Los activos contractuales son un componente esencial del reconocimiento de ingresos conforme a la Codificación de Normas de Contabilidad (ASC) 606, la norma contable que rige la forma en que las empresas reconocen los ingresos procedentes de los contratos con los clientes. Un activo contractual representa el derecho de una empresa a recibir una contraprestación (por ejemplo, un pago) a cambio de bienes o servicios que ya ha transferido a un cliente. Este derecho es condicional: depende de que la empresa cumpla con sus obligaciones de desempeño restantes o de que el cliente cumpla con ciertos criterios, como pasar una verificación de crédito o alcanzar un objetivo de ventas. A diferencia de las cuentas por cobrar, en las que el pago es incondicional, el cobro de un activo contractual depende de eventos futuros.

Los activos contractuales se suelen utilizar en sectores con contratos complejos o a largo plazo, como las suscripciones de software, los proyectos de construcción o los servicios de telecomunicaciones. Proporcionan información sobre los flujos de caja futuros de una empresa y la solidez subyacente de sus relaciones con los clientes. A continuación, se incluye la información clave que las empresas deben tener cuando se trata de activos contractuales conforme a la ASC 606.

¿De qué trata este artículo?

• Por qué los activos contractuales son tan importantes en el reconocimiento de ingresos
  
• Diferencias entre activos contractuales y cuentas por cobrar
  
• Cómo reconocer activos contractuales conforme a la ASC 606
  
• Cómo se declaran los activos contractuales en los estados financieros
  
• Cómo se tratan los activos contractuales en el modelo de cinco pasos del reconocimiento de ingresos
  
• Ejemplos de activos contractuales en diferentes sectores.
  
• Problemas comunes en la contabilidad de activos contractuales
  
• Mejores prácticas para el cumplimiento y la preparación para auditorías
  

Por qué son tan importantes los activos contractuales en el reconocimiento de ingresos

En el reconocimiento de ingresos, los activos contractuales garantizan que los informes financieros de una empresa sean precisos y un fiel reflejo de sus actividades comerciales. A continuación, echaremos un vistazo más de cerca a por qué son tan importantes.

• Vinculación de los ingresos con el trabajo realizado: Los activos contractuales garantizan que el dinero que una empresa declara como ganado esté vinculado directamente al trabajo que realmente ha realizado, no solo cuando se recibe el efectivo. Esto muestra el rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo, especialmente cuando los proyectos abarcan varios períodos financieros.

• Garantía de la precisión de las finanzas: El uso de activos contractuales permite a las empresas declarar sus ganancias con mayor precisión y crear estados financieros más fiables. Esto es especialmente importante para las empresas que participan en proyectos a largo plazo, como trabajos de construcción o grandes obras de ingeniería.

• Cumplimiento de la normativa: Algunos organismos reguladores, como la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU., exigen legalmente a las empresas que cumplan con la ASC 606, entre otras normas contables.

• Obtención de una mejor visión del flujo de caja: Reconocer los ingresos a través de los activos contractuales significa que una empresa puede reconocer las ganancias antes de obtener el efectivo. Esto puede ayudar a las empresas a realizar una mejor planificación financiera al anticipar los ingresos en función del trabajo que han realizado.

• Creación de confianza con las partes interesadas: Cuando las empresas muestran informes financieros precisos y fiables, se genera confianza entre los inversores, los bancos y otros actores importantes. Esta credibilidad puede ayudar a asegurar nuevas inversiones o financiación.

Diferencias entre activos contractuales y cuentas por cobrar

Aunque tanto los activos contractuales como las cuentas por cobrarrepresentan el derecho de una empresa a cobrar pagos a los clientes, la diferencia clave entre ellos radica en la condicionalidad de ese derecho.

Los activos contractuales representan un derecho condicional a la contraprestación. La empresa ha cumplido con sus obligaciones, pero el pago está supeditado a algún evento futuro u obligación de desempeño. Este evento futuro podría ser cualquier cosa, desde que el cliente logre un objetivo de ventas específico hasta la finalización de una fase del proyecto. Esta condicionalidad introduce un elemento de incertidumbre en el proceso de cobro.

