuentas por cobrar en tiempo real.

• Procesos de pago: Los informes de vencimiento revelan ineficiencias en los procesos de facturación y cobro y orientan las mejoras que pueden reducir los días de ventas pendientes (DSO, por sus siglas en inglés), es decir, la cantidad promedio de días que se tarda en recibir el pago.

¿Qué contiene un informe de vencimiento?

Un informe de vencimiento incluye varios componentes clave que proporcionan una visión completa de las cuentas por cobrar de una empresa. Estos son los principales elementos del informe:

• Información al cliente: Los nombres o los ID de los clientes con facturas pendientes

• Datos de la factura: Números de factura, fechas de emisión y fechas de vencimiento

• Importes pendientes: El importe total que debe cada cliente, separado en importes de factura individuales

• Categorías de vencimiento: El grado de retraso en el pago de cada factura no pagada, normalmente se clasifica como 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días

• Total de cuentas por cobrar pendientes: Un resumen de todos los importes pendientes de todos los clientes

• Notas o estado de cobro: Cualquier nota sobre los esfuerzos de cobro, como llamadas de seguimiento, promesas de pago y disputas.

• Indicadores de riesgo de crédito: Cualquier señal o indicador de cuentas de alto riesgo para priorizar las acciones de cobro o reevaluar las condiciones de crédito

Cómo crear un informe de vencimiento

La creación de un informe de vencimiento requiere datos completos de facturas y pedidos, así como un conocimiento profundo de las prácticas de gestión crediticia de tu empresa. Aquí tienes una guía paso a paso para crear este tipo de informes.

Recopilar los datos

Recopila datos de tu sistema de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP). Estos datos deben incluir todas las facturas pendientes, la información del cliente, las fechas de facturación, las fechas de vencimiento, los importes de las facturas y cualquier nota sobre el estado de los pagos o las disputas. Asegúrate de que los datos estén actualizados, sean precisos y se concilien con el libro mayor para evitar discrepancias que podrían socavar la fiabilidad del informe.

Establecer las categorías de vencimiento

Determina las categorías de vencimiento que tienen sentido para tu empresa. Las categorías de vencimiento estándar son de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y de más de 90 días, pero puedes personalizar estas categorías en función de tu modelo de negocio, los estándares del sector o las políticas de gestión de riesgos. Considera la posibilidad de crear categorías adicionales como «Actual», «En disputa», «En plan de pago» o «Acción legal pendiente» para un enfoque más detallado.

Ordenar los datos por categorías de vencimiento

Calcula cuánto tiempo lleva pendiente cada factura contando el número de días que han transcurrido entre la fecha de vencimiento de la factura y la fecha actual; a continuación, ordena o clasifica estas facturas en sus respectivas categorías. Utiliza fórmulas condicionales o funciones de vencimiento si utilizas hojas de cálculo en Excel o Google Sheets o configura reglas automáticas en tu software de contabilidad.

Segmentar los datos por perfil de riesgo

Segmenta a los clientes en función de perfiles de riesgo como el historial de pagos, la solvencia o el tamaño de la cuenta. Esta segmentación puede identificar a los clientes de alto riesgo y ayudar a priorizar los esfuerzos de cobro. Añade capas de análisis separando las facturas por tipo (p. ej., ventas de productos, contratos de servicios) o por departamento o región, en función de la estructura de tu empresa.

Añadir notas y pasos siguientes

Recuerda tener en cuenta los esfuerzos de cobro anteriores y los pasos siguientes. Esto podría implicar añadir columnas para el estado de cada factura (p. ej., «Primer recordatorio enviado», «En disputa» o «Plan de pago acordado»). Incorpora un apartado para los elementos de acción o los próximos pasos para hacer del informe una herramienta más dinámica para los equipos de cobro.

Calcular las métricas clave

Incluye métricas financieras como el DSO, el período medio de cobro y los porcentajes de vencimiento de saldos para cada categoría. Plantéate la posibilidad de añadir factores de riesgo ponderados a los importes vencidos en función del comportamiento histórico de los clientes para ofrecer una visión más matizada de la posible exposición al riesgo. Estas métricas ayudan a medir la eficiencia general de tu gestión de cuentas por cobrar y sirven de base para la toma de decisiones.

Visualizar los datos

Usa herramientas de visualización de datos, como tablas dinámicas, gráficos y dashboards de software especializado, para presentar los datos de vencimiento en un formato comprensible. Los dashboards con mapas de calor, indicadores de riesgo y análisis de tendencias pueden ayudar a identificar de un vistazo las cuentas o segmentos de alta prioridad. Esta visualización ayuda a las partes interesadas a evaluar rápidamente el estado general de las cuentas por cobrar y a tomar decisiones informadas.

