Contractactiva zijn een belangrijk onderdeel van de omzetverantwoording onder Accounting Standards Codification (ASC) 606, de boekhoudstandaard die bepaalt hoe bedrijven inkomsten uit klantcontracten opnemen. Een contractactivum vertegenwoordigt het recht van een bedrijf op een vergoeding (bijv. betaling) in ruil voor goederen of diensten die het al aan een klant heeft overgedragen. Dit recht is voorwaardelijk: het is afhankelijk van de vraag of het bedrijf zijn resterende prestatieverplichtingen nakomt of dat de klant aan bepaalde criteria voldoet, zoals het doorstaan van een kredietcontrole of het behalen van een verkoopdoelstelling. In tegenstelling tot debiteuren, waar de betaling onvoorwaardelijk verschuldigd is, hangt de inning van een contractactivum af van toekomstige gebeurtenissen.

Projectactiva worden doorgaans gebruikt in sectoren met complexe of langlopende contracten, zoals softwareabonnementen, bouwprojecten of telecommunicatiediensten. Ze geven inzicht in de toekomstige kasstromen van een bedrijf en de onderliggende gezondheid van de klantrelaties. Hieronder behandelen we de belangrijkste informatie die bedrijven moeten hebben bij het omgaan met contractactiva onder ASC 606.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom contractassets zo belangrijk zijn bij omzetverantwoording
  
• Contractactiva vs. vorderingen
  
• Hoe contractactiva te erkennen onder ASC 606
  
• Hoe contractactiva worden gerapporteerd in de jaarrekening
  
• Hoe contractactiva worden behandeld in het vijfstappenmodel van omzetverantwoording
  
• Voorbeelden van projectactiva in verschillende sectoren
  
• Veelvoorkomende problemen bij de boekhouding van contractactiva
  
• Best practices voor compliance en auditparaatheid
  

Waarom contractactiva zo belangrijk zijn bij omzetverantwoording

Bij omzetverantwoording zorgen contractactiva ervoor dat de financiële verslaggeving van een onderneming accuraat is en een getrouwe afspiegeling vormt van de bedrijfsactiviteiten. Hier is een nadere blik op waarom ze zo belangrijk zijn.

• Omzet koppelen aan verricht werk: Contractactiva zorgen ervoor dat het geld dat een bedrijf als verdiend rapporteert, rechtstreeks gekoppeld is aan het werk dat het daadwerkelijk heeft uitgevoerd, niet alleen wanneer het geld wordt ontvangen. Dit toont de prestaties van een bedrijf in de loop van de tijd, vooral wanneer projecten meerdere financiële perioden beslaan.

• Zorgen voor nauwkeurige financiële gegevens: Het gebruik van contractactiva stelt bedrijven in staat om hun inkomsten nauwkeuriger te rapporteren en betrouwbaardere financiële overzichten op te stellen. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die betrokken zijn bij langetermijnprojecten zoals bouwwerkzaamheden of grote technische werken.

• Voldoen aan de regelgeving: Bepaalde regelgevende instanties, zoals de Amerikaanse Securities and Exchange Commission, verplichten bedrijven wettelijk om te voldoen aan ASC 606, naast andere boekhoudregels.

• Beter inzicht krijgen in de cashflow: Het verantwoorden van inkomsten via contractactiva betekent dat een bedrijf inkomsten kan opnemen voordat het daadwerkelijk de contanten ontvangt. Dit kan bedrijven helpen een betere financiële planning uit te voeren door te anticiperen op inkomsten op basis van het werk dat ze hebben voltooid.

• Vertrouwen opbouwen bij belanghebbenden: Wanneer bedrijven nauwkeurige en betrouwbare financiële rapporten laten zien, bouwt dit vertrouwen op bij investeerders, banken en andere belangrijke spelers. Deze geloofwaardigheid kan helpen bij het veiligstellen van nieuwe investeringen of financiering.

