Un informe de antigüedad, también conocido como informe de antigüedad de cuentas por cobrar, es un documento financiero que clasifica las facturas pendientes de una empresa en función del tiempo que llevan vencidas. Muestra los importes adeudados por los clientes y los divide en función de cuánto tiempo llevan vencidos (p. ej., de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días, más de 90 días).

Un análisis de 2022 de 250,000 facturas indicó que una factura que permanecía impaga después de 90 días tenía solo un 18 % de posibilidades de ser pagada. Los informes de antigüedad ayudan a las empresas a identificar las facturas con mayor riesgo de incumplimiento de pago para que puedan centrar sus esfuerzos de cobro en consecuencia.

A continuación, analizaremos por qué los informes de antigüedad son importantes para las empresas, cómo crear e interpretar informes de antigüedad y cómo abordar sus problemas comunes.

¿Qué contiene este artículo?

• Por qué los informes de antigüedad son tan importantes para las empresas
  
• ¿Qué contiene un informe de antigüedad?
  
• Cómo crear un informe de antigüedad
  
• Cómo interpretar los informes de antigüedad
  
• Problemas comunes revelados por los informes de antigüedad y cómo abordarlos
  

Por qué los informes de antigüedad son tan importantes para las empresas

Los informes de antigüedad ayudan a las empresas a identificar tendencias y elaborar estrategias para el futuro. A continuación, te explicamos cómo los informes de antigüedad pueden guiar las decisiones empresariales:

• Riesgos crediticios: Los informes de antigüedad ofrecen información sobre qué clientes son confiables y cuáles podrían representar riesgos crediticios. Esto permite una toma de decisiones más informada con respecto a las relaciones con los clientes y las condiciones de crédito.

• Flujo de caja: Los informes de antigüedad identifican qué cuentas por cobrar corren el riesgo de mora o incumplimiento. Esto ayuda a las empresas a pronosticar el flujo de caja con mayor precisión, identificar posibles cuellos de botella financieros y preservar la liquidez para las operaciones principales.

• Estrategias de crecimiento: Con los informes de antigüedad, las empresas pueden alinear mejor sus estrategias de crecimiento con el rendimiento de las cuentas por cobrar en tiempo real.

• Procesos de pago: Los informes de antigüedad revelan ineficiencias en los procesos de facturación y cobro y guían mejoras que pueden reducir los días de ventas pendientes de cobro (DSO), es decir, la cantidad promedio de días que se tarda en recibir el pago.

¿Qué contiene un informe de antigüedad?

Un informe de antigüedad incluye varios componentes clave que proporcionan una visión integral de las cuentas por cobrar de una empresa. Estos son los principales elementos del informe:

• Información del cliente: Los nombres o identificaciones de los clientes con facturas pendientes

• Datos de la factura: Números de factura, fechas de emisión y fechas de vencimiento

• Importes pendientes: El importe total adeudado por cada cliente, separado en importes de factura individuales

• Intervalos de antigüedad: El grado de mora de cada factura impaga, que normalmente se clasifica en 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días

• Total de cuentas por cobrar pendientes: Un resumen de todos los importes pendientes de todos los clientes

• Notas o estado de cobro: Cualquier nota sobre los esfuerzos de cobro, como llamadas de seguimiento, promesas de pago y disputas.

• Indicadores de riesgo crediticio: Cualquier señal o indicador de cuentas de alto riesgo para priorizar las acciones de cobro o reevaluar las condiciones crediticias

Cómo crear un informe de antigüedad

La creación de un informe de antigüedad requiere datos completos de facturas y pedidos, así como un conocimiento profundo de las prácticas de gestión crediticia de tu empresa. Aquí tienes una guía paso a paso para crear este tipo de informe.

Recopila datos

Recopila datos de tu sistema de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP). Estos datos deben incluir todas las facturas pendientes, la información del cliente, las fechas de las facturas, las fechas de vencimiento, los importes de las facturas y cualquier nota sobre el estado de los pagos o las disputas. Asegúrate de que los datos estén actualizados, sean precisos y se concilien con el libro mayor para evitar discrepancias que podrían socavar la confiabilidad del informe.