Revisar y validar

Revisa periódicamente el informe de vencimiento con las partes interesadas pertinentes, incluidos los equipos financieros, los gerentes de crédito y los departamentos de ventas. Asegúrate de que los datos estén alineados con las interacciones reales con los clientes y aborda las discrepancias lo antes posible. Compara el informe con los pagos reales recibidos para perfeccionar futuras declaraciones y tácticas de cobro.

Considera la posibilidad de utilizar software de contabilidad, sistemas ERP o herramientas dedicadas a la gestión de cuentas por cobrar que puedan generar automáticamente informes de vencimiento. También puedes implementar recordatorios automatizados y flujos de trabajo de escalada para facilitar los esfuerzos de cobro.

Cómo interpretar los informes de vencimiento

Incluso si no tienes que crear informes de vencimiento, debes ser capaz de interpretarlos y comprender lo que significan. A continuación, te explicamos cómo interpretar un informe de vencimiento:

• Cuentas por cobrar: Observa cómo se distribuyen tus cuentas por cobrar en diferentes categorías de vencimiento. Si la mayoría de tus cuentas por cobrar están en el intervalo «Actual» o «0-30 días», es una buena señal. Pero si ves muchos en las categorías de «más de 60 días» o «más de 90 días», eso podría significar que tus clientes tienen dificultades, que tus políticas de crédito necesitan actualizarse o que tus esfuerzos de cobro no son eficientes.

• Clientes de alto riesgo: Céntrate en los clientes con saldos atrasados importantes, especialmente los que están en las categorías más antiguas. Estas son tus cuentas de alto riesgo que podrían necesitar un aviso o un ajuste en sus términos de crédito. Examina si se trata de infractores reincidentes que siempre pagan tarde. Y si es así, considera la posibilidad de reducir su límite de crédito o de cambiarlos a la modalidad de pago contra reembolso.

• Segmentación: Desglosa los datos sobre el vencimiento por tipo de cliente, sector o región para ver qué grupos pagan puntualmente y cuáles no. Presta atención a las tendencias en los pagos de tus clientes. Las cuentas que tardan en pagar, pero que son importantes para tu empresa, pueden requerir un enfoque más personalizado que las cuentas más pequeñas y de mayor riesgo.

• Estrategia de cobro: Compara tu informe actual de vencimiento con los anteriores para ver si la situación está mejorando o no. Si tus cuentas por cobrar están venciendo más ahora que el trimestre pasado, puede que tu proceso de cobro necesite una renovación o que estés asistiendo a una reacción a tendencias más amplias del mercado. Evalúa los esfuerzos de cobro recientes para valorar su eficacia a la hora de asegurar los pagos.

• DSO: Revisa tu DSO para ver cuánto tiempo, de media, se tarda en cobrar el pago después de una venta. Un DSO alto o en ascenso significa que estás tardando demasiado en cobrar, lo que podría indicar un problema con tu política crediticia o tu proceso de cobro. Desglosa más tu DSO por tipo de cliente, producto o región para determinar dónde podrías tener que centrar más esfuerzos de cobro o ajustar las condiciones.

• Flujo de caja: Usa el informe de vencimiento para identificar posibles problemas de flujo de caja. Si tienes un gran volumen de créditos en las categorías más antiguas, eso significa que el pago en efectivo podría sufrir retrasos. Esto podría afectar su capacidad para cubrir los gastos. Revisa el informe de vencimiento junto con tus estados de flujo de efectivo para ver dónde podrías necesitar prepararte y considera opciones como el financiamiento a corto plazo y negociar mejores condiciones de pago con tus propios proveedores si es necesario.

• Análisis predictivo: Si tu informe de vencimiento incluye el análisis predictivo, usa esta información para abordar posibles problemas. Prevé qué cuentas podrían retrasarse en el pago en función de la conducta pasada y de las condiciones económicas más generales y ajusta tus planes en consecuencia. Presta atención a cualquier tendencia más amplia reflejada en tus datos de vencimiento y piensa en cómo podría afectar a tus cuentas por cobrar futuras.

Problemas comunes revelados por los informes de vencimiento y cómo abordarlos

Los informes de vencimiento pueden identificar problemas importantes en tus cuentas por cobrar. Al clasificar quién te debe, cuánto te debe y durante cuánto tiempo, puedes detectar patrones y problemas que necesitan atención. Estos son algunos de los problemas más comunes que revelan los informes de vencimiento y los pasos prácticos para abordarlos.