Contractactiva vs. vorderingen

Hoewel contractactiva en vorderingen zowel het recht van een onderneming vertegenwoordigen om betalingen van klanten te innen, is het belangrijkste verschil tussen beide gelegen in de voorwaardelijkheid van dat recht.

Projectactiva vertegenwoordigen een voorwaardelijk recht op vergoeding. Het bedrijf heeft aan zijn verplichtingen voldaan, maar de betaling is afhankelijk van een toekomstige gebeurtenis of prestatieverplichting. Deze toekomstige gebeurtenis kan van alles zijn, van het bereiken van een specifiek verkoopdoel door de klant tot de voltooiing van een projectfase. Deze conditionaliteit introduceert een element van onzekerheid in het inningsproces.

Vorderingen vertegenwoordigen een onvoorwaardelijk recht op betaling. Het bedrijf heeft zijn goederen of diensten geleverd en de klant is verplicht om te betalen. De enige voorwaarde voor betaling is het verstrijken van de tijd. Er zijn geen verdere prestatieverplichtingen of onvoorziene omstandigheden verbonden aan de incasso.

Vorderingen vertegenwoordigen een concreter en zekerder actief in vergelijking met contractactiva. Contractactiva brengen een hoger risico met zich mee en er kan aanvullende informatie of overwegingen nodig zijn voor bijzondere waardeverminderingen. Vorderingen worden over het algemeen als eenvoudiger beschouwd en minder vatbaar voor incassoproblemen.

Contractactiva opnemen onder ASC 606

Het erkennen van contractactiva in overeenstemming met ASC 606 vereist meerdere stappen en voortdurende monitoring. Hier is hoe het is gedaan.

• Identificeer prestatieverplichtingen: Definieer duidelijk wat het bedrijf heeft beloofd om aan de klant te leveren. Analyseer de contractvoorwaarden zorgvuldig en begrijp wat de klant verwacht. Maak onderscheid tussen afzonderlijke verplichtingen (bijvoorbeeld het verkopen van een product en het leveren van installatiediensten) en verplichtingen die zijn gebundeld (bijvoorbeeld een softwarelicentie met doorlopende updates).

• Transactieprijs toewijzen: Wijs de totale contractprijs eerlijk toe aan elke verplichting. Houd rekening met marktprijzen, kortingen en de specifieke voorwaarden van het contract om op zichzelf staande prijzen vast te stellen. Dit zorgt ervoor dat de omzet wordt verantwoord in verhouding tot de waarde die aan de klant wordt geleverd.

• Omzet verantwoorden wanneer aan de verplichtingen is voldaan: Verantwoord opbrengsten wanneer de klant de controle over het goed of de dienst verkrijgt en wanneer aan de prestatieverplichting is voldaan. Het tijdstip waarop de omzetverantwoording in werking treedt, kan variëren, afhankelijk van de aard van de verplichting. Dit kan op een bepaald moment zijn (bijvoorbeeld bij de levering van een product) of in de loop van de tijd (bijvoorbeeld bij de voltooiing van verschillende fasen in een bouwproject).

• Bepaal de voorwaardelijkheid van de betaling: Zodra aan een verplichting is voldaan, bepaal je of je bedrijf een onvoorwaardelijk (vordering) of een voorwaardelijk (contractactiva) recht op betaling heeft. Conditionaliteit kan worden gekoppeld aan de toekomstige prestaties van het bedrijf, de klant die aan bepaalde criteria voldoet of andere factoren die in het contract zijn gespecificeerd. Als de betaling voorwaardelijk is, schets dan de specifieke scenario's die de opname van een contractactivum activeren.