Establece intervalos de antigüedad

Determina las categorías de antigüedad (también conocidas como intervalos) que se apliquen a tu empresa. Los intervalos de antigüedad estándar son de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y más de 90 días, pero puedes personalizar estas categorías en función de tu modelo de negocio, los estándares del sector o las políticas de gestión de riesgos. Considera la posibilidad de crear categorías adicionales como "Actual", "En disputa", "En plan de pago" o "Acción legal pendiente" para tener un enfoque más detallado.

Ordena los datos por intervalos de antigüedad

Calcula cuánto tiempo lleva pendiente cada factura contando el número de días que transcurren entre la fecha de vencimiento de la factura y la fecha actual, y luego ordena o clasifica estas facturas en sus respectivos grupos. Usa fórmulas condicionales o funciones de antigüedad si usas hojas de cálculo en Excel u Hojas de cálculo de Google, o configura reglas automatizadas en tu software de contabilidad.

Segmenta los datos por perfil de riesgo

Segmenta a los clientes en función de perfiles de riesgo como el historial de pagos, la solvencia o el tamaño de la cuenta. Esta segmentación puede identificar a los clientes de alto riesgo y ayudar a priorizar los esfuerzos de cobro. Agrega capas de análisis separando las facturas por tipo (p. ej., ventas de productos, contratos de servicios) o por departamento o región, según la estructura de tu empresa.

Añade notas y próximos pasos

Recuerda agregar notas sobre los esfuerzos de cobro anteriores y los próximos pasos. Esto puede implicar agregar columnas para el estado de cada factura (por ejemplo, "Primer recordatorio enviado", "En disputa" o "Plan de pago acordado"). Incorpora una sección para los elementos de acción o los próximos pasos de modo que el informe sea una herramienta más dinámica para los equipos de cobros.

Calcula las métricas clave

Incluye métricas financieras como los DSO, el periodo medio de cobro y los porcentajes de saldo de antigüedad para cada categoría. Considera la posibilidad de agregar factores de riesgo ponderados a los importes vencidos en función del comportamiento histórico de los clientes para ofrecer una visión más matizada de la exposición potencial al riesgo. Estas métricas ayudan a medir la eficiencia general de tu gestión de cuentas por cobrar y a fundamentar la toma de decisiones.

Visualiza los datos

Usa herramientas de visualización de datos, como tablas dinámicas, gráficos y paneles de software especializados, para presentar los datos antiguos en un formato comprensible. Los paneles con mapas de riesgo, indicadores de riesgo y análisis de tendencias pueden ayudar a identificar cuentas o segmentos de alta prioridad de un vistazo. Esta visualización ayuda a las partes interesadas a evaluar rápidamente el estado general de las cuentas por cobrar y a tomar decisiones informadas.

Revisa y valida

Revisa periódicamente el informe de antigüedad con las partes interesadas pertinentes, incluidos los equipos financieros, los gerentes de crédito y los departamentos de ventas. Asegúrate de que los datos se alineen con las interacciones reales con los clientes y resuelve cualquier discrepancia con prontitud. Valida el informe con los pagos reales recibidos para perfeccionar los informes futuros y las tácticas de cobro.

Considera la posibilidad de utilizar software contable, sistemas ERP o herramientas dedicadas a la gestión de cuentas por cobrar que puedan generar automáticamente informes de antigüedad. También puedes implementar recordatorios automatizados y flujos de trabajo de derivación para facilitar los esfuerzos de cobro.

