Los activos contractuales son un componente central del reconocimiento de ingresos según la Codificación de Normas de Contabilidad (ASC, por sus siglas en inglés) 606, que rige la forma en que las empresas reconocen los ingresos de los contratos con los clientes. Un activo contractual representa el derecho de una empresa a recibir una contraprestación (por ejemplo, un pago) a cambio de bienes o servicios que ya ha transferido a un cliente. Este derecho es condicional: depende de que la empresa cumpla con sus obligaciones de desempeño restantes o de que el cliente cumpla con ciertos criterios, como pasar una verificación de crédito o alcanzar un objetivo de ventas. A diferencia de las cuentas por cobrar, en las que el pago es exigible sin condiciones, el cobro de un activo contractual depende de acontecimientos futuros.

Los activos contractuales se utilizan normalmente en sectores con contratos complejos o a largo plazo, como las suscripciones de software, los proyectos de construcción o los servicios de telecomunicaciones. Proporcionan información sobre los flujos de caja futuros de una empresa y la salud subyacente de sus relaciones con los clientes. A continuación, cubriremos la información clave que las empresas deben tener cuando se involucran activos contractuales según la ASC 606.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• Por qué los activos contractuales son tan importantes en el reconocimiento de ingresos
  
• Activos contractuales frente a cuentas por cobrar
  
• Cómo reconocer los activos contractuales según la ASC 606
  
• Cómo se informan los activos contractuales en los estados financieros
  
• Cómo se tratan los activos contractuales en el modelo de cinco pasos de reconocimiento de ingresos
  
• Ejemplos de activos contractuales en diferentes sectores
  
• Problemas comunes en la contabilidad de los activos contractuales
  
• Prácticas recomendadas para el cumplimiento normativo y la preparación para auditorías
  

¿Por qué los activos contractuales son tan importantes en el reconocimiento de ingresos?

En el reconocimiento de ingresos, los activos contractuales garantizan que los informes financieros de una empresa sean precisos y un fiel reflejo de sus actividades comerciales. A continuación, te explicamos por qué son tan importantes.

• Vincular los ingresos con el trabajo realizado: Los activos contractuales garantizan que el dinero que una empresa declara como ganado esté vinculado directamente al trabajo que realmente ha realizado, no solo cuando se recibe el efectivo. Esto muestra el desempeño de una empresa a lo largo del tiempo, especialmente cuando los proyectos abarcan varios períodos financieros.

• Garantizar la precisión de las finanzas: El uso de activos contractuales les permite a las empresas informar sus ganancias con mayor precisión y crear estados financieros más confiables. Esto es especialmente importante para las empresas que participan en proyectos a largo plazo, como trabajos de construcción o grandes obras de ingeniería.

• Cumplir con la normativa: Algunos organismos reguladores, como la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU., les exigen legalmente a las empresas que cumplan con la ASC 606, entre otras normas contables.

• Obtener una mejor visión del flujo de caja: Reconocer los ingresos a través de los activos contractuales significa que una empresa puede reconocer las ganancias antes de obtener el efectivo. Esto puede ayudar a las empresas a realizar una mejor planificación financiera al anticipar los ingresos en función del trabajo que han completado.

• Generar confianza en las partes interesadas: Cuando las empresas muestran informes financieros precisos y fiables, se genera confianza entre los inversores, los bancos y otros actores importantes. Esta credibilidad puede ayudar a asegurar nuevas inversiones o financiamiento.

Activos contractuales frente a cuentas por cobrar

Si bien tanto los activos contractuales como las cuentas por cobrar representan el derecho de una empresa a cobrar pagos de los clientes, la diferencia clave entre ellos radica en la condicionalidad de ese derecho.

Los activos contractuales representan un derecho condicional a la contraprestación. La empresa ha cumplido con sus obligaciones, pero el pago está supeditado a algún evento futuro u obligación de desempeño. Este evento futuro podría ser cualquier cosa, desde que el cliente logre un objetivo de ventas específico hasta la finalización de una fase del proyecto. Esta condicionalidad introduce un elemento de incertidumbre en el proceso de cobros.