• Contractactiva meten: Je moet contractactiva in eerste instantie waarderen op het bedrag waarop de onderneming verwacht recht te hebben voor het voldoen aan de resultaatsverplichting. Maak een schatting van de variabele vergoeding en corrigeer eventuele beperkingen op de inbaarheid van het bedrag. Bij latere waarderingen worden contractactiva gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Verlaag de waarde ervan in de loop van de tijd systematisch naarmate de inkomsten worden erkend. Als er aanwijzingen zijn dat het bedrijf niet in staat zal zijn om het volledige bedrag te innen, neem dan een waardeverminderingsverlies op.

Hoe contractactiva worden gerapporteerd in de jaarrekening

Contractactiva worden doorgaans op de balans van een bedrijf gerapporteerd als een afzonderlijke post binnen de vlottende activa. Deze scheiding van andere vorderingen weerspiegelt hun voorwaardelijke aard en potentiële incassorisico's. In je jaarrekening vind je meer informatie over hoe je met deze activa omgaat.

Balans

Contractactiva worden op de balans opgenomen als een afzonderlijke post onder de vlottende activa, te onderscheiden van debiteuren. Ze worden geclassificeerd als vlottende activa als de onderneming verwacht het bedrag te factureren en te innen binnen haar normale bedrijfscyclus of één jaar, afhankelijk van wat het langst is. Zij kunnen als vaste activa worden aangemerkt indien de afwikkeling van een contractactief naar verwachting langer zal duren dan deze periode.

Resultatenrekening

Contractactiva zijn van invloed op de resultatenrekening via omzetverantwoording. Wanneer een bedrijf een contractactivum opneemt, neemt het ook opbrengsten op voor hetzelfde bedrag, wat de voltooiing van een resultaatsverplichting onder ASC 606 weerspiegelt. De opbrengsten worden in de winst- en verliesrekening opgenomen in de periode waarin aan de resultaatsverbintenis is voldaan.

Toelichting op de jaarrekening

Ondernemingen moeten in de toelichting bij de jaarrekening gedetailleerde informatie verstrekken over hun contractactiva. Deze openbaarmakingen omvatten doorgaans:

• De aard van de goederen of diensten die aan klanten zijn overgedragen maar nog niet zijn gefactureerd

• Belangrijke wijzigingen in de saldi van de contractactiva tijdens de verslagperiode, waaronder een reconciliatie van het begin tot het einde van de periode

• Informatie over de timing van het voldoen aan resultaatsverplichtingen en de verwachte timing van de omzetting van contractactiva in vorderingen

Voorbeeld

Stel dat een bouwbedrijf zich bezighoudt met een project waarbij de betaling is gestructureerd rond specifieke mijlpalen. Na afronding van de eerste fase heeft het bedrijf $ 100,000 verdiend op basis van de contractvoorwaarden. Maar dit bedrag kan pas worden gefactureerd nadat de tweede fase is afgerond, die in de volgende financiële periode wordt verwacht. Aan het einde van de huidige periode wordt de $ 100.000 gerapporteerd als een contractactief onder vlottende activa op de balans. De resultatenrekening voor de periode weerspiegelt $ 100.000 aan inkomsten in verband met deze fase van het project. In de toelichting bij de jaarrekening worden de aard van het project, de redenen voor de opname van het contractactief en de verwachte toekomstige instroom van kasmiddelen uit dit actief in detail beschreven.

Hoe contractactiva worden behandeld in het vijfstappenmodel van omzetverantwoording

Contractactiva zijn een direct gevolg van de vijfde stap in het model voor omzetverantwoording. Ze vertegenwoordigen het recht van de onderneming om betaling te ontvangen voor prestatieverplichtingen waaraan is voldaan, maar waarvan de inning afhankelijk is van toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden. Hier lees je hoe contractactiva in elk van de vijf stappen passen.

• Identificeer het contract met de klant: Het bedrijf identificeert een contract dat afdwingbaar is en commerciële inhoud heeft. Een contract moet duidelijk de rechten van de partijen en de betalingsvoorwaarden specificeren. Contractactiva worden in dit stadium niet opgenomen, maar de voorwaarden die hier worden gesteld, zijn van invloed op de opname ervan in latere stappen.