Las cuentas por cobrar representan un derecho incondicional al pago. La empresa ha entregado sus bienes o servicios y el cliente está obligado a pagar. La única condición para el pago es el paso del tiempo. No hay más obligaciones de desempeño o contingencias asociadas al cobro.

Las cuentas por cobrar representan un activo más concreto y seguro en comparación con los activos contractuales. Los activos contractuales conllevan un mayor grado de riesgo y podrían requerir revelaciones o consideraciones adicionales por deterioro. Por lo general, las cuentas por cobrar se consideran más sencillas y menos propensas a problemas de cobro.

Cómo reconocer activos contractuales conforme a la ASC 606

El reconocimiento de los activos contractuales de acuerdo con la ASC 606 requiere varios pasos y una supervisión continua. Así es como se hace.

• Identifica las obligaciones de desempeño: Define claramente lo que la empresa ha prometido entregar al cliente. Analiza cuidadosamente las condiciones del contrato y comprende lo que espera el cliente. Distingue entre obligaciones distintas (por ejemplo, vender un producto y proporcionar servicios de instalación) y aquellas que están agrupadas (por ejemplo, una licencia de software con actualizaciones continuas).

• Asigna el precio de la transacción: Asigna de manera justa el precio total del contrato a cada obligación. Ten en cuenta los precios de mercado, los descuentos y las condiciones específicas del contrato para establecer precios independientes. Esto garantiza que los ingresos se reconozcan en proporción al valor entregado al cliente.

• Reconoce los ingresos cuando se satisfacen las obligaciones: Reconoce los ingresos cuando el cliente obtiene el control del bien o servicio y cuando se ha cumplido con la obligación de desempeño. El momento del reconocimiento de ingresos puede variar dependiendo de la naturaleza de la obligación. Puede ser en un momento determinado (por ejemplo, tras la entrega de un producto) o a lo largo del tiempo (por ejemplo, tras la finalización de varias fases de un proyecto de construcción).

• Determina la condicionalidad del pago: Una vez satisfecha una obligación, determina si tu empresa tiene un derecho de pago incondicional (por cobrar) o condicional (activo contractual). La condicionalidad puede estar ligada al desempeño futuro de la empresa, al cumplimiento de ciertos criterios por parte del cliente o a otros factores especificados en el contrato. Si el pago es condicional, describe las situaciones específicas que desencadenan el reconocimiento de un activo contractual.

• Mide los activos contractuales: Inicialmente, debes medir los activos contractuales en la cantidad a la que la empresa espera tener derecho para satisfacer la obligación de desempeño. Calcula la consideración variable y ajusta cualquier posible restricción en la cobrabilidad del importe. En mediciones posteriores, los activos contractuales se contabilizan al coste amortizado. Reduce sistemáticamente su valor a lo largo del tiempo a medida que se reconocen los ingresos. Si hay evidencia de que la empresa no podrá cobrar el importe total, reconoce una pérdida por deterioro.

Cómo se presentan los activos contractuales en los estados financieros

Por lo general, los activos contractuales se declaran en el balance general de una empresa como una partida separada dentro de los activos corrientes. Esta separación de otros créditos refleja su naturaleza condicional y los posibles riesgos de cobro. A continuación encontrarás más detalles sobre cómo manejar estos activos en tus estados financieros.

Balance general:

Los activos contractuales se registran en el balance general como una partida separada dentro del activo corriente, distinta de las cuentas por cobrar. Se clasifican como activos corrientes si la empresa espera facturar y cobrar el importe dentro de su ciclo operativo normal o en el plazo de un año, lo que dure más tiempo. Pueden clasificarse como activos no corrientes si se prevé que la liquidación de un activo contractual lleve más tiempo que este período.

Estado de resultados

Los activos contractuales afectan a los estados de resultados a través del reconocimiento de ingresos. Cuando una empresa reconoce un activo contractual, también reconoce ingresos por el mismo importe, lo que refleja el cumplimiento de una obligación de rendimiento conforme a la ASC 606. Los ingresos ordinarios se reconocen en la cuenta de resultados en el período de tiempo durante el cual se cumplió la obligación de desempeño.