Cómo interpretar los informes de antigüedad

Incluso si no tienes que crear informes de antigüedad, debe ser capaz de interpretarlos y comprender lo que significan. A continuación, te explicamos cómo interpretar un informe de antigüedad:

• Cuentas por cobrar: Observa cómo se distribuyen tus cuentas por cobrar en diferentes grupos de antigüedad. Si la mayoría de tus cuentas por cobrar están en el rango "actual" o "de 0 a 30 días", es una buena señal. Pero si ves mucho en los intervalos de «+ de 60 días" o «+ de 90 días", eso podría ser un indicio de que tus clientes están luchando, que tus políticas de crédito necesitan una actualización o que tus esfuerzos de cobro no son eficientes.

• Clientes de alto riesgo: Concéntrate en los clientes con saldos vencidos sustanciales, especialmente aquellos que se encuentran en los intervalos más antiguos. Estas son tus cuentas de alto riesgo que podrían necesitar un empujón o un ajuste en sus términos crediticios. Analiza si se trata de infractores reincidentes que siempre pagan tarde. De ser así, considera reducir su límite de crédito o pasarlos a una base de efectivo contra entrega.

• Segmentación: Desglosa los datos antiguos por tipo de cliente, sector o región para ver qué grupos pagan a tiempo y cuáles no. Presta atención a las tendencias en la forma de pago de tus clientes. Las cuentas que tardan en pagar, pero que son importantes para tu empresa, pueden requerir un enfoque más personalizado que las cuentas más pequeñas y de mayor riesgo.

• Estrategia de cobros: Compara tu informe de antigüedad actual con los anteriores para ver si la situación está mejorando o no. Si tus cuentas por cobrar tienen más retraso en el pago ahora que el trimestre pasado, es posible que tu proceso de cobro necesite una renovación o que estés viendo una reacción a tendencias más amplias del mercado. Evalúa los esfuerzos de cobro recientes para evaluar su efectividad en relación con los pagos.

• DSO: Revisa tu DSO para ver cuánto tiempo, en promedio, se tarda en cobrar el pago después de una venta. Un DSO alto o en aumento significa que estás tardando demasiado tiempo en cobrar, lo que podría indicar un problema con tu política crédito o tu proceso de cobro. Desglosa tu DSO por tipo de cliente, producto o región para determinar dónde podrías tener que centrar más esfuerzos de cobro o ajustar las condiciones.

• Flujo de caja: Utiliza el informe de antigüedad para identificar posibles problemas de flujo de caja. Si tienes un gran volumen de cuentas por cobrar en los intervalos más antiguos, es posible que el pago en efectivo se retrase. Esto podría afectar tu capacidad para cubrir los gastos. Revisa el informe de antigüedad junto con tus estados de flujo de efectivo para ver en qué áreas podrías necesitar prepararte, y considera opciones como el financiamiento a corto plazo y la negociación de mejores condiciones de pago con tus propios proveedores, si es necesario.

• Análisis predictivo: Si tu informe de antigüedad incluye análisis predictivos, usa esta información para abordar posibles problemas. Pronostica qué cuentas podrían estar atrasadas en el pago en función de su comportamiento anterior y de las condiciones económicas más generales, y ajusta tus planes en consecuencia. Presta atención a las tendencias más amplias reflejadas en tus datos de antigüedad y piensa cómo podrían afectar tus cuentas por cobrar futuras.

Problemas comunes revelados por los informes de antigüedad y cómo abordarlos

Los informes de antigüedad pueden identificar problemas importantes en tus cuentas por cobrar. Al categorizar quién te debe, cuánto se te debe y por cuánto tiempo, puedes detectar patrones y problemas que necesitan atención. Estos son algunos de los problemas comunes revelados por los informes de antigüedad y los pasos prácticos para abordarlos.

Alta concentración de cuentas por cobrar vencidas

Que una gran parte de tus cuentas por cobrar está atascada en los grupos de «+ de 60 días" o «+ de 90 días» podría significar que tienes clientes poco confiables, cobros ineficaces o incluso una desaceleración general en los pagos en toda tu base de clientes. Prioriza el seguimiento de los clientes que tienen saldos vencidos altos y considera endurecer las condiciones de crédito para estas cuentas o implementar verificaciones de crédito más estrictas antes de otorgar más crédito. Los sistemas de recordatorios automatizados también pueden ayudar a garantizar un seguimiento constante.