• Identificeer de prestatieverplichtingen: Het bedrijf identificeert verschillende prestatieverplichtingen. Een prestatieverplichting kan een belofte zijn om een product te leveren, een dienst te leveren of een combinatie van beide. Contractactiva komen doorgaans voort uit prestatieverplichtingen die continu beheer of voortgang van een project vereisen voordat facturering kan plaatsvinden.

• Bepaal de transactieprijs: De onderneming bepaalt de hoogte van de vergoeding die zij verwacht te ontvangen voor het nakomen van haar prestatieverplichtingen. Dit tarief kan bestaan uit vaste bedragen, een variabele vergoeding of beide. Hoewel contractactiva niet rechtstreeks worden beïnvloed door de transactieprijs, kan de aard van de betalingsvoorwaarden (zoals bonussen of boetes die van invloed zijn op de prijs) bepalen wanneer en hoe aan prestatieverplichtingen wordt voldaan en dus wanneer contractactiva worden opgenomen.

• Wijs de transactieprijs toe: Het bedrijf kent een transactieprijs toe aan elke resultaatsverbintenis op basis van hun relatieve op zichzelf staande verkoopprijzen. Deze toewijzing bepaalt hoe contractactiva worden opgenomen wanneer aan deze verplichtingen wordt voldaan.

• Omzet verantwoorden wanneer (of als) aan de resultaatsverplichting is voldaan: Het bedrijf erkent inkomsten op een bepaald moment of in de loop van de tijd. Als in de loop van de tijd aan een prestatieverplichting wordt voldaan, wordt de omzet verantwoord op basis van de voortgang naar voltooiing. Een contractactivum wordt geboekt wanneer het uitgevoerde werk (of de overgedragen waarde) hoger is dan de ontvangen betaling. Dit komt vaak voor bij langlopende contracten waarbij de facturering plaatsvindt bij het bereiken van bepaalde mijlpalen of aan het einde van het contract. Zodra volledig is voldaan aan een specifieke prestatieverplichting en factureerbaar is volgens de contractvoorwaarden, wordt elk gerelateerd contractactief omgezet in een vordering. Deze omzetting weerspiegelt een wijziging in de aard van het recht op betaling van de vennootschap van voorwaardelijk naar onvoorwaardelijk.

Voorbeeld

Stel je een softwareontwikkelingsbedrijf voor dat is gecontracteerd om een softwareoplossing op maat voor een klant te maken. Het contract voorziet in mijlpaalbetalingen, met een aanzienlijke laatste betaling na voltooiing. Het bedrijf erkent inkomsten als deze voldoen aan de prestatieverplichtingen in de loop van de tijd (hier gedefinieerd als verschillende fasen van de levenscyclus van softwareontwikkeling). Als het bedrijf een mijlpaal voltooit, maar de voorwaarden van het contract onmiddellijke facturering verhinderen totdat de volgende mijlpaal ook is voltooid, wordt de omzet die is verantwoord voor het voltooien van de eerste mijlpaal geboekt als een contractactief. Dit actief vertegenwoordigt het recht van de onderneming op betaling die afhankelijk is van verdere prestaties.

Voorbeelden van projectmiddelen in verschillende branches

Verschillende industrieën gebruiken contractactiva bij het verantwoorden van opbrengsten. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe verschillende soorten bedrijven deze activa gebruiken in hun boekhouding.

Software

• Een softwarebedrijf levert een cloud-based applicatie aan een klant. In het contract is een jaarlijkse facturering vastgelegd. Het deel van de jaarlijkse vergoeding dat staat voor de maanden service die al zijn geleverd, maar nog niet zijn gefactureerd, is een contractactief.

• Een softwareleverancier voltooit de installatie en configuratie van software voor een klant, maar de uiteindelijke betaling is afhankelijk van de succesvolle afronding van gebruikersacceptatietests. Het bedrag dat het voltooide werk vertegenwoordigt, maar in afwachting is van definitieve oplevering, is een contractactief.