Las cuentas por cobrar representan un derecho incondicional al pago. La empresa ha entregado sus bienes o servicios y el cliente está obligado a pagar. La única condición para el pago es el paso del tiempo. No hay más obligaciones de desempeño o contingencias asociadas al cobro.

Las cuentas por cobrar representan un activo más concreto y seguro en comparación con los activos contractuales. Los activos contractuales conllevan un mayor grado de riesgo y pueden requerir divulgaciones o consideraciones adicionales de deterioro. Por lo general, las cuentas por cobrar se consideran más sencillas y menos propensas a problemas de cobro.

Cómo reconocer los activos contractuales según la ASC 606

El reconocimiento de los activos contractuales de acuerdo con la ASC 606 requiere varios pasos y una supervisión continua. Aquí te mostramos cómo se realiza.

• Identifica las obligaciones de desempeño: Define claramente lo que la empresa se ha comprometido a entregar al cliente. Analiza cuidadosamente las condiciones del contrato y comprende lo que espera el cliente. Distingue las obligaciones diferentes (por ejemplo, vender un producto y proporcionar servicios de instalación) y aquellas que están agrupadas (por ejemplo, una licencia de software con actualizaciones continuas).

• Asigna el precio de la transacción: Asigna de manera justa el precio total del contrato a cada obligación. Ten en cuenta los precios de mercado, los descuentos y las condiciones específicas del contrato para establecer precios independientes. Esto garantiza que los ingresos se reconozcan en proporción al valor entregado al cliente.

• Reconoce los ingresos cuando se cumplen las obligaciones: Reconoce los ingresos cuando el cliente obtiene el control del bien o servicio y cuando se ha cumplido con la obligación de desempeño. El momento del reconocimiento de ingresos puede variar en función de la naturaleza de la obligación. Puede ser en un momento dado (por ejemplo, al momento de la entrega de un producto) o a lo largo del tiempo (por ejemplo, al finalizar varias fases de un proyecto de construcción).

• Determina la condicionalidad del pago: Una vez que se cumple con una obligación, determina si tu empresa tiene un derecho de pago incondicional (cuentas por cobrar) o condicional (activo contractual). La condicionalidad puede estar ligada al desempeño futuro de la empresa, al cumplimiento de ciertos criterios por parte del cliente o a otros factores especificados en el contrato. Si el pago es condicional, describe los escenarios específicos que desencadenan el reconocimiento de un activo contractual.

• Mide los activos contractuales: Inicialmente, debes medir los activos contractuales por el importe que la empresa espera recibir por satisfacer la obligación de desempeño. Calcula la contraprestación variable y realiza los ajustes por cualquier posible restricción en la cobrabilidad del importe. En mediciones posteriores, los activos contractuales se contabilizan al costo amortizado. Reduce sistemáticamente su valor a lo largo del tiempo a medida que se reconocen los ingresos. Si hay evidencia de que la empresa no podrá cobrar el monto total, reconoce una pérdida por deterioro.

Cómo se informan los activos contractuales en los estados financieros

Por lo general, los activos contractuales se informan en el balance general de una empresa como una partida separada dentro del activo circulante. Esta separación de otras cuentas por cobrar refleja su naturaleza condicional y los posibles riesgos de cobro. A continuación te explicación cómo manejar estos activos en tus estados financieros.

Balance general

Los activos contractuales se registran en el balance como una partida separada en el activo circulante, distinta de las cuentas por cobrar. Se clasifican como activo circulante si la empresa espera facturar y cobrar el importe dentro de su ciclo normal de operación o un año, el periodo que sea mayor. Pueden clasificarse como activos no corrientes si se prevé que la liquidación de un activo contractual tarde más de este período.

Estado de resultados

Los activos contractuales afectan a las cuentas de resultados a través del reconocimiento de ingresos. Cuando una empresa reconoce un activo contractual, también reconoce ingresos por el mismo importe, lo que refleja el cumplimiento de una obligación de desempeño en virtud de la ASC 606. Los ingresos se reconocen en la cuenta de resultados en el período de tiempo durante el cual se cumplió con la obligación de desempeño.