Notas a los estados financieros

Las empresas deben proporcionar información detallada sobre sus activos contractuales en las notas a los estados financieros. Estas divulgaciones suelen incluir:

• La naturaleza de los bienes o servicios que se han transferido a los clientes pero que aún no se han facturado.

• Cambios importantes en los saldos de los activos contractuales durante el período sobre el que se informa, incluida una conciliación desde el principio hasta el final del período.

• Información sobre el momento de cumplir con las obligaciones de desempeño y el momento esperado de la conversión de los activos contractuales en cuentas por cobrar

Ejemplo

Supongamos que una empresa de construcción se involucra en un proyecto en el que el pago se estructura en torno a hitos específicos. Después de completar la primera fase, la empresa ha ganado 100.000 $ según las condiciones del contrato. Sin embargo, este importe solo se puede facturar después de que se complete la segunda fase, que se espera para el próximo período financiero. Al final del período actual, los 100.000 $ figuran como activos contractuales en el activo circulante del balance general. El estado de resultados del período reflejará 100.000 $ en ingresos asociados con esta fase del proyecto. En las notas a los estados financieros se detallaría la naturaleza del proyecto, las razones del reconocimiento del activo contractual y las entradas de efectivo futuras previstas de este activo.

Cómo se tratan los activos contractuales en el modelo de cinco pasos del reconocimiento de ingresos

Los activos contractuales son el resultado directo del quinto paso del modelo de reconocimiento de ingresos. Representan el derecho de la empresa a recibir el pago de las obligaciones de desempeño que se han cumplido, pero cuyo cobro está supeditado a eventos o condiciones futuras. A continuación, te explicamos cómo se integran los activos contractuales en cada uno de los cinco pasos.

• Identificar el contrato con el cliente: La empresa identifica un contrato que es ejecutable y tiene sustancia comercial. El contrato debe especificar claramente los derechos de las partes y las condiciones de pago. Los activos contractuales no se reconocen en esta etapa, pero las condiciones establecidas aquí influyen en su reconocimiento en pasos posteriores.

• Identificar las obligaciones de desempeño: La empresa identifica distintas obligaciones de desempeño. Una obligación de desempeño podría ser una promesa de entregar un producto, proporcionar un servicio o una combinación de ambos. Los activos contractuales suelen surgir de obligaciones de desempeño que requieren una gestión continua o la progresión de un proyecto antes de que pueda producirse la facturación.

• Determinar el precio de la transacción: La empresa determina el importe de la contraprestación que espera recibir por el cumplimiento de sus obligaciones de desempeño. Este precio puede incluir importes fijos, una contraprestación variable o ambos. Aunque los activos contractuales no están directamente influenciados por el precio de la transacción, la naturaleza de las condiciones de pago (como bonificaciones o penalizaciones que afectan al precio) puede dictar cuándo y cómo se cumplen las obligaciones de desempeño y, por lo tanto, cuándo se reconocen los activos contractuales.

• Asignar el precio de la transacción: La empresa asigna un precio de transacción a cada obligación de desempeño en función de sus precios de venta independientes relativos. Esta asignación determina cómo se reconocen los activos contractuales a medida que se cumplen estas obligaciones.

• Reconocer los ingresos cuando (o como) se satisface la obligación de desempeño: La empresa reconoce los ingresos en un momento dado o a lo largo del tiempo. Si una obligación de desempeño se satisface a lo largo del tiempo, los ingresos se reconocen en función del progreso hacia su finalización. Un activo fijo contractual se registra cuando el trabajo realizado (o el valor transferido) excede el pago recibido. Esto suele ocurrir en los contratos a largo plazo en los que la facturación se produce al alcanzar determinados hitos o al final del contrato. Una vez que una obligación de desempeño específica se satisface por completo y es facturable según las condiciones del contrato, cualquier activo contractual asociado se convierte en un crédito. Esta conversión refleja un cambio en la naturaleza del derecho de pago de la empresa, que ha pasado de ser condicional a no condicional.