Bouw

• Een bouwbedrijf rondt een fase van een project af en gebruikt voortgangsfacturatie om de klant te factureren. Totdat de klant de rekening goedkeurt en betaalt, vertegenwoordigt het openstaande bedrag een contractactief.

• Een deel van elke voortgangsfactuur wordt achtergehouden totdat het hele project is afgerond en aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet. Dit wordt retentie genoemd en het bedrag dat op elke betaling wordt ingehouden, is een contractactief.

Telecommunicatie

• Een telecomprovider installeert apparatuur en activeert service voor een nieuwe klant. De installatiekosten worden gefactureerd op de eerste maandelijkse factuur. Totdat die factuur wordt gegenereerd en betaald aan het einde van de eerste maand van de service, zijn de installatiekosten een contractactief.

• Een telecombedrijf biedt een bonus aan klanten die intekenen op een meerjarig contract. De bonus wordt in termijnen uitbetaald gedurende de contractperiode. Het deel van de bonus dat is verdiend maar nog niet is uitbetaald, is een contractactief.

Andere voorbeelden

• Een bureau voltooit een marketingcampagne voor een klant, maar de betaling is afhankelijk van het behalen van bepaalde prestatiestatistieken (bijv. websiteverkeer, verkoopleads). De vergoeding van het bureau voor het voltooide werk, in afwachting van prestatieverificatie, is een contractactief.

• Een adviesbureau levert een projectrapport op aan een klant. De laatste betaling is afhankelijk van de beoordeling en goedkeuring van het rapport door de klant. De advieskosten voor het voltooide werk, in afwachting van goedkeuring, zijn een contractmiddel.

Veelvoorkomende problemen bij de boekhouding van contractactiva

Voor de boekhouding van contractactiva moet je je weg vinden op verschillende complexe gebieden van omzetverantwoording. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen bij het beheren van contractactiva.

• Bepalen van prestatieverplichtingen: Bedrijven moeten de prestatieverplichtingen binnen een contract nauwkeurig identificeren en scheiden. Elke verplichting moet afzonderlijk zijn en redelijkerwijs worden verantwoord, wat ingewikkeld kan zijn bij contracten met meerdere te leveren prestaties of gebundelde diensten. Een verkeerde identificatie van deze verplichtingen kan leiden tot een onjuiste timing van de omzetverantwoording en het verkeerd classificeren van activa.

• Transactieprijs en -overweging instellen: Bedrijven kunnen moeite hebben om de transactieprijs te bepalen, vooral als het gaat om variabele vergoedingen (zoals bonussen, boetes of kortingen). Bedrijven moeten ook een schatting maken van het bedrag van de vergoeding waarop ze recht hebben, rekening houdend met de waarschijnlijkheid en omvang van mogelijke terugboekingen van inkomsten. Deze schatting en eventuele latere aanpassingen kunnen van grote invloed zijn op de waardering van contractactiva.

• Inkomsten verantwoorden in de loop van de tijd versus op een bepaald moment: Bedrijven moeten beslissen of omzet in de loop van de tijd of op een bepaald moment moet worden verantwoord. Inschattingsfouten kunnen leiden tot voortijdige of vertraagde omzetverantwoording, wat van invloed is op de financiële administratie en de naleving van de standaarden voor financiële verslaglegging.

• Meten en opnieuw beoordelen van de voortgang: Voor contracten waarbij opbrengsten in de loop van de tijd worden verantwoord, kan het voor bedrijven moeilijk zijn om de voortgang te meten in de richting van het volledig voldoen aan een resultaatsverplichting. Methoden zoals cost-to-cost, input of output vereisen oordeel en consistente toepassing. Het onjuist meten of het niet opnieuw beoordelen van de voortgang kan leiden tot een onjuiste opname van contractactiva.