Notas a los estados financieros

Las empresas deben proporcionar información detallada sobre sus activos contractuales en las notas a los estados financieros. Estas divulgaciones suelen incluir:

• La naturaleza de los bienes o servicios que se han transferido a los clientes pero que aún no se han facturado.

• Cambios importantes en los saldos de activos contractuales durante el período sobre el que se informa, incluida una conciliación desde el principio hasta el final del período.

• Información sobre el momento en que se cumplen las obligaciones de ejecución y el plazo previsto para la conversión de los activos contractuales en cuentas por cobrar

Ejemplo

Supongamos que una empresa constructora participa en un proyecto en el que el pago se estructura en torno a hitos específicos. Tras completar la primera fase, la empresa ha ganado $100,000 de acuerdo con las condiciones del contrato. Sin embargo, esta cantidad sólo puede facturarse una vez finalizada la segunda fase, que se espera para el próximo ejercicio económico. Al final del período actual, los $100,000 se registran como un activo contractual en el activo circulante del balance. La cuenta de resultados para el período reflejará $100,000 en ingresos asociados con esta fase del proyecto. En las notas a los estados financieros se detallará la naturaleza del proyecto, las razones por las que se reconoce el activo contractual y las entradas de efectivo futuras previstas para este activo.

Cómo se tratan los activos contractuales en el modelo de cinco pasos de reconocimiento de ingresos

Los activos contractuales son un resultado directo del quinto paso en el modelo de reconocimiento de ingresos. Representan el derecho de la empresa a recibir el pago de las obligaciones de rendimiento que se han cumplido, pero en las que el cobro está supeditado a acontecimientos o condiciones futuras. Así es como los activos contractuales se integran en cada uno de los cinco pasos.

• Identifica el contrato con el cliente: La empresa identifica un contrato que es ejecutable y tiene sustancia comercial. Un contrato debe especificar claramente los derechos de las partes y las condiciones de pago. Los activos contractuales no se reconocen en esta etapa, pero los términos establecidos aquí influyen en su reconocimiento en etapas posteriores.

• Identifica las obligaciones de desempeño: La empresa identifica distintas obligaciones de desempeño. Una obligación de desempeño podría ser una promesa de entregar un producto, proporcionar un servicio o una combinación de ambos. Los activos contractuales suelen surgir de obligaciones de desempeño que requieren una gestión continua o el progreso de un proyecto antes de que se pueda producir la facturación.

• Determina el precio de la transacción: La empresa determina el importe de la contraprestación que espera recibir por el cumplimiento de sus obligaciones. Este precio puede incluir importes fijos, contraprestación variable o ambos. Si bien los activos contractuales no están directamente influenciados por el precio de la transacción, la naturaleza de las condiciones de pago (como bonificaciones o penalizaciones que afectan el precio) puede dictar cuándo y cómo se cumplen las obligaciones de desempeño y, por lo tanto, cuándo se reconocen los activos contractuales.

• Asigna el precio de la transacción: La empresa asigna un precio de transacción a cada obligación de desempeño en función de sus precios de venta independientes relativos. Esta asignación determina cómo se reconocen los activos contractuales a medida que se cumplen estas obligaciones.

• Reconoce los ingresos cuando (o mientras) se cumple la obligación de desempeño: La empresa reconoce los ingresos en un momento dado o a lo largo del tiempo. Si una obligación de desempeño se cumple a lo largo del tiempo, los ingresos se reconocen en función del progreso hacia su finalización. Un activo contractual se registra cuando el trabajo realizado (o el valor transferido) excede el pago recibido. Esto suele ocurrir en contratos a largo plazo en los que la facturación se produce al alcanzar ciertos hitos o al final del contrato. Una vez que una obligación de desempeño específica se cumple por completo y es facturable de acuerdo con las condiciones del contrato, cualquier activo contractual asociado se convierte en una cuenta por cobrar. Esta conversión refleja un cambio en la naturaleza del derecho al pago de la empresa, que pasa de ser condicional a incondicional.