Ejemplo

Imagina que se ha contratado a una empresa de desarrollo de software para crear una solución de software personalizada para un cliente. El contrato estipula pagos por hitos, con un pago final significativo al finalizar. La empresa reconoce los ingresos a medida que cumple con las obligaciones de desempeño a lo largo del tiempo (definidas aquí como varias fases del ciclo de vida del desarrollo de software). Si la empresa completa un hito, pero las condiciones del contrato impiden la facturación inmediata hasta que también se complete el siguiente hito, los ingresos reconocidos por completar el primer hito se registran como un activo contractual. Este activo representa el derecho de pago de la empresa que está supeditado a un desempeño posterior.

Ejemplos de activos contractuales en diferentes sectores

Varios sectores utilizan los activos contractuales al reconocer los ingresos. Estos son algunos ejemplos de cómo los diferentes tipos de empresas utilizan estos activos en su contabilidad.

Software

• Una empresa de software ofrece una aplicación basada en la nube a un cliente. El contrato estipula la facturación anual. La parte de la cuota anual que representa los meses de servicio ya prestados pero que aún no se han facturado es un activo contractual.

• Un proveedor de software completa la instalación y configuración del software para un cliente, pero el pago final está supeditado a que las pruebas de aceptación del usuario se completen correctamente. El importe que representa la obra terminada pero que está a la espera de la aceptación final es un activo contractual.

Construcción

• Una empresa constructora completa una fase de un proyecto y utiliza la facturación de progreso para facturar al cliente. Hasta que el cliente apruebe y pague la factura, el importe pendiente representa un activo contractual.

• Una parte de cada factura de progreso se retiene hasta que todo el proyecto se complete y cumpla con cierta normativa de calidad. Esto se conoce como retención, y la cantidad retenida de cada pago es un activo contractual.

Telecomunicaciones

• Un proveedor de telecomunicaciones instala equipos y activa el servicio para un nuevo cliente. La cuota de instalación se factura en la primera factura mensual. Hasta que esa factura se genere y se pague al final del primer mes de servicio, la tarifa de instalación es un activo contractual.

• Una empresa de telecomunicaciones ofrece un bono a los clientes que se suscriban a un contrato de varios años. El bono se paga en cuotas a lo largo de la vigencia del contrato. La parte del bono ganado pero aún no pagado es un activo contractual.

Otros ejemplos

• Una agencia completa una campaña de marketing para un cliente, pero el pago está supeditado al logro de ciertas métricas de desempeño (por ejemplo, tráfico en el sitio web, clientes potenciales). La tarifa de la agencia por el trabajo completado, pendiente de verificación del desempeño, es un activo contractual.

• Una empresa consultora entrega un informe de proyecto a un cliente. El pago final está supeditado a que el cliente revise y apruebe el informe. Los honorarios de consultoría por el trabajo terminado, pendiente de aprobación, son un activo contractual.

Problemas comunes en la contabilidad de activos contractuales

La contabilidad de los activos contractuales implica abordar varias áreas complejas del reconocimiento de ingresos. Estos son algunos de los problemas más comunes a los que pueden enfrentarse las empresas al gestionar los activos contractuales.

• Determinación de las obligaciones de desempeño: Las empresas deben identificar y separar con precisión las obligaciones de desempeño dentro de un contrato. Cada obligación debe ser distinta y tenerse en cuenta razonablemente, lo que puede complicarse en contratos que involucran múltiples prestaciones o servicios agrupados. La identificación incorrecta de estas obligaciones puede dar lugar a que el reconocimiento de ingresos y los activos se clasifiquen incorrectamente.

• Establecimiento del precio y la contraprestación de la transacción: Las empresas pueden tener dificultades para determinar el precio de la transacción, especialmente cuando se trata de una contraprestación variable (como bonificaciones, penalizaciones o descuentos). Las empresas también deben estimar el importe de la contraprestación a la que tendrán derecho y tener en cuenta la probabilidad y la magnitud de las posibles reversiones de los ingresos. Esta estimación y cualquier ajuste posterior pueden tener un gran impacto en la valoración de los activos contractuales.