• Contractvoorwaarden wijzigen: Het is mogelijk dat bedrijven het contractactief opnieuw moeten beoordelen en de transactieprijs opnieuw moeten toewijzen aan prestatieverplichtingen als er wijzigingen worden aangebracht in de contractvoorwaarden (bijv. wijzigingen in de omvang van diensten, prijsaanpassingen). Deze wijzigingen kunnen problemen veroorzaken bij het bijhouden van nauwkeurige en actuele boekhoudkundige gegevens.

• Onderscheid maken tussen een contractactief en een vordering: Bedrijven kunnen moeite hebben om onderscheid te maken tussen contractactiva en vorderingen. Dit onderscheid moet duidelijk zijn in de jaarrekening, aangezien fouten kunnen leiden tot afwijkingen in de gerapporteerde activa.

• Beoordeling van bijzondere waardeverminderingen van contractactiva: Contractactiva zijn onderworpen aan een toetsing op bijzondere waardeverminderingen. Bedrijven moeten proberen te bepalen of en wanneer een contractactivum een bijzondere waardevermindering heeft ondergaan (bijvoorbeeld als de inbaarheid van de vergoeding onzeker wordt), omdat dit van invloed kan zijn op de financiële verslaglegging.

• Het verstrekken van openbaarmakingen: Op grond van ASC 606 moeten bedrijven uitgebreide informatie verstrekken over de aard, het bedrag, de timing en de onzekerheid van inkomsten en kasstromen die voortvloeien uit klantcontracten. Het bijhouden van deze openbaarmakingen kan een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengen.

Best practices voor compliance en auditparaatheid

Bedrijven moeten prioriteit geven aan de naleving van ASC 606 en zich het hele jaar door voorbereiden op audits. Hier zijn enkele van de best practices die bedrijven kunnen toepassen.

Contractcontrole en -analyse

• Stel een formeel proces op voor het beoordelen en analyseren van contracten. Betrek cross-functionele teams van financiën, juridische zaken en verkoop.

• Identificeer duidelijk prestatieverplichtingen, betalingsvoorwaarden en eventuele onvoorziene omstandigheden of voorwaarden die van invloed zijn op de omzetverantwoording.

• Documenteer het contractbeoordelingsproces en de conclusies ervan om bewijs van naleving te leveren.

Beleid en procedures

• Ontwikkelen van uitgebreide beleidslijnen en procedures voor de boekhouding van contractactiva en het aanpakken van vereisten op het gebied van opname, waardering, bijzondere waardevermindering en openbaarmaking.

• Communiceer dit beleid en deze procedures aan relevant personeel en zorg voor voortdurende training.

• Herzie en actualiseer het beleid regelmatig om wijzigingen in boekhoudnormen of bedrijfspraktijken weer te geven.

Interne controles

• Implementeer sterke interne controles op de boekhouding van contractactiva, inclusief scheiding van taken, autorisatieprocessen en regelmatige afstemmingen.

• Gebruik technologie om het verzamelen en analyseren van gegevens te automatiseren.

• Voer periodieke interne audits uit om de naleving van beleid en procedures te controleren en verbeterpunten te identificeren.

Documentatie

• Houd gedetailleerde gegevens bij van contracten, inclusief de originele overeenkomsten, wijzigingen en alle relevante correspondentie.

• Documenteer de belangrijkste veronderstellingen en beoordelingen die zijn gemaakt bij het opnemen en waarderen van contractactiva.

• Stel uitgebreide schema's en ondersteunende documentatie op om de paraatheid van audits te vergemakkelijken.

Communicatie met auditors

• Breng vroeg in het proces een open en transparante communicatie met auditors tot stand.

• Deel vooraf relevante beleidslijnen, procedures en documentatie om auditors te helpen de contractuele activaboekhouding van het bedrijf te begrijpen.

• Wees bereid om eventuele vragen of zorgen van de auditors te beantwoorden en indien nodig aanvullende informatie te verstrekken.