Alta concentración de cuentas por cobrar vencidas

Cuando una gran parte de tus cuentas por cobrar está atascada en las categorías de «más de 60 días» o «más de 90 días», eso puede significar que tienes clientes poco fiables, cobros ineficaces o incluso una ralentización general de los pagos en toda tu base de clientes. Prioriza el seguimiento de los clientes que tienen muchos saldos atrasados y considera endurecer las condiciones de crédito para estas cuentas o implementar verificaciones de crédito más estrictas antes de otorgar más crédito. Los sistemas de recordatorio automatizados también pueden ayudar a garantizar un seguimiento constante.

Cobros lentos y aumento de la DSO

Un DSO al alza indica que estás tardando más en cobrar el efectivo de las ventas. Esto puede deberse a cobros deficientes, procesos de facturación ineficientes o condiciones de crédito demasiado generosas. Revisa tus procesos en busca de cuellos de botella o retrasos y asegúrate de que las facturas se envíen con prontitud. Ofrece numerosas opciones de pago y facturación electrónica para facilitar el pago a los clientes.

Retrasos constantes en los pagos de clientes clave

Si observas que algunas de tus cuentas principales aparecen con regularidad en las categorías vencidas, esto podría indicar un problema más profundo, como la insatisfacción con tu servicio, la falta de comunicación y problemas de liquidez por parte de los clientes. Comunícate directamente con estos clientes clave para comprender cualquier problema subyacente y explorar acuerdos de pago flexibles o condiciones revisadas. Considera la posibilidad de ofrecer descuentos o incentivos por pago anticipado para fomentar los pagos puntuales sin dañar las relaciones.

Facturas en disputa y errores de facturación

Los informes de vencimiento pueden revelar si muchas facturas están atascadas en las categorías más antiguas debido a disputas o errores, como datos de facturación incorrectos, servicios incumplidos y problemas con los productos. Establece un proceso rápido para resolver disputas, ya sea a través de un equipo especializado o creando más canales de comunicación con los clientes, a la vez que mejoras la precisión de las facturas comprobando dos veces todos los detalles antes de enviarlas y asegurándote de que tus términos y condiciones son claros.

Cuentas por cobrar concentradas con algunos clientes importantes

Si una gran parte de tus cuentas por cobrar proviene de unos pocos clientes, un pago atrasado de una sola de estas cuentas puede afectar gravemente tus operaciones. Diversifica tu base de clientes para repartir el riesgo y mantener una comunicación regular con las grandes cuentas. Ofrece planes de pago o revisiones proactivas para evitar problemas que puedan retrasar el pago.

Retrasos recurrentes de pagos de cuentas pequeñas

Los retrasos constantes en los pagos de las cuentas pequeñas pueden acumularse y agotar los recursos si se gestionan de forma inadecuada. Plantéate implementar condiciones de pago más estrictas para las cuentas más pequeñas y de mayor riesgo o cambiar a estos clientes a condiciones de prepago o contra reembolso. Automatiza los recordatorios y los seguimientos para minimizar el esfuerzo manual.

Lagunas en la comunicación con el cliente

A veces, las facturas vencidas son el resultado de una mala comunicación. Es posible que los clientes ni siquiera sepan que deben dinero o que tengan preguntas sin respuesta. Envía las facturas puntualmente, sigue el proceso con recordatorios y facilítales a los clientes que se pongan en contacto contigo si tienen preguntas o dudas. Mantener buenas relaciones a menudo puede resolver los problemas de cobro antes de que comiencen.

Seguimiento y cobro inadecuados

Si las facturas vencidas persisten sin mucho movimiento entre las categorías de vencimiento, podría sugerir que tu seguimiento y cobros no son lo suficientemente agresivos o estructurados. Desarrolla una estrategia de cobro más proactiva con pasos claros de escalado, desde recordatorios amistosos hasta acciones de cobro formales.

Patrones estacionales que afectan a las cuentas por cobrar

Los informes de vencimiento pueden revelar tendencias estacionales en los pagos atrasados, lo que indica que algunos clientes o sectores enfrentan problemas periódicos de flujo de efectivo. Incorpora estos patrones en el plan ajustando las condiciones de pago según las estaciones u ofreciendo planes de pago flexibles durante los periodos de menor actividad. Sé proactivo con estas tendencias para mantener fuertes las relaciones con los clientes mientras proteges tu liquidez.