Ejemplo

Imagina una empresa de desarrollo de software contratada para crear una solución de software personalizada para un cliente. El contrato estipula pagos por hitos, con un pago final significativo una vez completado el trabajo. La empresa reconoce los ingresos a medida que cumple las obligaciones de desempeño a lo largo del tiempo (definidas aquí como diferentes fases del ciclo de vida del desarrollo de software). Si la empresa completa un hito, pero las condiciones del contrato impiden la facturación inmediata hasta que también se complete el siguiente hito, los ingresos reconocidos por completar el primero se registran como un activo contractual. Este activo representa el derecho que tiene la empresa al pago que está supeditado a una obligación de desempeño posterior.

Ejemplos de activos contractuales en diferentes sectores

Varios sectores utilizan los activos contractuales al reconocer los ingresos. Estos son algunos ejemplos de cómo los diferentes tipos de empresas utilizan estos activos en su contabilidad.

Software

• Una empresa de software ofrece una aplicación basada en la nube a un cliente. El contrato estipula la facturación anual. La parte de la tarifa anual que representa los meses de servicio ya prestados pero aún no facturados constituye un activo contractual.

• Un proveedor de software completa la instalación y configuración del software para un cliente, pero el pago final depende de la finalización exitosa de las pruebas de aceptación del usuario. El monto que representa la obra terminada pero pendiente de la aceptación final constituye un activo contractual.

Construcción

• Una empresa constructora completa una fase de un proyecto y utiliza la gestión de cobros progresiva para facturar al cliente. Hasta que el cliente apruebe y pague la factura, el importe pendiente representa un activo contractual.

• Una parte de cada factura progresiva se retiene hasta que todo el proyecto se complete y cumpla con ciertos estándares de calidad. Esto se conoce como retención, y el importe retenido de cada pago es un activo contractual.

Telecomunicaciones

• Un proveedor de telecomunicaciones instala equipos y activa el servicio para un nuevo cliente. La cuota de instalación se factura en la primera factura mensual. Hasta que esa factura se genere y pague al final del primer mes de servicio, la tarifa de instalación es un activo contractual.

• Una empresa de telecomunicaciones ofrece una bonificación a los clientes que se suscriban a un contrato de varios años. La bonificación se paga en cuotas durante el plazo del contrato. La parte de la bonificación obtenida pero aún no pagada es un activo contractual.

Otros ejemplos

• Una agencia completa una campaña de marketing para un cliente, pero el pago depende del logro de ciertas métricas de rendimiento (por ejemplo, tráfico en el sitio web, clientes potenciales). La tarifa de la agencia por el trabajo completado, pendiente de verificación de desempeño, es un activo contractual.

• Una empresa consultora entrega un informe de un proyecto al cliente. El pago final depende de que el cliente revise y apruebe el informe. Los honorarios de consultoría por el trabajo terminado, pendiente de aprobación, son un activo contractual.

Problemas comunes en la contabilización de los activos contractuales

La contabilización de los activos contractuales implica navegar por varias áreas complejas del reconocimiento de ingresos. Estos son algunos de los problemas más comunes a los que pueden enfrentarse las empresas en la gestión de los activos contractuales.

• Determinación de las obligaciones de desempeño: Las empresas deben identificar y separar con precisión las obligaciones de desempeño dentro de un contrato. Debe distinguirse y contabilizarse de manera razonable cada obligación, lo que puede complicarse en contratos que involucran múltiples entregas o servicios agrupados. La identificación errónea de estas obligaciones puede generar que se reconozcan los ingresos en el momento incorrecto y se clasifiquen los activos de manera inexacta.

• Fijación del precio y la contraprestación de la transacción: Las empresas pueden tener dificultades para determinar el precio de la transacción, especialmente cuando se trata de una contraprestación variable (como bonificaciones, sanciones o descuentos). Las empresas también deben calcular el importe de la contraprestación al que tendrán derecho, teniendo en cuenta la probabilidad y la magnitud de posibles reversiones de ingresos. Este cálculo y cualquier ajuste posterior pueden tener un gran impacto en la valoración de los activos contractuales.

• Reconocimiento de los ingresos a lo largo del tiempo frente a un momento dado: Las empresas deben decidir si los ingresos deben reconocerse a lo largo del tiempo o en un momento dado. Los errores de juicio pueden provocar un reconocimiento prematuro o tardío de los ingresos, lo que afecta a los registros financieros y al cumplimiento de las normas de información financiera.