Procesos de cobro lentos y aumento de los DSO

Los DSO en aumento indican que estás tardando más en cobrar el efectivo de las ventas. Esto puede deberse a cobros deficientes, procesos de facturación ineficientes o condiciones de crédito demasiado generosas. Revisa tus procesos para detectar cuellos de botella o retrasos y asegúrate de que las facturas se envíen con prontitud. Ofrece múltiples opciones de pago y facturación digital para que los clientes puedan pagar con mayor facilidad.

Pagos atrasados constantes de clientes clave

Si notas que algunas de tus cuentas principales aparecen regularmente en los intervalos vencidos, esto podría indicar un problema más profundo, como insatisfacción con tu servicio, falta de comunicación y problemas de liquidez por parte de los clientes. Comunícate directamente con estos clientes clave para comprender cualquier problema subyacente y analizar acuerdos de pago flexibles o condiciones modificadas. Considera la posibilidad de ofrecer descuentos o incentivos por pago anticipado para fomentar los pagos puntuales sin dañar las relaciones.

Facturas en disputa y errores de facturación

Los informes de antigüedad pueden revelar si muchas facturas están atascadas en intervalos más antiguos debido a disputas o errores, como datos de facturación incorrectos, servicios no prestados y problemas con los productos. Establece un proceso acelerado para resolver las disputas, ya sea a través de un equipo especializado o creando más canales de comunicación con los clientes, y mejora la precisión de las facturas verificando todos los detalles antes de enviarlas y asegurándote de que tus términos y condiciones sean claros.

Cuentas por cobrar concentradas en algunos clientes grandes importantes

Si una gran parte de tus cuentas por cobrar proviene de unos pocos clientes, un pago atrasado de una sola de estas cuentas puede afectar gravemente tus operaciones. Diversifica tu base de clientes para repartir el riesgo y mantener una comunicación regular con las grandes cuentas. Ofrece planes o revisiones de pago proactivos para evitar problemas que puedan retrasar el pago.

Pagos atrasados recurrentes de cuentas pequeñas

Los pagos atrasados constantes de cuentas pequeñas pueden acumularse y crear una pérdida de recursos, si se administran incorrectamente. Considera la posibilidad de implementar condiciones de pago más estrictas para las cuentas más pequeñas y de mayor riesgo, o de trasladar a estos clientes a condiciones de pago adelantado o de pago contra entrega. Automatiza los recordatorios y seguimientos para minimizar el esfuerzo manual.

Brechas en la comunicación con el cliente

A veces, las facturas vencidas son el resultado de una mala comunicación. Es posible que los clientes ni siquiera sepan que deben dinero o que tengan preguntas que no se han respondido. Envía facturas con prontitud, realiza un seguimiento con recordatorios y facilita que los clientes se comuniquen contigo para formular preguntas o presentar inquietudes. Las buenas relaciones a menudo pueden resolver los problemas de cobranza antes de que comiencen.

Seguimiento y cobro inadecuados

Si las facturas vencidas permanecen sin mucho movimiento entre los intervalos de antigüedad, esto podría sugerir que tus procesos de seguimiento y cobro no son lo suficientemente agresivos o estructurados. Desarrolla una estrategia de cobro más proactiva con pasos claros de escalamiento, desde recordatorios amigables hasta acciones formales de cobro.

Patrones estacionales que afectan a las cuentas por cobrar

Los informes de antigüedad pueden revelar tendencias estacionales en los pagos atrasados, lo que indica que algunos clientes o sectores enfrentan problemas periódicos de flujo de efectivo. Incorpora estos patrones en la planificación ajustando las condiciones de pago según la temporada u ofreciendo planes de pago flexibles durante los períodos de menor actividad. Sé proactivo con respecto a estas tendencias a fin de mantener una sólida relación con los clientes mientras proteges tu liquidez.