• Reconocer los ingresos a lo largo del tiempo frente a los ingresos en un momento dado: Las empresas deben decidir si los ingresos deben reconocerse a lo largo del tiempo o en un momento determinado. En este caso, los errores de juicio pueden provocar un reconocimiento prematuro o tardío de los ingresos, lo que afecta a los registros financieros y al cumplimiento de las normas de información financiera.

• Medir y reevaluar el progreso: En el caso de los contratos en los que los ingresos se reconocen a lo largo del tiempo, las empresas pueden tener dificultades para medir su progreso hacia la finalización total de una obligación de desempeño. Algunos métodos, como el coste a coste, el insumo o el producto, requieren juicio y una aplicación coherente; la medición incorrecta o la falta de reevaluación del progreso pueden dar lugar a un reconocimiento incorrecto de los activos contractuales.

• Modificación de las condiciones del contrato: Es posible que las empresas deban reevaluar el activo contractual y reasignar el precio de la transacción entre las obligaciones de desempeño si se realizan modificaciones en las condiciones del contrato (por ejemplo, cambios en el alcance de los servicios, ajustes de precios). Estos cambios pueden causar dificultades para mantener registros contables precisos y actualizados.

• Distinguir entre un activo contractual y un crédito: Es posible que a las empresas les resulte difícil distinguir entre los activos contractuales y los créditos por cobrar. Esta distinción debe ser clara en los estados financieros, ya que los errores pueden dar lugar a incorrecciones en los activos declarados.

• Evaluación del deterioro del valor de los activos contractuales: Los activos contractuales están sujetos a pruebas de deterioro. Las empresas deben trabajar para determinar si un activo contractual se deteriora y cuándo (por ejemplo, si la cobrabilidad de la contraprestación se vuelve incierta), ya que esto puede afectar a las declaraciones financieras.

• Proporcionar información: De acuerdo con la ASC 606, las empresas deben proporcionar información detallada sobre la naturaleza, el importe, el momento y la incertidumbre de los ingresos y los flujos de caja derivados de los contratos con los clientes. Conservar esta información puede ser una carga administrativa sustancial.

Mejores prácticas para el cumplimiento de la normativa y la preparación para auditorías

Las empresas deben priorizar el cumplimiento de la normativa ASC 606 y prepararse para las auditorías durante todo el año. Estas son algunas de las mejores prácticas que las empresas pueden emplear.

Revisión y análisis de contratos

• Establecer un proceso formal para revisar y analizar los contratos. Se debe involucrar a equipos multifuncionales de finanzas, jurídicos y de ventas.

• Identificar claramente las obligaciones de desempeño, las condiciones de pago y cualquier contingencia o condición que afecte al reconocimiento de ingresos.

• Documentar el proceso de revisión del contrato y sus conclusiones para proporcionar pruebas de su cumplimiento.

Políticas y procedimientos

• Desarrollar políticas y procedimientos integrales para la contabilidad de los activos contractuales y abordar los requisitos de reconocimiento, medición, deterioro y divulgación.

• Comunicar estas políticas y procedimientos al personal pertinente y proporcionar formación continua.

• Revisar y actualizar periódicamente las políticas para reflejar los cambios en las normas contables o las prácticas comerciales.

Controles internos

• Implementar controles internos estrictos sobre la contabilidad de activos contractuales, incluida la segregación de funciones, los procesos de autorización y las conciliaciones periódicas.

• Utilizar la tecnología para automatizar la recopilación y el análisis de datos.

• Realizar auditorías internas periódicas para comprobar el cumplimiento de las políticas y procedimientos, e identificar áreas de mejora.

Documentación

• Mantener registros detallados de los contratos, incluidos los acuerdos originales, las enmiendas y cualquier correspondencia relevante.

• Documentar las suposiciones y juicios clave realizados al reconocer y medir los activos contractuales.

• Preparar cronogramas completos y documentación de respaldo para facilitar la preparación de auditorías.

Comunicación con el auditor

• Establecer una comunicación abierta y transparente con los auditores al principio del proceso.

• Compartir políticas, procedimientos y documentación relevantes por adelantado para ayudar a los auditores a comprender la contabilidad de activos contractuales de la empresa.

• Estar preparado para responder a cualquier pregunta o inquietud de los auditores y para proporcionar información adicional según sea necesario.