• Medición y nueva evaluación del progreso: En el caso de los contratos en los que los ingresos se reconocen a lo largo del tiempo, las empresas pueden tener dificultades para medir su progreso hacia el cumplimiento total de una obligación de desempeño. Los métodos como el costo por avance del trabajo, el insumo o el producto requieren juicio y una aplicación consistente. La medición incorrecta o la falta de una nueva evaluación del progreso pueden dar lugar a un reconocimiento incorrecto de los activos contractuales.

• Modificación de las condiciones del contrato: Es posible que las empresas deban reevaluar el activo contractual y reasignar el precio de la transacción entre las obligaciones de desempeño si se realiza alguna modificación en las condiciones del contrato (por ejemplo, cambios en el alcance de los servicios, ajustes de precios). Estos cambios pueden causar dificultades para mantener registros contables precisos y actualizados.

• Distinción entre un activo contractual y una cuenta por cobrar: Es posible que las empresas tengan dificultades para distinguir entre los activos contractuales y las cuentas por cobrar. Esta distinción debe quedar clara en los estados financieros, ya que los errores pueden dar lugar a declaraciones incorrectas en los activos declarados.

• Evaluación del deterioro de los activos contractuales: Los activos contractuales están sujetos a pruebas de deterioro. Las empresas deben trabajar para determinar si un activo contractual está deteriorado (por ejemplo, si la cobrabilidad de la contraprestación se vuelve incierta), ya que esto puede afectar la información financiera.

• Divulgaciones: Según la ASC 606, las empresas deben realizar una divulgación exhaustiva sobre la naturaleza, el monto, el momento y la incertidumbre de los ingresos y los flujos de efectivo que surgen de los contratos con los clientes. Mantener estas divulgaciones puede ser una carga administrativa sustancial.

Prácticas recomendadas para el cumplimiento de la normativa y la preparación para auditorías

Las empresas deben priorizar el cumplimiento de la ASC 606 y prepararse para las auditorías durante todo el año. Estas son algunas de las prácticas recomendadas que las empresas pueden emplear.

Revisión y análisis de contratos

• Establece un proceso formal para la revisión y el análisis de contratos. Involucra a equipos multifuncionales de finanzas, legal y ventas.

• Identifica claramente las obligaciones de desempeño, las condiciones de pago y cualquier contingencia o condición que afecte el reconocimiento de ingresos.

• Documenta el proceso de revisión del contrato y sus conclusiones para proporcionar evidencia de cumplimiento.

Políticas y procedimientos

• Desarrolla políticas y procedimientos integrales para contabilizar los activos contractuales y abordar los requisitos de reconocimiento, medición, deterioro y divulgación.

• Comunica estas políticas y procedimientos al personal que corresponda y ofrece capacitación continua.

• Revisa y actualiza periódicamente las políticas para reflejar los cambios en las normas contables o las prácticas comerciales.

Controles internos

• Implementa controles internos estrictos a la contabilidad de activos contractuales, incluida la segregación de funciones, los procesos de autorización y las conciliaciones periódicas.

• Utiliza la tecnología para automatizar la recopilación y el análisis de datos.

• Realiza auditorías internas periódicas para comprobar el cumplimiento de las políticas y procedimientos, e identificar áreas de mejora.

Documentación

• Lleva registros detallados de los contratos, incluidos los acuerdos originales, las enmiendas y cualquier correspondencia relevante.

• Documenta los supuestos clave y los juicios realizados en el reconocimiento y la medición de los activos contractuales.

• Prepara cronogramas completos y documentación de respaldo para facilitar la preparación para las auditorías.

Comunicación con el auditor

• Establece una comunicación abierta y transparente con los auditores en las primeras etapas del proceso.

• Comparte las políticas, los procedimientos y la documentación pertinente por adelantado para ayudar a los auditores a comprender la contabilidad de los activos contractuales de la empresa.

• Prepárate para responder a cualquier pregunta o inquietud de los auditores y para proporcionar información adicional según sea necesario.